Архив

Приказы минкультуры по архивному делу.

cordek писал(а): ↑19 Август 2019 Приказы минкультуры

А приказы минкультуры касаются нас, испытательную лабораторию? А то росаккредитация, минэкономразвития, минтруда, минприроды. Только минкультуры для пущего счастья не хватало)))

В части архива приказы минкультуры касаются всех.

cordek писал(а): ↑19 Август 2019 В части архива приказы минкультуры касаются всех.

Я просто не в курсе. Он в Минюсте зарегистрирован?

Я вам позже скину перечень пунктов, которые касаются ведения архива в испытательных лабораториях.

У меня просто ощущение, что просто к этому приказу обращаются от безысходности, т.к. ничего другого нет

Непонятно как к этому относится, на соседнем форуме эксперты кого то опять заставили температуру в архиве измерять, накидал ссылок на всякий случай.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
КонсультантПлюс: примечание.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для пленочных материалов - черно-белых (15 °С и 50 - 55 %) и цветных (2 - 5 °С и 40 - 55 %); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 °С и 50 - 65 %.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90 % предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

ГОСТ ISO/IEC 17025—2019 6.3 Помещения и условия окружающей среды
6.3.1 Помещения и условия окружающей среды должны быть пригодными для осуществления лабораторной деятельности и не должны оказывать негативное влияние на достоверность получаемых результатов.
Примечание — Воздействия, которые могут негативно влиять на достоверность результатов, включают
(но не ограничиваются) следующие: микробиологическое загрязнение, пыль, электромагнитные помехи, излучение, влажность, электроснабжение, температура, шум и вибрация.
6.3.2 Требования, предъявляемые к помещениям и условиям окружающей среды, необходимым
для осуществления лабораторной деятельности, должны быть документированы.
6.3.4 Меры по управлению помещениями должны быть внедрены, подвергаться мониторингу и периодическому пересмотру и включать (но не ограничиваться) следующее:
b) предотвращение загрязнений, взаимного влияния или неблагоприятных воздействий на лабораторную деятельность;

А мы прописывали сроки хранения бумажных носителей: заявки 1 год, протоколы от 3 до 5 лет, все инструкции, стандарты предприятия до замены новыми, а в электронном виде хранятся постоянно. К электронным версиям ограниченный доступ, согласно стандартам предприятия. Бумажными носителями пользуемся только мы сами, а электронными все у кого есть доступ.

Подскажите, пожалуйста, можно ли хранить в архиве не прошитые документЫ? У нас протоколы хранятся в электронном виде, подписанные ЭЦП, а первичка и заявки хранятся в шкафу, каждое предприятие в отдельной папке с листом описания вложенных документов.
И второе, мы подписываем ЭЦП протоколы, скаченные из программы, но не подписанные исполнителями, начальником и без печати. Как быть, если через год понадобится выдать дубликат протокола? Он же без подписи? Мы решили, что подписывает за уволенных сотрудников начальник лаборатории, ставит печать и пишет "Копия верна". Правильно ли так будет? Как делаете вы, поделитесь, пожалуйста!

Немного не понял где и что у Вас хранится.
Лично моё мнение, протокол не обязательно должен подписывать исполнитель, вспомните критерии, там только про того кто утверждает, например можно написать
Утверждаю - должность фамилия ЭЦП уполномоченного сотрудника,
Измерил Фамилию.
Если понадобится дубликат (копия, и дубликат разные вещи), Прописываем если заказчику необходимо выдать копию протокола отсылаем файл подписанный ЭЦП, либо выдаём дубликат, печатаем этот файл, ручкой пишем копия электронного документа, печать, роспись. Вероятно в договоре необходимо указать что заказчик согласен с тем что Вы храните у себя электронную копию протокола.

Хочу обратить внимание что по статистке в последнее время много замечаний "хранение электронных документов без резервного копирования"

Мы в бумажном варианте в шкафу храним первичку и заявки. Выглядит так: папка № 1 на предприятие "ООО "Пример". В папке опись вложенных документов и сами документы (заявка от заказчика и наши первичные листы).
Для этого же предприятия, т.е. для ООО "Пример" протоколы хранятся в электронном виде на ПЭВМ, подписанные ЭЦП. Но, что меня волнует, они не в формате ПДФ, не имеют подписи ручкой, т.е. по сути это word документ, выгруженные из программы протоколы. Без ключа нач.лаб. их никто открыть не может. Но, если заказчик запросит у нас копию или дубликат протокола, то нач.лаб его распечатает, но он выглядит как просто word -ский документ. Меня волнует - как и кто подпишет его? Там же, в протоколе, написано: исполнитель, подпись, ФИО исполнителя. А исполнитель может уже уволился. Можно ли нач.лабу. подписать за исполнителя? И какую-то приписку сделать надо? Извините, что так подробно, наверно, еще больше запутала :). Мне очень надо в этом разобраться!

