Резервное копирование данных

[texadmin]

17025 7.5 Технические записи
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчёта и достаточной информации, позволяющей, если это возможно, идентифицировать факторы, влияющие на результат измерения и связанную с ним неопределённость измерений, а также обеспечить возможность повторного проведения данной лабораторной деятельности в условиях, максимально близких к первоначальным. Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несёт ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчёты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
Более чем в половине случаев я слышу, что эксперты требуют от ИЛ сканировать бумажные рабочие журналы.
Доводы следующие.
1. Лаборатория должна осуществлять управление, необходимое для идентификации, хранения, защиты, резервного копирования.
2. А вдруг чайка утащит.
3. А вдруг пожар.
Как всегда, по порядку.
Про первичные наблюдения: Рабочий журнал — это (если не так, поправьте)
7.5.1 Первичные наблюдения, данные и расчёты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
(Работа - деятельность, результаты которой имеют материальное выражение и могут быть реализованы для удовлетворения потребностей организации и (или) физических лиц.)
Про деятельность:
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности.
Виды деятельности:
3.6 Лаборатория (laboratory) - орган, который осуществляет один или несколько из следующих видов деятельности:
– испытания;
– калибровка;
– отбор образцов, связанный с последующими испытаниями или калибровкой.
Примечание 1 – В контексте настоящего стандарта понятие «лабораторная деятельность» относится к трём вышеуказанным видам деятельности.
Вывод:
На каждый протокол (опустим калибровку) должно быть .5.1 Первичные наблюдения… (далее рабочая запись)

Гипотетическая ситуация, приезжает эксперт, а Вы ему, у нас был пожар, но остались подписанные ЭЦП сканы рабочих записей, сканы дипломов подписанные ЭЦП, сканы паспортов подписанные ЭЦП. А он Вам, а я знал, я знал, я всегда так советовал. Я, например со сканом прав приехал подписанных ЭЦП, да и паспорт зачем возить, вот у меня скан, с ЭЦП разумеется.
Какие бы благие или блаженные не были намерения экспертов, только они не выше руководящих документов. И фраза из уст – «ну хотя бы что бы что-то осталось», это он пусть для своего имущества припасёт "как не странно не только ИЛ горят, но и квартиры" и держит деньги в сберегательной кассе.

А если для него (эксперта) бумажный журнал и скан журнала с ЭЦП эквивалентны, равнозначны, и неотличимы, так давайте рабочие журналы переводить в сканированные, подписывать ЭЦП, можно да? а там и резервных электронных копий этих сканов понаделаем. А бумажный журнал уничтожать. Что бумагу хранить, всё равно сканируем.

Разберёмся с потерей рабочей записи. Это риски
Риски
Лаборатория должна планировать и осуществлять действия по управлению рисками
8.5.1 Лаборатория должна рассматривать риски и возможности, связанные с лабораторной деятельностью, для того чтобы
…предотвращать или уменьшить нежелательные воздействия и возможные сбои в лабораторной деятельности;
А давайте оценим потерю вместе.
Сохранность бумажного документа даже без надлежащего надзора 30-50 лет. (я столько не проживу)
Вероятность пожара, ну поверьте, не слышал я что библиотекарь опасная профессия, и ежегодно мы теряем добрую половину из-за пожара. (хотя не знаю, действительно что-то библиотек меньше стало).
Чайка утащит, так не открывайте окна, вот в моих фантазиях экспертов медведь с балалайкой расцеловал за креативность.
Ну ладно, а как вам риск комета упадёт и солнечная вспышка одновременно. И что теперь как раньше копии делать наскальными рисунками? (если Вы не знали, то наскальные рисунки - это первые резервные копии рабочих записей с мамонтовых шкур, дошедшие до наших дней ГОСТ 17025-2019 д.н.э)
Изучите наконец термин управление рисками, я там выше выделил, управлять а не всегда полностью устранять.
Были ли действительно утери рабочих записей? Да я слышал пару историй, как правило это потоп.
В сухом остатке.
Лаборатория самостоятельно определяет состав документов, подлежащих резервному копированию, а также периодичность и способ копирования (исходя из разумного).
Лаборатория несёт ответственность за принятие решения о том, какие риски и возможности необходимо рассматривать.
Фотография или скан рабочей записи не является первичным документом. Но сканировать никто не запрещает, если удобно, то почему бы и нет.
Рассмотрите риск утери, минимизируйте,
Критику готов услышать, у меня ещё куча доводов.
P.S. всё выше сказанное не относится к электронным записям.
Сергей К - если мы пишем на бумаге, то потом сканируем в электронный вид, а если набираем электронный документ, то потом распечатываем в бумажный. Бред какой то.
Некоторые эксперты -зачем Вам эти электронные документы, да не дай бог, да намучаетесь, там знаете как, вот ЭЦП не там разместите и всё.
Другие некоторые эксперты, - Я сейчас выражаю своё мнение.
Другие некоторые эксперты- Ну делайте на всякий случай, вопросов меньше будет.

