Резервное копирование данных

Ну да, в электронном. Но первичные записи изначально ведутся в бумажном виде, к тому же их очень много. Их как-бы ни к чему еще как-то сохранять, они потом и так сохраняются в архиве. Но их надо еще и в резервном копировании задействовать

Если бумага Пока видимо сканировать, и подписывать ЭЦП.

После поиска и рассмотрения разных вариантов, пришёл к следующим выводам:
1) необходимо как можно больше данных переводить в электронную форму, тем более сейчас гораздо больше возможностей для этого.
2) необходимо постараться, чтобы была какая-то общая система храненич разных данных в электронной форме.
3) данные, которые записываются вручную (а от таких пока мы не можем полностью избавиться) необходимо либо переводить в электронную форму руками, либо сканировать.
4) для сканов и прочих записей в электронной форме усиленная квалифицированная электронная подпись необязательна. Но необходимо как-то подтверждать сохранность и неизменность записей.
Естественно что для таких записей необходимо вести резервное копирование.

Если документ изначально создан и подписан в бумажном виде, то и храниться от должен именно он в архиве... сканы, хоть они подписаны, хоть не подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, это уже копия и он пригоден только для резервного хранения... и компетентные органы его примут только как косвенное доказательство, если у Вас в архиве не будет оригинала документа и не дай бог у него еще не кончился срок хранения согласно Номенклатуры, а так же Нормативных документов...

Да, поэтому должна быть документирована процедура восстановления документа.

cordek, Я с Вами абсолютно согласен насчет документированной процедуры восстановления документа. Я о том, что если документ исполнен в бумажном виде, то и храниться он в этом виде в архиве и должен... а все остальное это копии... и пригодны для внутреннего пользования, если архив по каким-то причинам уничтожен, сгорел и т.д. то мы на запросы так и отвечаем, что архива нет, восстановлено с резервного копирования, а далее если оригинала нет, то копия это "филькина грамота", это только косвенное доказательство...

Не всё так печально.
Предисловие:
Вспомнился фильм "Трасса 60" там парня судят, хотя все знают что он невинен, но так как заявление есть, обязаны провести суд.
И ещё, лет пять назад мы все ухахатывались над законами Америки например По воскресеньям запрещается носить мороженое в заднем кармане брюк. А сейчас что то и не смешно.
Да ещё Дмитрий Владимирович (с уважением, ничего личного) на днях в вебинаре высказал мнение что копии ваших документов как бы и не применимы, потому что если не дословно, - требуется документ а ни его копия.

Определений резервная копия много, например: Резервная копия, это технология копирования физических или виртуальных данных для их использования в случае потери или уничтожения исходника.
Электронная подпись, позволяет подтвердить авторство электронного документа, целостность, и возможно подтверждение время его создания.
Ну и есть поговорка не человек для закона, а закон для человека. Иными словами закон должен работать на благо.

Вывод, не факт что РА не признает Ваших копий. Как минимум тогда глупо и дискредитирующий выглядят пункты про резервные копии и в 17025, и в критериях.
В конце концов есть суд, и тоже не факт что они не признают Вашу копию. Например резервную копию чистосердечного признания, там примут без вопросов.

Электронные документы, подписанные ЭЦП можно хранить и копировать сколько хочешь, и каждая копия файла - оригинал.

cordek писал(а): ↑23 мар 2021 18:16 Электронные документы, подписанные ЭЦП можно хранить и копировать сколько хочешь

Ну это беспорно.

Муртаз писал(а): ↑23 мар 2021 06:04 восстановлено с резервного копирования, а далее если оригинала нет, то копия это "филькина грамота", это только косвенное доказательство...

Предоставить копию и восстановить это разные вещи.
Восстановить, это значит создать заново оригинал документа.

cordek, Каким образом можно создать заново к примеру оригинал Протокола измерений, если протокол и первичные данные из архива уничтожены по сроку хранения и у Вас осталась только копию в резервном копировании, даже легче протокол утерян, первичные данные в наличии... но количество выпущенных экземпляров протоколов зарегистрировано... или исполнители к этому времени в лаборатории не работают.. большие сомнения, что мы соблюдем требования гост 17025, своего СМК и архивного делопроизводства...

