Архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 2
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 02 Февраль 2019

В архив сдают документы работа с которыми больше не производится, грубо говоря документы которые без крайней необходимости не потребуются. Вы можете оставлять у себя протоколы скажем для систематизации (накопления, сортировки), скажем на месяц так ка Вы с ними работаете (сортируете складываете в папку), а потом в архив. Но всё время что у вас остаются на руках протоколы тоже должны находится в условии конфиденциальности, то есть не на столе.

Теги:

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 02 Февраль 2019

К теме выше
Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий: помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы, отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами, не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.


Nat37
 
 
Сообщения: 3
Стаж: 1 год 4 месяца

Архив

Непрочитанное сообщение Nat37 » 03 Февраль 2019

Большое спасибо за комментарий! Главное максимальная конфиденциальность, это ясно. А вот как можно защитить архив от затопления? (маловероятного), но все же: герметичная упаковка? водонепроницаемое помещение, т. е. бункер какой-то? Есть ли в реальности руководящие документы по этому поводу, которые признавала бы Росаккредитация? Ведь в критериях об этом не слова - говориться лишь, что лаборатория сама прописывает свои правила " хранения и архивирования документов".

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Февраль 2019

Nat37 писал(а):
03 Февраль 2019
А вот как можно защитить архив от затопления?
Над архивом не должно быть бассейна.


Nat37
 
 
Сообщения: 3
Стаж: 1 год 4 месяца

Архив

Непрочитанное сообщение Nat37 » 03 Февраль 2019

Здравый смысл:)) хорошо бы его всегда всем хватало...

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Февраль 2019

Я серьёзно, не допускается размещать под помещениями, откуда возможно протекание воды через перекрытие (бассейны, душевые). Помню я случай, зимой снег на крыше чистили и видимо повредили, а весной за выходные все приборы затопило (в ремонт приносили), так из корпусов вода лилась ржавая.


Гордон
 
 
Сообщения: 4
Стаж: 1 год 4 месяца

Архив

Непрочитанное сообщение Гордон » 18 Февраль 2019

Если наша лаборатория собирается аккредитоваться на часть исследований, а часть своей деятельности оставить без аккредитации, то можно ли в одном архиве хранить документы связанные с тем и с тем, или не искушать судьбу? Вот, например, свидетельства о поверке оборудования не участвующего в аккредитованных исследованиях можно хранить с остальными свидетельствами или возникнут лишние вопросы?

Аватара пользователя

Пользователь удалён 1610

Архив

Непрочитанное сообщение Пользователь удалён 1610 » 18 Февраль 2019

Гордон писал(а):
18 Февраль 2019
или не искушать судьбу?
не стоит. При экспертизе будут смотреть как работает Ваша СМК. Сами понимаете, когда в архиве нет порядка, какой порядок может быть в СМК)))) Думаю, стоит разделить потоки. Хранить можете в одном помещении, но в разных папках

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 18 Февраль 2019

Смотрите аккредитованная лаборатория это отдельная структура, со своими кабинетами, приборами и.т.д. Всё что находится в лаборатории должно принадлежать лаборатории. Ну например холодильник из отдела маркетинга, не должен находится в кабинете лаборатории. Все документы строго конфиденциальны, даже свидетельства о поверке хочет посторонний посмотреть, должен спросить у руководителя ну и причина какая то нужна ведь всем прохожим не будете показывать по первому требованию. Опять же график поверки будет для аккредитованной лаборатории. Теоретический можно если все сотрудники принадлежат аккредитованной лаборатории, на практике неосуществимо.


cordek
Партнёр форума
Сообщения: 639
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 199 раз

Архив

Непрочитанное сообщение cordek » 21 Март 2019

Моё мнение может несколько отличаться от распространенного, я считаю, что лаборатория в любом случае должна работать правильно.
Если лаборатория аккредитуется, то значит внедряет смк. Смк должно распрастранятся на всю деятельность лаборатории иначе можно сказать, что смк не работает.
Если смк распространяется на всю деятельность, то и архив должен включать все документы. И все документы должны храниться правильно.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru


Жесткова
 
 
Сообщения: 57
Стаж: 2 года
Поблагодарили: 20 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 06 Август 2019

Здравствуйте! Поделитесь опытом, прописано ли у кого-либо в СМК условия хранения архивных документов в части допустимого диапазона температуры, влажности. Если прописано, то на какие НД вы ссылались (если ссылались) и были ли вопросы/замечания по этому поводу у аудиторов РА?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 06 Август 2019

Есть ГОСТ по архивному делу, но стоит понимать что это для сроков хранения 50 и более лет. Ранее обсуждалось исключить варианты порчи, потери, затопления.Отапливаемое крытое помещение с дверью и замком.


Жесткова
 
 
Сообщения: 57
Стаж: 2 года
Поблагодарили: 20 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 07 Август 2019

texadmin писал(а):
06 Август 2019
Есть ГОСТ по архивному делу, но стоит понимать что это для сроков хранения 50 и более лет.
да в том то и дело что там какие то слишком строгие диапазоны прописаны, для методик и то больший разброс допускается :D. Была мысль сослаться на условия хранения бумаги рекомендованной ее производителем (или в общем рекомендации для используемого класса бумаги) а так же учесть условия сохранности отпечатков которые прописывают производители картриджей для принтеров. Ну и про исключение бассейнов крыше архива не забыть, как водится :D

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 07 Август 2019

Жесткова писал(а):
07 Август 2019
Была мысль сослаться на условия хранения бумаги рекомендованной ее производителем
А что требует кто? Мне кажется это излишне, оценили возможные варианты утери, провели мероприятия по недопущению потери. Что бы затопляло архивы и места хранения приборов слышал, а вот что бы бумага за 5 лет сгнила, нет.


