Цифровой архив лаборатории

Вопросы деятельности Аккредитованных лабораторий

Автор темы
Максим
 
 
Сообщения: 11
Стаж: 9 месяцев

Цифровой архив лаборатории

Непрочитанное сообщение Максим »

Доброго времени суток. Нужна консультация по электронному архиву заводской лаборатории. Сейчас всё ведём на бумаге - все журналы, протоколы в 2 экземплярах и т.п. Планируется существенное увеличение объёмов хранимой информации. Настолько большое, что никаких существующих архивов для хранения документов в течение установленного срока попросту не хватит. Критерии аккредитации (пока ещё действующие, но отменённые с 1 января 2021 года) подразумевают хранение как минимум копий протоколов, подписанных усиленной квалифицированной цифровой подписью.
На этом всё? Электронные протоколы хранить можно хоть на рабочем компе? Никаких дополнительных требований нет? У нас например в организации есть файловый сервер, права на доступ к которому настраивает отдельное подразделение. Если мы будем хранить протоколы там, это приемлемо?
Также интересуют электронные журналы. Хотим уменьшить бюрократию и частично перейти на цифру. Распечатывать и подшивать журналы для архива также при необходимости можно. Как на это смотрит РА и эксперты? Обязательно должен быть только бумажный журнал или допускается ведение электронного или электронного с последующей распечаткой?
Есть другая идея. Мы разрабатываем и внедряем свою программу для внутреннего документооборота, чтобы, опять же, снизить бюрократическую нагрузку и необходимость в переписывании одного и того же из заявки в журнал, а потом в протокол. По сути на сегодня программа представляет собой электронный журнал. Есть возможность узаконить эту программу и весь документооборот, связанный с ней, прописав процедуру в руководстве по качеству, например, тем самым исключив бумажные журналы и бумажные протоколы? Возможность формировать протоколы и подписывать их ЭЦП в программе есть. Доступа третьих лиц к ней нет, изменение каких-либо данных после формирования протокола невозможно. Реализовать резервное копирование можно.
Изображение

Валентина
 
 
Сообщения: 47
Стаж: 6 месяцев
Поблагодарили: 2 раза

Re: Цифровой архив лаборатории

Непрочитанное сообщение Валентина »

Добрый день! Не нашла подходящей темы, поэтому пишу здесь. Где-то прописано, что контрольный фонд НД должен быть на бумаге? Если метрологи будут в компьютере хранить только сканы методик, по заявке лаборатории будут распечатывать рабочие экземпляры. Так можно?
Аватара пользователя

Lenore
Партнёр форума
Сообщения: 390
Стаж: 1 год 5 месяцев
Поблагодарили: 162 раза

Re: Цифровой архив лаборатории

Непрочитанное сообщение Lenore »

Валентина писал(а): 12 Февраль 2021 Где-то прописано, что контрольный фонд НД должен быть на бумаге? Если метрологи будут в компьютере хранить только сканы методик, по заявке лаборатории будут распечатывать рабочие экземпляры. Так можно?
Можно, главное прописать в РК правила движения документов, чтобы не получилось так, что вы один раз методику распечатали и специалист этой распечаткой пользуется бесконечно. Распечатанные копии нужно контролировать и при необходимости заменять.
Помощь в подготовке лабораторий к аккредитации, разработка документов, консультации
akkr-lab@yandex.ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3398
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 415 раз
Пол:

Re: Цифровой архив лаборатории

Непрочитанное сообщение texadmin »

Контролируемый экземпляр размещен в сетевой папке Росаккредитации Сохраненный или распечатанный документ не является контролируемым экземпляром
Пример записи в документах РА

Вернуться в «Аккредитованная лаборатория»