Электронный архив - нужен или нет

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 4

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 119
Стаж: 1 год 8 месяцев
Поблагодарили: 15 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Здравствуйте!
Вопрос по критерию аккредитации:
систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в орган инспекции заявителями, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах инспекции

1. У меня на компьютере есть старые версии РК (в Ворде и PDF - скан) и других документов СМК. Эти документы уже не действуют, но я их храню (вдруг пригодятся?). Имею ли я на это право? Или нужно создавать электронный архив и все эти старые файлы документов СМК я должна подписать своей ЭЦП и перенести в этот электронный архив?

2. Заказчики нам присылают документы на экспертизу в электронном виде. По окончании инспекции я должна эти документы подписать ЭЦП и перенести в электронный архив?
Может ли этот электронный архив располагаться у меня на компьютере или это должен быть некий носитель (типа флэшки), которая прячется под замок?
Или вообще не заморачиваться с электронным архивом, хранить все у себя в компьютере без всяких ЭЦП и не называть это электронным архивом?
Уточнение: "бумажный" архив у нас есть. И все отмененные документы СМК и материалы по инспекциям на бумаге хранятся там.
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3575
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 441 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Еленка писал(а): 07 Апрель 2021 У меня на компьютере есть старые версии РК (в Ворде и PDF - скан) и других документов СМК. Эти документы уже не действуют, но я их храню (вдруг пригодятся?). Имею ли я на это право?
Если у вас там нет порядка то это вряд ли можно назвать система хранения, и непонятно как проверить актуальность (что неактуальны).
Еленка писал(а): 07 Апрель 2021 предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью
Тут вроде всё сказано.

Архив старых РК нужен, хоть бумажный, хоть электронный. банальный пример происходит разбор полётов происшествия двухлетней давности, Вы утверждаете что Ваш сотрудник действовал в рамках РК.

На своём компьютере можете сделать архив, тогда доступ должен быть регламентирован (пароль при входе)
Если архив электронный необходимо делать резервные копии, резервные копии хранятся отдельно (сейф рядом и флешки нехорошо, но прямого запрета нет).

Наверное оптимально если я понял как у вас бумажный это архив, электронный это резервная копия (просто доступ, и ЭЦП)
Одно из заданий эксперта, восстановить из резервной копии РК № 5, под видео.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1008
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 382 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

В критериях сказано "система хранения документов и архивирования документов". Просто в папке или на флешке - это не система. Нужно прописать правила хранения (в том числе наименование документов), индексирования (поиска), актуализации.
Потом надо прописать правила архивирования (то есть перенос хранения в архив). Я считаю, что необходимо физический носитель электронного архива хранить в помещении архива.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru

Муртаз
 
 
Сообщения: 177
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 39 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Муртаз »

Согласен с cordek, во всем, добавлю "пять копеек" если Вы Еленка, ведете электронный документооборот (выдаете заказчикам документы в электроном виде подписанные ЭЦП и от них принимаете в таком же виде) вот для этих документов у Вас должно быть организована система хранения документов и архивирования документов... все остальное ( РК в ворде, копии журналов, копии первичных записей и т.д.) это резервное копирование, что тоже должно делаться и описано в РК
По поводу подписи документов ЭЦП: документы из электронного документооборота уже подписаны ей, требований по подписи документов "резервного копирования" ЭЦП прямых нет, но если подпишите только в плюс, заверите копию документа...

DigitalError
 
 
Сообщения: 408
Стаж: 2 года 5 месяцев
Поблагодарили: 72 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Муртаз писал(а): 08 Апрель 2021 если Вы выдаете заказчикам документы в электроном виде подписанные ЭЦП и от них принимаете в таком же виде
Вот если бы не это обстоятельство ("если"), то все бы было идеально. Обмен электронными документами, подписанными ЭЦП с внешними (не внутренними) заказчиками редкость, потому что сторонам нужно договариваться о программном обеспечении для верификации ЭЦП.
А раз протокол все равно нужен бумажный, то нет смысла хранить его в электронном виде, даже если для этого есть возможность.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 119
Стаж: 1 год 8 месяцев
Поблагодарили: 15 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Для бумажного архива все прописала: правила переноса, выдачи, сроки хранения, есть журналы, ответственный за архив и т. п.
Резервное копирование электронного контента также прописано.
Заключения заказчикам выдаем бумажные.
Если заказчик дает документы на бумаге, после окончания работ переносим эти документы в бумажный архив.
Про старые файлы РК и прочего, которые у меня на компе, в документах СМК не упоминается и электронным архивом это не называется (мало ли что у меня на компьютере есть).
Но эксперты могут задать вопрос: а как вы поступаете с документами, которые заказчик дал в эл. виде (без цифровых подписей, прислал, например, в PDF проектную документацию)?