Оригинал (подлинник) – документ, выполненный на любом материале, заверенный подлинными подписями разработчиков.
В данном случае Вы можете.
Если у Вас есть подлинный оригинал протокола - выдать заверенную копию протокола, если есть файл с ЭЦП - дать файл, либо распечатать файл с ЭЦП с отметкой Копия электронного документа.
Как я писал Выше без технических записей протокол можно оспорить, необходима хотя бы резервная копия подписанная ЭЦП.
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчета и достаточной информации, позволяющей,

Шаг 1 - записываем данные в рабочий журнал
Шаг 2 - обнаруживаем косяк либо берем взятку от заказчика
Шаг 3 - сканируем журнал, редактируем в фотошопе, подписываем ЭЦП, подвергаем резервному копированию
Шаг 4 - "теряем" рабочий журнал, проводим корректирующие действия
Шаг 5 - восстанавливаем скан из резервного копирования
Шаг 6 - оформляем протокол
Шаг 7 - при необходимости повторить шаги с 1 по 6

п. 7.5.1 Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несет ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчеты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.

Данные должны быть записаны в момент их получения, все, что произошло после, разве имеет какую либо силу?

много действий.
1. берем взятку
2. записываем нужные результаты в журнал.

ortan писал(а): ↑24 мар 2021 20:15Шаг 1

А это о чём?, ГОСТ не регламентирует борьбу с недобросовестными действиями, всё это перекладывается на откуп, беспристрастности, рискам, и управляется руководством. Примеры: прошнурованные журналы,ЭЦП с меткой времени, доступ в архив, шифрованные пробы. Если руководитель решит поправить циферку, или исполнитель во время измерения я думаю мало что может остановить.
Ну и как бы отчёты в РА

Совесть лучший контролёр.

Отвлеклись короче.
По восстановлению можно сделать следующее:
утеряли например первичные записи, пошли восстановили из копии, подписали и сделали отметку "восстановлено из резервной копии"
Потом заново формируем протокол, подписываем, утверждаем с пометкой "восстановлено из резервной копии", или если никто не видел, то просто формируете, подписываете, и вот у вас оригинал протокола на руках.

cordek писал(а): ↑25 мар 2021 21:36 Потом заново формируем протокол

А протокол зачем заново?

Так протокол же нужно восстановить

cordek писал(а): ↑26 мар 2021 13:13 Так протокол же нужно восстановить

А, а я думал..

cordek писал(а): ↑25 мар 2021 21:36 утеряли например первичные записи

Видимо и протокол утеряли.

Luna писал(а): ↑21 мар 2021 11:01 Кто как организовал резервное хранение первичных записей? Неужели их тоже надо сканировать на диск? Может есть другой вариант, попроще и менее временно-затратный?

Подключусь к беседе. У нас первичка это рабочие протоколы (в основном физ. факторы), которые мы пишет на объектах. Соответственно по освещению своя форма, по шуму другая и т.д. Я задал вопрос в Росаккредитацию: допускается ли полностью перенести первичные записи т.е. все полученные показатели при измерениях (включая условия проведения измерений и всё что требуется по методике) в электронный вид (в WORD или EXCEL) и не хранить в бумажном виде, за исключением титульного листа с подписями присутствующих ( м.б. и его кстати не обязательно хранить). Ответ прикрепляю. Ваши рассуждения жду с нетерпением. Ну как я хотел бы это сделать. Сходил на объект провел измерения для примера освещения и шума. Сел оформлять протокол испытаний (у нас в основном Excel) заполняем всё что нужно для протокола в серой области, из которой всё что нужно переносится в чистую часть ,которая и станет протоколом конечным продуктом. Так вот всё что заполняли в серой области и будет тем самым рабочим протоколом со всеми первичными записями по методике в т.ч. условия проведения измерений и всего что требует методика. И далее два варианта:
1)распечатываем эту серую область (ну опять же не знаю можно ли так) и храним как первичку т.е. там будет абсолютно всё что было в первичке написанной ручкой. Смысл напечатанное займёт гораздо меньше места в архиве чем то что написано ручкой.
2) Сохраняем вот эту серую область под названием первичка освещение объект "ИП Иванов", но как хранить? И не знаю надо ли такое подписывать ЭЦП???
Всё это конечно вилами на воде и вы сейчас всё раскритикуете и напишите, только дурак такое мог написать (тут всё мегамозги) и в хлам разнесете мои теории.....

