Электронный архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования

еленарук
 
 
Сообщения: 120
Стаж: 1 год 5 месяцев
Поблагодарили: 37 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение еленарук »

Еленка писал(а): 02.02.2022 еленарук, вижу, что Вы очень продвинутый специалист (без иронии, честно). Мне такую систему не реализовать - я одна занимаюсь всей СМК и вообще всеми вопросами/проблемами, связанными с нашим АЛ, что называется от и до.
Спасибо за комплимент, но наличие системы, когда все сделано единообразно и лежит на своих местах - это как раз требование, которое я выработала к себе лично. Введение разумного (без фанатизма) порядка дает возможность сократить время и нервы при проверках.
Первое правило, которое я для себя завела - все документы, в том числе бухгалтерские, подтверждающие закупки прекурсоров и др, сканируются и сканы остаются в ИЛ. Место занимают мало, но попросить оригинал документа у самой бухгалтерии уже несложно.
Вы можете посмотреть, на что у вас уходит больше всего времени.
Например, не секрет, что записи часто ведем задним числом, много дублирующих записей.
Мне недавно сетовали, что в одной производственной лабе как минимум треть времени уходит на красивое заполнение журналов, при том, что у всех есть свои блокнотики-черновики, всегда так было и будет. Тогда вопрос - что мешает завести уже сейчас один большой оперативный журнал, показывающий, что в данный момент времени происходит в лаборатории. Допуск к заполнению журнала и его редактированию в целом - разный у исполнителей и руководства.
Журнал ведется всегда, информация под рукой. Там вся информация, которая должна быть потом отражена в протоколе плюс информация по испытанию. А потом уже можно эту информацию без искажений написать красиво в нужные журналы. В будущем такой журнал будет главным и одним из немногих форм записей в ИЛ.
Кстати, у меня сейчас проверка на носу и не могу сосредоточиться, но с удовольствием бы обсудила ведение СМК с точки зрения оптимизации бумажной работы. У многих уже пройден этап разработки и отладки процедур. Пора браться за оптимизацию. Улучшение СМК никто не отменял.

Теги:
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4031
Стаж: 5 лет 8 месяцев
Поблагодарили: 511 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 03.02.2022вы имеете в виду
Приказ Роспатента от 13.04.2016 N 57 (ред. от 28.07.2016) "Об утверждении Правил и Формы визуального отображения отметки об электронной подписи на документах в электронном виде"

Приложение 1
Утверждены
приказом Роспатента
от 13 апреля 2016 г. N 57
ПРАВИЛА
ВИЗУАЛЬНОГО ОТОБРАЖЕНИЯ ОТМЕТКИ ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
НА ДОКУМЕНТАХ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

1. Сведения об электронной подписи (далее - ЭП), которой был подписан документ в электронном виде (отметка/отметки об ЭП), содержат следующие элементы:
а) границы отметки об ЭП (служит для визуального разграничения сведений отметки об ЭП от текста документа и других отметок);
б) информацию о подписании документа ЭП;
в) сведения о квалифицированном сертификате ЭП, использованном при подписании документа в электронном виде (далее - ЭД).
2. Отметка об ЭП отображается путем размещения ее изображения в тексте ЭД. При задании местоположения, размера и других характеристик отметки об ЭП и ее элементов должны выполняться следующие требования:
а) место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения личной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об ЭП не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об ЭП не должны перекрывать элементы текста документа.
3. Информация о подписании документа ЭП содержит текст "ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ" и располагается в верхней части отметки об ЭП и выравнивается горизонтально по центру области.
4. Сведения о квалифицированном сертификате ЭП, использованном при подписании, располагаются в нижней части отметки об ЭП и содержат следующие элементы:
а) уникальный номер квалифицированного сертификата ЭП;
б) фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата ЭП;
в) даты начала и окончания действия квалифицированного сертификата ЭП,
5. Элементы сведений о квалифицированном сертификате ЭП, использованном при подписании документа, располагаются на отдельных строках друг под другом.
6. Элемент "Уникальный номер квалифицированного сертификата" содержит текст "Сертификат" и номер квалифицированного сертификата ЭП, использованного при подписании документа.
7. Элемент "Фамилия, имя, отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата" содержит текст "Владелец", фамилию, имя и отчество (если имеется) владельца квалифицированного сертификата ЭП.
8. Элемент "Даты начала и окончания действия квалифицированного сертификата" содержит текст "Срок действия с", дату начала действия квалифицированного сертификата ЭП, текст "по" и дату окончания действия квалифицированного сертификата.
9. В качестве формата файлов графических элементов регистрационных данных и отметки об ЭП должен использоваться растровый графический формат PNG (PortableNetworkGraphics), соответствующий международному стандарту.

