Архив
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 892
- Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
- Благодарил (а): 64 раза
- Поблагодарили: 315 раз
Контроль окружающей среды и СИ.
Приказы минкультуры по архивному делу.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
email:cek-ufa@ya.ru
Теги:
Контроль окружающей среды и СИ.
А приказы минкультуры касаются нас, испытательную лабораторию? А то
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 892
- Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
- Благодарил (а): 64 раза
- Поблагодарили: 315 раз
Контроль окружающей среды и СИ.
В части архива приказы минкультуры касаются всех.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
email:cek-ufa@ya.ru
-
-
- Сообщения: 442
- Зарегистрирован: 3 года 4 месяца
- Благодарил (а): 4 раза
- Поблагодарили: 42 раза
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 892
- Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
- Благодарил (а): 64 раза
- Поблагодарили: 315 раз
Контроль окружающей среды и СИ.
Я вам позже скину перечень пунктов, которые касаются ведения архива в испытательных лабораториях.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
email:cek-ufa@ya.ru
-
-
- Сообщения: 442
- Зарегистрирован: 3 года 4 месяца
- Благодарил (а): 4 раза
- Поблагодарили: 42 раза
Контроль окружающей среды и СИ.
У меня просто ощущение, что просто к этому приказу обращаются от безысходности, т.к. ничего другого нет
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Архив
Непонятно как к этому относится, на соседнем форуме эксперты кого то опять заставили температуру в архиве измерять, накидал ссылок на всякий случай.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
КонсультантПлюс: примечание.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
3.3.2. Дела временного хранениясо сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для пленочных материалов - черно-белых (15 °С и 50 - 55 %) и цветных (2 - 5 °С и 40 - 55 %); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 °С и 50 - 65 %.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90 % предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярногоизмерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
ГОСТ ISO/IEC17025 —2019 6.3 Помещения и условия окружающей среды
6.3.1 Помещения и условия окружающей среды должны быть пригодными для осуществления лабораторной деятельности и не должны оказывать негативное влияние на достоверность получаемых результатов.
Примечание — Воздействия, которые могут негативно влиять на достоверность результатов, включают
(но не ограничиваются) следующие: микробиологическое загрязнение, пыль, электромагнитные помехи, излучение, влажность, электроснабжение, температура, шум и вибрация.
6.3.2 Требования, предъявляемые к помещениям и условиям окружающей среды, необходимым
для осуществления лабораторной деятельности, должны быть документированы.
6.3.4 Меры по управлению помещениями должны быть внедрены, подвергаться мониторингу и периодическому пересмотру и включать (но не ограничиваться) следующее:
b) предотвращение загрязнений, взаимного влияния или неблагоприятных воздействий на лабораторную деятельность;
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
КонсультантПлюс: примечание.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
3.3.2. Дела временного хранения
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для пленочных материалов - черно-белых (15 °С и 50 - 55 %) и цветных (2 - 5 °С и 40 - 55 %); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 °С и 50 - 65 %.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90 % предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
ГОСТ ISO/IEC
6.3.1 Помещения и условия окружающей среды должны быть пригодными для осуществления лабораторной деятельности и не должны оказывать негативное влияние на достоверность получаемых результатов.
Примечание — Воздействия, которые могут негативно влиять на достоверность результатов, включают
(но не ограничиваются) следующие: микробиологическое загрязнение, пыль, электромагнитные помехи, излучение, влажность, электроснабжение, температура, шум и вибрация.
6.3.2 Требования, предъявляемые к помещениям и условиям окружающей среды, необходимым
для осуществления лабораторной деятельности, должны быть документированы.
6.3.4 Меры по управлению помещениями должны быть внедрены, подвергаться мониторингу и периодическому пересмотру и включать (но не ограничиваться) следующее:
b) предотвращение загрязнений, взаимного влияния или неблагоприятных воздействий на лабораторную деятельность;
-
-
- Сообщения: 18
- Зарегистрирован: 1 год 3 месяца
Архив
А мы прописывали сроки хранения бумажных носителей: заявки 1 год, протоколы от 3 до 5 лет, все инструкции, стандарты предприятия до замены новыми, а в электронном виде хранятся постоянно. К электронным версиям ограниченный доступ, согласно стандартам предприятия. Бумажными носителями пользуемся только мы сами, а электронными все у кого есть доступ.
