Архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 02 Февраль 2019

В архив сдают документы работа с которыми больше не производится, грубо говоря документы которые без крайней необходимости не потребуются. Вы можете оставлять у себя протоколы скажем для систематизации (накопления, сортировки), скажем на месяц так ка Вы с ними работаете (сортируете складываете в папку), а потом в архив. Но всё время что у вас остаются на руках протоколы тоже должны находится в условии конфиденциальности, то есть не на столе.

Теги:

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 02 Февраль 2019

К теме выше
Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий: помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы, отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами, не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.


Nat37
 
 
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 02 фев 2019

Архив

Непрочитанное сообщение Nat37 » 03 Февраль 2019

Большое спасибо за комментарий! Главное максимальная конфиденциальность, это ясно. А вот как можно защитить архив от затопления? (маловероятного), но все же: герметичная упаковка? водонепроницаемое помещение, т. е. бункер какой-то? Есть ли в реальности руководящие документы по этому поводу, которые признавала бы Росаккредитация? Ведь в критериях об этом не слова - говориться лишь, что лаборатория сама прописывает свои правила " хранения и архивирования документов".

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Февраль 2019

Nat37 писал(а):
03 Февраль 2019
А вот как можно защитить архив от затопления?
Над архивом не должно быть бассейна.


Nat37
 
 
Сообщения: 3
Зарегистрирован: 02 фев 2019

Архив

Непрочитанное сообщение Nat37 » 03 Февраль 2019

Здравый смысл:)) хорошо бы его всегда всем хватало...

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Февраль 2019

Я серьёзно, не допускается размещать под помещениями, откуда возможно протекание воды через перекрытие (бассейны, душевые). Помню я случай, зимой снег на крыше чистили и видимо повредили, а весной за выходные все приборы затопило (в ремонт приносили), так из корпусов вода лилась ржавая.


Гордон
 
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 28 янв 2019

Архив

Непрочитанное сообщение Гордон » 18 Февраль 2019

Если наша лаборатория собирается аккредитоваться на часть исследований, а часть своей деятельности оставить без аккредитации, то можно ли в одном архиве хранить документы связанные с тем и с тем, или не искушать судьбу? Вот, например, свидетельства о поверке оборудования не участвующего в аккредитованных исследованиях можно хранить с остальными свидетельствами или возникнут лишние вопросы?

Аватара пользователя

Пользователь удалён 1610

Архив

Непрочитанное сообщение Пользователь удалён 1610 » 18 Февраль 2019

Гордон писал(а):
18 Февраль 2019
или не искушать судьбу?
не стоит. При экспертизе будут смотреть как работает Ваша СМК. Сами понимаете, когда в архиве нет порядка, какой порядок может быть в СМК)))) Думаю, стоит разделить потоки. Хранить можете в одном помещении, но в разных папках

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 18 Февраль 2019

Смотрите аккредитованная лаборатория это отдельная структура, со своими кабинетами, приборами и.т.д. Всё что находится в лаборатории должно принадлежать лаборатории. Ну например холодильник из отдела маркетинга, не должен находится в кабинете лаборатории. Все документы строго конфиденциальны, даже свидетельства о поверке хочет посторонний посмотреть, должен спросить у руководителя ну и причина какая то нужна ведь всем прохожим не будете показывать по первому требованию. Опять же график поверки будет для аккредитованной лаборатории. Теоретический можно если все сотрудники принадлежат аккредитованной лаборатории, на практике неосуществимо.


cordek
Партнёр форума
Сообщения: 504
Зарегистрирован: 26 апр 2017
Поблагодарили: 147 раз

Архив

Непрочитанное сообщение cordek » 21 Март 2019

Моё мнение может несколько отличаться от распространенного, я считаю, что лаборатория в любом случае должна работать правильно.
Если лаборатория аккредитуется, то значит внедряет смк. Смк должно распрастранятся на всю деятельность лаборатории иначе можно сказать, что смк не работает.
Если смк распространяется на всю деятельность, то и архив должен включать все документы. И все документы должны храниться правильно.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru


Жесткова
 
 
Сообщения: 53
Зарегистрирован: 28 май 2018
Поблагодарили: 13 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 06 Август 2019

Здравствуйте! Поделитесь опытом, прописано ли у кого-либо в СМК условия хранения архивных документов в части допустимого диапазона температуры, влажности. Если прописано, то на какие НД вы ссылались (если ссылались) и были ли вопросы/замечания по этому поводу у аудиторов РА?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 06 Август 2019

Есть ГОСТ по архивному делу, но стоит понимать что это для сроков хранения 50 и более лет. Ранее обсуждалось исключить варианты порчи, потери, затопления.Отапливаемое крытое помещение с дверью и замком.


Жесткова
 
 
Сообщения: 53
Зарегистрирован: 28 май 2018
Поблагодарили: 13 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 07 Август 2019

texadmin писал(а):
06 Август 2019
Есть ГОСТ по архивному делу, но стоит понимать что это для сроков хранения 50 и более лет.
да в том то и дело что там какие то слишком строгие диапазоны прописаны, для методик и то больший разброс допускается :D. Была мысль сослаться на условия хранения бумаги рекомендованной ее производителем (или в общем рекомендации для используемого класса бумаги) а так же учесть условия сохранности отпечатков которые прописывают производители картриджей для принтеров. Ну и про исключение бассейнов крыше архива не забыть, как водится :D

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 07 Август 2019

Жесткова писал(а):
07 Август 2019
Была мысль сослаться на условия хранения бумаги рекомендованной ее производителем
А что требует кто? Мне кажется это излишне, оценили возможные варианты утери, провели мероприятия по недопущению потери. Что бы затопляло архивы и места хранения приборов слышал, а вот что бы бумага за 5 лет сгнила, нет.