Я не понял, Вы собираетесь.
1. Делать первичные записи на бумаге, а потом переносить в электронный вид? уничтожив бумагу.
2. Или сразу вести в EXCEL
Первый вариант не подходит так как бумага и будет первичкой.
Второй вариант возможен, но с некоторыми оговорками.
Вместе с тем, пунктом 7.5.2 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 установлено, что лаборатория должна обеспечивать прослеживаемость изменений, вносимых в технические записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.Вот этот пункт для меня спорный
Есть ли необходимость автоматической блокировки ячейки после внесения в неё данных в во время измерения. Т.е. Вы вводите данные ячейка блокируется, если хотите что то поправить пишите рядом. Или блокировка можно предусмотреть лишь как бонус?
В любом случае Вы должны продемонстрировать что Вы делаете если ввели данные неправильно.

Систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями для проведения исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений, или принятия решений об отказе в его выдаче;
Тут PDF сохраняю, и электронная подпись.

Моё мнение, вариант возможен, при этом неважно насколько у Вас будет всё проработано, и с каким уровнем детализации описан принцип, (по идее можно инструкцию листов на 100 написать). Эксперт сразу будет либо за либо против не разбираясь в нюансах, и тут придётся отстаивать.
Ведь согласитесь, это было возможно ещё в 2014, только мне до сих пор с пеной у рта доказывают что так нельзя потому что эксперт сказал.
Я не на пустом месте пишу, я базу данных и ИЛ 2 года уговаривал ввести. А моё руководство было против потому что им на обучении эксперты говорили что нельзя. НАБОЛЕЛО.

Отправлено спустя 2 минуты 52 секунды:

jurilabchik788 писал(а): ↑26 мар 2021 22:00 за исключением титульного листа с подписями присутствующих ( м.б. и его кстати не обязательно хранить).

Кстати согласен, тоже непонятно откуда взялся миф, оно конечно понятно а вдруг заказчику придёт в голову что Вас у него не было. Реально за 5 лет подобных прецедентов не было, что бы отнести это к несущественным рискам.

Отправлено спустя 4 минуты 46 секунд:
И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.
Вот этот момент я бы в ГОСТ поправил. Не с указанием даты, а с указанием момента, тогда бы и была видна прослеживаемость. А то если одной датой две правки непонятно какая была первая.

texadmin писал(а): ↑27 мар 2021 00:08 1. Делать первичные записи на бумаге, а потом переносить в электронный вид? уничтожив бумагу.

Да именно так я и предполагал, чтобы уйти от хранения записей сделанных от руки....но видимо проблема, хотя я вопрос так и задавал в РА допускается ли полностью перенести данные сделанные ручкой и не хранить их, иначе смысла вообще нет

1. Бумага у вас первична, значит уничтожать её нельзя.
2. Дублировать записи в Экселе, вести там расчёты и хранить эти файлы никто не запрещает.
3. При условии что вы все записи переносите в электронный вид и потом сохраняете все варианты, включая поздние правки, можете называть это резервным копированием.
4. Для версионирования и записи даты изменений одного ЭКСЕЛЯ может быть недостаточно, но вот коллеги здесь на форуме упоминали, что в Гугл таблицах это всё можно настроить. Я больше склоняюсь к ведению базы данных, с раздельным доступом, ведением лога изменений и т.д.

cordek писал(а): ↑27 мар 2021 10:54 Для версионирования и записи даты изменений одного ЭКСЕЛЯ может быть недостаточно

Вот у меня и вопрос, должен ли лог вестись автоматом, должна ли быть защита, или можно оставить на совести исполнителя (рядом пишет, дата время, изменил с X на X1

cordek писал(а): ↑27 мар 2021 10:54 Я больше склоняюсь к ведению базы данных, с раздельным доступом

Это вопрос ресурсов и оперативности, не в каждой ил есть разработчик ПО. Ну и чисто теоретический должен быть правильный ответ можно или нет.

texadmin писал(а): ↑27 мар 2021 11:36 должен ли лог вестись автоматом, должна ли быть защита, или можно оставить на совести исполнителя (рядом пишет, дата время, изменил с X на X1

Моё мнение, как эксперта, что это должно быть автоматически.
Если сотрудник эту информацию ставит сам, то должен быть контролирующий, который потом закрывает файл для редактирования и, например, подписывает ЭЦП.

Отправлено спустя 1 минуту 11 секунд:
Или перемещает в хранилище где нельзя менять файл, поскольку к нему у других сотрудников нет доступа.

cordek писал(а): ↑27 мар 2021 14:31 Моё мнение, как эксперта, что это должно быть автоматически.

В принципе логично, наверное если смотреть требования к ЛИСМ, они и будут явно такие. А требование всё таки исходит из концепции 17025, хоть в нём эти требования явно не указаны.

cordek писал(а): ↑27 мар 2021 10:54 1. Бумага у вас первична, значит уничтожать её нельзя.