DigitalError
 
 
Сообщения: 408
Стаж: 2 года 5 месяцев
Поблагодарили: 72 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Еленка писал(а): 08 Апрель 2021 как вы поступаете с документами, которые заказчик дал в эл. виде
у нас в РК прописано, что все хранится в корпоративной системе электронного документооборота. Квота (размер почтового ящика) резиновая, письма никогда не удаляются. Пока (прошли одну ПК с такой формулировкой) вопросов не было. Главное вести переписку с заказчиком не в личной почте (хоть это и проще, и быстрее, но без всяких гарантий), а в корпоративной. Секретарь подписала документ об обязанности блюсти конфиденциальность и коммерческую тайну.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 119
Стаж: 1 год 8 месяцев
Поблагодарили: 15 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

У нас нет электронного документооборота

DigitalError
 
 
Сообщения: 408
Стаж: 2 года 5 месяцев
Поблагодарили: 72 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Еленка, может попробовать завести официальный почтовый ящик, например, на @mail.ru?
Только с официальным договором, в котором пропишете все, что требуется критериями аккредитации и ваши потребности в квоте для хранения писем а, может, и шифрования (почтовый сервер то не ваш будет, а арендованный).
Ну, и ограничение доступа к компьютеру этому и учетной записи нужно в РК прописать?

Муртаз
 
 
Сообщения: 177
Стаж: 3 года 1 месяц
Поблагодарили: 39 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Муртаз »

Еленка, раз нет электронного документооборота, так и не надо заморачиваться... архив - бумага и резервное копирование, а заявку в ПДФ распечатать и положить, синей печати и в договоре на оказание услуг хватит...

avsha
 
 
Сообщения: 150
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 21 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение avsha »

А как, по вашему, удобнее фиксировать внесение в электронный архив? Сделать некий электронный журнал? Или распечатывать какую-то опись названий внесенных в архив документов?

DigitalError
 
 
Сообщения: 408
Стаж: 2 года 5 месяцев
Поблагодарили: 72 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

avsha писал(а): 08 Апрель 2021 Сделать некий электронный журнал?
Я иду (в процессе) по этому пути. Там закавыка в гарантиях подлинности и неизменности записей, то есть нужна ЭЦП и кое-какой софт. И проблемы тоже есть. Тема в прошлом году на форуме подробно обсуждалась:
Электронная подпись.
Аватара пользователя

Гость

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Гость »

Муртаз писал(а): 08 Апрель 2021 Еленка, раз нет электронного документооборота, так и не надо заморачиваться... архив - бумага и резервное копирование, а заявку в ПДФ распечатать и положить, синей печати и в договоре на оказание услуг хватит...
Тоже склоняюсь к этому решению.

НадеждаШ
 
 
Сообщения: 22
Стаж: 1 год 2 месяца
Поблагодарили: 1 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение НадеждаШ »

DigitalError писал(а): 08 Апрель 2021 у нас в РК прописано, что все хранится в корпоративной системе электронного документооборота. Квота (размер почтового ящика) резиновая, письма никогда не удаляются. Пока (прошли одну ПК с такой формулировкой) вопросов не было. Главное вести переписку с заказчиком не в личной почте (хоть это и проще, и быстрее, но без всяких гарантий), а в корпоративной. Секретарь подписала документ об обязанности блюсти конфиденциальность и коммерческую тайну.
а как с ящика эл почты проводится резервное копирование и сдача в архив? какой срок хранения и где гарантия, что нужное письмо 3-летней давности не удалено?

Отправлено спустя 4 минуты 27 секунд:
Еленка писал(а): 07 Апрель 2021 1. У меня на компьютере есть старые версии РК (в Ворде и PDF - скан) и других документов СМК. Эти документы уже не действуют, но я их храню (вдруг пригодятся?). Имею ли я на это право? Или нужно создавать электронный архив и все эти старые файлы документов СМК я должна подписать своей ЭЦП и перенести в этот электронный архив?
по-моему достаточно показать сданный документ (на бумажном носителе) в архив. ну и при желании скан в определенной папке резервного копирования. в архив электронные версии документов вы можете сдать только с ЭЦП

Отправлено спустя 5 минут 5 секунд:
Добавлю свой вопрос, немного переформулирую.
Мы должны сохранять переписку с заказчиком по вопросам изменений к заявкам и т.п. она по идее на почте. У кого как и реализовано ли хранение переписки, сдача в архив этих данных и тп.? с одной стороны понимаю - распечатал конечную переписку при выдаче протокола, приложил - сдал в архив.
Аватара пользователя

Гость

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Гость »

НадеждаШ писал(а): 08 Апрель 2021 Мы должны сохранять переписку с заказчиком по вопросам изменений к заявкам и т.п. она по идее на почте. У кого как и реализовано ли хранение переписки, сдача в архив этих данных и тп.?
Ну тогда выход - обмен с заказчиками официальными зарегистрированными письмами (на бумаге или ЭЦП, если электронный документооборот).

