Электронный архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение Еленка »

Здравствуйте!
Вопрос по критерию аккредитации:
систему хранения и архивирования документов, в том числе правила их хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в орган инспекции заявителями, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах инспекции

1. У меня на компьютере есть старые версии РК (в Ворде и PDF - скан) и других документов СМК. Эти документы уже не действуют, но я их храню (вдруг пригодятся?). Имею ли я на это право? Или нужно создавать электронный архив и все эти старые файлы документов СМК я должна подписать своей ЭЦП и перенести в этот электронный архив?

2. Заказчики нам присылают документы на экспертизу в электронном виде. По окончании инспекции я должна эти документы подписать ЭЦП и перенести в электронный архив?
Может ли этот электронный архив располагаться у меня на компьютере или это должен быть некий носитель (типа флэшки), которая прячется под замок?
Или вообще не заморачиваться с электронным архивом, хранить все у себя в компьютере без всяких ЭЦП и не называть это электронным архивом?
Уточнение: "бумажный" архив у нас есть. И все отмененные документы СМК и материалы по инспекциям на бумаге хранятся там.

Теги:
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Еленка писал(а): 07.04.2021 У меня на компьютере есть старые версии РК (в Ворде и PDF - скан) и других документов СМК. Эти документы уже не действуют, но я их храню (вдруг пригодятся?). Имею ли я на это право?
Если у вас там нет порядка то это вряд ли можно назвать система хранения, и непонятно как проверить актуальность (что неактуальны).
Еленка писал(а): 07.04.2021 предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью
Тут вроде всё сказано.

Архив старых РК нужен, хоть бумажный, хоть электронный. банальный пример происходит разбор полётов происшествия двухлетней давности, Вы утверждаете что Ваш сотрудник действовал в рамках РК.

На своём компьютере можете сделать архив, тогда доступ должен быть регламентирован (пароль при входе)
Если архив электронный необходимо делать резервные копии, резервные копии хранятся отдельно (сейф рядом и флешки нехорошо, но прямого запрета нет).

Наверное оптимально если я понял как у вас бумажный это архив, электронный это резервная копия (просто доступ, и ЭЦП)
Одно из заданий эксперта, восстановить из резервной копии РК № 5, под видео.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

В критериях сказано "система хранения документов и архивирования документов". Просто в папке или на флешке - это не система. Нужно прописать правила хранения (в том числе наименование документов), индексирования (поиска), актуализации.
Потом надо прописать правила архивирования (то есть перенос хранения в архив). Я считаю, что необходимо физический носитель электронного архива хранить в помещении архива.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

Муртаз
 
 
Сообщения: 255
Стаж: 4 года 1 месяц
Поблагодарили: 54 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Муртаз »

Согласен с cordek, во всем, добавлю "пять копеек" если Вы Еленка, ведете электронный документооборот (выдаете заказчикам документы в электроном виде подписанные ЭЦП и от них принимаете в таком же виде) вот для этих документов у Вас должно быть организована система хранения документов и архивирования документов... все остальное ( РК в ворде, копии журналов, копии первичных записей и т.д.) это резервное копирование, что тоже должно делаться и описано в РК
По поводу подписи документов ЭЦП: документы из электронного документооборота уже подписаны ей, требований по подписи документов "резервного копирования" ЭЦП прямых нет, но если подпишите только в плюс, заверите копию документа...

DigitalError
 
 
Сообщения: 406
Стаж: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 73 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Муртаз писал(а): 08.04.2021 если Вы выдаете заказчикам документы в электроном виде подписанные ЭЦП и от них принимаете в таком же виде
Вот если бы не это обстоятельство ("если"), то все бы было идеально. Обмен электронными документами, подписанными ЭЦП с внешними (не внутренними) заказчиками редкость, потому что сторонам нужно договариваться о программном обеспечении для верификации ЭЦП.
А раз протокол все равно нужен бумажный, то нет смысла хранить его в электронном виде, даже если для этого есть возможность.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Для бумажного архива все прописала: правила переноса, выдачи, сроки хранения, есть журналы, ответственный за архив и т. п.
Резервное копирование электронного контента также прописано.
Заключения заказчикам выдаем бумажные.
Если заказчик дает документы на бумаге, после окончания работ переносим эти документы в бумажный архив.
Про старые файлы РК и прочего, которые у меня на компе, в документах СМК не упоминается и электронным архивом это не называется (мало ли что у меня на компьютере есть).
Но эксперты могут задать вопрос: а как вы поступаете с документами, которые заказчик дал в эл. виде (без цифровых подписей, прислал, например, в PDF проектную документацию)?