Архив
Подскажите, пожалуйста, можно ли хранить в архиве не прошитые документЫ? У нас протоколы хранятся в электронном виде, подписанные ЭЦП , а первичка и заявки хранятся в шкафу, каждое предприятие в отдельной папке с листом описания вложенных документов.
И второе, мы подписываемЭЦП протоколы, скаченные из программы, но не подписанные исполнителями, начальником и без печати. Как быть, если через год понадобится выдать дубликат протокола? Он же без подписи? Мы решили, что подписывает за уволенных сотрудников начальник лаборатории, ставит печать и пишет "Копия верна". Правильно ли так будет? Как делаете вы, поделитесь, пожалуйста!
И второе, мы подписываем
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Архив
Немного не понял где и что у Вас хранится.
Лично моё мнение, протокол не обязательно должен подписывать исполнитель, вспомните критерии, там только про того кто утверждает, например можно написать
Утверждаю - должность фамилияЭЦП уполномоченного сотрудника,
Измерил Фамилию.
Если понадобитсядубликат (копия, и дубликат разные вещи), Прописываем если заказчику необходимо выдать копию протокола отсылаем файл подписанный ЭЦП , либо выдаём дубликат , печатаем этот файл, ручкой пишем копия электронного документа, печать, роспись. Вероятно в договоре необходимо указать что заказчик согласен с тем что Вы храните у себя электронную копию протокола.
Хочу обратить внимание что по статистке в последнее время много замечаний "хранение электронных документов без резервного копирования"
Лично моё мнение, протокол не обязательно должен подписывать исполнитель, вспомните критерии, там только про того кто утверждает, например можно написать
Утверждаю - должность фамилия
Измерил Фамилию.
Если понадобится
Хочу обратить внимание что по статистке в последнее время много замечаний "хранение электронных документов без резервного копирования"
Архив
Мы в бумажном варианте в шкафу храним первичку и заявки. Выглядит так: папка № 1 на предприятие "ООО "Пример". В папке опись вложенных документов и сами документы (заявка от заказчика и наши первичные листы).
Для этого же предприятия, т.е. для ООО "Пример" протоколы хранятся в электронном виде на ПЭВМ, подписанныеЭЦП . Но, что меня волнует, они не в формате ПДФ, не имеют подписи ручкой, т.е. по сути это word документ, выгруженные из программы протоколы. Без ключа нач.лаб. их никто открыть не может. Но, если заказчик запросит у нас копию или дубликат протокола, то нач.лаб его распечатает, но он выглядит как просто word -ский документ. Меня волнует - как и кто подпишет его? Там же, в протоколе, написано: исполнитель, подпись, ФИО исполнителя. А исполнитель может уже уволился. Можно ли нач.лабу. подписать за исполнителя? И какую-то приписку сделать надо? Извините, что так подробно, наверно, еще больше запутала :). Мне очень надо в этом разобраться!
Отправлено спустя 56 секунд:
И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?
Для этого же предприятия, т.е. для ООО "Пример" протоколы хранятся в электронном виде на ПЭВМ, подписанные
Отправлено спустя 56 секунд:
И правильно ли будет, что в архиве документы не сшиты, а просто вложена опись?
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Архив
На это не отвечу, не знаю. Сшивание необходимо для контроля сотрудников, а если у Вас печати смысл от этого сшивания.
Какая то странная
p.s.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере:
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга:
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.
-
-
- Сообщения: 101
- Зарегистрирован: 2 года 9 месяцев
- Поблагодарили: 15 раз
Архив
По 17025 протокол должен быть подписан исполнителем. Если у вас
ЕслиЭЦП только у начальника, то это не корректно.дубликат . Тогда на документе или ставится штамп, или делается надпись, что это дубликат . Начальник может вместо подписи исполнителя просто написать, что оригинал был подписан тем-то и поставить только свою подпись.
, то при распечатке должны быть факсимиле подписей. Чтобы так хранить протоколы у каждого исполнителя должна быть своя подпись.
Если
Копия делается с оригинала и на ней должны быть все подписи. Если исполнитель уволился и его подписи нет, то можно оформить
главное, чтобы он не терялись, а как вы это обеспечиваете ваше дело. Прошивка нужна для исключения подлогов.
-
-
- Сообщения: 101
- Зарегистрирован: 2 года 9 месяцев
- Поблагодарили: 15 раз
Архив
Спасибо. Это было для меня неожиданным откровением.
Привык видеть под протоколом исполнителя, а на титуле - руководителя. Каюсь. Надо внимательнее читать тексты НД, а не полагаться на традиции.
