Опыт дистанционного прохождения расширения, подтверждения компетенции.

[Гость]

Коллеги, а в этом году нет такого приказа? что не приостанавливают из за пандемии

[Еленка]

А в каком приказе было написано про мораторий, чтобы не гадать?

[Olga_Nesterova]

Итак, успешно прошли ПК-2 в формате ВКС. Опишу свой опыт, может кому-то пригодится.

Экспертная группа недели за три до ВКС прислала нам ссылку на облако (ОХ). Облако работает в одну сторону: ты туда кладешь, браузер закрываешь, потом открываешь, а там не видно уже что положено. Мы у себя делали "дубликат" ОХ: сетевую папку, подписанную так же как там, а потом перекладывали отправленные документы в папку "отправлено". Примерный, минимальный список документов есть в Приложении 3 Руководства по проведению удаленной оценки. Эксперт сказала, что сами документы нужно нумеровать по номерам папок (Приложение 3), т.к. они видят только кучу документов, которую сами сортируют по папкам.
За неделю до ВКС прислали нам план эксперимента. Порывались прислать образцы, но видимо область не смотрели и выбрали образцы вообще не под наши методики. Договорились, что мы анализируем собственные пробы. В эксперимент выбрали около 10 методик (из 38 в ОА). Снимали на видео, монтировали и отправляли им. Это была самая ж... Длинные методики занимали целиком рабочий день, начальник снимала, я монтировала. То, что не попадет на видео, должно быть продемонстировано на ВКС. Нам такое не понра, поэтому монтаж был фактически круглосуточный. К утру второго дня ВКС все видео скинули экспертам в ОХ. Наши видео хвалили да нахваливали. Мы сделали вывод, что к видео надо хорошо готовиться и снимать то, что реально важно: представляться, описывать основы метода, показывать оборудование, поверку/калибровку/аттестацию, показывать наличие документов на рабочем месте, экспертам нужно видеть выполнение самой процедуры (а не локти над весами), должны быть показаны расчеты, их результаты, экраны мониторов, процесс измерения и т.д. Кусочками я вырезала (повторы процедур), где-то ускоряла, где-то приближала, делала субтитры с пояснениями. Короче по видео должно быть понятно как сделать анализ. Как будто вы снимаете обучающее видео для своих же сотрудников.
Ах да, за пару недель до ВКС эксперт прислала нам чек-лист. Там таблица с пунктами ГОСТа (прямо до букв), а мы вписывали ссылки на свои документы с процедурами и на подтверждающие документы. Все ссылочные документы грузили в ОХ.
Сама ВКС проходила три дня. В первый день знакомились с персоналом, смотрели помещения, оборудование частично по ходу демонстрации помещений. Беседовали с персоналом в ключе их компетентности: как давно работаете, а где раньше работали, какое образование, проходили ли обучение, к чему допущены в лаборатории, как вас допускали и т.д. Каких-то знаний номеров приказов или СМК особо не было. Сотрудники иногда подтормаживали, но это, конечно же, некоторое волнение. Некоторые терялись и не знали куда смотреть и куда говорить. Все с паспортами. Если кого-то нет, то нужна будет справка об отсутствующих сотрудниках. Ну и еще попросили сведения о приемах/увольнениях сотрудников за 2 года. Остальные два дня ВКС шли просто по чек-листу. Она нам пункт - мы ей описание процедуры проговаривали. Если знаете свою СМ, то проблем не будет, все будет быстро. А если еще и СМ нормальная, то будет и не больно. В третий день ВКС еще обсудили ОА, поправили адрес и заключительное совещание.
Через пару дней подписали акт ЭЦП. Все, ждем приказа.

Ах да, я подхватила ковид за неделю до ВКС, но вышла на ВКС из дома. Рабочий ПК по удаленке подключен. В целом неплохой вариант.