DigitalError
 
 
Сообщения: 406
Стаж: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 73 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Еленка писал(а): 08.04.2021 как вы поступаете с документами, которые заказчик дал в эл. виде
у нас в РК прописано, что все хранится в корпоративной системе электронного документооборота. Квота (размер почтового ящика) резиновая, письма никогда не удаляются. Пока (прошли одну ПК с такой формулировкой) вопросов не было. Главное вести переписку с заказчиком не в личной почте (хоть это и проще, и быстрее, но без всяких гарантий), а в корпоративной. Секретарь подписала документ об обязанности блюсти конфиденциальность и коммерческую тайну.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

У нас нет электронного документооборота

DigitalError
 
 
Сообщения: 406
Стаж: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 73 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Еленка, может попробовать завести официальный почтовый ящик, например, на @mail.ru?
Только с официальным договором, в котором пропишете все, что требуется критериями аккредитации и ваши потребности в квоте для хранения писем а, может, и шифрования (почтовый сервер то не ваш будет, а арендованный).
Ну, и ограничение доступа к компьютеру этому и учетной записи нужно в РК прописать?

Муртаз
 
 
Сообщения: 255
Стаж: 4 года 1 месяц
Поблагодарили: 54 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Муртаз »

Еленка, раз нет электронного документооборота, так и не надо заморачиваться... архив - бумага и резервное копирование, а заявку в ПДФ распечатать и положить, синей печати и в договоре на оказание услуг хватит...

avsha
 
 
Сообщения: 141
Стаж: 4 года 6 месяцев
Поблагодарили: 19 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение avsha »

А как, по вашему, удобнее фиксировать внесение в электронный архив? Сделать некий электронный журнал? Или распечатывать какую-то опись названий внесенных в архив документов?

DigitalError
 
 
Сообщения: 406
Стаж: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 73 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

avsha писал(а): 08.04.2021 Сделать некий электронный журнал?
Я иду (в процессе) по этому пути. Там закавыка в гарантиях подлинности и неизменности записей, то есть нужна ЭЦП и кое-какой софт. И проблемы тоже есть. Тема в прошлом году на форуме подробно обсуждалась:
Электронная подпись.
Аватара пользователя

Гость

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Гость »

Муртаз писал(а): 08.04.2021 Еленка, раз нет электронного документооборота, так и не надо заморачиваться... архив - бумага и резервное копирование, а заявку в ПДФ распечатать и положить, синей печати и в договоре на оказание услуг хватит...
Тоже склоняюсь к этому решению.

НадеждаШ
 
 
Сообщения: 35
Стаж: 2 года 2 месяца
Поблагодарили: 2 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение НадеждаШ »

DigitalError писал(а): 08.04.2021 у нас в РК прописано, что все хранится в корпоративной системе электронного документооборота. Квота (размер почтового ящика) резиновая, письма никогда не удаляются. Пока (прошли одну ПК с такой формулировкой) вопросов не было. Главное вести переписку с заказчиком не в личной почте (хоть это и проще, и быстрее, но без всяких гарантий), а в корпоративной. Секретарь подписала документ об обязанности блюсти конфиденциальность и коммерческую тайну.
а как с ящика эл почты проводится резервное копирование и сдача в архив? какой срок хранения и где гарантия, что нужное письмо 3-летней давности не удалено?