DigitalError
 
 
Сообщения: 408
Стаж: 2 года 5 месяцев
Поблагодарили: 72 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

НадеждаШ писал(а): 08 Апрель 2021 как с ящика эл почты проводится резервное копирование
почтовый сервер делает это сам - по настраиваемому расписанию параллельно на разные физические HDD (если верить админу).
НадеждаШ писал(а): 08 Апрель 2021 где гарантия, что нужное письмо 3-летней давности не удалено?
гарантии от умысла конечно нет. Мы просто не удаляем письма сами и так же настроили сервер. Есть еще внешний HDD в сейфе лаборатории. Может и профанация конечно, зато дешевый способ обеспечить требование КА.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 119
Стаж: 1 год 8 месяцев
Поблагодарили: 15 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Муртаз писал(а): 08 Апрель 2021 заявку в ПДФ распечатать и положить
Саму заявку-то можно распечатать, не проблема. Можно распечатать и документы к инспекции от заказчика, если там несколько страниц.
Но могут ведь прислать и файлы проектной документации в общей сложности листов на 400 (например, в Ворде или PDF). И все это печатать для переноса потом в бумажный архив?
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3575
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 441 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Что то никогда про емаил не задумывался.
В теории есть программы (почтовые клиенты), которые периодический синхронизируются с ящиком (скачивают письма), самая известная the bat (но она была платная 10 лет назад). Mozilla Thunderbird бесплатная, не знаю может ли автоматический делать копии, но в ручном режиме может
Самый оптимальный вариант если нужна резервная копия электронной почты это синхронизация (автоматическая пересылка, либо синхронизация), с другой почтой. Например маил с яндекс, и случайное удаление перекроите и резервная копия.
Для себя так отличный вариант, а вот как посмотрят на это эксперты?

Рассуждение
Смысл подписывать чужие файлы я не вижу.
Электронное письмо в целом является неким доказательством Ваших действий.
яндекс почта надёжнее маил
Для энтузиастов
Собственный почтовый сервер, свой домен электронной почты, Настройка DKIM/SPF/DMARC записей

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1008
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 382 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

texadmin писал(а): 08 Апрель 2021 яндекс почта надёжнее маил
Какое-то странное утверждение, много лет пользуюсь и тем и этим, не могу сказать, что кто-то хуже.
Конечно можно завести резервный ящик, куда будут скачиваться все письма по pop3, или программу, которая всё будет скачивать. Настроить архивирование можно и по cron или планировщик задач в Windows.

Отправлено спустя 2 минуты 34 секунды:
Я просто сделал регистрацию заявок в базе данных, и к каждой заявке прикрепляются документы. Удалять пользователи не могут.
Дамп базы данных периодически сохраняется для резервного копирования.
Эту же копию подписываю ЭЦП и сдаю в архив.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3575
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 441 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 09 Апрель 2021 Какое-то странное утверждение, много лет пользуюсь и тем и этим, не могу сказать, что кто-то хуже
На моей памяти несколько сбоев (почта была недоступна), а у яндекса не помню.
Ради интереса вчера на маил ящик завел и сбор с яндекс включил, даже настраивать не надо было, всё само соеденилось.

DigitalError
 
 
Сообщения: 408
Стаж: 2 года 5 месяцев
Поблагодарили: 72 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Если не смущает расположение серверов за рубежом (при отсутствии гостайны в работе - почему нет?), можно рассмотреть почтовый сервис Criptext
Criptext.jpg
Или другие сервисы с шифрованием:
https://www.comss.ru/page.php?id=5495

Отправлено спустя 1 день 8 часов 54 минуты 28 секунд:
DigitalError писал(а): 09 Апрель 2021 рассмотреть почтовый сервис Criptext
В продолжение темы. Мануал на английском, нужно еще разбираться.
► Показать
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3575
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 441 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

DigitalError писал(а): 10 Апрель 2021 В продолжение темы. Мануал на английском, нужно еще разбираться.
Что то я не понял про что вы.
Если про резервную копию то
1. с помощью почтовых программ можно скачать
2. у меня за пять минут яндекс с майлом получилось синхронизировать (даже пароль не потребовал, само подхватилось),
3. да и так заявки можно качать.
А дальше технологии для защиты по мере необходимости.
Настройка DKIM/SPF/DMARC записей (если пользуетесь сторонними почтовыми сервисами уже настроено)
Собственное доменное имя
Собственный почтовый сервер
Шифрование между клиентами (есть в почтовых программах). Это не шифрование которое происходит при передаче email, а именно шифрование сообщения с помощью ключей.

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1008
Стаж: 4 года 2 месяца
Поблагодарили: 382 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

А зачем шифровать сообщения?
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3575
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 441 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 11 Апрель 2021 А зачем шифровать сообщения?
Да незачем. Так что то начали про безопасность.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 119
Стаж: 1 год 8 месяцев
Поблагодарили: 15 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Сервисы с шифрованием, DMARC-записи, шифрование между клиентами... Блин, я себя чувствую дилетантом. :facepalm
Из всего сказанного делаю вывод: электронный архив нужно создавать, есть есть отлаженный электронный документооборот на предприятии.
В моем случае - бумажный архив, остальное храню на компе, архивом это не называю и делаю резервное копирование.
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3575
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 441 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Еленка писал(а): 11 Апрель 2021 Сервисы с шифрованием, DMARC-записи, шифрование между клиентами... Блин, я себя чувствую дилетантом
Даже не вникайте если пользуетесь yandex, mail, или подобным.
Вложения 4

Вернуться в «Система менеджмента качества»