Архив

[cordek]

Приказы минкультуры по архивному делу.

[1want2be]

Приказы минкультуры

А приказы минкультуры касаются нас, испытательную лабораторию? А то росаккредитация, минэкономразвития, минтруда, минприроды. Только минкультуры для пущего счастья не хватало)))

[cordek]

В части архива приказы минкультуры касаются всех.

[Метролог]

В части архива приказы минкультуры касаются всех.

Я просто не в курсе. Он в Минюсте зарегистрирован?

[cordek]

Я вам позже скину перечень пунктов, которые касаются ведения архива в испытательных лабораториях.

[Метролог]

У меня просто ощущение, что просто к этому приказу обращаются от безысходности, т.к. ничего другого нет

[texadmin]

Непонятно как к этому относится, на соседнем форуме эксперты кого то опять заставили температуру в архиве измерять, накидал ссылок на всякий случай.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
КонсультантПлюс: примечание.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для пленочных материалов - черно-белых (15 °С и 50 - 55 %) и цветных (2 - 5 °С и 40 - 55 %); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 °С и 50 - 65 %.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90 % предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.


ГОСТ ISO/IEC 17025—2019 6.3 Помещения и условия окружающей среды
6.3.1 Помещения и условия окружающей среды должны быть пригодными для осуществления лабораторной деятельности и не должны оказывать негативное влияние на достоверность получаемых результатов.
Примечание — Воздействия, которые могут негативно влиять на достоверность результатов, включают
(но не ограничиваются) следующие: микробиологическое загрязнение, пыль, электромагнитные помехи, излучение, влажность, электроснабжение, температура, шум и вибрация.
6.3.2 Требования, предъявляемые к помещениям и условиям окружающей среды, необходимым
для осуществления лабораторной деятельности, должны быть документированы.
6.3.4 Меры по управлению помещениями должны быть внедрены, подвергаться мониторингу и периодическому пересмотру и включать (но не ограничиваться) следующее:
b) предотвращение загрязнений, взаимного влияния или неблагоприятных воздействий на лабораторную деятельность;

[Стажер]

А мы прописывали сроки хранения бумажных носителей: заявки 1 год, протоколы от 3 до 5 лет, все инструкции, стандарты предприятия до замены новыми, а в электронном виде хранятся постоянно. К электронным версиям ограниченный доступ, согласно стандартам предприятия. Бумажными носителями пользуемся только мы сами, а электронными все у кого есть доступ.

[Lida]

Подскажите, пожалуйста, можно ли хранить в архиве не прошитые документЫ? У нас протоколы хранятся в электронном виде, подписанные ЭЦП, а первичка и заявки хранятся в шкафу, каждое предприятие в отдельной папке с листом описания вложенных документов.
И второе, мы подписываем ЭЦП протоколы, скаченные из программы, но не подписанные исполнителями, начальником и без печати. Как быть, если через год понадобится выдать дубликат протокола? Он же без подписи? Мы решили, что подписывает за уволенных сотрудников начальник лаборатории, ставит печать и пишет "Копия верна". Правильно ли так будет? Как делаете вы, поделитесь, пожалуйста!

[texadmin]

Немного не понял где и что у Вас хранится.
Лично моё мнение, протокол не обязательно должен подписывать исполнитель, вспомните критерии, там только про того кто утверждает, например можно написать
Утверждаю - должность фамилия ЭЦП уполномоченного сотрудника,
Измерил Фамилию.
Если понадобится дубликат (копия, и дубликат разные вещи), Прописываем если заказчику необходимо выдать копию протокола отсылаем файл подписанный ЭЦП, либо выдаём дубликат, печатаем этот файл, ручкой пишем копия электронного документа, печать, роспись. Вероятно в договоре необходимо указать что заказчик согласен с тем что Вы храните у себя электронную копию протокола.

Хочу обратить внимание что по статистке в последнее время много замечаний "хранение электронных документов без резервного копирования"

[Lida]

Мы в бумажном варианте в шкафу храним первичку и заявки. Выглядит так: папка № 1 на предприятие "ООО "Пример". В папке опись вложенных документов и сами документы (заявка от заказчика и наши первичные листы).
Для этого же предприятия, т.е. для ООО "Пример" протоколы хранятся в электронном виде на ПЭВМ, подписанные ЭЦП. Но, что меня волнует, они не в формате ПДФ, не имеют подписи ручкой, т.е. по сути это word документ, выгруженные из программы протоколы. Без ключа нач.лаб. их никто открыть не может. Но, если заказчик запросит у нас копию или дубликат протокола, то нач.лаб его распечатает, но он выглядит как просто word -ский документ. Меня волнует - как и кто подпишет его? Там же, в протоколе, написано: исполнитель, подпись, ФИО исполнителя. А исполнитель может уже уволился. Можно ли нач.лабу. подписать за исполнителя? И какую-то приписку сделать надо? Извините, что так подробно, наверно, еще больше запутала :). Мне очень надо в этом разобраться!