И ГОСТ Р 7.0.97-2016. Не уверен что обязателен для исполнения.

еленарук
 
 
Сообщения: 120
Стаж: 1 год 5 месяцев
Поблагодарили: 37 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение еленарук »

Да, данные о сертификате ЭП в рамочке обычно на письмах ФСА. И занимают они весьма прилично места. Будем пробовать КриптоПро в Адобе. Спасибо.

Отправлено спустя 20 минут:
cordek писал(а): 03.02.2022 Если приобретёте адобе акробат про, сможете подписывать из командной строки, получается совсем быстро.
Мы в ЛИС сделали такое подписание протокола, руководитель лаборатории может утвердить и подписать одной кнопкой.
Понятно, надо попробовать. Спасибо.
Возвращаясь к архиву.
1.
cordek писал(а): 03.02.2022 Если хранить документы в неизменяемом архиве (откуда нельзя удалить), то проблемы с открепленной подписью не возникают.
С точки зрения архивного хранения, для исключения риска сохранения исходного файла с внесенным изменением, в результате чего он не будет соответствовать своей подписи - такой вариант все равно этот риск оставляет, пусть на самом минимуме. Вариант с прикрепленной подписью такой риск УСТРАНЯЕТ. Т.е. мне уже не надо думать хотя бы по этому поводу. Уже легче.
2. Чем больше единообразия в подходах, тем лучше для управления системой. Поэтому на первом этапе, когда создается своя система документооборота, то надо придумать подход, позволяющий учесть его максимально широкое применение.
Поскольку УКЭП - это возможность подтверждения аутентичности файла, который может быть не только законченным документом, НО И ОБЫЧНОЙ ФОРМОЙ ДЛЯ РАСЧЕТОВ ИЛИ ТАБЛИЦЕЙ ДЛЯ ЗАПОЛНЕНИЯ ДАННЫХ, то на основе файла формата Эксель с прикрепленной подписью у нас используются шаблоны калькуляторов для различных методик. В данном случае есть проверенный и подписанный определенной датой шаблон расчетов, находящийся в Альбоме форм.
Исполнитель при проведении расчетов берет этот исходный файл, а не предыдущий, в котором вполне возможно вставлено немерно изменений и ошибок. Проще проверять измененный исходный файл-шаблон, где в ячейках могут находиться проверочные модельные данные, чем чей-то рабочий файл.
Тут сочетание единообразия и целесообразности, а также минимизация риска изменения формул в ячейках, т.к. проверка формул в уже готовом калькуляторе исполнители часто игнорируют, поэтому одна и та же ошибка будет гулять с этим калькулятором еще неделю-месяц, прежде, чем ее заметит опытный проверяющий. У меня так было. Поэтому и завели шаблон-Эксель с прикрепленной подписью.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1806
Стаж: 5 лет 5 месяцев
Поблагодарили: 610 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение cordek »

Если файл можно удалить, или изменить, то это уже не архив. Если подписали УКЭП, удалить всё ещё можно.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

Вернуться в «Система менеджмента качества»