Всю жизнь у меня под таблицами была запись "
Это позволяет найти при необходимости журнал с рабочими записями через продолжительное время после испытаний.
Надо будет поискать первоисточник. Меня же не просто так во времена СССР дрессировали. Мня сейчас коробит, когда приходят утвержденные документы без авторства.
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Архив
Можно просто указать,
o) идентификацию лиц(а), утвердивших(его) отчет; Смысл данного требования я понимаю так, за результат несёт ответственность уполномоченное лицо.
Архив
У нас в журнале регистрации проб есть колонка о выданных протоколах.
В журнале регистрации результатов, колонки с шифрами образцов, методиками, показателями и исполнителями.
Это позволяет оперативно отслеживать всю цепочку любой давности.
А по поводу анонимности исполнителей в протоколах есть смысл. Как объяснял эксперт, чтобы у заказчиков не было соблазна найти исполнителя и оказать на него давление
-
-
- Сообщения: 101
- Зарегистрирован: 2 года 9 месяцев
- Поблагодарили: 15 раз
Архив
Так подпись появляется после оформления и выдачи протокола на руки. Поздно уже давить на исполнителя. А до того полная анонимность. Хотя, если в лаборатории работает всего пара человек и по одному направлению имеется только один специалист, то об анонимности изначально нет речи. Тут спасает только шифровка проб.
Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители. Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать, кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.
P.S. Я не спорю, просто мысли вслух.
Архив
Если какое-то разовое исследование, может и смысла особого нет, а если договор на год на серию продукции, например, и заказчик несколько раз получает протоколы с неудовлетворительными результатами и видит одних и тех же лиц. У заказчика нарушаются сроки поставки, потеря денег, любовница от него уходит, чувства его переполняют, ненависть сквозит из всех щелей, а лихие 90е еще не стерлись из памяти и он решается на ... месть.
Исполнитель так и так подписи свои ставит за результат, во внутреннем шифрованном протоколе или в журнале регистрации результатов, или еще где нибудь в соответствии с СМК. Он несет ответственность, все равно, внутри лаборатории, за исключением некоторых видов работ.
В соответствии с п. 5.2 "Лаборатория должна определить руководство, которое несет полную ответственность за лабораторию".
Поэтому исполнитель это последний человек который получит по жопе за недостоверные результаты.
А так, если мы рассуждаем гипотетически ("утопически"), то начальник раздает задания согласно компетенции сотрудников, которые в свою очередь постоянно делаютВЛК , подтверждая тем самым свои умения. Если результаты получились недостоверные, значит где-то недосмотр по ВЛК , либо он вообще не выполняется, либо не в том объеме, либо допуск к самостоятельной работе в области аккредитации был дан формально, без проверки сотрудника. Начальник в любом случае будет виноват((
Исполнитель так и так подписи свои ставит за результат, во внутреннем шифрованном протоколе или в журнале регистрации результатов, или еще где нибудь в соответствии с СМК. Он несет ответственность, все равно, внутри лаборатории, за исключением некоторых видов работ.
В соответствии с п. 5.2 "
Поэтому исполнитель это последний человек который получит по жопе за недостоверные результаты.
А так, если мы рассуждаем гипотетически ("утопически"), то начальник раздает задания согласно компетенции сотрудников, которые в свою очередь постоянно делают
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Архив
Здорово придумали.
Боюсь Вас расстроить но ответственность за протокол несёт уполномоченное лицо, если исполнитель что то накосил, значит СМК не работает. Если исполнитель сделал это умышленно виноват исполнитель, у него рабочие записи под роспись, или свой журнал, и опять же виновато ответственное лицо за СМК, так как у него не работает СМК и он не смог это предотвратить.
Никто не утверждал что зашифровав сотрудника можно получить
-
-
- Сообщения: 101
- Зарегистрирован: 2 года 9 месяцев
- Поблагодарили: 15 раз
Архив
У меня мобильники всех исполнителей из трех лабораторий с которыми мы работаем на регулярной основе уже давно в телефон забиты. С начальством я только по финансовым делам общаюсь. Все технические вопросы решаются без посредников.
Правда, это не карательные лаборатории. По их результатам никто штрафы не начисляет.
Отправлено спустя 6 минут:
Конечно, но когда человек ставит под документом свою подпись, он невольно задумывается о последствиях. Самодисциплина как-то приподнимается. Это чисто психологически.