[cordek]

Резюмируя:
Желательно большую часть записей перевести в электронный вид, и проводить резервное копирование автоматически.
Если остались записи на бумаге, то необходимо определить состав и периодичность резервного копирования (сканирования) с учётом оценки рисков утери документов, их контроля и минимизации.

Подписывать сканы ЭЦП или нет, пока не определились.

[texadmin]

Желательно большую часть записей перевести в электронный вид, и проводить резервное копирование автоматически.

Согласен, нет объективных причин не делать копии электронных документов, причём это будут прям копии (неотличимы от оригинала), а вернее тот же оригинал, только в другом месте.

Удачно прошёл эксперимент пересылка копий электронных писем (резервное копирование email) с основного email. Пересылал с основных email на яндексе (мой и форума), на электронку майл. За несколько месяцев пересылалось порядка 2000 писем. Настройка заняла не более 15 минут, с учётом регистрации нового ящика

[texadmin]

[Гость]

Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?

[Olga_Nesterova]

Гость, ворд изменяемый формат, эксперты в принципе не очень любят хранение данных в изменяемых форматах.

[fresh_air]

Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?

Некоторые программы создают резервные копии в формате недоступном для чтения и редактирования до восстановления бэкапа. А есть программы, которые создают резервные копии в исходном формате, т.е. можно работать с данными внутри самого файла бэкапа, не "разворачивая" его, что очень удобно. Смотря для каких целей создается бэкап и сколько людей будут иметь к нему доступ. Если это ваш персональный бэкап, который будет, например, храниться у вас на ПК и на флэшке, нет ничего криминального хранить его хоть даже в .txt формате

[cordek]

Здравствуйте! Подкажите, пожалуйста, кто недавно проходил ПК - были ли какие то замечания по резервному копированию? Как все же правильно - резервные копии в пдф или ворд формате хранить?

Если у вас резервное копирование (бэкап) файлов, то надо сохранять именно эти файлы.
Если программа с базой данных, то надо делать резервную копию базы данных.

Что касается редактирования, то бэкап должен делаться на такие носители, к которым не имеют доступа посторонние и нельзя отредактировать/удалить сами данные.

[magnateasy]

Доброго дня! Подскажите пожалуйста, ЭЦП на резервной копии документов необходимо ставить в день сканирования? Будет ли считаться несоответствием, если отсканированная копия документа заверена ЭЦП позже?

[Гость_1696]

Доброго дня! Подскажите пожалуйста, ЭЦП на резервной копии документов необходимо ставить в день сканирования? Будет ли считаться несоответствием, если отсканированная копия документа заверена ЭЦП позже?

Мы вообще сканы не заверяем

[Olga_Nesterova]

magnateasy, а где сказано, что резервная копия должна быть подписана ЭЦП?

[EvgeniyaQA]

а где сказано, что резервная копия должна быть подписана ЭЦП?

Критерии аккредитации п. 24.6 б) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью...
Исходя из этого пункта то вся документация должна быть бумажной и/или в электронном виде, но тогда подписанная ЭЦП.
Если эл. вариант не подписан, то значит он не защищен от изменений/подмены и тд., и как тогда восстанавливать такой документ?

[Olga_Nesterova]

EvgeniyaQA, Это про архив.
У вас все записи должны быть защищены, верно? Не обязательно ЭЦП - есть пароли, макросы, ограниченный доступ... Если вы делаете копию с такой электронной записи, разве она не защищена аналогично оригиналу? Поэтому: кто сказал, что надо подписывать ЭЦП резервную копию?

[Ксения Хуснуллина]

Коллеги, доброго всего )
Ведь у нас речь идет о соответствии критериям аккредитации? А не IT технологиям ).
По этой теме возникают вопросы такого характера:
Какие документы нужно хранить и делать для них резервные копии? Если говорим о технич. записях, то только протоколы или еще и журналы с первичными данными, заявки/акты отбора? Как это осуществлять? Делать сканы и подписывать ЭЦП? Протоколы сканировать и подписывать ЭЦП - странно. Нужна тогда процедура для электронных протоколов... и пр.

[cordek]

Какие документы нужно хранить и делать для них резервные копии? Если говорим о технич. записях, то только протоколы или еще и журналы с первичными данными, заявки/акты отбора?

