Резервное копирование данных

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 6

Luna
 
 
Сообщения: 8
Стаж: 10 месяцев

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Luna »

Ну да, в электронном. Но первичные записи изначально ведутся в бумажном виде, к тому же их очень много. Их как-бы ни к чему еще как-то сохранять, они потом и так сохраняются в архиве. Но их надо еще и в резервном копировании задействовать

Теги:
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Если бумага Пока видимо сканировать, и подписывать ЭЦП.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

После поиска и рассмотрения разных вариантов, пришёл к следующим выводам:
1) необходимо как можно больше данных переводить в электронную форму, тем более сейчас гораздо больше возможностей для этого.
2) необходимо постараться, чтобы была какая-то общая система храненич разных данных в электронной форме.
3) данные, которые записываются вручную (а от таких пока мы не можем полностью избавиться) необходимо либо переводить в электронную форму руками, либо сканировать.
4) для сканов и прочих записей в электронной форме усиленная квалифицированная электронная подпись необязательна. Но необходимо как-то подтверждать сохранность и неизменность записей.
Естественно что для таких записей необходимо вести резервное копирование.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru

Муртаз
 
 
Сообщения: 146
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 29 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Муртаз »

Если документ изначально создан и подписан в бумажном виде, то и храниться от должен именно он в архиве... сканы, хоть они подписаны, хоть не подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью, это уже копия и он пригоден только для резервного хранения... и компетентные органы его примут только как косвенное доказательство, если у Вас в архиве не будет оригинала документа и не дай бог у него еще не кончился срок хранения согласно Номенклатуры, а так же Нормативных документов...

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Да, поэтому должна быть документирована процедура восстановления документа.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru

Муртаз
 
 
Сообщения: 146
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 29 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Муртаз »

cordek, Я с Вами абсолютно согласен насчет документированной процедуры восстановления документа. Я о том, что если документ исполнен в бумажном виде, то и храниться он в этом виде в архиве и должен... а все остальное это копии... и пригодны для внутреннего пользования, если архив по каким-то причинам уничтожен, сгорел и т.д. то мы на запросы так и отвечаем, что архива нет, восстановлено с резервного копирования, а далее если оригинала нет, то копия это "филькина грамота", это только косвенное доказательство...
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Не всё так печально.
Предисловие:
Вспомнился фильм "Трасса 60" там парня судят, хотя все знают что он невинен, но так как заявление есть, обязаны провести суд.
И ещё, лет пять назад мы все ухахатывались над законами Америки например По воскресеньям запрещается носить мороженое в заднем кармане брюк. А сейчас что то и не смешно.
Да ещё Дмитрий Владимирович (с уважением, ничего личного) на днях в вебинаре высказал мнение что копии ваших документов как бы и не применимы, потому что если не дословно, - требуется документ а ни его копия.

Определений резервная копия много, например: Резервная копия, это технология копирования физических или виртуальных данных для их использования в случае потери или уничтожения исходника.
Электронная подпись, позволяет подтвердить авторство электронного документа, целостность, и возможно подтверждение время его создания.
Ну и есть поговорка не человек для закона, а закон для человека. Иными словами закон должен работать на благо.

Вывод, не факт что РА не признает Ваших копий. Как минимум тогда глупо и дискредитирующий выглядят пункты про резервные копии и в 17025, и в критериях.
В конце концов есть суд, и тоже не факт что они не признают Вашу копию. Например резервную копию чистосердечного признания, там примут без вопросов.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Электронные документы, подписанные ЭЦП можно хранить и копировать сколько хочешь, и каждая копия файла - оригинал.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 23 Март 2021 Электронные документы, подписанные ЭЦП можно хранить и копировать сколько хочешь
Ну это беспорно.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Муртаз писал(а): 23 Март 2021 восстановлено с резервного копирования, а далее если оригинала нет, то копия это "филькина грамота", это только косвенное доказательство...
Предоставить копию и восстановить это разные вещи.
Восстановить, это значит создать заново оригинал документа.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru

Муртаз
 
 
Сообщения: 146
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 29 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Муртаз »

cordek, Каким образом можно создать заново к примеру оригинал Протокола измерений, если протокол и первичные данные из архива уничтожены по сроку хранения и у Вас осталась только копию в резервном копировании, даже легче протокол утерян, первичные данные в наличии... но количество выпущенных экземпляров протоколов зарегистрировано... или исполнители к этому времени в лаборатории не работают.. большие сомнения, что мы соблюдем требования гост 17025, своего СМК и архивного делопроизводства...
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Оригинал (подлинник) – документ, выполненный на любом материале, заверенный подлинными подписями разработчиков.
В данном случае Вы можете.
Если у Вас есть подлинный оригинал протокола - выдать заверенную копию протокола, если есть файл с ЭЦП - дать файл, либо распечатать файл с ЭЦП с отметкой Копия электронного документа.
Как я писал Выше без технических записей протокол можно оспорить, необходима хотя бы резервная копия подписанная ЭЦП.
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчета и достаточной информации, позволяющей,
Аватара пользователя

ortan
 
 
Сообщения: 27
Стаж: 2 года 10 месяцев
Поблагодарили: 8 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение ortan »

