Архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 2

DigitalError
 
 
Сообщения: 267
Стаж: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 47 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение DigitalError » 13 Февраль 2020

Lenore, приветствую! Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива? Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?

Теги:

Аватара пользователя

Lenore
 
 
Сообщения: 175
Стаж: 7 месяцев
Поблагодарили: 69 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Lenore » 13 Февраль 2020

DigitalError, Смотрите, сейчас пробежалась по ФЗ, он нам говорит вот что:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
Статья 17. Обязанности ... организаций ... по обеспечению сохранности архивных документов
1. ..., организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
Статья 24. Доступ к архивным документам
1.1. Доступ к архивным документам обеспечивается:
1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;
2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

То есть ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.
А по увеличению сроков хранения - методички, я тут прикреплю одну (тоже довольно интересная, но большая) рекомендуют создание экспертной комиссии в организации и принятия решения комиссией об увеличении сроков.
Можно сделать проще - приказом руководителя организации признать сроки хранения документов по следующему перечню ...(тут пишите документы и увеличенные по сравнению с приказами и пр. нормативкой сроки их хранения) в связи с производственной необходимостью. И все. Нарушений ФЗ и приказов нет, а вы признали, что документы вам нужны и можете их хранить нужное для вас время.


Хотя, я щас внимательнее прочитала.. Может электронный документ - это справочно-поисковая система...
Уточнила по методичке и поняла - электронные дела могут быть, они также включаются в общую номенклатуру. Но есть одно но - что у нас ведется на бумаге - хранится на бумаге. Если документооборот полностью электронный - тогда мы формируем, соответственно, полностью электронный архив. Вот.
Вложения
metod-recommendation-2018.pdf
(1.84 МБ) 41 скачивание


DigitalError
 
 
Сообщения: 267
Стаж: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 47 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение DigitalError » 13 Февраль 2020

Lenore писал(а):
13 Февраль 2020
ФЗ не запрещает нам иметь архив в электронном виде.
Lenore писал(а):
13 Февраль 2020
устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Вот она суть, спасибо! У вас на любой вопрос в ответ документ "выскакивает", как черт из табакерки, чувствуется солидный опыт :)

Аватара пользователя

Lenore
 
 
Сообщения: 175
Стаж: 7 месяцев
Поблагодарили: 69 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Lenore » 13 Февраль 2020

DigitalError, ох, засмущали вы меня Спасибо) Опыт не то чтобы, но сами знаете, с нашими меняющимися законами и требованиями приходиться по диагонали все это читать и нужное выискивать)))


cordek
Партнёр форума
Сообщения: 630
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 199 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение cordek » 13 Февраль 2020

scbist писал(а):
31 Январь 2020
Подпись не утверждающего лица, а подготавливавшего
Подготовить протокол может и начальник, для этого он использует рабочие записи сотрудников.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2669
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 281 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 13 Февраль 2020

DigitalError писал(а):
13 Февраль 2020
Вы видели где-нибудь требование о запрете ведения электронного архива?
Никто не запрещал.
DigitalError писал(а):
13 Февраль 2020
Как считаете - будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске)
На заре Росаккредитации так и доказывали что запись неизменна, записывали на не перезаписываемый диск, в иннете была полу статья полу рекомендация по ведению архивов на дисках, смысл хранить в темноте, поменьше перепадов температуры, поменьше влажность, периодический часть дисков проверяется, если обнаруживаются ошибки, перезаписываются (диски действительно могут 10 лет не пережить).
DigitalError писал(а):
13 Февраль 2020
будет ли нарушением, если документы продолжают храниться (например, на DVD диске) за пределами установленных лабораторией/НД сроков хранения?
НД - Конечно нет, вообще сейчас не особо дорого вообще на вечное хранение. Так ни разу ещё информацию не удалял, диск пока заполняется технологии развиваются, при заполнении переношу на более ёмкий, старый под резервное копирование. Эксперты правда заявляют что это лапша на уши, и не может быть что не уничтожаете.
Если не уничтожите как велит СМК, замечание.


DigitalError
 
 
Сообщения: 267
Стаж: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 47 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение DigitalError » 13 Февраль 2020

texadmin писал(а):
13 Февраль 2020
Если не уничтожите как велит СМК, замечание
Пока оно не попало в акт - это не замечание, а мнение :) А в акт не попадает потому, что обоснование несоответствия найти не могут - а значит, и нет его

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2669
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 281 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 13 Февраль 2020

DigitalError писал(а):
13 Февраль 2020
что обоснование несоответствия найти не могут
Как не могут, у Вас например процедурах написано раз в три года уничтожаете информацию, а вы не делаете.


DigitalError
 
 
Сообщения: 267
Стаж: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 47 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение DigitalError » 13 Февраль 2020

texadmin, так это если написано так. У нас написано - по решению комиссии (комиссия из начлаба и его зама "собирается" ежегодно и "решает", что ничего уничтожать не надо, о чем составляется протокол "заседания"). Ну или установить для всех электронных доков срок хранения "постоянно". Или внести изменения в Руководство по качеству (никто ж не мешает) и допустить "вечное" хранение - вариантов масса


ma_1983_za
 
 
Сообщения: 63
Стаж: 1 год 6 месяцев
Поблагодарили: 13 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение ma_1983_za » 14 Февраль 2020

Нас предприятии есть архив Общества.Ежегодно собирают перечень документов с каждого подразделения. И выставляют сроки хранения по номенклатуре дел и уничтожение тоже по акту при комиссии.Мы здесь не сами.

Отправлено спустя 37 секунд:
И им мы передаем документы постоянного рока хранения. Они потом в госархив.


DigitalError
 
 
Сообщения: 267
Стаж: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 47 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение DigitalError » 14 Февраль 2020

ma_1983_za писал(а):
14 Февраль 2020
потом в госархив
с приставкой "гос" всегда сложно было. Может бюрократия, а может особые требования (например, историческая ценность и т.п.). Коммерсантам (АО, ООО) проще.


cordek
Партнёр форума
Сообщения: 630
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 199 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение cordek » 14 Февраль 2020

Есть такая штука в архиве - срок хранения ДМН (до минования надобности) но не менее __ лет.
Можно на все электронные документы ставить, и хранить сколько надо.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2669
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 281 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 14 Февраль 2020

cordek писал(а):
14 Февраль 2020
срок хранения ДМН
Интересно, посмотрю

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2669
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 281 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 15 Май 2020


Вложения 2

Вернуться в «Система менеджмента качества»