Эксперты понравились, все было максимально адекватно. Замечаний не получили, но по ходу подготовки сами увидели где нам что нужно подтянуть.

[Илья79]

А в каком приказе было написано про мораторий, чтобы не гадать?

440ПП приложение 11 "4. До 31 декабря 2021 г. Федеральная служба по аккредитации в случае выявления в ходе процедуры подтверждения компетентности аккредитованного лица несоответствий критериям аккредитации, в том числе относящихся к перечню несоответствий, влекущих за собой приостановление действия аккредитации, принимает решения в соответствии с пунктом 3 части 19 статьи 24 Федерального закона "Об аккредитации в национальной системе аккредитации"."

[Еленка]

Илья79, получается, что не приостанавливают, только если итоговый акт был подписан до 31.12.2021. Если акт подписали в январе 2022 г., могут и приостановить, так?

[Гость]

Итак, успешно прошли ПК-2 в формате ВКС. Опишу свой опыт, может кому-то пригодится.

Здравствуйте. Ольга, большое спасибо вам за подробный отчет. Подскажите пожалуйста, что отправлять в папки:
9."Нормативные документы"? - сканы всех методик? договор со справочной системой "техэксперт" или что то еще?
11.3. Документы, подтверждающие право владения и пользования оборудования - это что? паспорта (и прям на всё оборудование?)? инвентарная опись?
11.2. Документы, подтверждающие соблюдение требований КА в части управления оборудования - здесь что? все свидетельства о поверке отправлять?
15.22 Документы, подтверждающие соблюдение требований КА в части резервного копирования и восстановления - здесь вообще не пойму какие документы нужны.

[Гость]

Вы когда в ОХ отправляли просто по папкам, в самой папке как то подписывали документы? Одним файлом делали или много файлов? А то нам уже пора начинать сканировать, чтобы потом не переделывать.

[Гость]

Ольга, еще вопрос: по ВЛК вы прям все журналы за 2 года сканы делали?

[Еленка]

Гость, позволю себе вклиниться. На некоторые Ваши вопросы могу ответить.
В папке "Нормативные документы" я размещала договоры на Консультант и Техэксперт. Если используете свои методики, их тоже туда можно загрузить.
Соблюдение требований в части резервного копирования и восстановления: если есть отдельная ДП на эту тему, ее можно загрузить. У меня всё прописано в РК. Перед ВКС я сняла на видео процесс восстановления документа из скан-копии и восстановленный документ загрузила в раздел резервного копирования. Но это мне эксперт так сказала сделать, возможно, у Вас по-другому будет.

Вы когда в ОХ отправляли просто по папкам, в самой папке как то подписывали документы? Одним файлом делали или много файлов?

В ОХ Вы папки создавать сами не можете. Я делала так. Есть перечень документов, которые надо загрузить. Например, под пунктом 1 идут организационные документы, под пунктом 1.1 Устав, под пунктом 1.2 выписка из ЕГРЮЛ и т. д. Я нумеровала скан соответствующего документа согласно списку, т.е. "1.1. Устав", "1.2. Выписка из ЕГРЮЛ" и загружала в ОХ. Лучше давать осмысленные названия и грузить отдельными файлами (т.е. 1 документ=1 файл). Если объединять документы в один файл, то монстр из 100 страниц много весит и сложен в просмотре. Эксперт потом сам создаст папки в ОХ и рассортирует загруженные документы.

[Гость]

Гость,
С я сняла на видео процесс восстановления документа из скан-копии

[/quote] спасибо большое. А как вы восстанавливали? из архива? или со съемного носителя?

[Olga_Nesterova]

договор со справочной системой "техэксперт"

Мы вот его слали. Если у вас покупные методики, то договора на приобретение тоже туда. Методики не грузили вообще.

инвентарная опись?

Мы грузили договора, товарные накладные, УПД, счет-фактуры. Прошлый эксперт говорила, что инвентарная опись не катит, а нынешняя сказала, что можно ее. Не понятно короче. Но на все оборудование.