Отправлено спустя 56 секунд:
И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

[texadmin]

И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

На это не отвечу, не знаю. Сшивание необходимо для контроля сотрудников, а если у Вас печати смысл от этого сшивания.

Без ключа нач.лаб. их никто открыть не может.

Какая то странная ЭЦП, первый раз слышу что без ЭЦП не открывается, это же подпись, а не ключ. Вероятно какие то издержки программы. Если без ключа не открывается файл (на до бы уточнить), то однозначно надо хранить в PDF + подпись лица утверждающего протокол. Лица выполняющие измерения могут быть только перечислены.
p.s.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере:
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга:
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

[scbist]

По 17025 протокол должен быть подписан исполнителем. Если у вас

подписанные ЭЦП.

, то при распечатке должны быть факсимиле подписей. Чтобы так хранить протоколы у каждого исполнителя должна быть своя подпись.
Если ЭЦП только у начальника, то это не корректно.

если заказчик запросит у нас копию или дубликат

Копия делается с оригинала и на ней должны быть все подписи. Если исполнитель уволился и его подписи нет, то можно оформить дубликат. Тогда на документе или ставится штамп, или делается надпись, что это дубликат. Начальник может вместо подписи исполнителя просто написать, что оригинал был подписан тем-то и поставить только свою подпись.

И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?

главное, чтобы он не терялись, а как вы это обеспечиваете ваше дело. Прошивка нужна для исключения подлогов.

[texadmin]

о 17025 протокол должен быть подписан исполнителем.

Перечитал, не нашёл, есть только:
- 7.8.1.1 Результаты должны быть рассмотрены и утверждены до их выдачи.
- o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет;
Так что моя схема считаю единственная рабочая.

[scbist]

Перечитал, не нашёл,

Спасибо. Это было для меня неожиданным откровением.
Привык видеть под протоколом исполнителя, а на титуле - руководителя. Каюсь. Надо внимательнее читать тексты НД, а не полагаться на традиции.
Всю жизнь у меня под таблицами была запись "Измерения производил: ……." А под протоколом должности всех участников испытаний.
Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.
Надо будет поискать первоисточник. Меня же не просто так во времена СССР дрессировали. Мня сейчас коробит, когда приходят утвержденные документы без авторства.

[texadmin]

Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.

Можно просто указать, измерения производил Иванов.
o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет; Смысл данного требования я понимаю так, за результат несёт ответственность уполномоченное лицо.

[Evgenia]

Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.

У нас в журнале регистрации проб есть колонка о выданных протоколах.
В журнале регистрации результатов, колонки с шифрами образцов, методиками, показателями и исполнителями.
Это позволяет оперативно отслеживать всю цепочку любой давности.

А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление

[scbist]

А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление

Так подпись появляется после оформления и выдачи протокола на руки. Поздно уже давить на исполнителя. А до того полная анонимность. Хотя, если в лаборатории работает всего пара человек и по одному направлению имеется только один специалист, то об анонимности изначально нет речи. Тут спасает только шифровка проб.

Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители. Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать, кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.
P.S. Я не спорю, просто мысли вслух.

[Evgenia]

Если какое-то разовое исследование, может и смысла особого нет, а если договор на год на серию продукции, например, и заказчик несколько раз получает протоколы с неудовлетворительными результатами и видит одних и тех же лиц. У заказчика нарушаются сроки поставки, потеря денег, любовница от него уходит, чувства его переполняют, ненависть сквозит из всех щелей, а лихие 90е еще не стерлись из памяти и он решается на ... месть.

Исполнитель так и так подписи свои ставит за результат, во внутреннем шифрованном протоколе или в журнале регистрации результатов, или еще где нибудь в соответствии с СМК. Он несет ответственность, все равно, внутри лаборатории, за исключением некоторых видов работ.
В соответствии с п. 5.2 "Лаборатория должна определить руководство, которое несет полную ответственность за лабораторию".
Поэтому исполнитель это последний человек который получит по жопе за недостоверные результаты.