Отправлено спустя 4 минуты 27 секунд:
Еленка писал(а): 07.04.2021 1. У меня на компьютере есть старые версии РК (в Ворде и PDF - скан) и других документов СМК. Эти документы уже не действуют, но я их храню (вдруг пригодятся?). Имею ли я на это право? Или нужно создавать электронный архив и все эти старые файлы документов СМК я должна подписать своей ЭЦП и перенести в этот электронный архив?
по-моему достаточно показать сданный документ (на бумажном носителе) в архив. ну и при желании скан в определенной папке резервного копирования. в архив электронные версии документов вы можете сдать только с ЭЦП

Отправлено спустя 5 минут 5 секунд:
Добавлю свой вопрос, немного переформулирую.
Мы должны сохранять переписку с заказчиком по вопросам изменений к заявкам и т.п. она по идее на почте. У кого как и реализовано ли хранение переписки, сдача в архив этих данных и тп.? с одной стороны понимаю - распечатал конечную переписку при выдаче протокола, приложил - сдал в архив.
Аватара пользователя

Гость

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Гость »

НадеждаШ писал(а): 08.04.2021 Мы должны сохранять переписку с заказчиком по вопросам изменений к заявкам и т.п. она по идее на почте. У кого как и реализовано ли хранение переписки, сдача в архив этих данных и тп.?
Ну тогда выход - обмен с заказчиками официальными зарегистрированными письмами (на бумаге или ЭЦП, если электронный документооборот).

DigitalError
 
 
Сообщения: 406
Стаж: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 73 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

НадеждаШ писал(а): 08.04.2021 как с ящика эл почты проводится резервное копирование
почтовый сервер делает это сам - по настраиваемому расписанию параллельно на разные физические HDD (если верить админу).
НадеждаШ писал(а): 08.04.2021 где гарантия, что нужное письмо 3-летней давности не удалено?
гарантии от умысла конечно нет. Мы просто не удаляем письма сами и так же настроили сервер. Есть еще внешний HDD в сейфе лаборатории. Может и профанация конечно, зато дешевый способ обеспечить требование КА.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Муртаз писал(а): 08.04.2021 заявку в ПДФ распечатать и положить
Саму заявку-то можно распечатать, не проблема. Можно распечатать и документы к инспекции от заказчика, если там несколько страниц.
Но могут ведь прислать и файлы проектной документации в общей сложности листов на 400 (например, в Ворде или PDF). И все это печатать для переноса потом в бумажный архив?
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Что то никогда про емаил не задумывался.
В теории есть программы (почтовые клиенты), которые периодический синхронизируются с ящиком (скачивают письма), самая известная the bat (но она была платная 10 лет назад). Mozilla Thunderbird бесплатная, не знаю может ли автоматический делать копии, но в ручном режиме может
Самый оптимальный вариант если нужна резервная копия электронной почты это синхронизация (автоматическая пересылка, либо синхронизация), с другой почтой. Например маил с яндекс, и случайное удаление перекроите и резервная копия.
Для себя так отличный вариант, а вот как посмотрят на это эксперты?

Рассуждение
Смысл подписывать чужие файлы я не вижу.
Электронное письмо в целом является неким доказательством Ваших действий.
яндекс почта надёжнее маил
Для энтузиастов
Собственный почтовый сервер, свой домен электронной почты, Настройка DKIM/SPF/DMARC записей
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

texadmin писал(а): 08.04.2021 яндекс почта надёжнее маил
Какое-то странное утверждение, много лет пользуюсь и тем и этим, не могу сказать, что кто-то хуже.
Конечно можно завести резервный ящик, куда будут скачиваться все письма по pop3, или программу, которая всё будет скачивать. Настроить архивирование можно и по cron или планировщик задач в Windows.

Отправлено спустя 2 минуты 34 секунды:
Я просто сделал регистрацию заявок в базе данных, и к каждой заявке прикрепляются документы. Удалять пользователи не могут.
Дамп базы данных периодически сохраняется для резервного копирования.
Эту же копию подписываю ЭЦП и сдаю в архив.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 09.04.2021 Какое-то странное утверждение, много лет пользуюсь и тем и этим, не могу сказать, что кто-то хуже
На моей памяти несколько сбоев (почта была недоступна), а у яндекса не помню.
Ради интереса вчера на маил ящик завел и сбор с яндекс включил, даже настраивать не надо было, всё само соеденилось.

