Журналы в ИЛ

[texadmin]

Давайте про ЭЦП в отдельной теме, сложно конечно разделить вроде журнал, а вроде ЭЦП. Хотелось бы отдельно накопленный опыт про Электронно цифровая подпись ЭЦП выделить.

[cordek]

Ещё раз повторюсь, журнал в Экселль вести нельзя, если в него пишут больше одного человека. Нужна база данных.

[DigitalError]

если в него пишут больше одноголосный человека

предположу, что это ошибка автонабора и следует читать "больше одного человека". Если прав, прошу пояснить вашу мысль - бумажный журнал (измерения микроклимата, к примеру) ведет тот человек, который в этот день работает и это нормальная практика (при этом существует "опция" подписывания задним числом, которое никто не докажет). Если это не позволяет делать электронный журнал - это недостаток электронного документооборота, а не недостаток системы делопроизводства (жизнь штука сложная - бывают и отпуска, и больничные). Или я вас не так понял?

[cordek]

Вы правильно поняли.
Есть журналы, которые ведёт один человек. Например рабочий журнал измерений pH, если эти измерения делает один человек. Он отвечает за этот журнал, вот пусть и ведёт в какой угодно программе, главное обеспечить сохранность данных, то есть резервное копирование.
Если журнал ведёт больше одного, то необходимо разграничить кто и какую информацию вносил, когда её исправляли, а также сделать запрет на редактирование после какого-то срока или проверки вышестоящего сотрудника. Всё это лучше делать в базе данных.

[Itanium]

журнал в Экселль вести нельзя, если в него пишут больше одного человека. Нужна база данных

Вообще база данных от Excel ничем принципиально не отличается - тот же структурированный набор данных, как структурированных - десятое дело. А вот "неизменяемость" и "нефальсифицируемость" записей достигается совсем другим образом, а именно электронной подписью с меткой времени от сервера времени. Можно переписать весь талмуд за год, можно подделать чужую подпись на бумаге (и далеко не всегда даже эксперт даст заключение о подделке), можно поправить данные в 100 файлах или в Базе данных (еще легче). А вот подделать ЭЦП - задача посильная только квантовому компьютеру.
При этом нет никакой необходимости 365 раз подписывать один и тот же файл (не уверен, что это получится). Можно совершенно спокойно подписывать 365 файлов, и вести их в таком случае могут 2, 4 10 человек, не важно сколько. Каждый подписывает свой файл и своей подписью.

[texadmin]

с меткой времени от сервера времени.

Пока необязательно
Вы в разных плоскостях рассуждаете, cordek, сохранность реализует программно, а вы административно.

Вообще база данных от Excel ничем принципиально не отличается

Ну я бы не был так критичен, я бы сказал у Excel первая нормальная форма, а БД не знаю какую можно достичь, но третью точно можно.

[Itanium]

сохранность реализует программно, а вы административно

Как ни одна камера видеонаблюдения нигде в мире еще не схватила за руку ни одного террориста :), так ни одна программа без регламента и контроля (в том числе и административного) ничего не обеспечивает... Мне, как человеку 4 года аудировавшему ИТ-инфраструктуры это известно совершенно точно.

Itanium писал(а): ↑55 минут назад
с меткой времени от сервера времени.
Пока необязательно

И да, совершенно не обязательно, если рассуждать по принципу - делаем то, чего требуют эксперты... Я предпочитаю делать то, что нужно в соответствии с логикой и требованиями Закона или регламента. Эта, и только эта схема гарантированно обеспечивает то, что мы обсуждаем, не зависимо от того, чего сегодня требуют эксперты. Кстати! вспомнил - еще блок-чейн технология :)

Itanium писал(а): ↑55 минут назад
Вообще база данных от Excel ничем принципиально не отличается
Ну я бы не был так критичен

Верно, конечно я не имел ввиду реляционные базы, таблицы с миллионами записей и одновременной работой сотен операторов :)

Вот например базу данных аккредитованных лабораторий на 10 000 строк можно запросто сделать в Таблице, а базу Протоколов испытаний yf 1 00 000 000 записей нужно в чем-нибудь более приспособленном делать :)

[cordek]

Вот например базу данных аккредитованных лабораторий на 10 000 строк можно запросто сделать в Таблице, а базу Протоколов испытаний yf 1 00 000 000 записей нужно в чем-нибудь более приспособленном делать :)

Вот мы и пришли к базе данных.
Конечно можно сделать каждому файл xlsx и пусть вносит туда данные и подписывает своей ЭЦП. Потом все эти файлы бэкапить. Но если есть возможность сделать базу данных,то лучше уж в ней вести записи.

