Несколько журналов регистрации в зависимости от направления

[Вика_Химик]

Может у кого такое имеет место быть?
У нас сейчас планируется в ближайшем будущем аккредитовываться по 3 направлениям: семеноводство (качество семян, подтврждение сортов), защита растений (фитопоталогия семян, обследование посевов) и технолого-аналитическая лаборатория (качество и безопасность зерна,безопасность почв, безопасность овощей).
Сейчас продумываем регистрацию образцов на испытания. Номера протоколов будут совпадать с шифром образца (так удобно меньше замарочек). Руководство (не руководитель лаборатории, а руковдство организации) настаивает на разраничении журнала по направлениям, например, допустим с начала года:
1-ОС напраление семеноводства
1-ЗР-направление защита растений
1-ТАЛ-технолого-аналитическая лаборатория (буквы могут поменятся, не в том суть)
В EXEL создаем 3 журнала по данным направлениям.
Кроме этого, в этих журналах еще и разделения по анализам хотят ввести. Получается двойная буквенная кодировка, например:
1-ОС-СС - соровые качества семян
2-ОС-ПС - посевные качества семян

1-ЗР-ФС-фитопатология сеямн
2-ЗР-С-склады
и т.д.
Вопрос в том, допустимо ли иметь несколько журналов по регистрации образцов, поступающих на испытание в лабораторию? Чтобы удовлетворить руковдство и затем вопросов у экспертов не было.

[KM-mk]

У нас тоже по направлениям, нумерация идет единая в едином журнале, просто буквы меняются от направления.
Например: 1-0С; 2-ЗР; 3-ЗР; 4-ТАЛ; 5-ОС.

[Вика_Химик]

У нас тоже по направлениям, нумерация идет единая в едином журнале, просто буквы меняются от направления.
Например: 1-0С; 2-ЗР; 3-ЗР; 4-ТАЛ; 5-ОС.

У нас зам настаивает имеено на разных журналах, так как форму единой не сделаешь, у семеноводов свои требования, у защиты свои, а как прийти к одному знаменателю не знаю, и как убедить, что это не совсем правильно. По идее журнал дожен быть один.
С ней вообще сложно, так усложнить все хочет, как будто у нас людей много, нам наоборот надо проще. Во-первых, чем проще, тем меньше ошибок, и как следствие, несоответствий. Но сложно спорить с ней, не прислушивается к мнению специалистов.
Второй момент, у вас наверное один человек сидит на регестрации, поэтому все в одном.
А у нас пока, лаборатория регистрирует сама свои анализы, семеноводы свои, защита свои. У всех форма своя. Сложность в одном не зарегестрируешь, когда одномоментно всем надо регестрировать. Надо бы отдельного человека, кто бы этим занимался, а пока такого нет. Вроде как начальник будет официально. А формально с его занятостью так не получится, но либо нужно время и система. По-мему мнению нужен человек конкретный, который только и будет этим заниматься. А начальник выписывать счета и заменять его в случае больничного или отпуска. Так правильно, но нужно же убедить.

[Елена Gicareva]

Добрый день! У нас пробы регистрируются в разных журналах -для бактериологических, токсикологических анализов и химических, далее присваивается код пробы где можно принять буквенное обозначение, главное, чтобы это было прописано в РК, и передаётся проба в лабораторную группу, выполняющую эти анализы, но протоколы выдаёт начальник лаборатории с единой оригинальной нумерацией, по приему проб не запрещено вести несколько журналов если есть отличия по типу анализов.

[Вика_Химик]

не запрещено вести несколько журналов если есть отличия по типу анализов

Спасибо за ответ.

Отправлено спустя 1 минуту:

ротоколы выдаёт начальник лаборатории с единой оригинальной нумерацией

А мы планируем номер протокола присваивать тот же , что и шифр образца. Очень удобно в том плане, что не нужно вести дополнительный журнал по нумерации протокола испытания. Сроки выполнения анализов разные, что -то делается и недели 2, а что-то и за день выполняется.

[texadmin]

Вы можете делать журналы и шифровать так как Вам удобно, могут быть личные, могут быть под измерение.

Для соблюдение требование, если журнал общий после измерения необходимо ставить роспись исполнителя, у личного фамилия и роспись.
Аккуратнее прописывайте ведение журналов в РК, что бы не получилось образец журнала такой то, а он другой, замечание будет невыполнение требований РК, или с такого то числа Вы ввели журнал такой то (с шифром), и продолжаете заполнять старые, до окончания, замечание будет невыполнение требований РК. Пропишите рекомендованная форма например, либо приказами разрешайте заполнить журналы до окончания.
Желательно что бы была четкая логика образцов журнала, что бы не было, можно записать и общем, а можно в специально отведённом.
Так же при общем журналах меня немного смущает конфиденциальность, посмотрите в своей РК нет ли каких запретов.


7.5 Технические записи
7.5.1 Лаборатория должна обеспечивать наличие в технических записях для каждого вида лабораторной деятельности результатов, отчета и достаточной информации, позволяющей, если это возможно, идентифицировать факторы, влияющие на результат измерения и связанную с ним неопределенность измерений, а также обеспечить возможность повторного проведения данной лабораторной деятельности в условиях, максимально близких к первоначальным. Технические записи должны включать дату и сведения о персонале лаборатории, который несет ответственность за каждый вид лабораторной деятельности и за проверку данных и результатов. Первичные наблюдения, данные и расчеты должны быть записаны в момент, когда они были получены, и должны отождествляться с конкретной работой.
7.5.2 Лаборатория должна обеспечивать прослеживаемость изменений, вносимых в технические записи, к предыдущим версиям либо к первичным наблюдениям. И первичные, и измененные данные и файлы должны сохраняться с указанием даты внесения изменений, сведений об аспектах, претерпевших изменения, и лицах, ответственных за данные изменения.

[cordek]

Журналы регистрации можете вести раздельные, это не суть, главное обеспечить сохранность, резервное копирование, архивирование, прослеживаемость образцов, авторизацию ответственного. ведения журналов в Экселе не рекомендую, лучше Гугл таблицы используйте, а ещё лучше отдельную базу данных завести.

[texadmin]

лучше Гугл таблицы используйте,

А как Вы обходите наличие ЭП?

[Вика_Химик]

Журналы регистрации можете вести раздельные, это не суть, главное обеспечить сохранность, резервное копирование, архивирование, прослеживаемость образцов, авторизацию ответственного. ведения журналов в Экселе не рекомендую, лучше Гугл таблицы используйте, а ещё лучше отдельную базу данных завести.

Про это тоже знаю, что не все эксперты к эксель относятся лояльно, по мне так лучше бумажный ваиант. Есть еще информация, если лаборатория аккредитованная можно использовать бесплатную программу "Веста" (она для лаборатории россельхознадзора разработана). Достаточно заяввления и быть аккредитоваными.
Еще в интеренете нашла программы КИТ, кто-нибудь слышал о таких системах?

Отправлено спустя 6 минут:

Вы можете делать журналы и шифровать так как Вам удобно, могут быть личные, могут быть под измерение.

Сейчас я интересуюсь именно регистрацией поступивших образцов, про технические записи и журналы измерений мне пока все понятно.

[cordek]

В весте

бесплатную программу "Веста" (она для лаборатории россельхознадзора разработана).

В Весте нет регистрации, там реализован учёт испытаний и выдача протокола.

[Вика_Химик]

В Весте нет регистрации, там реализован учёт испытаний и выдача протокола.

Понятно, будем знать.