Шаг 1 - записываем данные в рабочий журнал
Шаг 2 - обнаруживаем косяк либо берем взятку от заказчика
Шаг 3 - сканируем журнал, редактируем в фотошопе, подписываем ЭЦП, подвергаем резервному копированию
Шаг 4 - "теряем" рабочий журнал, проводим корректирующие действия
Шаг 5 - восстанавливаем скан из резервного копирования
Шаг 6 - оформляем протокол
Шаг 7 - при необходимости повторить шаги с 1 по 6

п. 7.5.1 Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несет ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчеты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.

Данные должны быть записаны в момент их получения, все, что произошло после, разве имеет какую либо силу?

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

много действий.
1. берем взятку
2. записываем нужные результаты в журнал.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

ortan писал(а): 24 Март 2021Шаг 1
А это о чём?, ГОСТ не регламентирует борьбу с недобросовестными действиями, всё это перекладывается на откуп, беспристрастности, рискам, и управляется руководством. Примеры: прошнурованные журналы,ЭЦП с меткой времени, доступ в архив, шифрованные пробы. Если руководитель решит поправить циферку, или исполнитель во время измерения я думаю мало что может остановить.
Ну и как бы отчёты в РА

Совесть лучший контролёр.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Отвлеклись короче.
По восстановлению можно сделать следующее:
утеряли например первичные записи, пошли восстановили из копии, подписали и сделали отметку "восстановлено из резервной копии"
Потом заново формируем протокол, подписываем, утверждаем с пометкой "восстановлено из резервной копии", или если никто не видел, то просто формируете, подписываете, и вот у вас оригинал протокола на руках.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 25 Март 2021 Потом заново формируем протокол
А протокол зачем заново?

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Так протокол же нужно восстановить
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 26 Март 2021 Так протокол же нужно восстановить
А, а я думал..
cordek писал(а): 25 Март 2021 утеряли например первичные записи
Видимо и протокол утеряли.

jurilabchik788
 
 
Сообщения: 33
Стаж: 1 год 2 месяца
Поблагодарили: 11 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение jurilabchik788 »

Luna писал(а): 21 Март 2021 Кто как организовал резервное хранение первичных записей? Неужели их тоже надо сканировать на диск? Может есть другой вариант, попроще и менее временно-затратный?
Подключусь к беседе. У нас первичка это рабочие протоколы (в основном физ. факторы), которые мы пишет на объектах. Соответственно по освещению своя форма, по шуму другая и т.д. Я задал вопрос в Росаккредитацию: допускается ли полностью перенести первичные записи т.е. все полученные показатели при измерениях (включая условия проведения измерений и всё что требуется по методике) в электронный вид (в WORD или EXCEL) и не хранить в бумажном виде, за исключением титульного листа с подписями присутствующих ( м.б. и его кстати не обязательно хранить). Ответ прикрепляю. Ваши рассуждения жду с нетерпением. Ну как я хотел бы это сделать. Сходил на объект провел измерения для примера освещения и шума. Сел оформлять протокол испытаний (у нас в основном Excel) заполняем всё что нужно для протокола в серой области, из которой всё что нужно переносится в чистую часть ,которая и станет протоколом конечным продуктом. Так вот всё что заполняли в серой области и будет тем самым рабочим протоколом со всеми первичными записями по методике в т.ч. условия проведения измерений и всего что требует методика. И далее два варианта:
1)распечатываем эту серую область (ну опять же не знаю можно ли так) и храним как первичку т.е. там будет абсолютно всё что было в первичке написанной ручкой. Смысл напечатанное займёт гораздо меньше места в архиве чем то что написано ручкой.
2) Сохраняем вот эту серую область под названием первичка освещение объект "ИП Иванов", но как хранить? И не знаю надо ли такое подписывать ЭЦП???
Всё это конечно вилами на воде и вы сейчас всё раскритикуете и напишите, только дурак такое мог написать (тут всё мегамозги) и в хлам разнесете мои теории.....
Вложения
первичные записи в электронный вид.pdf
(255.42 КБ) 84 скачивания
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Я не понял, Вы собираетесь.
1. Делать первичные записи на бумаге, а потом переносить в электронный вид? уничтожив бумагу.
2. Или сразу вести в EXCEL
Первый вариант не подходит так как бумага и будет первичкой.
Второй вариант возможен, но с некоторыми оговорками.
Вместе с тем, пунктом 7.5.2 ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 установлено, что лаборатория должна обеспечивать прослеживаемость изменений, вносимых в технические записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.Вот этот пункт для меня спорный
Есть ли необходимость автоматической блокировки ячейки после внесения в неё данных в во время измерения. Т.е. Вы вводите данные ячейка блокируется, если хотите что то поправить пишите рядом. Или блокировка можно предусмотреть лишь как бонус?
В любом случае Вы должны продемонстрировать что Вы делаете если ввели данные неправильно.

Систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями для проведения исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений, или принятия решений об отказе в его выдаче;
Тут PDF сохраняю, и электронная подпись.

Моё мнение, вариант возможен, при этом неважно насколько у Вас будет всё проработано, и с каким уровнем детализации описан принцип, (по идее можно инструкцию листов на 100 написать). Эксперт сразу будет либо за либо против не разбираясь в нюансах, и тут придётся отстаивать.
Ведь согласитесь, это было возможно ещё в 2014, только мне до сих пор с пеной у рта доказывают что так нельзя потому что эксперт сказал.
Я не на пустом месте пишу, я базу данных и ИЛ 2 года уговаривал ввести. А моё руководство было против потому что им на обучении эксперты говорили что нельзя. НАБОЛЕЛО.

Отправлено спустя 2 минуты 52 секунды:
jurilabchik788 писал(а): 26 Март 2021 за исключением титульного листа с подписями присутствующих ( м.б. и его кстати не обязательно хранить).
Кстати согласен, тоже непонятно откуда взялся миф, оно конечно понятно а вдруг заказчику придёт в голову что Вас у него не было. Реально за 5 лет подобных прецедентов не было, что бы отнести это к несущественным рискам.

Отправлено спустя 4 минуты 46 секунд:
И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.
Вот этот момент я бы в ГОСТ поправил. Не с указанием даты, а с указанием момента, тогда бы и была видна прослеживаемость. А то если одной датой две правки непонятно какая была первая.

jurilabchik788
 
 
Сообщения: 33
Стаж: 1 год 2 месяца
Поблагодарили: 11 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение jurilabchik788 »

texadmin писал(а): 27 Март 2021 1. Делать первичные записи на бумаге, а потом переносить в электронный вид? уничтожив бумагу.
Да именно так я и предполагал, чтобы уйти от хранения записей сделанных от руки....но видимо проблема, хотя я вопрос так и задавал в РА допускается ли полностью перенести данные сделанные ручкой и не хранить их, иначе смысла вообще нет

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

1. Бумага у вас первична, значит уничтожать её нельзя.
2. Дублировать записи в Экселе, вести там расчёты и хранить эти файлы никто не запрещает.
3. При условии что вы все записи переносите в электронный вид и потом сохраняете все варианты, включая поздние правки, можете называть это резервным копированием.
4. Для версионирования и записи даты изменений одного ЭКСЕЛЯ может быть недостаточно, но вот коллеги здесь на форуме упоминали, что в Гугл таблицах это всё можно настроить. Я больше склоняюсь к ведению базы данных, с раздельным доступом, ведением лога изменений и т.д.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 27 Март 2021 Для версионирования и записи даты изменений одного ЭКСЕЛЯ может быть недостаточно
Вот у меня и вопрос, должен ли лог вестись автоматом, должна ли быть защита, или можно оставить на совести исполнителя (рядом пишет, дата время, изменил с X на X1
cordek писал(а): 27 Март 2021 Я больше склоняюсь к ведению базы данных, с раздельным доступом
Это вопрос ресурсов и оперативности, не в каждой ил есть разработчик ПО. Ну и чисто теоретический должен быть правильный ответ можно или нет.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 952
Стаж: 3 года 11 месяцев
Поблагодарили: 348 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

texadmin писал(а): 27 Март 2021 должен ли лог вестись автоматом, должна ли быть защита, или можно оставить на совести исполнителя (рядом пишет, дата время, изменил с X на X1
Моё мнение, как эксперта, что это должно быть автоматически.
Если сотрудник эту информацию ставит сам, то должен быть контролирующий, который потом закрывает файл для редактирования и, например, подписывает ЭЦП.

Отправлено спустя 1 минуту 11 секунд:
Или перемещает в хранилище где нельзя менять файл, поскольку к нему у других сотрудников нет доступа.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 27 Март 2021 Моё мнение, как эксперта, что это должно быть автоматически.
В принципе логично, наверное если смотреть требования к ЛИСМ, они и будут явно такие. А требование всё таки исходит из концепции 17025, хоть в нём эти требования явно не указаны.

jurilabchik788
 
 
Сообщения: 33
Стаж: 1 год 2 месяца
Поблагодарили: 11 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение jurilabchik788 »

cordek писал(а): 27 Март 2021 1. Бумага у вас первична, значит уничтожать её нельзя.
Если это неизменно то вообще не имеет никакого смысла перевод рабочих записей в эл. вид
Вложения 6

Вернуться в «Система менеджмента качества»