Если это неизменно то вообще не имеет никакого смысла перевод рабочих записей в эл. вид

Доброго времени суток. В скором времени у нас пройдет онлайн аккредитация. Дали перечень документов который нужно подготовить... И там есть такой пункт 15.2. Документы, подтверждающие соблюдение требований критериев аккредитации в части резервного копирования и восстановления документов. Что это за документы. Помогите кто чем может!!! Может кто уже проходил и знает что это.
Уже 3 дня мучаюсь

Пункт КА 24.6 а) Наличие в документах системы менеджмента правил резервного копирования и восстановления документов.
Об этом должно быть прописано в Руководстве по качеству ( см. ГОСТ 17025-2019, а. 8.3).

И ещё выполнятся, и демонстрироваться.

MissCat писал(а): ↑07 июл 2021 15:56 Документы, подтверждающие соблюдение требований критериев аккредитации в части резервного копирования

в РК прописано само-собой, и еще на жесткий диск наклеили указательную бирку с датами резервного копирования, также завели журнал учета восстановленных документов, куда записываем все то, что восстановили из резервной копии, но пока в нем только две записи, и те по эксперименту для экспертов (демонстрировали, как происходит восстановление)

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, а какие действия у вас прописаны, если невозможно восстановить документ?

Вопрос, какой документ: из системы СМК, протокол или первичные записи?

Муртаз писал(а): ↑27 июл 2021 12:42 Вопрос, какой документ: из системы СМК, протокол или первичные записи?

ну получается, что из каждой области деятельности свои действия надо описать...
Протокол - это я как понимаю можно восстановить по первичке...а если её нет? повтор испытаний? а если уже и проб то таких нет...что тогда делать?
документ СМК если утрачен - тоже пока не могу варианты придумать

Никто не застрахован от риска тотального уничтожения всех записей и документов.
Какие могут быть действия, если невозможно сделать ничего?

У нас описана система резервного копирования на внешние накопители базы данных из ПО приборов, есть сканирование документов СМ, резервное копирование их на сервера предприятия, есть копирование архива (электронного и бумажного), есть резервное копирование записей СМ в электронном виде и других электронных журналов лабораторий.

И все это будет бессмысленным, если все предприятие, например, сгорит. В этом случае будем собирать сведения из переписок, из ФГИСа, из домашних флешек. Только это будет уже вне СМ.

Olga_Nesterova, это всё логично, согласна!
но эксперты очень часто за гранью общечеловеческой логики, к сожалению... и вот как всё это прописать в РК?

Гость писал(а): ↑27 июл 2021 13:43 и вот как всё это прописать в РК?

У нас на управление документами и записями отдельная инструкция на 40 страницах. Я не знаю как это вам все прописать в РК.

Olga_Nesterova писал(а): ↑27 июл 2021 13:44 У нас на управление документами и записями отдельная инструкция на 40 страницах. Я не знаю как это вам все прописать в РК.

Вот вы классные (40 страниц)!!!! А у вас РК я так понимаю страницах на 500??? За 15 лет работы ИЛ потерялся один протокол (у заказчика), а так ни разу за 15 лет не пригодилось ни резервное копирование, ни архивирование. Но я так понимаю, к сожалению без этого никуда. А вообще я так понимаю надо скопировать всю СМК , потом желательно сделать копии со сделанных копий. Также сделать копии всех протоколов и копии копий всех протоколов, и первичку всю отсканировать, сохранить в эл. виде, и распечатать (это ещё копия) и сделать ещё бумажные копии копий ранее сделанных копий с оригиналов.

Зря Вы так про резервное копирование.

Гость писал(а): ↑27 июл 2021 18:45 А у вас РК я так понимаю страницах на 500???

РК у нас на 49 страницах, включая приложения с формами. Потому что запихать всю СМ в читабельное РК невозможно в наших реалиях. РК поэтому и на 49 страницах, потому что носит основополагающий характер и ссылается на отдельные инструкции по управлению процессами лабораторной деятельности и СМ.

Вы можете, конечно, последовать своей логике утрирования требований или своей логике ненужности этих требований. Но либо вы захлебнетесь в документах, либо схватите несоответствие. Мы же предпочли включить голову и делать резервные копии только того, что невозможно восстановить в точности: первичные записи. Причем некоторые первичные записи (результаты измерений на спектрометрах) формируются в электронном виде, мы их только раз в квартал копируем на внешний винт. Все распечатки с ПО признаны промежуточными записями, которые мы в силах распечатать повторно один в один с утраченной записью. Мы можем восстановить любой протокол при наличии первички (включая журналы контроля условий окружающей среды, результаты контроля качества и т.д.) В процессе работы некоторые резервные копии возникают самостоятельно, например, выложенные в сеть сканы документов СМ.

