Журналы в ИЛ

Anna писал(а): ↑
09 Ноябрь 2017

Нормально, журналы как журналы.

Делаем все журналы только сами, они прошиты, в номенклатуре учтены. Есть инфа о допущенных до ведения.

Вообще, если честно, у нас есть "журналы" с первичными записями, которые вообще не прошиты.
Это называется листы измерений.

Например, мы контролируем прочтность бетона.
1. Образцы привезли в ИЛ. Все стандартно - прошитый журнал, испытываем, записываем, оформляем протокол.
2. Нам надо выехать на объект для проведения неразрушающего контроля. Мы не можем брать с собой журнал - есть требования к сохранности записей, а какая сохранность на стройке? Сдует верном с 25 этажа и усе.
У нас такие испытания ведутся на листах. Один лист типа титульный, там общая инфа - объект, условия, оборудование и прочее, а потом несколько листов записей "конструкция - показания". Никогда точно не известно сколько листов будет в итоге.
Когда исполнитель возвращается в ИЛ, он в этом "журнале", который не прошит в описи документов дела делает запись, например, в табличной форме "запись #1 от 01.01.18 на 3 листах, номера листов дела 1-3". Каждый лист его записей имеет идентификацию.
Нормально, претензий нет. Мы такие не одни, как минимум по шуму так коллеги делают (не соут, когда со стройки шум замеряют для ГАСН)

Для ГТС у водолазов похожая система.

Так что типографские журналы - это не священная корова.
Журнал от типографии тоже можно поддержать и переписать, если очень надо.

Т.е. Титульный лист у ваших записей установленного в вашей лаборатории образца, а дальше пустые листы для писанины?

Не совсем пустые. Сейчас покажу))) я научилась файлы приклеплять.
Листов в результатами испытаний в одной записи может быть сколько угодно.

Добрый день!
Мы в нашей лаборатории ведем журналы по качеству (входной контроль, перечни оборудования,и др.) в электронном виде (Эксель), а технические записи в бумажном.
Начинаем готовиться к ПК и "как обычно сомневаться" в некоторых своих рабочих моментах.

На недавней учебе услышала мнение эксперта, что каждая запись в электронном журнале должна подписываться ЭЦП. Ранее я полагала, что это требование только для архива.
Обоснование п. 23,7 и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.

Кто-нибудь так работает?
Как это выглядит на деле? (я понимаю что ради каждой записи - подписывается весь журнал и количество таких файлов за год может быть огромным...)

У нас раньше был просто офигенный журнал для регистрации заявок в Экселе, туда и №№ протоколов вносили, и даты отчета во ФГИС РА и СОУТ. А потом на ПК, в прошлом году, приехали эксперты и сказали, что это всё очень конечно удобно, но п. 23.7 з) Критериев мы не соответствуем, написали это в акт. И пришлось нам в качестве устранения несоответствия завести старый добрый бумажный журнал. Вот)

Вот этот пункт:
23.7 з) правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения;

Отправлено спустя 4 минуты:

OlgaUK писал(а): ↑
21 Август 2019
понимаю что ради каждой записи - подписывается весь журнал и количество таких файлов за год может быть огромным

Даа, количество файлов будет огого. Кроме того, каждому, кто с этим журналом работает нужна будет эл.подпись.

Честно говоря, этот пункт я думала прикрыть демонстрацией Журнала исправлений в Экселе.

Отправлено спустя 1 час 40 минут:
Неужели никто не ведет эл.журналы?

Нужна электронная подпись (ЭЦП), и ряд мероприятий.

1) в смк разделите понятие документ и технические записи. Понятие документ относится к документам смк или протоколу испытаний, который вы отдаёте заказчику.
Регистрация заявок это техническая запись. Технические записи можете вести в электронном виде, но вы должны обеспечить их сохранность и неизменность, к сожалению средств экселя на это не хватит, надо внедрять базу данных.

Спасибо, буду думать.

К слову:
17025-19
7.8 Представление отчетов о результатах
7.8.1 Общие положения
7.8.1.1 Результаты должны быть рассмотрены и утверждены до их выдачи.
7.8.1.2 Результаты должны быть представлены точно, четко, недвусмысленно и объективно, как правило, в форме отчета (например, отчет об испытаниях, свидетельство (сертификат) о калибровке или акт отбора образцов) и должны включать в себя всю информацию, согласованную с заказчиком и необходимую для интерпретации результатов, а также всю информацию, требуемую в соответствии с применяемым методом. Все оформленные отчеты должны быть сохранены в качестве технических записей.