[texadmin]

то лучше уж в ней вести записи.

А меня всё мучает вопрос (неизменность, разграничение прав,), это всё хорошо, у как Вы обходите пункт, "или в электроном виде подписанном ЭЦП".

[Гость]

cordek писал(а):
> есть возможность сделать базу данных,то лучше уж в ней вести записи.

Чем же лучше? :)

Нельзя сравнивать тёплое и мягкое. Если говорить о неизменности и авторстве, то ЭЦП, если об удобстве работы - то нужно именно конкретные удобства и обсуждать.
Для меня, имеющего опыт работы в 2-х принципиально разных аккредитованных лабораториях пока лучшей платформой для учета пока остаются Google tables.
Почему? - По пунктам:
1) это облачная технология, а мир и бизнес быстрее или медленнее двигается в этом направлении, потому что это гибкость, удобство, мобильность.
2) О стабильности работы и сохранности данных уже позаботились инженеры одной из крупнейших ИТ компаний в мире, а не приходящий мальчик по совместительству, как это бывает очень часто. Мало какая лаборатория может себе позволить полноценный ИТ отдел
3) В таблицах реализована совместная и одновременная работа всех сотрудников - ввод данных, поиск, чат, сообщения.
4) В таблицах реализовано разграничение прав доступа и история изменений. Все изменения и кто их произвёл можно отследить и откатить в случае необходимости до нужного места.
5) данные очень легко экспортировать, например в excel. Я долго эту возможность использовал для отчетности по протоколам, пока работала пакетная загрузка. Представьте себе отчитаться 400 протоколов в неделю! И совсем другое дело если у Вас уже есть на выходе отчёт в формате excel.

Многое из этого реализовано и в базах данных. Одна проблема, для создания и ведения такой базы нужна и хорошая ИТ инфраструктура и специалисты в штате. А это мало и редко у кого есть. Альтернатива - колхоз-технологии в виде "сервера" под столом у начальника, бэкап на флэшку и цельнотянутый "бесплатный софт" :)
Для меня, проработавшего в ИТ 15 лет это как детский микроскоп из набора юный биолог в Испытательной лаборатории :)

[texadmin]

Одна проблема, для создания и ведения такой базы нужна и хорошая ИТ инфраструктура и специалисты в штате.

Согласен про кадры, и вторая проблема осознание руководством необходимость создание инфраструктуры. ИЛ работает, бумажки заполняются и ладно. А облачные технологии это слова из телевизора.
А кстати посмотрите соглашение ответственность Google в случае утери данных.

[Itanium]

А облачные технологии это слова из телевизора.
А кстати посмотрите соглашение ответственность Google в случае утери данных

Облачные технологии - это реальность, в которой мы давно живем. А "все данные в своей сети" сегодня уже почти анахронизм. И дорого, и неудобно, и небезопасно (как это ни удивительно :).

Насчет соглашения с Гуглом - а что Вы еще хотите "забесплатно" :) Кстати ничего мешает дополнительно архивировать данные. В любом случае - это намного безопаснее и надежнее, чем колхоз-технологии с "сервером под столом" :)
Ничего не мешает заключить корпоративное соглашение с Гуглом и держать в нем и сайт, и почту и офисные приложения и все данные. А вот там уже совсем другие условия.
Что мы собственно и планировали попробовать почти 10 лет назад, имея при этом ИТ-инфраструктуру стоимостью в несколько миллионов $.