Коллеги, добрый день. Про резервное копирование у меня следующий документ. Эксперта полностью устроил наш вариант резервного копирования электронных документов. Но тут же задал вопрос: А что вы делаете с бумажными документами? Журналами, например?
Мы отвечаем про бумажный архив, что он у нас ведется в соответствии с правилами. На что эксперт говорит: "А вот пожар у вас случился? В арихиве? Или рабочий журнал случайно кислотой залили? Как восстанавливать эти данные?
И что? Нам теперь бумажные журналы сканировать с определенной периодичностью? На случай пожара или еще чего-нибудь? И весь бумажный архив отсканировать? Электронный архив мы не ведем

vinni88, Сканируем все рабочие журналы с периодичностью 1 раз в месяц, чтоб не было таких вопросов, но у меня в лаборатории объем не большой...

Коллеги, касательно резервного копирования бумажных записей...
Из обсуждений форумчан, я понимаю что позиция многих экспертов это сканирование протоколов и рабочих журналов, а что касается других записей?
Мониторинг компетентности, записи о входном контроле, оценки поставщиков, верификации и валидации? Их тоже сканировать?

Гость писал(а): ↑25 авг 2021 11:02 Коллеги, касательно резервного копирования бумажных записей...
Из обсуждений форумчан, я понимаю что позиция многих экспертов это сканирование протоколов и рабочих журналов, а что касается других записей?
Мониторинг компетентности, записи о входном контроле, оценки поставщиков, верификации и валидации? Их тоже сканировать?

Мой вопрос. Забыл залогиниться.

1. В 17025 нет прямого указания сканировать первичные записи, зато есть оценка рисков. Лаборатория самостоятельно определяет состав документов, подлежащих резервному копированию, а также периодичность и способ копирования.
2. Некоторые эксперты публично заявляли что не признают подписанный ЭЦП скан, так же как и трудовую и диплом, дайте говорят оригинал.
3. Если подписывать ЭП скан, невозможно выполнить требование по правильному применение ЭП
4. Для особо неострых сообщаю что изначально такие выражения как резервное копирование, защита от искажения, целостность относится к сфере IT, и тогда резервные копии логичны, только не всё ЭП подпишешь.
Да действительно есть случаи утери первичных записей, например при подтоплении, есть случаи падение кирпичей на голову, ну что то я не одного эксперта в каске не видел, возвращаемся к рискам.

Добрый день! Вижу, что этот вопрос обсуждался, но подниму еще раз. У нас ИЛ большая, 4 лаборатории. Замечание экспертов тоже как защищаем записи пока они не передались в архив. Также говорили про пожары и подтопления. Все-таки что делать с рабочими записями пока они не ушли в архив?

Валентина писал(а): ↑07 фев 2022 14:17 Также говорили про пожары и подтопления. Все-таки что делать с рабочими записями пока они не ушли в архив?

как часто у вас бывают пожары и подтопления?
В соответствии с этой информацией (оценка рисков же!) устанавливаете у себя периодичность резервного копирования бумажных документов (например раз в месяц).
А сами каждые две недели отдаете большую часть записей в архив.
...
Profit!

Валентина писал(а): ↑07 фев 2022 14:17 Замечание экспертов

С занесением?
Периодичность нигде не установлена, и если эксперту кажется что так лучше, а так хуже пусть перечитает 17025, но правильно замечено выше, это риски.
А по рискам (если подойти объективно) чем больше ИЛ тем чаще (у вас в случае чего много человеко часов вылетает), для Вас я бы видел идеальный результат, автоматический, ежедневно.

texadmin писал(а): ↑07 фев 2022 20:30 А по рискам (если подойти объективно) чем больше ИЛ тем чаще (у вас в случае чего много человеко часов вылетает), для Вас я бы видел идеальный результат, автоматический, ежедневно.

Риски прописаны. То что на компьютере ведется ежедневно копируется на сервер. А вот с журналами бумажными, которые ведутся и даже не один год как быть? Неужели сканировать?

Валентина писал(а): ↑08 фев 2022 08:40 Неужели сканировать?

раз в квартал сканировать, да. Не весь, а что добавилось за это время, я так делаю.