Резервное копирование данных

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 4096
Стаж: 6 лет
Поблагодарили: 520 раз
Пол:

Резервное копирование бумажных рабочих записей

Непрочитанное сообщение texadmin »

17025 7.5 Технические записи
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчёта и достаточной информации, позволяющей, если это возможно, идентифицировать факторы, влияющие на результат измерения и связанную с ним неопределённость измерений, а также обеспечить возможность повторного проведения данной лабораторной деятельности в условиях, максимально близких к первоначальным. Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несёт ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчёты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
Более чем в половине случаев я слышу, что эксперты требуют от ИЛ сканировать бумажные рабочие журналы.
Доводы следующие.
1. Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования.
2. А вдруг чайка утащит.
3. А вдруг пожар.
Как всегда, по порядку.
Про первичные наблюдения: Рабочий журнал — это (если не так, поправьте)
7.5.1 Первичные наблюдения, данные и расчёты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
(Работа - деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц.)
Про деятельность:
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности.
Виды деятельности:
3.6 Лаборатория (laboratory) - орган, который осуществляет один или несколько из следующих видов деятельности:
– испытания;
– калибровка;
– отбор образцов, связанный с последующими испытаниями или калибровкой.
Примечание 1 – В контексте настоящего стандарта понятие «лабораторная деятельность» относится к трём вышеуказанным видам деятельности.
Вывод:
На каждый протокол (опустим калибровку) должно быть .5.1 Первичные наблюдения… (далее рабочая запись)

Гипотетическая ситуация, приезжает эксперт, а Вы ему, у нас был пожар, но остались подписанные ЭЦП сканы рабочих записей, сканы дипломов подписанные ЭЦП, сканы паспортов подписанные ЭЦП. А он Вам, а я знал, я знал, я всегда так советовал. Я, например со сканом прав приехал подписанных ЭЦП, да и паспорт зачем возить, вот у меня скан, с ЭЦП разумеется.
Какие бы благие или блаженные не были намерения экспертов, только они не выше руководящих документов. И фраза из уст – «ну хотя бы что бы что-то осталось», это он пусть для своего имущества припасёт "как не странно не только ИЛ горят, но и квартиры" и держит деньги в сберегательной кассе.


А если для него (эксперта) бумажный журнал и скан журнала с ЭЦП эквивалентны, равнозначны, и неотличимы, так давайте рабочие журналы переводить в сканированные, подписывать ЭЦП, можно да? а там и резервных электронных копий этих сканов понаделаем. А бумажный журнал уничтожать. Что бумагу хранить, всё равно сканируем.

Разберёмся с потерей рабочей записи. Это риски
Риски
Лаборатория должна планировать и осуществлять действия по управлению рисками
8.5.1 Лаборатория должна рассматривать риски и возможности, связанные с лабораторной деятельностью, для того чтобы
…предотвращать или уменьшить нежелательные воздействия и возможные сбои в лабораторной деятельности;
А давайте оценим потерю вместе.
Сохранность бумажного документа даже без надлежащего надзора 30-50 лет. (я столько не проживу)
Вероятность пожара, ну поверьте, не слышал я что библиотекарь опасная профессия, и ежегодно мы теряем добрую половину из-за пожара. (хотя не знаю, действительно что-то библиотек меньше стало).
Чайка утащит, так не открывайте окна, вот в моих фантазиях экспертов медведь с балалайкой расцеловал за креативность.
Ну ладно, а как вам риск комета упадёт и солнечная вспышка одновременно. И что теперь как раньше копии делать наскальными рисунками? (если Вы не знали, то наскальные рисунки - это первые резервные копии рабочих записей с мамонтовых шкур, дошедшие до наших дней ГОСТ 17025-2019 д.н.э)
Изучите наконец термин управление рисками, я там выше выделил, управлять а не всегда полностью устранять.
Были ли действительно утери рабочих записей? Да я слышал пару историй, как правило это потоп.
В сухом остатке.
Лаборатория самостоятельно определяет состав документов, подлежащих резервному копированию, а также периодичность и способ копирования (исходя из разумного).
Лаборатория несёт ответственность за принятие решения о том, какие риски и возможности необходимо рассматривать.
Фотография или скан рабочей записи не является первичным документом. Но сканировать никто не запрещает, если удобно, то почему бы и нет.
Рассмотрите риск утери, минимизируйте,
Критику готов услышать, у меня ещё куча доводов.
P.S. всё выше сказанное не относится к электронным записям.