Отправлено спустя 56 секунд:
И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

Lida писал(а): ↑27 Январь 2020 И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

На это не отвечу, не знаю. Сшивание необходимо для контроля сотрудников, а если у Вас печати смысл от этого сшивания.

Lida писал(а): ↑27 Январь 2020 Без ключа нач.лаб. их никто открыть не может.

Какая то странная ЭЦП, первый раз слышу что без ЭЦП не открывается, это же подпись, а не ключ. Вероятно какие то издержки программы. Если без ключа не открывается файл (на до бы уточнить), то однозначно надо хранить в PDF + подпись лица утверждающего протокол. Лица выполняющие измерения могут быть только перечислены.
p.s.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере:
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга:
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

По 17025 протокол должен быть подписан исполнителем. Если у вас

Lida писал(а): ↑27 Январь 2020подписанные ЭЦП.

, то при распечатке должны быть факсимиле подписей. Чтобы так хранить протоколы у каждого исполнителя должна быть своя подпись.
Если ЭЦП только у начальника, то это не корректно.

Lida писал(а): ↑27 Январь 2020 если заказчик запросит у нас копию или дубликат

Копия делается с оригинала и на ней должны быть все подписи. Если исполнитель уволился и его подписи нет, то можно оформить дубликат. Тогда на документе или ставится штамп, или делается надпись, что это дубликат. Начальник может вместо подписи исполнителя просто написать, что оригинал был подписан тем-то и поставить только свою подпись.

Lida писал(а): ↑27 Январь 2020 И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

главное, чтобы он не терялись, а как вы это обеспечиваете ваше дело. Прошивка нужна для исключения подлогов.

scbist писал(а): ↑28 Январь 2020 о 17025 протокол должен быть подписан исполнителем.

Перечитал, не нашёл, есть только:
- 7.8.1.1 Результаты должны быть рассмотрены и утверждены до их выдачи.
- o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет;
Так что моя схема считаю единственная рабочая.

texadmin писал(а): ↑28 Январь 2020 Перечитал, не нашёл,

Спасибо. Это было для меня неожиданным откровением.
Привык видеть под протоколом исполнителя, а на титуле - руководителя. Каюсь. Надо внимательнее читать тексты НД, а не полагаться на традиции.
Всю жизнь у меня под таблицами была запись "Измерения производил: ……." А под протоколом должности всех участников испытаний.
Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.
Надо будет поискать первоисточник. Меня же не просто так во времена СССР дрессировали. Мня сейчас коробит, когда приходят утвержденные документы без авторства.

scbist писал(а): ↑28 Январь 2020 Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.

Можно просто указать, измерения производил Иванов.
o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет; Смысл данного требования я понимаю так, за результат несёт ответственность уполномоченное лицо.

scbist писал(а): ↑28 Январь 2020 Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.

У нас в журнале регистрации проб есть колонка о выданных протоколах.
В журнале регистрации результатов, колонки с шифрами образцов, методиками, показателями и исполнителями.
Это позволяет оперативно отслеживать всю цепочку любой давности.

А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление

Evgenia писал(а): ↑29 Январь 2020 А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление

Так подпись появляется после оформления и выдачи протокола на руки. Поздно уже давить на исполнителя. А до того полная анонимность. Хотя, если в лаборатории работает всего пара человек и по одному направлению имеется только один специалист, то об анонимности изначально нет речи. Тут спасает только шифровка проб.

Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители. Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать, кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.
P.S. Я не спорю, просто мысли вслух.

Если какое-то разовое исследование, может и смысла особого нет, а если договор на год на серию продукции, например, и заказчик несколько раз получает протоколы с неудовлетворительными результатами и видит одних и тех же лиц. У заказчика нарушаются сроки поставки, потеря денег, любовница от него уходит, чувства его переполняют, ненависть сквозит из всех щелей, а лихие 90е еще не стерлись из памяти и он решается на ... месть.

Исполнитель так и так подписи свои ставит за результат, во внутреннем шифрованном протоколе или в журнале регистрации результатов, или еще где нибудь в соответствии с СМК. Он несет ответственность, все равно, внутри лаборатории, за исключением некоторых видов работ.
В соответствии с п. 5.2 "Лаборатория должна определить руководство, которое несет полную ответственность за лабораторию".
Поэтому исполнитель это последний человек который получит по жопе за недостоверные результаты.