все свидетельства о поверке отправлять?

Тут вам может помочь чек-лист: сюда все документы и записи по подтверждению собственной СМ по управлению оборудованием: графиики поверки, калибровки, аттестации, контроля, журналы контроля оборудования (все/не все это с экспертом договоритесь), подтверждение верификации, свидетельства о поверке (можно скрины из Аршина), сертификаты калибровки и т.д. Ну чем вы собираетесь подтверждать соответствие 17025.

в части резервного копирования и восстановления

Это тоже зависит от вашей СМ. может вы журнал учета копий ведете, может отмечаете место хранения резервных копий в журнале учета записей, может у вас вообще нет каких-то документов, тогда вам ролика о резервном копировании и восстановлении хватит.

Отправлено спустя 2 минуты:
По остальному Елена уже все достаточно подробно рассказала. У нас все ровно так же было.
Если уже связался с вами эксперт, то не стесняйтесь вопросы задавать. Они понимают, что для нас это в новинку, а из ОХ обратной дороги не будет.

Отправлено спустя 1 минуту:

по ВЛК вы прям все журналы за 2 года сканы делали?

А, вот это еще без ответа осталось.
По ВЛК мы загружали планы и отчеты за два года. Внутренний оперативный, контроль стабильности и МСИ. Эксперт еще потом попросила пару карт Шухарта бросить для примера. Докинули. И все.

Отправлено спустя 1 минуту:
Ну и P.S./ Не торопитесь грузить в облако все. Сканируйте все, а кидайте по минимуму. Потом эксперт попросит, а вы сразу хоп и бросили. Много зальете - много смотреть будут. И где-то точно будет бяка.

[Еленка]

А как вы восстанавливали? из архива? или со съемного носителя?

Восстанавливала из скан-копии. Как будто оригинал документа потерялся, а вот у меня есть скан-копия, я ее распечатываю, делаю отметку на ней, что это копия (как прописано в СМК).
А вообще советую сканировать все бумажные документы в рабочем порядке, по мере поступления, даже заполненные журналы. Это и на случай утери поможет, и не надо при очередном ПК в пожарном порядке сканировать кучу документов.

[Гость]

Прошлый эксперт говорила, что инвентарная опись не катит, а нынешняя сказала, что можно ее
А кто должен заверить инвентарную опись? Бухгалтер подписью или надо печать где то ставить?

[Olga_Nesterova]

Гость, раньше мы делали с подписью генерала. Главного бухгалтера и генерала.

[Гость]

Подскажите пожалуйста, дипломы сотрудников нужны со вкладышами?

[Olga_Nesterova]

дипломы сотрудников нужны со вкладышами?

по запросу эксперта. Мы одного спорного сотрудника предоставляли.

[Гость]

дипломы сотрудников нужны со вкладышами?

по запросу эксперта. Мы одного спорного сотрудника предоставляли.

а трудовые книжки полностью все страницы?

[Гость]

электронные трудовые книжки можно же отправлять?

[Olga_Nesterova]

Гость, можно, отчего ж нет. Но лучше на всякий случай иметь выписку из электронной ТК в бумажном виде. Не все эксперты готовы "цифровизовываться".

а трудовые книжки полностью все страницы?

Можно только те страницы, где указан опыт в ОА и околоОА

[Евгений Школин]

Гость, Добрый день. В электронных трудовых опыт до 2019 года прописан без указания должности, соответственно только такими записями вы опыт не подтвердите. А как подтверждение работы сотрудника у вас в организации вполне

[Гость]

Можно только те страницы, где указан опыт в ОА и околоОА

а вы сканы делали трудовых книжек или брали копии в ОК где стоит надпись "копия верна"??