Понимаете, невозможно серьезно обсуждать ИТ-технологии и инфраструктуру при "около нулевом" бюджете и мальчике на пол-ставки. А это реальность даже не только для большинства Лабораторий, но и большинства компаний. Поэтому мой выбор - "облака" и минимальная внутренняя инфраструктура.

[texadmin]

Да яж не против, у самого неучтённая резервная копия документов ИЛ (в данном случае немного некорректно, так как данные синхронизированы), в Mega диске.
Но к сожалению, все эти ваши "ентернеты" в нашей стране только по указке с небес под жёстким контролем, либо на энтузиазме.

[Itanium]

в нашей стране

В нашей стране многие изначально разумные вещи превращаются в откровенную глупость, например поголовная аккредитация Лабораторий :)

на энтузиазме

А вот это точно! Без энтузиазма и энтузиастов ни одно большое дело не обходится.

А главное препятствие на пути внедрения новых технологий находится в наших головах...

[cordek]

Гугл.документы и гугл.таблицы уже ближе к базам данных. Смущает только возможное ограничение по объёму файла.

Отправлено спустя 8 минут:

как Вы обходите пункт, "или в электроном виде подписанном ЭЦП".

Подписывать надо документы. Также в критериях написано:
и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями на проведение исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений или принятия решения об отказе в его выдаче;

Ссылаясь на это требованием можно подписывать дамп базы передаваемый в архив. Также и из Гугл таблиц, можно сохранять файл, подписывать и передавать в архив.

[texadmin]

Во я балбес.

Отправлено спустя 1 минуту:

систему хранения

А к этому не придерутся?
У меня например рабочие записи в базе, так это всё документ? Как права не разграничивай, а подпись нужна.

[Itanium]

Как права не разграничивай, а подпись нужна

А что, до сих пор не понятно было? :)))

[texadmin]

У меня БД по ВЛК, парольный доступ, блокировка записей, разграничение прав, архивирование сделано всё как надо, но это только с моих слов. Каждый раз внося записи формируют отчёт в PDF. подписывают, а как не подписывать, или хотя бы только общий отчёт в архиве?

[cordek]

cordek писал(а): ↑систему хранения
А к этому не придерутся?

К этому как раз и придерутся. Мы тут пишем про то,что работник будет подписывать файл в Экселе своей ЭЦП, а как собираемся хранить, не понятно.

[Untu]

Есть куча программ для ведения журналов в электронном виде

[DigitalError]

Untu, опытом поделитесь?

[Piston]

добрый день подскажите пожалуйста как выглядит, Рабочий журнал расчетов по результатам измерений МЭД. Мне задали задачу найти такой журнал, весь инэт перелопатил ничего не нашел. Помогите пожалуйста.

[Муртаз]

Объект контроля:
Исполнитель:
Дата обследования:
Средства измерений:
Условия проведения измерений:
и далее по методике измерений... номер контрольной точки, 1.изм.,..5-7-9 изм. (сколько по методике), среднее значение, другие расчетные значения и т.д.
Роспись исполнителя...

отталкивайтесь от методики... стандартизованного журнала нет... методики разные требования разные...

[texadmin]

Вероятно по измерениям, все себе формы журналов придумывают сами.

[Гость]

Уважаемые. Вопросы по ведению журналов в эл. виде. Например температурный веду каждый день, получается надо каждый день его подписывать ЭЦП????

[texadmin]

Вроде пока получается надо доказывать неизменность предыдущих записей.

[Иван 23]

Если журнал в ручную заполняете то думаю да ежедневно, а если с прибора информацию снимаете, то в дни снятия ее

[jurilabchik788]

Вроде пока получается надо доказывать неизменность предыдущих записей.

Продолжу. А если у нас у 5-6 человек есть журналы которые ведутся в эл. виде, их можно все одной подписью подписывать (т.е. флешку передавать друг другу), или у каждого отдельная должна быть??? Есть требования к подписи? Кстати, как эксперт увидит, в какие дни я эл. подписью подписывал журнал или сохраняется история подписания??? Не ругайте с эл. подписью не работал

[texadmin]

т.е. флешку передавать друг другу

Каждую неделю как мантру.
Передавать нельзя.
Как вариант, ведёте в excel, каждый день сохраняете целый (со всеми записями) файл pdf и одна подпись.
Эдакая цепь подписанных файлов. (можно просто за день данные подписывать)
А подписанный файл не измените, а если измените, то ЭП будет недействительная.