Сергей К - если мы пишем на бумаге, то потом сканируем в электронный вид, а если набираем электронный документ, то потом распечатываем в бумажный. Бред какой то.
Некоторые эксперты -зачем Вам эти электронные документы, да не дай бог, да намучаетесь, там знаете как, вот ЭЦП не там разместите и всё.
Другие некоторые эксперты, - Я сейчас выражаю своё мнение.
Другие некоторые эксперты- Ну делайте на всякий случай, вопросов меньше будет.

Теги:
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1907
Стаж: 5 лет 9 месяцев
Поблагодарили: 633 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Резюмируя:
Желательно большую часть записей перевести в электронный вид, и проводить резервное копирование автоматически.
Если остались записи на бумаге, то необходимо определить состав и периодичность резервного копирования (сканирования) с учётом оценки рисков утери документов, их контроля и минимизации.

Подписывать сканы ЭЦП или нет, пока не определились.
Валидация и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 4096
Стаж: 6 лет
Поблагодарили: 520 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 09.02.2022 Желательно большую часть записей перевести в электронный вид, и проводить резервное копирование автоматически.
Согласен, нет объективных причин не делать копии электронных документов, причём это будут прям копии (неотличимы от оригинала), а вернее тот же оригинал, только в другом месте.

Удачно прошёл эксперимент пересылка копий электронных писем (резервное копирование email) с основного email. Пересылал с основных email на яндексе (мой и форума), на электронку майл. За несколько месяцев пересылалось порядка 2000 писем. Настройка заняла не более 15 минут, с учётом регистрации нового ящика
Сбор электронных писем.png
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 4096
Стаж: 6 лет
Поблагодарили: 520 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Аватара пользователя

Гость

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Гость »

Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 1086
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 293 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Гость, ворд изменяемый формат, эксперты в принципе не очень любят хранение данных в изменяемых форматах.

fresh_air
Сообщения: 1
Стаж: 5 месяцев
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение fresh_air »

Гость писал(а): 22.04.2022 Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?
Некоторые программы создают резервные копии в формате недоступном для чтения и редактирования до восстановления бэкапа. А есть программы, которые создают резервные копии в исходном формате, т.е. можно работать с данными внутри самого файла бэкапа, не "разворачивая" его, что очень удобно. Смотря для каких целей создается бэкап и сколько людей будут иметь к нему доступ. Если это ваш персональный бэкап, который будет, например, храниться у вас на ПК и на флэшке, нет ничего криминального хранить его хоть даже в .txt формате
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1907
Стаж: 5 лет 9 месяцев
Поблагодарили: 633 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Гость писал(а): 22.04.2022 Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?
Если у вас резервное копирование (бэкап) файлов, то надо сохранять именно эти файлы.
Если программа с базой данных, то надо делать резервную копию базы данных.

Что касается редактирования, то бэкап должен делаться на такие носители, к которым не имеют доступа посторонние и нельзя отредактировать/удалить сами данные.
Валидация и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation

magnateasy
 
 
Сообщения: 5
Стаж: 1 год 9 месяцев

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение magnateasy »

Доброго дня! Подскажите пожалуйста, ЭЦП на резервной копии документов необходимо ставить в день сканирования? Будет ли считаться несоответствием, если отсканированная копия документа заверена ЭЦП позже?
Аватара пользователя

Гость_1696

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Гость_1696 »

magnateasy писал(а): 30.11.2022 Доброго дня! Подскажите пожалуйста, ЭЦП на резервной копии документов необходимо ставить в день сканирования? Будет ли считаться несоответствием, если отсканированная копия документа заверена ЭЦП позже?
Мы вообще сканы не заверяем

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 1086
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 293 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

magnateasy, а где сказано, что резервная копия должна быть подписана ЭЦП?