[Гость]

Гость, Добрый день. В электронных трудовых опыт до 2019 года прописан без указания должности, соответственно только такими записями вы опыт не подтвердите. А как подтверждение работы сотрудника у вас в организации вполне

сейчас опыт в ОА от 1 года, соответственно если 2020 и 2021 года есть в электронной книжке, то всё норм

[Olga_Nesterova]

Гость, у нас были старые заверенные сканы :) Зависит от эксперта: нашей не надо было это заверение вообще.

[Гость]

Гость, у нас были старые заверенные сканы :) Зависит от эксперта: нашей не надо было это заверение вообще.

добрый день! подскажите пожалуйста, у вас эксперты запрашивали выписку из штатного расписания?

[Муртаз]

Гость, у меня при ПК запрашивали

выписку из штатного расписания

, единственное я ОК попросил убрать должностные оклады...

[Гость]

Гость, у меня при ПК запрашивали

выписку из штатного расписания

, единственное я ОК попросил убрать должностные оклады...

выписка должна быть на всех сотрудников или только на тех, кто в ОА?

[Miralasa]

выписку из штатного расписания?

Мы подгружали сами, прописаны были должности, количество единиц, и пофамильно те, кто в ОА. Вопросов не было.
Во время ВКС нас попросили ещё заполнить таблицу, там указали отсутствующих и тех, кто был уволен с момента подачи заявления на ПК (это уже только для работников в ОА).

[Гость]

[/quote]
Мы подгружали сами, прописаны были должности, количество единиц, и пофамильно те, кто в ОА. Вопросов не было.

[/quote] а заверяли как то эту выписку, или просто в word делали?

[Гость]

Мы подгружали сами, прописаны были должности, количество единиц, и пофамильно те, кто в ОА. Вопросов не было.

в выписке что должно быть указано, сколько у нас сотрудников и на каких должностях на данный момент? или сколько должно быть сотрудников по штатному расписанию?

[Miralasa]

а заверяли как то эту выписку, или просто в word делали?

Запросили в отделе кадров на официальном бланке компании с подписью директора, скан-копию подгрузили.

в выписке что должно быть указано, сколько у нас сотрудников и на каких должностях на данный момент? или сколько должно быть сотрудников по штатному расписанию?

Хороший вопрос, думаю всё же по факту сколько и кого. Вряд ли экспертов интересует сколько должно быть.

[Еленка]

добрый день! подскажите пожалуйста, у вас эксперты запрашивали выписку из штатного расписания?

У нас затребовали ВСЁ штатное расписание. При этом наше АЛ создано на функциональной основе и в штатном расписании организации нет, например, руководителя, менеджера по качеству и пр. К этому и прицепились.

[Муртаз]

У меня отдельное подразделение в составе организации, Выписку на свой отдел и взял как есть с уборщицей, электриком и водителями , они у меня в отделе по штату... какая проблема... менеджера по качеству (должности штатной) у меня тоже нет, есть хитрая бумажка "Приказ начальника учреждения" с росписью ознакомлен и менеджер уже есть... а как его штатная должность называется экспертов вообще ни разу не должно интересовать

[Еленка]

Муртаз, по новым критериям руководитель, его заместитель и не менее 3 сотрудников ОИ должны работать в штате ОИ. Эксперты это трактуют так: должна быть запись в трудовой книжке, что это, например, руководитель ОИ. И соответственно, в штатном расписании тоже должны фигурировать руководитель ОИ, зам. руководителя ОИ, инспектор ОИ.

[Olga_Nesterova]

у вас эксперты запрашивали выписку из штатного расписания?

Мы ее подгружали без требования, т.к. по в нашей СМ есть ссылки на нее. Нам каждый год делают эту выписку по всем сотрудникам лаборатории.

[cordek]

руководитель ОИ, зам. руководителя ОИ, инспектор ОИ.

таких названий должностей нет в едином справочнике, поэтому требовать именно их не законно.

