Резервное копирование данных

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Аватара пользователя
texadmin
Администратор
Сообщения: 3987
Стаж: 5 лет 4 месяца
Поблагодарили: 505 раз
Пол:

Резервное копирование бумажных рабочих записей

Непрочитанное сообщение texadmin »

17025 7.5 Технические записи
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчёта и достаточной информации, позволяющей, если это возможно, идентифицировать факторы, влияющие на результат измерения и связанную с ним неопределённость измерений, а также обеспечить возможность повторного проведения данной лабораторной деятельности в условиях, максимально близких к первоначальным. Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несёт ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчёты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
Более чем в половине случаев я слышу, что эксперты требуют от ИЛ сканировать бумажные рабочие журналы.
Доводы следующие.
1. Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования.
2. А вдруг чайка утащит.
3. А вдруг пожар.
Как всегда, по порядку.
Про первичные наблюдения: Рабочий журнал — это (если не так, поправьте)
7.5.1 Первичные наблюдения, данные и расчёты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
(Работа - деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц.)
Про деятельность:
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности.
Виды деятельности:
3.6 Лаборатория (laboratory) - орган, который осуществляет один или несколько из следующих видов деятельности:
– испытания;
– калибровка;
– отбор образцов, связанный с последующими испытаниями или калибровкой.
Примечание 1 – В контексте настоящего стандарта понятие «лабораторная деятельность» относится к трём вышеуказанным видам деятельности.
Вывод:
На каждый протокол (опустим калибровку) должно быть .5.1 Первичные наблюдения… (далее рабочая запись)

Гипотетическая ситуация, приезжает эксперт, а Вы ему, у нас был пожар, но остались подписанные ЭЦП сканы рабочих записей, сканы дипломов подписанные ЭЦП, сканы паспортов подписанные ЭЦП. А он Вам, а я знал, я знал, я всегда так советовал. Я, например со сканом прав приехал подписанных ЭЦП, да и паспорт зачем возить, вот у меня скан с ЭЦП разумеется.
Какие бы благие или блаженные не были намерения экспертов, только они не выше руководящих документов. И фраза из уст – «ну хотя бы что бы что-то осталось», это он пусть для своего имущества припасёт "как не странно не только ИЛ горят, но и квартиры" и держит деньги в сберегательной кассе.


А если для него (эксперта) бумажный журнал и скан журнала с ЭЦП эквивалентны, равнозначны, и неотличимы, так давайте рабочие журналы переводить в сканированные, подписывать ЭЦП, можно да? а там и резервных электронных копий этих сканов понаделаем. А бумажный журнал уничтожать. Что бумагу хранить, всё равно сканируем.

Разберёмся с потерей рабочей записи. Это риски
Риски
Лаборатория должна планировать и осуществлять действия по управлению рисками
8.5.1 Лаборатория должна рассматривать риски и возможности, связанные с лабораторной деятельностью, для того чтобы
…предотвращать или уменьшить нежелательные воздействия и возможные сбои в лабораторной деятельности;
А давайте оценим потерю вместе.
Сохранность бумажного документа даже без надлежащего надзора 30-50 лет. (я столько не проживу)
Вероятность пожара, ну поверьте, не слышал я что библиотекарь опасная профессия, и ежегодно мы теряем добрую половину из-за пожара. (хотя не знаю, действительно что-то библиотек меньше стало).
Чайка утащит, так не открывайте окна, вот в моих фантазиях экспертов медведь с балалайкой расцеловал за креативность.
Ну ладно, а как вам риск комета упадёт и солнечная вспышка одновременно. И что теперь как раньше копии делать наскальными рисунками? (если Вы не знали, то наскальные рисунки - это первые резервные копии рабочих записей с мамонтовых шкур, дошедшие до наших дней ГОСТ 17025-2019 д.н.э)
Изучите наконец термин управление рисками, я там выше выделил, управлять а не всегда полностью устранять.
Были ли действительно утери рабочих записей? Да я слышал пару историй, как правило это потоп.
В сухом остатке.
Лаборатория самостоятельно определяет состав документов, подлежащих резервному копированию, а также периодичность и способ копирования (исходя из разумного).
Лаборатория несёт ответственность за принятие решения о том, какие риски и возможности необходимо рассматривать.
Фотография или скан рабочей записи не является первичным документом. Но сканировать никто не запрещает, если удобно, то почему бы и нет.
Рассмотрите риск утери, минимизируйте,
Критику готов услышать, у меня ещё куча доводов.
P.S. всё выше сказанное не относится к электронным записям.

Сергей К - если мы пишем на бумаге, то потом сканируем в электронный вид, а если набираем электронный документ, то потом распечатываем в бумажный. Бред какой то.
Некоторые эксперты -зачем Вам эти электронные документы, да не дай бог, да намучаетесь, там знаете как, вот ЭЦП не там разместите и всё.
Другие некоторые эксперты, - Я сейчас выражаю своё мнение.
Другие некоторые эксперты- Ну делайте на всякий случай, вопросов меньше будет.
Аватара пользователя
cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1600
Стаж: 5 лет
Поблагодарили: 553 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Резюмируя:
Желательно большую часть записей перевести в электронный вид, и проводить резервное копирование автоматически.
Если остались записи на бумаге, то необходимо определить состав и периодичность резервного копирования (сканирования) с учётом оценки рисков утери документов, их контроля и минимизации.

Подписывать сканы ЭЦП или нет, пока не определились.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
Аватара пользователя
texadmin
Администратор
Сообщения: 3987
Стаж: 5 лет 4 месяца
Поблагодарили: 505 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 09.02.2022 Желательно большую часть записей перевести в электронный вид, и проводить резервное копирование автоматически.
Согласен, нет объективных причин не делать копии электронных документов, причём это будут прям копии (неотличимы от оригинала), а вернее тот же оригинал, только в другом месте.

Удачно прошёл эксперимент пересылка копий электронных писем (резервное копирование email) с основного email. Пересылал с основных email на яндексе (мой и форума), на электронку майл. За несколько месяцев пересылалось порядка 2000 писем. Настройка заняла не более 15 минут, с учётом регистрации нового ящика
Сбор электронных писем.png
Аватара пользователя
texadmin
Администратор
Сообщения: 3987
Стаж: 5 лет 4 месяца
Поблагодарили: 505 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Аватара пользователя
Гость

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Гость »

Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?
Аватара пользователя
Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 768
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 239 раз

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Гость, ворд изменяемый формат, эксперты в принципе не очень любят хранение данных в изменяемых форматах.

Вернуться в «Система менеджмента качества»