А так, если мы рассуждаем гипотетически ("утопически"), то начальник раздает задания согласно компетенции сотрудников, которые в свою очередь постоянно делают ВЛК, подтверждая тем самым свои умения. Если результаты получились недостоверные, значит где-то недосмотр по ВЛК, либо он вообще не выполняется, либо не в том объеме, либо допуск к самостоятельной работе в области аккредитации был дан формально, без проверки сотрудника. Начальник в любом случае будет виноват((

Evgenia писал(а): ↑29 Январь 2020 анонимности исполнителей в протоколах есть смысл.

Здорово придумали.

scbist писал(а): ↑29 Январь 2020 Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность.

Боюсь Вас расстроить но ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо, если исполнитель что то накосил, значит СМК не работает. Если исполнитель сделал это умышленно виноват исполнитель, у него рабочие записи под роспись, или свой журнал, и опять же виновато ответственное лицо за СМК, так как у него не работает СМК и он не смог это предотвратить.

Никто не утверждал что зашифровав сотрудника можно получить беспристрастность, но как одна из мер мне нравится.

Evgenia писал(а): ↑29 Январь 2020 а если договор на год на серию продукции,

У меня мобильники всех исполнителей из трех лабораторий с которыми мы работаем на регулярной основе уже давно в телефон забиты. С начальством я только по финансовым делам общаюсь. Все технические вопросы решаются без посредников.
Правда, это не карательные лаборатории. По их результатам никто штрафы не начисляет.

Отправлено спустя 6 минут:

texadmin писал(а): ↑29 Январь 2020 ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо

Конечно, но когда человек ставит под документом свою подпись, он невольно задумывается о последствиях. Самодисциплина как-то приподнимается. Это чисто психологически.
Кстати, я не раз видел как начальник брызгая слюной и размахивая бумагами кричал, что ты меня подставил, я из-за тебя и т.д.

scbist писал(а):
> Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители.
> Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит
> лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда
> всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать,
> кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.

Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.
Как аналогию приведу НПА по СОУТ - методика №33н. Там предписано содержание протоколов. Так вот там нет фразы "подписано исполнителями". А лишь в п.15 части 16 гласит:
"15) фамилии, имена, отчества (при наличии), должности специалистов организации, проводящей специальную оценку условий труда, проводивших исследования (испытания) и измерения вредного и (или) опасного фактора."
То есть можно написать просто ФИО, должность - и все!
А подпись ставить может только одно уполномоченное лицо, к примеру, Руководитель организации.

texadmin писал(а):
> ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации
> электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих
> требований:
> а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения
> собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
> б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении
> документа в натуральном размере:
> в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться
> друг на друга:
> г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста
> документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
> Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации
> включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа
> электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия
> сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать
> изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания)
> организации в соответствии с действующим законодательством.

Как это сделать? Как в ПДФ получить штампик с данными подписи?

Гость писал(а): ↑31 Январь 2020 Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.

Согласен, но у нас с вами разные испытания. В моих сказано так. Нужны подписи всех причастных. Увы.

Отправлено спустя 8 минут:
Кстати, раз тема не заглохла. Посмотрите старые требования к протоколам ГОСТ Р 51000.3-96. Общие требования к испытательным лабораториям.

► Показать

5.4.3 Протоколы испытаний
Работа, проводимая испытательной лабораторией, отражается в протоколе, показывающем точно, четко и недвусмысленно результаты испытаний и другую относящуюся к ним информацию.
Каждый протокол испытаний должен содержать, по крайней мере, следующие сведения:
- наименование, адрес испытательной лаборатории и место проведения испытания, если оно имеет другой адрес;
- обозначение протокола (например, порядковый номер) и нумерацию каждой страницы, а также общее количество страниц;
- фамилию и адрес заказчика;
- характеристику и обозначение испытуемого образца;
- дату получения образца и дату(ы) проведения испытания;
- обозначение технического задания на проведение испытания, описание метода и процедуры (при необходимости);
- описание процедуры отбора образцов (выборки);
- любые отклонения, дополнения или исключения их технического задания на проведение испытаний или другую информацию, относящуюся к определенному испытанию;
- данные, касающиеся проведения нестандартных методов испытаний или процедур;
- измерения, наблюдения и полученные результаты, подтверждаемые таблицами, графиками, чертежами и фотографиями, в случае необходимости, и любые зарегистрированные отказы;
- констатацию погрешности измерения (в случае необходимости);
- подпись и должность лица (лиц), ответственного(ых) за подготовку протокола испытаний, и дату его составления;
- заявление о том, что протокол касается только образцов, подвергнутых испытанию;
- заявление, исключающее возможность частичной перепечатки протокола без разрешения испытательной лаборатории.

Подпись не утверждающего лица, а подготавливавшего.

Вышел любопытный документ.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Lenore, приветствую! Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива? Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?

DigitalError, Смотрите, сейчас пробежалась по ФЗ, он нам говорит вот что:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Статья 17. Обязанности ... организаций ... по обеспечению сохранности архивных документов
1. ..., организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 24. Доступ к архивным документам
1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

То есть ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.
А по увеличению сроков хранения - методички, я тут прикреплю одну (тоже довольно интересная, но большая) рекомендуют создание экспертной комиссии в организации и принятия решения комиссией об увеличении сроков.
Можно сделать проще - приказом руководителя организации признать сроки хранения документов по следующему перечню ...(тут пишите документы и увеличенные по сравнению с приказами и пр. нормативкой сроки их хранения) в связи с производственной необходимостью. И все. Нарушений ФЗ и приказов нет, а вы признали, что документы вам нужны и можете их хранить нужное для вас время.

Хотя, я щас внимательнее прочитала.. Может электронный документ - это справочно-поисковая система...
Уточнила по методичке и поняла - электронные дела могут быть, они также включаются в общую номенклатуру. Но есть одно но - что у нас ведется на бумаге - хранится на бумаге. Если документооборот полностью электронный - тогда мы формируем, соответственно, полностью электронный архив. Вот.

Lenore писал(а): ↑13 Февраль 2020 ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.

Lenore писал(а): ↑13 Февраль 2020 устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Вот она суть, спасибо! У вас на любой вопрос в ответ документ "выскакивает", как черт из табакерки, чувствуется солидный опыт :)

DigitalError, ох, засмущали вы меня Спасибо) Опыт не то чтобы, но сами знаете, с нашими меняющимися законами и требованиями приходиться по диагонали все это читать и нужное выискивать)))

scbist писал(а): ↑31 Январь 2020 Подпись не утверждающего лица, а подготавливавшего

Подготовить протокол может и начальник, для этого он использует рабочие записи сотрудников.

DigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива?

Никто не запрещал.

DigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске)

На заре Росаккредитации так и доказывали что запись неизменна, записывали на не перезаписываемый диск, в иннете была полу статья полу рекомендация по ведению архивов на дисках, смысл хранить в темноте, поменьше перепадов температуры, поменьше влажность, периодический часть дисков проверяется, если обнаруживаются ошибки, перезаписываются (диски действительно могут 10 лет не пережить).

DigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?

НД - Конечно нет, вообще сейчас не особо дорого вообще на вечное хранение. Так ни разу ещё информацию не удалял, диск пока заполняется технологии развиваются, при заполнении переношу на более ёмкий, старый под резервное копирование. Эксперты правда заявляют что это лапша на уши, и не может быть что не уничтожаете.
Если не уничтожите как велит СМК, замечание.

texadmin писал(а): ↑13 Февраль 2020 Если не уничтожите как велит СМК, замечание

Пока оно не попало в акт - это не замечание, а мнение :) А в акт не попадает потому, что обоснование несоответствия найти не могут - а значит, и нет его

DigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 что обоснование несоответствия найти не могут

Как не могут, у Вас например процедурах написано раз в три года уничтожаете информацию, а вы не делаете.

texadmin, так это если написано так. У нас написано - по решению комиссии (комиссия из начлаба и его зама "собирается" ежегодно и "решает", что ничего уничтожать не надо, о чем составляется протокол "заседания"). Ну или установить для всех электронных доков срок хранения "постоянно". Или внести изменения в Руководство по качеству (никто ж не мешает) и допустить "вечное" хранение - вариантов масса

Нас предприятии есть архив Общества.Ежегодно собирают перечень документов с каждого подразделения. И выставляют сроки хранения по номенклатуре дел и уничтожение тоже по акту при комиссии.Мы здесь не сами.

Отправлено спустя 37 секунд:
И им мы передаем документы постоянного рока хранения. Они потом в госархив.

ma_1983_za писал(а): ↑14 Февраль 2020 потом в госархив

с приставкой "гос" всегда сложно было. Может бюрократия, а может особые требования (например, историческая ценность и т.п.). Коммерсантам (АО, ООО) проще.

Есть такая штука в архиве - срок хранения ДМН (до минования надобности) но не менее __ лет.
Можно на все электронные документы ставить, и хранить сколько надо.

cordek писал(а): ↑14 Февраль 2020срок хранения ДМН

Интересно, посмотрю

https://youtu.be/Jwoxqxf6mTg

Добрый день!
П. 8.4.2 приписывает, что лаборатория должна иметь правила систематизации ведения архива. Какие это могут быть правила? Как документы будут располагаться в шкафах архива?

Ujcnm, грубо говоря -да, чаще всего- это систематизация по годам, а в папке каждого года - систематизация согласно, например, номенклатуре ( у меня это группы документов- уставные, распорядительные, персонал, протоколы и тд и тп). Если каких-то документов много(рабочие журналы, протоколы) то по ним можно отдельные папки или подшивки формировать.

Систематизации — классификация, то есть распределение объектов согласно группам подобия и различия между ними. Что бы знали что, как, куда, когда класть и откуда, как брать.

Коллеги, подскажите.
В старых критериях было требование по хранению в течение 3х лет документов по результатам деятельности ИЛ.
В новых требование убрали, просто должны быть сроки. И 17025 тоже не конкретизирует срок. Таким образом получается сама ИЛ теперь регламентирует эти сроки? Сколько пропишем в РК столько и будет?!

Liftman писал(а): ↑21 Декабрь 2020 Сколько пропишем в РК столько и будет?!

Для некоторых документов сроки определён другими актами, и вроде 75 лет бывает.
Менее трёх не советую при любых требованиях. Есть ряд причин, так например подтверждение опыта.

Liftman,
Есть еще Перечни типовых архивных документов (научно-технических и административных). По ним сроки могут быть и "постоянными". Например, протоколы испытаний по этим перечням надо хранить 10 лет. Инструкции, устанавливающие порядок испытаний - постоянно.

Гость писал(а): ↑21 Декабрь 2020 Для некоторых документов сроки определён другими актами, и вроде 75 лет бывает.
Менее трёх не советую при любых требованиях. Есть ряд причин, так например подтверждение опыта.

Эту тему уже поднимали.
1) Вроде как протоколы должны хранить по Критериям по п24.6.б) ....течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений... т.е. протоколы вроде как 3 года надо хранить.
2) Технические (первичные) записи. По Критериям по ним толком ничего не нашёл. По ГОСТу 17025 п. 7.5.2. Лаборатория должна обеспечивать прослеживаемость изменений, вносимых в технические записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений. А срок не указан.. И вот тут мы подходим к пункту 8.4 Управление записями (вариант А)
8.4.1 Лаборатория должна вести и сохранять разборчивые записи с целью подтверждения соблюдения требований настоящего стандарта.
8.4.2 Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования, архивирования, поиска, срока хранения и уничтожения своих записей. Лаборатория должна сохранять записи в течение периода, установленного договорными обязательствами.
Получается , что единственный срок которые прописан для записей это срок договора с заказчиком??? Или я не прав???? Т.е. заключили договор на Произв. контроль на 3 месяца с января 2021 года по март 2021года. Измерили предположим освещение, шум и вибрацию в течении этих 3-ёх месяцев. Выдали все протоколы заказчику. Их храним 3 года, а технические записи спокойно можем уничтожать (ну любое другое слово) в апреле 2021 года. Вопрос кто как думает где конкретно в ГОСТе или Критериях прописан срок хранения технических записей они же первичные записи при измерениях?????

17025
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчета...
лабораторная деятельность - измерение, отбор проб, калибровка.

тут не явно, но 7.5.1 явно говорит что записи должны быть.
7.8.1.2 Результаты должны быть представлены точно, четко, недвусмысленно и объективно, как правило, в форме отчета (например, отчет об испытаниях, свидетельство (сертификат) о калибровке или акт отбора образцов) и должны включать в себя всю информацию, согласованную с заказчиком и необходимую для интерпретации результатов, а также всю информацию, требуемую в соответствии с применяемым методом. Все оформленные отчеты должны быть сохранены в качестве технических записей.

17025 и Критерии не устанавливают сроков хранения. Тут надо опираться на здравый смысл и Приказы Минкульта об архивных документах (выше их поминали). По Приказам протоколы испытаний хранят не менее 10 лет. Для первички можем сами устанавливать сроки. Только не надо забывать о ПК-2, на которых проверяют ровно прошедший промежуток времени с прошлой ПК. Ну и рациональное зерно: насколько часто у вас просят достать бумажки трех-четырех-пятилетней давности?
У нас в большинстве своем срок хранения всех технических записей - не менее 5 лет. Дальше хранят/уничтожают по решению руководителя.

Здравствуйте, какие требования к архиву в 2021 году, какой документ ?

ГОСТ 17025, и критерии