Архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 2
Аватара пользователя

Гость

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Гость »

Срок хранения рабочих журналов, протоколов, актов 5 лет или 3?

Теги:
Аватара пользователя

Гость

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Гость »

В ГОСТ 17025, только требования, без расшифровки, сколько хранятся документы, как оформлять в архив документацию. подскажите где можно это посмотреть?

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 409
Зарегистрирован: 2 года 1 месяц
Поблагодарили: 142 раза

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Гость, Архив

Приказы Минкультуры №1182 от 31.07.2007 и №236 от 20.12.2019 - сроки хранения типовых архивных документов.
ФЗ-125 от 22.10.2004 "Об архивном деле РФ" - правила.

Учтите, что по большей части ФЗ касается госслужб, вам нужна своя система, учитывающая здравый смысл и требования 17025.

Мафи
 
 
Сообщения: 80
Зарегистрирован: 10 месяцев
Поблагодарили: 6 раз
Пол:

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Мафи »

Гость писал(а): 19 Февраль 2021 оформлять в архив документацию. подскажите где можно это посмотреть?
вот тоже интересно! именно КАК??? просто в папочку положить или штамп, прошить и т.д. По этому поводу мало информации.

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 409
Зарегистрирован: 2 года 1 месяц
Поблагодарили: 142 раза

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Мафи писал(а): 19 Февраль 2021КАК???
Так, чтобы обеспечить сохранность и неизменность. Чтобы нельзя было достать и заменить лист в записях - значит нумеруем листы, прошиваем и скрепляем подписью начальника/директора. Электронные записи подписываем ЭЦП...
Документы можно не шить, если в колонтитуле указаны реквизиты документа.

Ладно, давайте покажу как описано у нас.
Есть общие требования: порядок формирования архива. Есть частные требования: правила оформления и передачи в архив, они уже разные к документам и записям.

Общие требования:
5.13 Отменённые документы хранят в архивах. Архивы размещают в установленных местах: в отдельных металлических или деревянных шкафах, секциях шкафов, снабженных запирающими устройствами или опечатанных/опломбированных. Ключи/печати/пломбиры хранят начальники лабораторий или сотрудники ответственные за ведение архива. Архивы обозначают соответствующей надписью. Архив должен располагаться в помещении ЦАЛ, исключающем воздействие негативных факторов: паров кислот или иных едких растворов. Располагать архив в помещениях, в которых непосредственно выполняют работы по испытаниям (за исключением работ, связанных с вычислением и оформлением результатов, учетом и хранением драгоценных металлов) - запрещено.
5.13.1 Архивные документы группируют по типам (например: МКХА, инструкции и т.д.). Документы в архиве хранят в идентифицированных и пронумерованных папках, файлах или коробках. Папки (файлы, коробки) размещают по порядку их номеров. В лабораториях ЦАЛ место хранения (полка, часть полки) отдельного типа документов подписывают. Документы в папках (файлах, коробках) размещают в хронологическом порядке по времени передачи в архив.
5.13.2 Архивные записи хранят в идентифицированных и пронумерованных папках, коробках или журналах, сгруппированных по годам и/или по типу. Записи в местах хранения располагают по типам в хронологическом порядке.

Документы (внутренние, внешние мы не храним):
7.7.1 Оригиналы отмененных документов, включая все изменения к ним, хранит ответственный за документы ЦАЛ в Архиве документов ЦАЛ.
7.7.2 Ответственный за документы ЦАЛ регистрирует отмененный документ в журнале «Архив документов» (Приложение 10) и присваивает идентификационный архивный номер (А-№, где № - порядковый номер из журнала «Архив документов»).
...
7.7.3 На титульном листе отмененного документа ответственный за документы ЦАЛ делает отметку об отмене с указанием номера распоряжения об отмене, идентификационного архивного номера документа, даты и подписи и перемещает его в архив. Допускается дополнительно перечеркивать титульный лист документа цветным маркером.

Записи:
9.3.3 Если в регистраторе вели технические записи, относящиеся к испытаниям в области аккредитации ЦАЛ в ФСА (даже если к испытаниям в области аккредитации ЦАЛ в ФСА относилась часть записей), к хранению регистратора предъявляют дополнительные требования, указанные в п 9.3.6. (если не вели, то просто зарегистрировали в журнале архива записей и убрали в архив).

9.3.4 Хранение записей в бумажном виде
...
9.3.4.3 Допускается группировать однотипные регистраторы в более крупные единицы хранения (папки, коробки и др.), дублируя идентификационные признаки всех хранящихся в них регистраторов на внешней поверхности.

