Управление записями

[Дневной бродяга]

А можете про архив электронный в двух словах? очень интересно Ваше виденье.

[texadmin]

Что то Вы маленько мудрите
Архив это документы которые скорее всего больше не понадобятся и убирается под замок.
Резервная копия это дубликат информации (чаще всего той с которой работаете в данный момент, для быстрого и беспроблемного восстановления.
Я просто про то что архив и резервная копия разные вещи.
Надо ли делать резервную копию архива, скорее всего да, это наверное будет относится к предупреждающим действиям (вдруг архив в чёрную дыру засосёт). Больше оснований я найти не могу.

Резервная копия не обязательно должна сжиматься архиватором можете просто файлы скидывать, про Zip писал потому что он бесплатный и стоит практический везде. Rar платный хоть и везде работает. В архивах(zip,rar) файлы видно, если специально не скрывать имена файлов.

Объясните чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?

Вообще у нас с архивом тоже много волокиты, и тоже не как не придумаю как сделать всё быстро и чётко.

Если коллегам интересно могу пару безумных идей описать.
p.s. Путин года три тому назад заявлял что печать и подпись это 80 года. Вот бы он разок с экспертами съездил, охерел бы от количества бумаги и ручных записей.

[Дневной бродяга]

Что то Вы маленько мудрите
Архив это документы которые скорее всего больше не понадобятся и убирается под замок.
Резервная копия это дубликат информации (чаще всего той с которой работаете в данный момент, для быстрого и беспроблемного восстановления.
Я просто про то что архив и резервная копия разные вещи.
Надо ли делать резервную копию архива, скорее всего да, это наверное будет относится к предупреждающим действиям (вдруг архив в чёрную дыру засосёт). Больше оснований я найти не могу.

Резервная копия не обязательно должна сжиматься архиватором можете просто файлы скидывать, про Zip писал потому что он бесплатный и стоит практический везде. Rar платный хоть и везде работает. В архивах(zip,rar) файлы видно, если специально не скрывать имена файлов.

Объясните чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?

Вообще у нас с архивом тоже много волокиты, и тоже не как не придумаю как сделать всё быстро и чётко.

Если коллегам интересно могу пару безумных идей описать.
p.s. Путин года три тому назад заявлял что печать и подпись это 80 года. Вот бы он разок с экспертами съездил, охерел бы от количества бумаги и ручных записей.

Нет, то что архив и резервные копии разные вещи - не спорю. Я просто имел ввиду, может кто от бумажного архива перешел на электронный (в качестве экономии бумаги и помещений). У меня идеи есть, но времени и желания воплощать в жизнь нет.

чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?
Гемморойно мне кажеться в ВОРД вставлять цветную печать. А так отсканировал и все.

[texadmin]

Нет, вставлять печать не дольше чем слово напечатать, и намного быстрее чем отсканировать, причём печать под буквами будет. Дольше подготовка печать с подписью предварительно надо сканировать и задний план вырезать (белый цвет). У нас так договора делают, больше не сканируют, вставляют печать и в PDF.

[Дневной бродяга]

А электронной подписью усиливают?

[texadmin]

нет. Это вместо сканов договора для email

[Anna]

А можете про архив электронный в двух словах? очень интересно Ваше виденье.

Какой электронный архив?
Я пытаюсь ответить на ваши вопросы, но вы все больше тянете в дебри)))) на самом деле все просто.

У меня нет записей в электронном виде и никаких электронных архивов я не веду. Никаких архивов, которые надо экспертам показывать в электронном виде нет.
Но у меня есть документы в электронном виде, которые я храню, и которые нет смысла постоянно держать в тех папках, с которыми мы работаем и которые я ежемесячно копирую.

Ну, например, служебки за 13,14,15 и 16 год. Они у меня в ворде или если с резолюцией, то в Пдф давно хранятся в Архиве на Яндекс диске. Под ежемесячное резервное копирование не попадают.
Это тоже архив, но не тот, что в СМК описан.
Только не спрашивайте зачем. Затем, что так надежно и удобно нам.

Или, например, протоколы в редактируемом виде которые, за 16 и 17 год протоколы ещё лежат в рабочих папках, а за предыдущие годы в архивной.
В пдф я протоколы вообще не храню, кстати, если не пришлось по почте пересылать, то специально протоколы не копируем.