Кстати, я не раз видел как начальник брызгая слюной и размахивая бумагами кричал, что ты меня подставил, я из-за тебя и т.д.
Архив
scbist писал(а):
> Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители.
> Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит
> лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда
> всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать,
> кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.
Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.
Как аналогию приведу НПА по СОУТ -методика №33н. Там предписано содержание протоколов. Так вот там нет фразы "подписано исполнителями". А лишь в п.15 части 16 гласит:
"15) фамилии, имена, отчества (при наличии), должности специалистов организации, проводящей специальную оценку условий труда, проводивших исследования (испытания) иизмерения вредного и (или) опасного фактора."
То есть можно написать просто ФИО, должность - и все!
А подпись ставить может только одно уполномоченное лицо, к примеру, Руководитель организации.
> Посмотрел ГОСТы на конкретно свои испытания. Там написано, что подписывают все исполнители.
> Для меня это логично, т.к. подпись это еще и ответственность. Поставил подпись,значит
> лично отвечаешь за результат, а не начальник. С исполнителя проще спросить, откуда
> всплыла эта цифирка, чем обращаться к начальнику, он пару дней будет вспоминать,
> кто занимался, потом спросит исполнителя и еще через неделю ответит вам.
Смотрите внимательнее формулировку с ГОСТ.
Как аналогию приведу НПА по СОУТ -
"15) фамилии, имена, отчества (при наличии), должности специалистов организации, проводящей специальную оценку условий труда, проводивших исследования (испытания) и
То есть можно написать просто ФИО, должность - и все!
А подпись ставить может только одно уполномоченное лицо, к примеру, Руководитель организации.
Архив
texadmin писал(а):
> ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации
> электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих
> требований:
> а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения
> собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
> б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении
> документа в натуральном размере:
> в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться
> друг на друга:
> г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста
> документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
> Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации
> включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа
> электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия
> сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать
> изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания)
> организации в соответствии с действующим законодательством.
Как это сделать? Как в ПДФ получить штампик с данными подписи?
> ГОСТ Р 7.0.97-2016 5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации
> электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих
> требований:
> а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения
> собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе:
> б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении
> документа в натуральном размере:
> в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться
> друг на друга:
> г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста
> документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
> Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации
> включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа
> электронной подписи, фамилию, имя. отчество владельца сертификата, срок действия
> сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать
> изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания)
> организации в соответствии с действующим законодательством.
Как это сделать? Как в ПДФ получить штампик с данными подписи?
-
-
- Сообщения: 101
- Зарегистрирован: 2 года 9 месяцев
- Поблагодарили: 15 раз
Архив
Согласен, но у нас с вами разные испытания. В моих сказано так. Нужны подписи всех причастных. Увы.
Отправлено спустя 8 минут:
Кстати, раз тема не заглохла. Посмотрите старые требования к протоколам ГОСТ Р 51000.3-96. Общие требования к испытательным лабораториям.
► Показать
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 378
- Зарегистрирован: 1 год 4 месяца
- Благодарил (а): 99 раз
- Поблагодарили: 152 раза
Архив
Вышел любопытный документ.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
В Перечень включены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.
- Вложения
-
Приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г N 236 Об утверждени.pdf
- (1.51 МБ) 401 скачивание
Архив
Lenore, приветствую! Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива? Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 378
- Зарегистрирован: 1 год 4 месяца
- Благодарил (а): 99 раз
- Поблагодарили: 152 раза
Архив
DigitalError, Смотрите, сейчас пробежалась по ФЗ, он нам говорит вот что:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Статья 17. Обязанности ... организаций ... по обеспечению сохранности архивных документов
1. ..., организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 24. Доступ к архивным документам
1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
То есть ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.
А по увеличению сроков хранения - методички, я тут прикреплю одну (тоже довольно интересная, но большая) рекомендуют создание экспертной комиссии в организации и принятия решения комиссией об увеличении сроков.
Можно сделать проще - приказом руководителя организации признать сроки хранения документов по следующему перечню ...(тут пишите документы и увеличенные по сравнению с приказами и пр. нормативкой сроки их хранения) в связи с производственной необходимостью. И все. Нарушений ФЗ и приказов нет, а вы признали, что документы вам нужны и можете их хранить нужное для вас время.
Хотя, я щас внимательнее прочитала.. Может электронный документ - это справочно-поисковая система...
Уточнила по методичке и поняла - электронные дела могут быть, они также включаются в общую номенклатуру. Но есть одно но - что у нас ведется на бумаге - хранится на бумаге. Если документооборот полностью электронный - тогда мы формируем, соответственно, полностью электронный архив. Вот.
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Статья 17. Обязанности ... организаций ... по обеспечению сохранности архивных документов
1. ..., организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 24. Доступ к архивным документам
1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
То есть ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.
А по увеличению сроков хранения - методички, я тут прикреплю одну (тоже довольно интересная, но большая) рекомендуют создание экспертной комиссии в организации и принятия решения комиссией об увеличении сроков.
Можно сделать проще - приказом руководителя организации признать сроки хранения документов по следующему перечню ...(тут пишите документы и увеличенные по сравнению с приказами и пр. нормативкой сроки их хранения) в связи с производственной необходимостью. И все. Нарушений ФЗ и приказов нет, а вы признали, что документы вам нужны и можете их хранить нужное для вас время.
Хотя, я щас внимательнее прочитала.. Может электронный документ - это справочно-поисковая система...
Уточнила по методичке и поняла - электронные дела могут быть, они также включаются в общую номенклатуру. Но есть одно но - что у нас ведется на бумаге - хранится на бумаге. Если документооборот полностью электронный - тогда мы формируем, соответственно, полностью электронный архив. Вот.
- Вложения
-
metod-recommendation-2018.pdf
- (1.84 МБ) 110 скачиваний
Архив
Вот она суть, спасибо! У вас на любой вопрос в ответ документ "выскакивает", как черт из табакерки, чувствуется солидный опыт :)
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 378
- Зарегистрирован: 1 год 4 месяца
- Благодарил (а): 99 раз
- Поблагодарили: 152 раза
Архив
DigitalError, ох, засмущали вы меня Спасибо) Опыт не то чтобы, но сами знаете, с нашими меняющимися законами и требованиями приходиться по диагонали все это читать и нужное выискивать)))
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Архив
Никто не запрещал.DigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива?
На зареDigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске)
НД - Конечно нет, вообще сейчас не особо дорого вообще на вечное хранение. Так ни разу ещё информацию не удалял, диск пока заполняется технологии развиваются, при заполнении переношу на более ёмкий, старый под резервное копирование. Эксперты правда заявляют что это лапша на уши, и не может быть что не уничтожаете.DigitalError писал(а): ↑13 Февраль 2020 будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?
Если не уничтожите как велит СМК, замечание.
Архив
texadmin, так это если написано так. У нас написано - по решению комиссии (комиссия из начлаба и его зама "собирается" ежегодно и "решает", что ничего уничтожать не надо, о чем составляется протокол "заседания"). Ну или установить для всех электронных доков срок хранения "постоянно". Или внести изменения в Руководство по качеству (никто ж не мешает) и допустить "вечное" хранение - вариантов масса
-
-
- Сообщения: 63
- Зарегистрирован: 2 года 2 месяца
- Благодарил (а): 5 раз
- Поблагодарили: 15 раз
Архив
Нас предприятии есть архив Общества.Ежегодно собирают перечень документов с каждого подразделения. И выставляют сроки хранения по номенклатуре дел и уничтожение тоже по акту при комиссии.Мы здесь не сами.
Отправлено спустя 37 секунд:
И им мы передаем документы постоянного рока хранения. Они потом в госархив.
Отправлено спустя 37 секунд:
И им мы передаем документы постоянного рока хранения. Они потом в госархив.
Архив
с приставкой "гос" всегда сложно было. Может бюрократия, а может особые требования (например, историческая ценность и т.п.). Коммерсантам (АО, ООО) проще.
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 892
- Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
- Благодарил (а): 64 раза
- Поблагодарили: 315 раз
Архив
Есть такая штука в архиве - срок хранения ДМН (до минования надобности) но не менее __ лет.
Можно на все электронные документы ставить, и хранить сколько надо.
Можно на все электронные документы ставить, и хранить сколько надо.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
email:cek-ufa@ya.ru
Re: Архив
Добрый день!
П. 8.4.2 приписывает, чтолаборатория должна иметь правила систематизации ведения архива. Какие это могут быть правила? Как документы будут располагаться в шкафах архива?
П. 8.4.2 приписывает, что
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 378
- Зарегистрирован: 1 год 4 месяца
- Благодарил (а): 99 раз
- Поблагодарили: 152 раза
Re: Архив
Ujcnm, грубо говоря -да, чаще всего- это систематизация по годам, а в папке каждого года - систематизация согласно, например, номенклатуре ( у меня это группы документов- уставные, распорядительные, персонал, протоколы и тд и тп). Если каких-то документов много(рабочие журналы, протоколы) то по ним можно отдельные папки или подшивки формировать.
Помощь в подготовке лабораторий к аккредитации, разработка документов, консультации
akkr-lab@yandex.ru
akkr-lab@yandex.ru
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Re: Архив
Систематизации — классификация, то есть распределение объектов согласно группам подобия и различия между ними. Что бы знали что, как, куда, когда класть и откуда, как брать.
-
-
- Сообщения: 66
- Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
- Благодарил (а): 4 раза
- Поблагодарили: 10 раз
Re: Критерии аккредитации и перечень документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям
Коллеги, подскажите.
В старых критериях было требование по хранению в течение 3х лет документов по результатам деятельности ИЛ.
В новых требование убрали, просто должны быть сроки. И17025 тоже не конкретизирует срок. Таким образом получается сама ИЛ теперь регламентирует эти сроки? Сколько пропишем в РК столько и будет?!
В старых критериях было требование по хранению в течение 3х лет документов по результатам деятельности ИЛ.
В новых требование убрали, просто должны быть сроки. И
Re: Критерии аккредитации и перечень документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям
Для некоторых документов сроки определён другими актами, и вроде 75 лет бывает.
Менее трёх не советую при любых требованиях. Есть ряд причин, так например подтверждение опыта.
-
-
- Сообщения: 177
- Зарегистрирован: 1 год 6 месяцев
- Благодарил (а): 19 раз
- Поблагодарили: 62 раза
Re: Критерии аккредитации и перечень документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям
Liftman,
Есть еще Перечни типовых архивных документов (научно-технических и административных). По ним сроки могут быть и "постоянными". Например, протоколы испытаний по этим перечням надо хранить 10 лет. Инструкции, устанавливающие порядок испытаний - постоянно.
Есть еще Перечни типовых архивных документов (научно-технических и административных). По ним сроки могут быть и "постоянными". Например, протоколы испытаний по этим перечням надо хранить 10 лет. Инструкции, устанавливающие порядок испытаний - постоянно.

-
-
- Сообщения: 28
- Зарегистрирован: 1 год
- Поблагодарили: 10 раз
Re: Архив
Эту тему уже поднимали.
1) Вроде как протоколы должны хранить по Критериям по п24.6.б) ....течение трех лет
2) Технические (первичные) записи. По Критериям по ним толком ничего не нашёл. По ГОСТу
8.4.1
8.4.2
Получается , что единственный срок которые прописан для записей это срок договора с заказчиком??? Или я не прав???? Т.е. заключили договор на Произв. контроль на 3 месяца с января 2021 года по март 2021года. Измерили предположим освещение, шум и вибрацию в течении этих 3-ёх месяцев. Выдали все протоколы заказчику. Их храним 3 года, а технические записи спокойно можем уничтожать (ну любое другое слово) в апреле 2021 года. Вопрос кто как думает где конкретно в ГОСТе или Критериях прописан срок хранения технических записей они же первичные записи при измерениях?????
-
- Администратор
- Сообщения: 3275
- Зарегистрирован: 4 года 1 месяц
- Благодарил (а): 633 раза
- Поблагодарили: 395 раз
Re: Архив
7.5.1
лабораторная деятельность -
тут не явно, но 7.5.1 явно говорит что записи должны быть.
7.8.1.2 Результаты должны быть представлены точно, четко, недвусмысленно и объективно, как правило, в форме отчета (например, отчет об испытаниях, свидетельство (сертификат) о калибровке или акт отбора образцов) и должны включать в себя всю информацию, согласованную с заказчиком и необходимую для интерпретации результатов, а также всю информацию, требуемую в соответствии с применяемым методом. Все оформленные отчеты должны быть сохранены в качестве технических записей.
-
-
- Сообщения: 177
- Зарегистрирован: 1 год 6 месяцев
- Благодарил (а): 19 раз
- Поблагодарили: 62 раза
Re: Архив
У нас в большинстве своем срок хранения всех технических записей - не менее 5 лет. Дальше хранят/уничтожают по решению руководителя.
-
-
- Сообщения: 2
- Зарегистрирован: 17 дней