[Гость]

Уважаемые ещё спрошу про электронный журнал. Для примера журнал обслуживания средств измерений. Набит он в Excel, т.е. название прибора, мероприятия по тех. обслуживанию (они всегда одинаковые), дата. 1 раз в месяц провожу мероприятия с какими-либо приборами по графику обслуживания СИ, распечатываю, ставлю подпись. Это уже получается не эл. журнал, а бумажный???? И так можно делать или если он на бумаге всё от руки надо писать???? Я хотел в электр. виде , но тут получается надо каждый раз эл. подписью подписывать.

[texadmin]

Бумажный,

И так можно делать или если он на бумаге всё от руки надо писать????

Писать и печатать, по идее смысл один.

[DigitalError]

Набит он в Excel

Как у вас в Руководстве по качеству написано - журнал бумажный или электронный должен быть? Если электронный, подписываете его раз в месяц (при добавлении новых записей) ЭП, определяете в РК директорию для хранения, делаете резервное копирование. 1 запись = 1 файл (при переподписывании файла в эксель слетает предыдущая ЭП - следовательно, подписывая только 1 файл, вы не сможете доказать подлинность и неизменность всех записей, кроме последней). Поэтому "электронный журнал" у вас будет иметь вид директории с подписанными ЭП файлами.

[Гость]

Всё-таки можно распечатывать журнал, и ставить живые подписи и будет ли он считаться бумажным???

[Муртаз]

Гость,

журнал, а бумажный???

, Вы еще почитайте в своем РК требования к ведению журнала, скорее всего он должен быть прошит, пронумерован и зарегистрирован... так, что возможно лучше как-нибудь по другому этот документ обозвать типа "операционный лист", а дату проведения или отметку о выполнении в графике ставить, а если это всё-таки журнал, то у него должно быть название и он должен четко идентифицироваться, например по дате "Журнал обслуживания средств измерений от 01.01.2021"... смотрите как Вам интересней так и делайте... про электронный вид выше все написано...

[Мария Иванова]

Добрый вечер ,очень очень Нужна помощь .!!! Ведутся журналы в лаборатории. Одно ответственое лицо за ведение этих журналов , но некоторые журналы заполнены другим почерком , но ответственое лицо проверила и поставила подпись . То что журналы заполнены разными почерками это грубое нарушение ??

[texadmin]

А почему они заполнены разными почерками? Если должен был заполнять один согласно вашей СМК, а заполнял другой то нарушение Вашей СМК. А может у человека два почерка, у меня например их два.

[DigitalError]

То что журналы заполнены разными почерками это грубое нарушение ?

Если в СМК определено, что журнал заполняется единолично, то это нарушение. Мы себе прописали, что образцы подписей лиц (ФИО прописью своей рукой и подпись), имеющих право заполнять конкретный журнал, приведены на оборотной стороне обложки каждого журнала. Если есть подпись - имеет право (значит, начальник лаборатории так решил), нет подписи на обороте обложки - нет права. Таким образом, в случае экстренной необходимости сделать запись в журнале - эта запись просто делается, а затем на обороте обложки этим же человеком прописывается ФИО и образец подписи. И всегда можно сказать, что права этому человеку выдал начальник лаборатории - опровергнуть это не получится

Отправлено спустя 2 минуты 15 секунд:

у меня например их два

"кура лапой" и каллиграфический. Сплошь и рядом практикуется, как оказалось

[Olga_Nesterova]

Одно ответственое лицо за ведение этих журналов

Воюю со своими руководителями подразделений по этому поводу. Не видят разницы между допущенными к ведению журналов и ответственным лицом за ведение журнала. У нас установлены правила: за каждым журналом закреплено конкретное лицо, ответственное за его ведение (соблюдение правил заполнения, отслеживание формы и т.д.) и в каждом журнале образцы подписей допущенных. И через один в журналах вписан ответственный: "исполнитель" Каждый внутренний аудит зачеркивают и пишут фамилию или должность (если она одна) при мне. И каждую проверку это неоднократно нахожу.