[Еленка]

Акт о ПК подписали 24 января. С тех пор так и не получили приказ ФСА. Звоню регулярно в информационную службу - говорят, что ГУ в работе, корреспонденция в наш адрес не направлялась.
У кого-нибудь такое было или столь долгая задержка с приказом - это явная патология?

[Olga_Nesterova]

Еленка, не, такая же фигня. Ждем приказ с 4 февраля.

[Miralasa]

Еленка, наш акт тоже в конце января подписан был, а 21 февраля пришел приказ. Хотели уже звонить спрашивать, не пришлось.
Итого полгода прошло с момента подачи заявления до окончания ПК.

[Olga_Nesterova]

в конце января подписан был, а 21 февраля пришел приказ

ну месяц это норм, у нас-то уже второй идет... Очень бы хотелось уже расширение ОА...

[Гость]

Подскажите пожалуйста, эксперты дали две ссылки "Ссылка на хранилище для заявителя" и" Ссылка на хранилище для экспертной группы".
Во вторую скидываем файлы по папкам, а первая для чего? Туда нужно скидывать все файлы на соответствие ГОСТ? Эксперты особо не разговорчивые, отвечают на вопросы редко.

[Olga_Nesterova]

Ой ой! Гость,
Ссылка для экспертной группы это не для вас!
Они вам по ошибке заслали ее.
Нам так тоже отправили, потом слезно просили ее не тыкать.

[Еленка]

ну месяц это норм, у нас-то уже второй идет... Очень бы хотелось уже расширение ОА...

У нас уже второй месяц заканчивается. Не знаю, что и думать...

[Гость]

Ой ой! Гость,
Ссылка для экспертной группы это не для вас!
Они вам по ошибке заслали ее.
Нам так тоже отправили, потом слезно просили ее не тыкать.

нам в письме написали кидать всё в ссылку для экспертной группы :(

[Olga_Nesterova]

Еленка, Постановление Правительства № 353 от 12 марта, Приложение 17, п. 8.
Мы решили, что ждать нечего, будем пользовать расширенную ОА без ее расширения :)

Отправлено спустя :
Гость, сохраните это письмо. Если что - они сами виноваты.

[Еленка]

Olga_Nesterova, у нас совсем другая ситуация. У нас тоже было ПК+расширение, расширение мы сразу не прошли, т.к. неправильно оформили расширяемую область, а по ПК были несоответствия. По акту я все устранила, но отправить отчет без приказа ФСА не могу.

[Miralasa]

расширение мы сразу не прошли, т.к. неправильно оформили расширяемую область

Подскажите, а что именно неправильно оформили, что-то по существу? У нас ситуация один в один, расширялись всего на один элемент в уже используемой МИ и пришел отказ в расширении. Мы так поняли, что если выявлены несоответствия в действующей ОА, то и по расширяемой сразу отказ. Потому, что оформление РОА мы в процессе поправили, в шапочке ссылку на ГОСТ 17025 не вставили, не может же в этом причина быть..

[Olga_Nesterova]

если выявлены несоответствия в действующей ОА, то и по расширяемой сразу отказ

Не обязательно. Несоответствия-то какие?

[Miralasa]

Несоответствия-то какие?

Протоколы неправильно оформляли. Резервное копирование тех. записей немного прошляпили. И конфиденциальность в договорах не прописали. И самое страшное - технические сбои не регистрировали. :)

[Olga_Nesterova]

Miralasa, критично, наверное, только протоколы. В смысле для расширения по уже включенной в ОА методики. Если бы была другая методика, то вероятно расширили бы...

[Miralasa]

Olga_Nesterova, да, мы заподозрили, что выдать протокол по расширяемой области со ссылкой было фатальной ошибкой. Но первый раз по ВКС, нам заранее не прислали задание, мы торопились, запаниковали и накосячили. Работаем над ошибками.
Но причину отказа было бы неплохо видеть в Приказе, а то немотивированно как-то, догадайтесь сами.