Перечень таких документов вы сами определяете. См. Первое сообщение на странице 4 в этой теме.
Требования подписывать резервные копии нигде нет, однако некоторые эксперты почему-то требуют.

[Olga_Nesterova]

Ксения Хуснуллина, еще пять копеечек: тоже долго идем к универсальному решению. Пока остановились на необходимости в любой момент подтвердить свое соответствие КА и 17025. То есть я села и выписала список записей после слов "лаборатория должна...", а потом составила табличку с ними и установила более-менее разумную периодичность. Половина записей дважды в неделю копируется на бэкап сервера. Остальное копируется в папки, которые дважды в неделю копируются на бэкап сервера. Ничего ЭЦП не подписываем, потому как не требуется это нигде. Под ЭЦП только архив электронных записей.

[Андрей Горбунов]

Если позволите, немного добавлю, как мне все это видится.
Цель резервного копирования - сохранять копии данных (в самом широком смысле) для последующего восстановления. Например, случайно файл стёрли или диск испортился. Один из важнейших параметров - скорость восстановления. Соответственно в рамках резервного копирования необходимо определить что и когда копировать, как восстанавливать.
Но у бэкапов есть минус: сохраняемые копии, как правило, не имеют юридической силы, их нельзя использовать, как доказательства. Ну, если только документы не имеют ЭЦП.
В архив же, как правило, помещают оригиналы или документы с ЭЦП. Роль архива - справочно-информационная + обеспечение доказательной базы. Соответственно, главный параметр - сохранность.
Обратил бы внимание, что КА не определяют места хранения резервных копий, а вот архив должен быть по месту производства работ. Это не случайно и связано с той ролью, которую играет резервное копирование и архивирование.

[texadmin]

Но у бэкапов есть минус: сохраняемые копии, как правило, не имеют юридической силы, их нельзя использовать, как доказательства.

Если формально подходить, то выражение "резервная копия" относится только к цифровым документам. Ведь не существует выражения "резервная копия паспорта" пока он не электронный.
Скорость восстановления, я бы не назвал важным параметром, так как независимо от способа, вряд ли время может увеличится на несколько порядков.
1. Я бы назвал сохранность (надёжность)
2. Частота.
3. Я считаю что резервное копирование должно происходить автоматический (с отчётом)

[НИНА]

Фалкин (видео выше) вводит в заблуждение, это очень критично!!!
Мы получили отказ в аккредитации только по этому пункту стандарта, должны участвовать в резервном копировании ВСЕ записи и бумажные в том числе!!!!

[texadmin]

Что случилось? Вообще от РА не было разъяснений?, а то тема уже второй год тянется.

[Гость_7630]

Добрый день!
Ведем резервное копирование в течение года бумажных записей путем создание скан-копии в pdf, копию храним на сервере...
по окончании года записи на бумаге передаем в архив. А что делать с резервной копией возник спор - удалять или перемещать в электронный архив?

[Olga_Nesterova]

Гость_7630, мы себе написали, что этот вопрос решает руководитель. Что-то можно в корзину, а что-то надо бы поберечь в резервной копии.

[Муртаз]

Гость_7630,

А что делать с резервной копией

хранить до ПК2 и ПК5, а там как в архиве срок подошел и удаляйте... но мое мнение не называйте это

электронный архив

, а то у экспертов возникнуть может вопрос "А как у Вас организовано хранение в Эл.Арх.?, разработаны ли правила и т.д. и т.п."

[Olga_Nesterova]

А как у Вас организовано хранение в Эл.Арх.?, разработаны ли правила и т.д. и т.п.

Ну оно может быть и разработано все.

[Муртаз]

Гость_7630,

А что делать с резервной копией

хранить до ПК2 и ПК5, а там как в архиве срок подошел и удаляйте... но мое мнение не называйте это

электронный архив

, а то у экспертов возникнуть может вопрос "А как у Вас организовано хранение в Эл.Арх.?, разработаны ли правила и т.д. и т.п."

[cordek]

Мы получили отказ в аккредитации только по этому пункту стандарта, должны участвовать в резервном копировании ВСЕ записи и бумажные в том числе

При чем из стандарта ГОСТ 17025-2019 это напрямую не следует.
Также как и из критериев аккредитации.

[Гость_8922]

Добрый день!
Помогите разобраться - получили задание от экспертов по демонстрации процедуры восстановления - утеря первичных записей и протокола (бумажных) из архива… есть резервные копии первичных записей с прибора - их в принципе же можем заново распечатать и сформировать новый протокол? А протокол в таком случае под новым номером формировать надо с указанием что выдан взамен или под первоначальным? Надо ли в журнале несоответствий регистрировать «утерю»?