[texadmin]

"кура лапой" и каллиграфический.

"кура лапой" и "печатный" что бы разобрать. на каллиграфический он не тянет.
Нам эксперт как то сказал, такое ощущение что у Вас в журналах один человек пишет, хотя мы все пишем.

[Мария Иванова]

texadmin, Olga_Nesterova, проблема в том ,что 5 журналов которые заполняла одно ответственое лицо были повреждены ( затопили соседи) решили их переписать одному человеку слишком долго .вот и
Хотим разными людьми переписать . думаем как правильно это все сделать ?

[texadmin]

Научить плохому? Но тут у каждого свой порог, с места виднее на какие риски можно пойти.

[Olga_Nesterova]

Вот для таких случаев и нужны правила резервного копирования технических записей и правила их восстановления.

Мария Иванова, сложно что-то советовать, не зная какие правила ведения записей у вас установлены. В 17025 нет жестких требований к ведению записей исключительно одним исполнителем. Если он заболел, то процесс встанет? Сомневаюсь.

[Гость]

Добрый день. Подскажите, а все журналы в лаборатории должны быть прошиты? У нас есть журналы, в которые добавляем листы по мере необходимости. Т.е. заранее прошивпть не удобно. Где можно прочитать требования росаккредитации к журналам?

[Мафи]

Добрый день. Подскажите, а все журналы в лаборатории должны быть прошиты? У нас есть журналы, в которые добавляем листы по мере необходимости. Т.е. заранее прошивпть не удобно. Где можно прочитать требования росаккредитации к журналам?

У нас все прошиты в обязательном порядке, и количество листов указаны. Где почитать, не помню:(

[Муртаз]

Гость, Поменяйте название этого журнала, заведите Опись (Реестр) и добавляйте свои листа спокойно, но они должны иметь название к примеру "Рабочий лист", можете "Журналом" назвать и четко идентифицированы, дата, номер листа, их количество. Смотрите, что у Вас в СМК написано по требованиям к Журналам, Первичным записям, Рабочим листам... если про отдельные листы ни чего нет, то отталкивайтесь от требований к Журналам, просто Журнал у Вас будет на три-четыре страницы..., что бы ничего не менять в СМК

[texadmin]

Нет требования обязательно прошивать журналы. Прошивают для того что бы обеспечить сохранность, невозможность подделки, защита от искажений, утери отдельных листов. Образно говоря так Вы можете контролировать свой персонал, или быть уверенным при сдаче в архив что ничего не потеряется. Если вы найдёте другой способ защиты то почему бы и нет
Соответственно если Вы сами ведёте журнал, и сами прошиваете и ставите подпись, то в любой момент сможете поменять листы смысла в этом действии не будет.
Простым языком, по идее это ваша дополнительная не особо обременительная гарантия, которая может стать неудобной если постоянно приходится что то подправлять.

[Мафи]

Нет требования обязательно прошивать журналы.

два года назад эксперты заставили нас прошить и пронумеровать все журналы:(

[texadmin]

Я же написал, смотря какой, например как вы контролируете персонал что он не подменит листы? Наша логика зачем прошивать а вдруг что подменить придется, логика эксперта почему не прошили это ж недолго, вы вот из архива журнал достаете, а уверены что там листы не поменяли, а как вы свой персонал контролируете? Но прямого указания нет, например как электронный подошьете?

[Donglar]

Добрый день. Подскажите мне, пожалуйста. Если у меня рабочий журнал, у которого, соответственно есть свой номер, закончился, мне необходимо сделать точно такой же новый журнал. Вопрос: номер нового журнала должен повторять старый или был старый, скажем №1, а новый будет 1/1. Могу ли я новому журналу присвоить номер старого, если новый журнал такой же как и старый?

[Olga_Il]

номер нового журнала должен повторять старый

Добрый день! номер остается прежним. На титульном листе журнала должно быть указано: Дата начала и Дата окончания ведения записей.