EvgeniyaQA
 
 
Сообщения: 7
Стаж: 4 месяца
Поблагодарили: 1 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение EvgeniyaQA »

Olga_Nesterova писал(а): 30.11.2022 а где сказано, что резервная копия должна быть подписана ЭЦП?
Критерии аккредитации п. 24.6 б) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью...
Исходя из этого пункта то вся документация должна быть бумажной и/или в электронном виде, но тогда подписанная ЭЦП.
Если эл. вариант не подписан, то значит он не защищен от изменений/подмены и тд., и как тогда восстанавливать такой документ?

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 1086
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 293 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

EvgeniyaQA, Это про архив.
У вас все записи должны быть защищены, верно? Не обязательно ЭЦП - есть пароли, макросы, ограниченный доступ... Если вы делаете копию с такой электронной записи, разве она не защищена аналогично оригиналу? Поэтому: кто сказал, что надо подписывать ЭЦП резервную копию?
Аватара пользователя

Ксения Хуснуллина

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Ксения Хуснуллина »

Коллеги, доброго всего )
Ведь у нас речь идет о соответствии критериям аккредитации? А не IT технологиям ).
По этой теме возникают вопросы такого характера:
Какие документы нужно хранить и делать для них резервные копии? Если говорим о технич. записях, то только протоколы или еще и журналы с первичными данными, заявки/акты отбора? Как это осуществлять? Делать сканы и подписывать ЭЦП? Протоколы сканировать и подписывать ЭЦП - странно. Нужна тогда процедура для электронных протоколов... и пр.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1907
Стаж: 5 лет 9 месяцев
Поблагодарили: 633 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение cordek »

Ксения Хуснуллина писал(а): 20.01.2023 Какие документы нужно хранить и делать для них резервные копии? Если говорим о технич. записях, то только протоколы или еще и журналы с первичными данными, заявки/акты отбора?
Перечень таких документов вы сами определяете. См. Первое сообщение на странице 4 в этой теме.
Требования подписывать резервные копии нигде нет, однако некоторые эксперты почему-то требуют.
Валидация и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 1086
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 293 раза

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Ксения Хуснуллина, еще пять копеечек: тоже долго идем к универсальному решению. Пока остановились на необходимости в любой момент подтвердить свое соответствие КА и 17025. То есть я села и выписала список записей после слов "лаборатория должна...", а потом составила табличку с ними и установила более-менее разумную периодичность. Половина записей дважды в неделю копируется на бэкап сервера. Остальное копируется в папки, которые дважды в неделю копируются на бэкап сервера. Ничего ЭЦП не подписываем, потому как не требуется это нигде. Под ЭЦП только архив электронных записей.

Андрей Горбунов
 
 
Сообщения: 109
Стаж: 5 лет 4 месяца
Поблагодарили: 77 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение Андрей Горбунов »

Если позволите, немного добавлю, как мне все это видится.
Цель резервного копирования - сохранять копии данных (в самом широком смысле) для последующего восстановления. Например, случайно файл стёрли или диск испортился. Один из важнейших параметров - скорость восстановления. Соответственно в рамках резервного копирования необходимо определить что и когда копировать, как восстанавливать.
Но у бэкапов есть минус: сохраняемые копии, как правило, не имеют юридической силы, их нельзя использовать, как доказательства. Ну, если только документы не имеют ЭЦП.
В архив же, как правило, помещают оригиналы или документы с ЭЦП. Роль архива - справочно-информационная + обеспечение доказательной базы. Соответственно, главный параметр - сохранность.
Обратил бы внимание, что КА не определяют места хранения резервных копий, а вот архив должен быть по месту производства работ. Это не случайно и связано с той ролью, которую играет резервное копирование и архивирование.
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 4096
Стаж: 6 лет
Поблагодарили: 520 раз
Пол:

Резервное копирование данных

Непрочитанное сообщение texadmin »

Андрей Горбунов писал(а): 24.01.2023 Но у бэкапов есть минус: сохраняемые копии, как правило, не имеют юридической силы, их нельзя использовать, как доказательства.
Если формально подходить, то выражение "резервная копия" относится только к цифровым документам. Ведь не существует выражения "резервная копия паспорта" пока он не электронный.
Скорость восстановления, я бы не назвал важным параметром, так как независимо от способа, вряд ли время может увеличится на несколько порядков.
1. Я бы назвал сохранность (надёжность)
2. Частота.
3. Я считаю что резервное копирование должно происходить автоматический (с отчётом)

Вернуться в «Система менеджмента качества»