9.3.5 Хранение записей в электронном виде
9.3.5.1 Записи ЦАЛ и лабораторий ЦАЛ, в общем случае, хранят в сетевой папке ЦАЛ в виде подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью и зашифрованных файлов или zip-архивов.
Периодичность и порядок архивирования электронных файлов с первичными данными ... установлены в инструкциях лабораторий ЦАЛ.
9.3.5.2 Ответственность за ведение архива электронных записей несет ответственный за документы ЦАЛ.
9.3.5.3 По окончании ведения электронного регистратора ответственный за ведение этого регистратора удаляет из журнала регистраторов сведения о нем и вносит запись в журнал архива регистраторов. Электронный файл помещает в папку «Документы ЦАЛ\Записи\Архив записей\На архивирование (без ЭП)» и уведомляет устно или посредством электронной почты ответственного за документы ЦАЛ. Ответственный за документы подписывает файл электронной подписью и зашифровывает его. Зашифрованный файл перемещает в папку соответствующей лаборатории директории «Архив записей».
Порядок и правила подписания и шифрования архивных записей приведен в Приложении 13.
9.3.5.4 Допускается хранить копии подписанных электронной подписью записей при сохранении зашифрованного файла в архиве.
...
9.3.6 Дополнительные требования к хранению архивных технических записей, относящихся к испытаниям в области аккредитации ЦАЛ в ФСА:
 Бумажные носители должны иметь титульный лист, оформленный в соответствии с 9.2.6 (там правила оформления журнала), с указанием общего количества листов. Листы должны быть пронумерованы, прошиты (или скреплены типографским способом), прошивка должна быть скреплена этикеткой с подписью начальника лаборатории.
 С бумажных носителей первичных технических записей делают скан-копию и размещают ее в сетевой папке. В журнале архива регистраторов указывают место хранения резервной копии. Допускается создавать резервные копии в бумажном виде при условии хранения исходной архивной записи и резервной в отдельных помещениях.
Аватара пользователя

Татьяна Андреевна

Аккредитация на поверку от начала и до ....

Непрочитанное сообщение Татьяна Андреевна »

Добрый день! Для формирования электронной базы НД, мы используем информационно-справочную систему Техэксперт. Для отслеживания в бумажном варианте, ведется Журнал учета нормативной документации с 2019 года, в котором зарегистрирован весь перечень НД, используемый в АЛ. В этом журнале содержится информация о НД, кому она выдана, кем выдана и кем получена, соответственно с подписями. Данный журнал был заведен менеджером по качеству, который уже не работает в АЛ. На сегодняшний момент этот журнал закончился, т.к. был пронумерован и сшит, но выданной документацией мы еще пользуемся. Создали новый журнал, в который перенесли всю информацию и уже этот журнал хотим формировать путем докладывания листов по мере необходимости без прошивки и нумерации страниц, о чем прописали у себя в РК. Но, возник вопрос! Больше половины документации выдано менеджером, который уже не работает, соответственно, его подпись о том, что им была выдана документация в 2019г. мы поставить не можем, да и остальных сотрудников будет проблемно собрать подписи за всю документацию в 150 листах. Подскажите пожалуйста, как правильно оформить журнал, может как-то сослаться на предыдущий, в котором вся информация и подписи имеются, только как это грамотно сделать?

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 409
Зарегистрирован: 2 года 1 месяц
Поблагодарили: 142 раза

Аккредитация на поверку от начала и до ....

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Татьяна Андреевна писал(а): 04 Июнь 2021 как это грамотно сделать?
Не архивировать старый. Пусть живут два журнала.

kat221
 
 
Сообщения: 22
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 2 раза

Архив

Непрочитанное сообщение kat221 »

Добрый день. Посоветуйте, пожалуйста, как поступить. У нас архив лаборатории и органа инспекции хранится в одном помещении (помещение отведено только под архив), документы хранятся на разных стеллажах. Отвечают за архив ИЛЦ и ОИ разные люди. На данный момент на ответственных разные приказы, в которых прописано, что они имеют доступ к архиву ИЛЦ или ОИ, соответственно. Теперь вот думаем, нужно ли прописать, что данные сотрудники имеют доступ к архиву другого подразделения. И можно ли вообще так? Как себя обезопасить от лишних вопросов?

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 409
Зарегистрирован: 2 года 1 месяц
Поблагодарили: 142 раза

Архив

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

kat221, мне кажется тут больше вопрос конфиденциальности. Ну и отсюда риски, обязательства и т.д.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1061
Зарегистрирован: 4 года 4 месяца
Поблагодарили: 412 раз

Архив

Непрочитанное сообщение cordek »

Надо, чтобы приказы были просто на доступ к архиву, и у первого и у второго.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение программ по лабораторной деятельности (ЛИМС)
email:cordek @ yandex .ru
Вложения 2

Вернуться в «Система менеджмента качества»