Отправлено спустя 23 минуты 42 секунды:

Что то Вы маленько мудрите
Архив это документы которые скорее всего больше не понадобятся и убирается под замок.
Резервная копия это дубликат информации (чаще всего той с которой работаете в данный момент, для быстрого и беспроблемного восстановления.
Я просто про то что архив и резервная копия разные вещи.
Надо ли делать резервную копию архива, скорее всего да, это наверное будет относится к предупреждающим действиям (вдруг архив в чёрную дыру засосёт). Больше оснований я найти не могу.

Я нигде вроде не писала, что делаю резервные копии архива.
Не делаю.
У меня хранящиеся в электронном виде документы делятся на текущие и архив.
Текущие ежемесячно копирую без разбора просто заменяя предыдущую копию на новую (месяца по 3 копию храню, то есть всегда есть минимум три копии всех документов) А чтобы этот объём был поменьше отдельно храню документы за предыдущие года.

Объясните чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?

Кому подтверждает?
Какие печати?

Фото мы делаем рабочих журналов и журналов регистрации. Им-то тоже нужно резервное копирование. Ну, если журнал мышка стащит.

Допустим журнал регистрации образцов (проб), там никаких печатей, только записи от руки. Делаем фото (это типа Скан вообще-то)))) и сохраняем. Описала это потому, что многие сканируют по старинке, а пользоваться программами на мобильных типа СканерПро быстрее, качество нормальное, читаемое.
Это и есть резервное копирование для целей восстановление записей в случае форс-мажера, именно восстановления, а не доказывания, что записи были подлинными. Об этом речь не идёт.

Про фотошоп.
У нас в стране презумпция невиновности.
Тогда любой документ выдаваемый лабораторией должен иметь заключение, что он не фотошоп и заключение на заключение тоже))))
Вообще-то в принципе любой письменный журнал можно подделать, любую программу для электронных записей можно взломать. Поэтому аккредитовавывать вообще никого нельзя, если забыть о презумпции.

[texadmin]

Если я правильно понял Дневной бродяга хочет найти способ создать электронный архив, в ГОСТе написано что можно, а реализация хромает, у нас бумагу любят.

[Anna]

Если я правильно понял Дневной бродяга хочет найти способ создать электронный архив, в ГОСТе написано что можно, а реализация хромает, у нас бумагу любят.

Нужны разработчики ПО.

Я немного общалась на тему электронного ведения записей и следовательно архива.
Нужно ПО, которое позволит вести записи в электронном виде, но таким образом, чтобы была четкая идентификация кто, когда и какие правки вносит.
Такие электронные записи служат основой для создаваемого протокола или других документов, которые могут быть подписаны ЭЦП или распечатаны и подписаны вживую. И такой документ в электронном виде и будет сохранен в электронный архив.
Я профан, сори, если что-то путаю, но я примерно так поняла.
ПО должно быть с лицензией. Простой эксель для электронного ведения документации и архива не подойдёт.
Для Химиков и СОУТ есть такое программки стоят дорого. Я думаю это удобно очень для однотипных испытаний, но в свою область не вижу перспектив внедрения, потому что методик сотни, разоримся на ПО.

[texadmin]

ПО должно быть с лицензией. А с лицензией на что?

[Дневной бродяга]

Да, я хочу в перспективе уйти вообще от бумаги.
А может архив и весовая быть в одном помещении (архив- сейф с замком)?

[texadmin]

Если к весам определённого требования нет, то да.

[Дневной бродяга]

требования я так понимаю в паспорте на весы и на крайняк в мви?

[texadmin]

Я с такими вещами не сталкивался, весы до 0,001 гр. Уже на пределе как начинают люди шарахаться так фиг откалибруешь, стол кг 100. При каких то массах специальные столы покупают, бывают отдельные комнаты для взвешивания.

[Дневной бродяга]

Я с такими вещами не сталкивался, весы до 0,001 гр. Уже на пределе как начинают люди шарахаться так фиг откалибруешь, стол кг 100. При каких то массах специальные столы покупают, бывают отдельные комнаты для взвешивания.

Я вас понял. Про весы в другой ветке. Спасибо.