Архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 2
Аватара пользователя

Гость

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Гость » 19 Февраль 2021

Срок хранения рабочих журналов, протоколов, актов 5 лет или 3?

Теги:

Аватара пользователя

Гость

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Гость » 19 Февраль 2021

В ГОСТ 17025, только требования, без расшифровки, сколько хранятся документы, как оформлять в архив документацию. подскажите где можно это посмотреть?


Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 165
Зарегистрирован: 1 год 6 месяцев
Поблагодарили: 55 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova » 19 Февраль 2021

Гость, Архив

Приказы Минкультуры №1182 от 31.07.2007 и №236 от 20.12.2019 - сроки хранения типовых архивных документов.
ФЗ-125 от 22.10.2004 "Об архивном деле РФ" - правила.

Учтите, что по большей части ФЗ касается госслужб, вам нужна своя система, учитывающая здравый смысл и требования 17025.


Мафи
 
 
Сообщения: 30
Зарегистрирован: 3 месяца

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Мафи » 19 Февраль 2021

Гость писал(а):
19 Февраль 2021
оформлять в архив документацию. подскажите где можно это посмотреть?
вот тоже интересно! именно КАК??? просто в папочку положить или штамп, прошить и т.д. По этому поводу мало информации.


Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 165
Зарегистрирован: 1 год 6 месяцев
Поблагодарили: 55 раз

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova » 19 Февраль 2021

Мафи писал(а):
19 Февраль 2021
КАК???
Так, чтобы обеспечить сохранность и неизменность. Чтобы нельзя было достать и заменить лист в записях - значит нумеруем листы, прошиваем и скрепляем подписью начальника/директора. Электронные записи подписываем ЭЦП...
Документы можно не шить, если в колонтитуле указаны реквизиты документа.

Ладно, давайте покажу как описано у нас.
Есть общие требования: порядок формирования архива. Есть частные требования: правила оформления и передачи в архив, они уже разные к документам и записям.

Общие требования:
5.13 Отменённые документы хранят в архивах. Архивы размещают в установленных местах: в отдельных металлических или деревянных шкафах, секциях шкафов, снабженных запирающими устройствами или опечатанных/опломбированных. Ключи/печати/пломбиры хранят начальники лабораторий или сотрудники ответственные за ведение архива. Архивы обозначают соответствующей надписью. Архив должен располагаться в помещении ЦАЛ, исключающем воздействие негативных факторов: паров кислот или иных едких растворов. Располагать архив в помещениях, в которых непосредственно выполняют работы по испытаниям (за исключением работ, связанных с вычислением и оформлением результатов, учетом и хранением драгоценных металлов) - запрещено.
5.13.1 Архивные документы группируют по типам (например: МКХА, инструкции и т.д.). Документы в архиве хранят в идентифицированных и пронумерованных папках, файлах или коробках. Папки (файлы, коробки) размещают по порядку их номеров. В лабораториях ЦАЛ место хранения (полка, часть полки) отдельного типа документов подписывают. Документы в папках (файлах, коробках) размещают в хронологическом порядке по времени передачи в архив.
5.13.2 Архивные записи хранят в идентифицированных и пронумерованных папках, коробках или журналах, сгруппированных по годам и/или по типу. Записи в местах хранения располагают по типам в хронологическом порядке.

Документы (внутренние, внешние мы не храним):
7.7.1 Оригиналы отмененных документов, включая все изменения к ним, хранит ответственный за документы ЦАЛ в Архиве документов ЦАЛ.
7.7.2 Ответственный за документы ЦАЛ регистрирует отмененный документ в журнале «Архив документов» (Приложение 10) и присваивает идентификационный архивный номер (А-№, где № - порядковый номер из журнала «Архив документов»).
...
7.7.3 На титульном листе отмененного документа ответственный за документы ЦАЛ делает отметку об отмене с указанием номера распоряжения об отмене, идентификационного архивного номера документа, даты и подписи и перемещает его в архив. Допускается дополнительно перечеркивать титульный лист документа цветным маркером.

Записи:
9.3.3 Если в регистраторе вели технические записи, относящиеся к испытаниям в области аккредитации ЦАЛ в ФСА (даже если к испытаниям в области аккредитации ЦАЛ в ФСА относилась часть записей), к хранению регистратора предъявляют дополнительные требования, указанные в п 9.3.6. (если не вели, то просто зарегистрировали в журнале архива записей и убрали в архив).

9.3.4 Хранение записей в бумажном виде
...
9.3.4.3 Допускается группировать однотипные регистраторы в более крупные единицы хранения (папки, коробки и др.), дублируя идентификационные признаки всех хранящихся в них регистраторов на внешней поверхности.

9.3.5 Хранение записей в электронном виде
9.3.5.1 Записи ЦАЛ и лабораторий ЦАЛ, в общем случае, хранят в сетевой папке ЦАЛ в виде подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью и зашифрованных файлов или zip-архивов.
Периодичность и порядок архивирования электронных файлов с первичными данными ... установлены в инструкциях лабораторий ЦАЛ.
9.3.5.2 Ответственность за ведение архива электронных записей несет ответственный за документы ЦАЛ.
9.3.5.3 По окончании ведения электронного регистратора ответственный за ведение этого регистратора удаляет из журнала регистраторов сведения о нем и вносит запись в журнал архива регистраторов. Электронный файл помещает в папку «Документы ЦАЛ\Записи\Архив записей\На архивирование (без ЭП)» и уведомляет устно или посредством электронной почты ответственного за документы ЦАЛ. Ответственный за документы подписывает файл электронной подписью и зашифровывает его. Зашифрованный файл перемещает в папку соответствующей лаборатории директории «Архив записей».
Порядок и правила подписания и шифрования архивных записей приведен в Приложении 13.
9.3.5.4 Допускается хранить копии подписанных электронной подписью записей при сохранении зашифрованного файла в архиве.
...
9.3.6 Дополнительные требования к хранению архивных технических записей, относящихся к испытаниям в области аккредитации ЦАЛ в ФСА:
 Бумажные носители должны иметь титульный лист, оформленный в соответствии с 9.2.6 (там правила оформления журнала), с указанием общего количества листов. Листы должны быть пронумерованы, прошиты (или скреплены типографским способом), прошивка должна быть скреплена этикеткой с подписью начальника лаборатории.
 С бумажных носителей первичных технических записей делают скан-копию и размещают ее в сетевой папке. В журнале архива регистраторов указывают место хранения резервной копии. Допускается создавать резервные копии в бумажном виде при условии хранения исходной архивной записи и резервной в отдельных помещениях.

Вложения 2

Вернуться в «Система менеджмента качества»