DigitalError
 
 
Сообщения: 406
Стаж: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 73 раза

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение DigitalError »

Если не смущает расположение серверов за рубежом (при отсутствии гостайны в работе - почему нет?), можно рассмотреть почтовый сервис Criptext
Criptext.jpg
Или другие сервисы с шифрованием:
https://www.comss.ru/page.php?id=5495

Отправлено спустя 1 день 8 часов 54 минуты 28 секунд:
DigitalError писал(а): 09.04.2021 рассмотреть почтовый сервис Criptext
В продолжение темы. Мануал на английском, нужно еще разбираться.
► Показать
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

DigitalError писал(а): 10.04.2021 В продолжение темы. Мануал на английском, нужно еще разбираться.
Что то я не понял про что вы.
Если про резервную копию то
1. с помощью почтовых программ можно скачать
2. у меня за пять минут яндекс с майлом получилось синхронизировать (даже пароль не потребовал, само подхватилось),
3. да и так заявки можно качать.
А дальше технологии для защиты по мере необходимости.
Настройка DKIM/SPF/DMARC записей (если пользуетесь сторонними почтовыми сервисами уже настроено)
Собственное доменное имя
Собственный почтовый сервер
Шифрование между клиентами (есть в почтовых программах). Это не шифрование которое происходит при передаче email, а именно шифрование сообщения с помощью ключей.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

А зачем шифровать сообщения?
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 11.04.2021 А зачем шифровать сообщения?
Да незачем. Так что то начали про безопасность.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Сервисы с шифрованием, DMARC-записи, шифрование между клиентами... Блин, я себя чувствую дилетантом. :facepalm
Из всего сказанного делаю вывод: электронный архив нужно создавать, есть есть отлаженный электронный документооборот на предприятии.
В моем случае - бумажный архив, остальное храню на компе, архивом это не называю и делаю резервное копирование.
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Еленка писал(а): 11.04.2021 Сервисы с шифрованием, DMARC-записи, шифрование между клиентами... Блин, я себя чувствую дилетантом
Даже не вникайте если пользуетесь yandex, mail, или подобным.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Уважаемые коллеги, в развитие темы: по итогам ПК установили несоответствие "правилами предусмотрено хранение в форме электронных документов, при этом усиленная квалифицированная подпись не применяется, правила применения ЭЦП не определены".
Посоветуйте, пожалуйста, как лучше выкрутиться. У меня есть ЭЦП. Но как ее применять для электронного хранилища, я не знаю. Все документы СМК разрабатываю/актуализирую только я. Естественно, на моем ПК хранятся все рабочие файлы. Нужно ли их все подписывать ЭЦП и как часто? Или ЭЦП только для электронного архива? Что включать в электронный архив?
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

Во-первых, зачем устанавливать себе правила по обращению с электронными документами, не имея системы электронного документооборота?
Во-вторых, для хранения в архиве необходимо переподписывать архив с подписанными. электронными документами.
В-третьих, хранить электронный архив необходимо не на компьютере, а на отдельном носителе, который будет лежать в сохранности, в ограниченном доступе, то есть полный аналог бумажного архива.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

cordek, понятно, а как тогда быть? Прописать, что все эл. документы уничтожаются и на ПК ничего не хранится?
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

Как вы можете уничтожать электронные документы???

Отправлено спустя :
Просто вы наверно не разобрались, что такое электронный документ, и прописали в СМК ерунды всякой.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Поясню суть вопроса. У меня на ПК хранятся рабочие файлы документов СМК (Ворд, сканы в PDF), сканы документов (например, документов сотрудников), документы от заказчиков и пр. Можно ли называть это электронным хранилищем? Из описания несоответствия получается, что да, это электронное хранилище, для которого нужна ