Архив

[texadmin]

И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

На это не отвечу, не знаю. Сшивание необходимо для контроля сотрудников, а если у Вас печати смысл от этого сшивания.

Без ключа нач.лаб. их никто открыть не может.

Какая то странная ЭЦП, первый раз слышу что без ЭЦП не открывается, это же подпись, а не ключ. Вероятно какие то издержки программы. Если без ключа не открывается файл (на до бы уточнить), то однозначно надо хранить в PDF + подпись лица утверждающего протокол. Лица выполняющие измерения могут быть только перечислены.
p.s.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере:
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга:
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

[scbist]

По 17025 протокол должен быть подписан исполнителем. Если у вас

подписанные ЭЦП.

, то при распечатке должны быть факсимиле подписей. Чтобы так хранить протоколы у каждого исполнителя должна быть своя подпись.
Если ЭЦП только у начальника, то это не корректно.

если заказчик запросит у нас копию или дубликат

Копия делается с оригинала и на ней должны быть все подписи. Если исполнитель уволился и его подписи нет, то можно оформить дубликат. Тогда на документе или ставится штамп, или делается надпись, что это дубликат. Начальник может вместо подписи исполнителя просто написать, что оригинал был подписан тем-то и поставить только свою подпись.

И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

главное, чтобы он не терялись, а как вы это обеспечиваете ваше дело. Прошивка нужна для исключения подлогов.

[texadmin]

о 17025 протокол должен быть подписан исполнителем.

Перечитал, не нашёл, есть только:
- 7.8.1.1 Результаты должны быть рассмотрены и утверждены до их выдачи.
- o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет;
Так что моя схема считаю единственная рабочая.

[scbist]

Перечитал, не нашёл,

Спасибо. Это было для меня неожиданным откровением.
Привык видеть под протоколом исполнителя, а на титуле - руководителя. Каюсь. Надо внимательнее читать тексты НД, а не полагаться на традиции.
Всю жизнь у меня под таблицами была запись "Измерения производил: ……." А под протоколом должности всех участников испытаний.
Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.
Надо будет поискать первоисточник. Меня же не просто так во времена СССР дрессировали. Мня сейчас коробит, когда приходят утвержденные документы без авторства.

[texadmin]

Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.

Можно просто указать, измерения производил Иванов.
o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет; Смысл данного требования я понимаю так, за результат несёт ответственность уполномоченное лицо.

[Evgenia]

Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.

У нас в журнале регистрации проб есть колонка о выданных протоколах.
В журнале регистрации результатов, колонки с шифрами образцов, методиками, показателями и исполнителями.
Это позволяет оперативно отслеживать всю цепочку любой давности.

А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление

[scbist]

А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление

Так подпись появляется после оформления и выдачи протокола на руки. Поздно уже давить на исполнителя. А до того полная анонимность. Хотя, если в лаборатории работает всего пара человек и по одному направлению имеется только один специалист, то об анонимности изначально нет речи. Тут спасает только шифровка проб.

Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители. Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать, кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.
P.S. Я не спорю, просто мысли вслух.

[Evgenia]

Если какое-то разовое исследование, может и смысла особого нет, а если договор на год на серию продукции, например, и заказчик несколько раз получает протоколы с неудовлетворительными результатами и видит одних и тех же лиц. У заказчика нарушаются сроки поставки, потеря денег, любовница от него уходит, чувства его переполняют, ненависть сквозит из всех щелей, а лихие 90е еще не стерлись из памяти и он решается на ... месть.

Исполнитель так и так подписи свои ставит за результат, во внутреннем шифрованном протоколе или в журнале регистрации результатов, или еще где нибудь в соответствии с СМК. Он несет ответственность, все равно, внутри лаборатории, за исключением некоторых видов работ.
В соответствии с п. 5.2 "Лаборатория должна определить руководство, которое несет полную ответственность за лабораторию".
Поэтому исполнитель это последний человек который получит по жопе за недостоверные результаты.

А так, если мы рассуждаем гипотетически ("утопически"), то начальник раздает задания согласно компетенции сотрудников, которые в свою очередь постоянно делают ВЛК, подтверждая тем самым свои умения. Если результаты получились недостоверные, значит где-то недосмотр по ВЛК, либо он вообще не выполняется, либо не в том объеме, либо допуск к самостоятельной работе в области аккредитации был дан формально, без проверки сотрудника. Начальник в любом случае будет виноват((

[texadmin]

анонимности исполнителей в протоколах есть смысл.

Здорово придумали.

Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность.

Боюсь Вас расстроить но ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо, если исполнитель что то накосил, значит СМК не работает. Если исполнитель сделал это умышленно виноват исполнитель, у него рабочие записи под роспись, или свой журнал, и опять же виновато ответственное лицо за СМК, так как у него не работает СМК и он не смог это предотвратить.

Никто не утверждал что зашифровав сотрудника можно получить беспристрастность, но как одна из мер мне нравится.

[scbist]

а если договор на год на серию продукции,

У меня мобильники всех исполнителей из трех лабораторий с которыми мы работаем на регулярной основе уже давно в телефон забиты. С начальством я только по финансовым делам общаюсь. Все технические вопросы решаются без посредников.
Правда, это не карательные лаборатории. По их результатам никто штрафы не начисляет.

Отправлено спустя 6 минут:

ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо

Конечно, но когда человек ставит под документом свою подпись, он невольно задумывается о последствиях. Самодисциплина как-то приподнимается. Это чисто психологически.
Кстати, я не раз видел как начальник брызгая слюной и размахивая бумагами кричал, что ты меня подставил, я из-за тебя и т.д.

[Гость]

scbist писал(а):
> Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители.
> Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит
> лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда
> всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать,
> кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.

Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.
Как аналогию приведу НПА по СОУТ - методика №33н. Там предписано содержание протоколов. Так вот там нет фразы "подписано исполнителями". А лишь в п.15 части 16 гласит:
"15) фамилии, имена, отчества (при наличии), должности специалистов организации, проводящей специальную оценку условий труда, проводивших исследования (испытания) и измерения вредного и (или) опасного фактора."
То есть можно написать просто ФИО, должность - и все!
А подпись ставить может только одно уполномоченное лицо, к примеру, Руководитель организации.

[Гость]

texadmin писал(а):
> ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации
> электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих
> требований:
> а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения
> собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
> б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении
> документа в натуральном размере:
> в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться
> друг на друга:
> г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста
> документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
> Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации
> включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа
> электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия
> сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать
> изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания)
> организации в соответствии с действующим законодательством.

Как это сделать? Как в ПДФ получить штампик с данными подписи?

[scbist]

Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.

Согласен, но у нас с вами разные испытания. В моих сказано так. Нужны подписи всех причастных. Увы.

Отправлено спустя 8 минут:
Кстати, раз тема не заглохла. Посмотрите старые требования к протоколам ГОСТ Р 51000.3-96. Общие требования к испытательным лабораториям.

► Показать

5.4.3 Протоколы испытаний
Работа, проводимая испытательной лабораторией, отражается в протоколе, показывающем точно, четко и недвусмысленно результаты испытаний и другую относящуюся к ним информацию.
Каждый протокол испытаний должен содержать, по крайней мере, следующие сведения:
- наименование, адрес испытательной лаборатории и место проведения испытания, если оно имеет другой адрес;
- обозначение протокола (например, порядковый номер) и нумерацию каждой страницы, а также общее количество страниц;
- фамилию и адрес заказчика;
- характеристику и обозначение испытуемого образца;
- дату получения образца и дату(ы) проведения испытания;
- обозначение технического задания на проведение испытания, описание метода и процедуры (при необходимости);
- описание процедуры отбора образцов (выборки);
- любые отклонения, дополнения или исключения их технического задания на проведение испытаний или другую информацию, относящуюся к определенному испытанию;
- данные, касающиеся проведения нестандартных методов испытаний или процедур;
- измерения, наблюдения и полученные результаты, подтверждаемые таблицами, графиками, чертежами и фотографиями, в случае необходимости, и любые зарегистрированные отказы;
- констатацию погрешности измерения (в случае необходимости);
- подпись и должность лица (лиц), ответственного(ых) за подготовку протокола испытаний, и дату его составления;
- заявление о том, что протокол касается только образцов, подвергнутых испытанию;
- заявление, исключающее возможность частичной перепечатки протокола без разрешения испытательной лаборатории.