Жесткова
 
 
Сообщения: 57
Стаж: 2 года
Поблагодарили: 20 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 08 Август 2019

texadmin писал(а):
07 Август 2019
А что требует кто?
Требуют. На днях была выездная сделали замечание (пока в устной форме) что не контролируются параметры окружающей среды в архиве и не определены допустимые диапазоны температуры и влажности. Спасло то что я вела записи по периодической проверке документов архива (типо запись что мыши не сожрали, плесень не появилась, отпечатки четкие). Но заставили повесить логгер и завести журнал. А вот с допустимыми отклонениями я не определилась, не могу найти адекватное объяснение тому, что именно этот диапазон является допустимым.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Август 2019

Обязательно логер? Не подойдёт раз в месяц? Вообще у протокола самая чувствительная это печать.


Жесткова
 
 
Сообщения: 57
Стаж: 2 года
Поблагодарили: 20 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 08 Август 2019

Сослались на то что архив это так же является помещением принадлежащим лаборатории, и пункт критериев 23.12 про параметры окружающей среды распространяется и на него. Я вообще хотела сделать что то типа протокола мониторинга параметров и на основании его вывести периодичность контроля, но пока решила не выпендриваться. Про печать спасибо за подсказку))

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Август 2019

23.12. наличие правил обеспечения и контроля надлежащих внешних условий для осуществления деятельности лаборатории (температура, влажность воздуха, освещенность, уровень шума и иные внешние условия, оказывающие влияние на качество результатов исследований (испытаний) и измерений (в зависимости от области аккредитации), включающих:


Жесткова
 
 
Сообщения: 57
Стаж: 2 года
Поблагодарили: 20 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 08 Август 2019

пункт 23.12 б) правила периодического документирования и контроля показателей, характеризующих состояние внешних условий, в том числе правила предотвращения влияния внешних условий, не соответствующих установленным требованиям, на результаты конкретных исследований (испытаний) и измерений и иных работ, проводимых лабораторией - вот на это сослались.

Отправлено спустя 7 минут:
Хотя я этот пункт понимаю как предотвращение влияние внешних условий на иные работы проводимые лабораторией (хранение архивных документов, в частности). Тогда как бы исключить бассейн на крыше и все ок :D. Но у экспертов было другое мнение, я не стала "дразнить гусей". Критерии клевая штука - так написаны что можно из них высосать все что душе угодно)))

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Август 2019

Да, но начало 23.12 оказывающие влияние на качество результатов исследований (испытаний) и измерений (в зависимости от области аккредитации), включающих:
Пусть со своими нубуками логеры таскают.


skvoznyakow
 
 
Сообщения: 20
Стаж: 1 год 8 месяцев

Контроль окружающей среды и СИ.

Непрочитанное сообщение skvoznyakow » 13 Август 2019

При проведении контроля окружающей среды в помещении лаборатории я планирую писать результаты в бумажный журнал. Я могу описать в РК что журнал не сдаётся в архив, или что контроль производит только РукИЛ в помещении лаборатории, где располагается архив, поэтому дополнительных записей в журналы движения документов в архиве не требуются? Такой же вопрос по карточкам на СИ и журнал тех СИ.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2745
Стаж: 3 года 4 месяца
Поблагодарили: 279 раз

Контроль окружающей среды и СИ.

Непрочитанное сообщение texadmin » 13 Август 2019

В архив сдаются документы с которыми больше не работаете, это может быть обычный шкаф с замком. Если журнал заполнили и начали новый, ну полежит у Вас старый год а потом куда? Карточки храните у себя, если с ними работаете.

Аватара пользователя

ответ из группы ВК
 
 
Сообщения: 22
Стаж: 3 года 2 месяца

Контроль окружающей среды и СИ.

Непрочитанное сообщение ответ из группы ВК » 14 Август 2019

Предлагаю прописать: 1. место хранения документов определяет зав.лаб. 2. Порядок сдачи-приема в архив. Порядок хранения документов, находящихся на оперативном хранении. Порядок проведения экспертизы ценности и выделения документов к уничтожению. В этом случае, если вам не мешает журнал, ну пусть он хранится в лаборатории. Пропишите ему срок хранения равный сроку хранения протоколов испытаний и по истечении срока хранения на основании экспертизы ценности по акту спокойно уничтожайте (не вечно же он будет у вас храниться) Архив позволяет освободить место в лаборатории, но обязать вас сдавать все в архив никто не может (хотя эксперты от Росаккредитации могут все :-))


cordek
Партнёр форума
Сообщения: 639
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 199 раз

Контроль окружающей среды и СИ.

Непрочитанное сообщение cordek » 17 Август 2019

Журнал и карточки на си должны храниться десять лет, но можете в архив не сдавать, храните у заведующего лабораторией.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru


Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 683
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 23 раза

Контроль окружающей среды и СИ.

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 19 Август 2019

cordek писал(а):
17 Август 2019
Журнал и карточки на си должны храниться десять лет
Откуда такие сумасшедшие цифры? да еще и "должны".

Вложения 2

Вернуться в «Система менеджмента качества»