А так, если мы рассуждаем гипотетически ("утопически"), то начальник раздает задания согласно компетенции сотрудников, которые в свою очередь постоянно делают ВЛК, подтверждая тем самым свои умения. Если результаты получились недостоверные, значит где-то недосмотр по ВЛК, либо он вообще не выполняется, либо не в том объеме, либо допуск к самостоятельной работе в области аккредитации был дан формально, без проверки сотрудника. Начальник в любом случае будет виноват((

[texadmin]

анонимности исполнителей в протоколах есть смысл.

Здорово придумали.

Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность.

Боюсь Вас расстроить но ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо, если исполнитель что то накосил, значит СМК не работает. Если исполнитель сделал это умышленно виноват исполнитель, у него рабочие записи под роспись, или свой журнал, и опять же виновато ответственное лицо за СМК, так как у него не работает СМК и он не смог это предотвратить.

Никто не утверждал что зашифровав сотрудника можно получить беспристрастность, но как одна из мер мне нравится.

[scbist]

а если договор на год на серию продукции,

У меня мобильники всех исполнителей из трех лабораторий с которыми мы работаем на регулярной основе уже давно в телефон забиты. С начальством я только по финансовым делам общаюсь. Все технические вопросы решаются без посредников.
Правда, это не карательные лаборатории. По их результатам никто штрафы не начисляет.

Отправлено спустя 6 минут:

ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо

Конечно, но когда человек ставит под документом свою подпись, он невольно задумывается о последствиях. Самодисциплина как-то приподнимается. Это чисто психологически.
Кстати, я не раз видел как начальник брызгая слюной и размахивая бумагами кричал, что ты меня подставил, я из-за тебя и т.д.

[Гость]

scbist писал(а):
> Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители.
> Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит
> лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда
> всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать,
> кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.

Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.
Как аналогию приведу НПА по СОУТ - методика №33н. Там предписано содержание протоколов. Так вот там нет фразы "подписано исполнителями". А лишь в п.15 части 16 гласит:
"15) фамилии, имена, отчества (при наличии), должности специалистов организации, проводящей специальную оценку условий труда, проводивших исследования (испытания) и измерения вредного и (или) опасного фактора."
То есть можно написать просто ФИО, должность - и все!
А подпись ставить может только одно уполномоченное лицо, к примеру, Руководитель организации.

[Гость]

texadmin писал(а):
> ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации
> электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих
> требований:
> а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения
> собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
> б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении
> документа в натуральном размере:
> в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться
> друг на друга:
> г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста
> документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
> Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации
> включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа
> электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия
> сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать
> изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания)
> организации в соответствии с действующим законодательством.

Как это сделать? Как в ПДФ получить штампик с данными подписи?

[scbist]

Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.

Согласен, но у нас с вами разные испытания. В моих сказано так. Нужны подписи всех причастных. Увы.

Отправлено спустя 8 минут:
Кстати, раз тема не заглохла. Посмотрите старые требования к протоколам ГОСТ Р 51000.3-96. Общие требования к испытательным лабораториям.

► Показать

5.4.3 Протоколы испытаний
Работа, проводимая испытательной лабораторией, отражается в протоколе, показывающем точно, четко и недвусмысленно результаты испытаний и другую относящуюся к ним информацию.
Каждый протокол испытаний должен содержать, по крайней мере, следующие сведения:
- наименование, адрес испытательной лаборатории и место проведения испытания, если оно имеет другой адрес;
- обозначение протокола (например, порядковый номер) и нумерацию каждой страницы, а также общее количество страниц;
- фамилию и адрес заказчика;
- характеристику и обозначение испытуемого образца;
- дату получения образца и дату(ы) проведения испытания;
- обозначение технического задания на проведение испытания, описание метода и процедуры (при необходимости);
- описание процедуры отбора образцов (выборки);
- любые отклонения, дополнения или исключения их технического задания на проведение испытаний или другую информацию, относящуюся к определенному испытанию;
- данные, касающиеся проведения нестандартных методов испытаний или процедур;
- измерения, наблюдения и полученные результаты, подтверждаемые таблицами, графиками, чертежами и фотографиями, в случае необходимости, и любые зарегистрированные отказы;
- констатацию погрешности измерения (в случае необходимости);
- подпись и должность лица (лиц), ответственного(ых) за подготовку протокола испытаний, и дату его составления;
- заявление о том, что протокол касается только образцов, подвергнутых испытанию;
- заявление, исключающее возможность частичной перепечатки протокола без разрешения испытательной лаборатории.

Подпись не утверждающего лица, а подготавливавшего.

[Lenore]

Вышел любопытный документ.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.