Жесткова
 
 
Сообщения: 53
Зарегистрирован: 28 май 2018
Поблагодарили: 13 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 08 Август 2019

texadmin писал(а):
07 Август 2019
А что требует кто?
Требуют. На днях была выездная сделали замечание (пока в устной форме) что не контролируются параметры окружающей среды в архиве и не определены допустимые диапазоны температуры и влажности. Спасло то что я вела записи по периодической проверке документов архива (типо запись что мыши не сожрали, плесень не появилась, отпечатки четкие). Но заставили повесить логгер и завести журнал. А вот с допустимыми отклонениями я не определилась, не могу найти адекватное объяснение тому, что именно этот диапазон является допустимым.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Август 2019

Обязательно логер? Не подойдёт раз в месяц? Вообще у протокола самая чувствительная это печать.


Жесткова
 
 
Сообщения: 53
Зарегистрирован: 28 май 2018
Поблагодарили: 13 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 08 Август 2019

Сослались на то что архив это так же является помещением принадлежащим лаборатории, и пункт критериев 23.12 про параметры окружающей среды распространяется и на него. Я вообще хотела сделать что то типа протокола мониторинга параметров и на основании его вывести периодичность контроля, но пока решила не выпендриваться. Про печать спасибо за подсказку))

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Август 2019

23.12. наличие правил обеспечения и контроля надлежащих внешних условий для осуществления деятельности лаборатории (температура, влажность воздуха, освещенность, уровень шума и иные внешние условия, оказывающие влияние на качество результатов исследований (испытаний) и измерений (в зависимости от области аккредитации), включающих:


Жесткова
 
 
Сообщения: 53
Зарегистрирован: 28 май 2018
Поблагодарили: 13 раз

Архив

Непрочитанное сообщение Жесткова » 08 Август 2019

пункт 23.12 б) правила периодического документирования и контроля показателей, характеризующих состояние внешних условий, в том числе правила предотвращения влияния внешних условий, не соответствующих установленным требованиям, на результаты конкретных исследований (испытаний) и измерений и иных работ, проводимых лабораторией - вот на это сослались.

Отправлено спустя 7 минут:
Хотя я этот пункт понимаю как предотвращение влияние внешних условий на иные работы проводимые лабораторией (хранение архивных документов, в частности). Тогда как бы исключить бассейн на крыше и все ок :D. Но у экспертов было другое мнение, я не стала "дразнить гусей". Критерии клевая штука - так написаны что можно из них высосать все что душе угодно)))

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Август 2019

Да, но начало 23.12 оказывающие влияние на качество результатов исследований (испытаний) и измерений (в зависимости от области аккредитации), включающих:
Пусть со своими нубуками логеры таскают.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2321
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 221 раз

Архив

Непрочитанное сообщение texadmin » 20 Август 2019

Непонятно как к этому относится, на соседнем форуме эксперты кого то опять заставили температуру в архиве измерять, накидал ссылок на всякий случай.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
3. Состав документов, подлежащих передаче в архив
3.3.1. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.
КонсультантПлюс: примечание.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).
3.3.2. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (см. п. 2.4.5).
4.3.2. Температурно-влажностный режим
4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 °С, относительная влажность воздуха 50 - 55 %; для пленочных материалов - черно-белых (15 °С и 50 - 55 %) и цветных (2 - 5 °С и 40 - 55 %); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 °С и 50 - 65 %.
4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилища не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90 % предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).
4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.
4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.


ГОСТ ISO/IEC 17025—2019 6.3 Помещения и условия окружающей среды
6.3.1 Помещения и условия окружающей среды должны быть пригодными для осуществления лабораторной деятельности и не должны оказывать негативное влияние на достоверность получаемых результатов.
Примечание — Воздействия, которые могут негативно влиять на достоверность результатов, включают
(но не ограничиваются) следующие: микробиологическое загрязнение, пыль, электромагнитные помехи, излучение, влажность, электроснабжение, температура, шум и вибрация.
6.3.2 Требования, предъявляемые к помещениям и условиям окружающей среды, необходимым
для осуществления лабораторной деятельности, должны быть документированы.
6.3.4 Меры по управлению помещениями должны быть внедрены, подвергаться мониторингу и периодическому пересмотру и включать (но не ограничиваться) следующее:
b) предотвращение загрязнений, взаимного влияния или неблагоприятных воздействий на лабораторную деятельность;


Стажер
 
 
Сообщения: 9
Зарегистрирован: 01 ноя 2019

Re: Архив

Непрочитанное сообщение Стажер » 19 Ноябрь 2019

А мы прописывали сроки хранения бумажных носителей: заявки 1 год, протоколы от 3 до 5 лет, все инструкции, стандарты предприятия до замены новыми, а в электронном виде хранятся постоянно. К электронным версиям ограниченный доступ, согласно стандартам предприятия. Бумажными носителями пользуемся только мы сами, а электронными все у кого есть доступ.

Вернуться в «Система менеджмента качества»