Подпись не утверждающего лица, а подготавливавшего.

[Lenore]

Вышел любопытный документ.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

[DigitalError]

Lenore, приветствую! Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива? Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?

[Lenore]

DigitalError, Смотрите, сейчас пробежалась по ФЗ, он нам говорит вот что:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Статья 17. Обязанности ... организаций ... по обеспечению сохранности архивных документов
1. ..., организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 24. Доступ к архивным документам
1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

То есть ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.
А по увеличению сроков хранения - методички, я тут прикреплю одну (тоже довольно интересная, но большая) рекомендуют создание экспертной комиссии в организации и принятия решения комиссией об увеличении сроков.
Можно сделать проще - приказом руководителя организации признать сроки хранения документов по следующему перечню ...(тут пишите документы и увеличенные по сравнению с приказами и пр. нормативкой сроки их хранения) в связи с производственной необходимостью. И все. Нарушений ФЗ и приказов нет, а вы признали, что документы вам нужны и можете их хранить нужное для вас время.


Хотя, я щас внимательнее прочитала.. Может электронный документ - это справочно-поисковая система...
Уточнила по методичке и поняла - электронные дела могут быть, они также включаются в общую номенклатуру. Но есть одно но - что у нас ведется на бумаге - хранится на бумаге. Если документооборот полностью электронный - тогда мы формируем, соответственно, полностью электронный архив. Вот.

[DigitalError]

ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.

устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Вот она суть, спасибо! У вас на любой вопрос в ответ документ "выскакивает", как черт из табакерки, чувствуется солидный опыт :)

[Lenore]

DigitalError, ох, засмущали вы меня Спасибо) Опыт не то чтобы, но сами знаете, с нашими меняющимися законами и требованиями приходиться по диагонали все это читать и нужное выискивать)))

[cordek]

Подпись не утверждающего лица, а подготавливавшего

Подготовить протокол может и начальник, для этого он использует рабочие записи сотрудников.

[texadmin]

Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива?

Никто не запрещал.

Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске)

На заре Росаккредитации так и доказывали что запись неизменна, записывали на не перезаписываемый диск, в иннете была полу статья полу рекомендация по ведению архивов на дисках, смысл хранить в темноте, поменьше перепадов температуры, поменьше влажность, периодический часть дисков проверяется, если обнаруживаются ошибки, перезаписываются (диски действительно могут 10 лет не пережить).

будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?

НД - Конечно нет, вообще сейчас не особо дорого вообще на вечное хранение. Так ни разу ещё информацию не удалял, диск пока заполняется технологии развиваются, при заполнении переношу на более ёмкий, старый под резервное копирование. Эксперты правда заявляют что это лапша на уши, и не может быть что не уничтожаете.
Если не уничтожите как велит СМК, замечание.

[DigitalError]

Если не уничтожите как велит СМК, замечание

Пока оно не попало в акт - это не замечание, а мнение :) А в акт не попадает потому, что обоснование несоответствия найти не могут - а значит, и нет его

[texadmin]

что обоснование несоответствия найти не могут

Как не могут, у Вас например процедурах написано раз в три года уничтожаете информацию, а вы не делаете.

[DigitalError]

texadmin, так это если написано так. У нас написано - по решению комиссии (комиссия из начлаба и его зама "собирается" ежегодно и "решает", что ничего уничтожать не надо, о чем составляется протокол "заседания"). Ну или установить для всех электронных доков срок хранения "постоянно". Или внести изменения в Руководство по качеству (никто ж не мешает) и допустить "вечное" хранение - вариантов масса

[ma_1983_za]

Нас предприятии есть архив Общества.Ежегодно собирают перечень документов с каждого подразделения. И выставляют сроки хранения по номенклатуре дел и уничтожение тоже по акту при комиссии.Мы здесь не сами.

Отправлено спустя 37 секунд:
И им мы передаем документы постоянного рока хранения. Они потом в госархив.

[DigitalError]

потом в госархив

с приставкой "гос" всегда сложно было. Может бюрократия, а может особые требования (например, историческая ценность и т.п.). Коммерсантам (АО, ООО) проще.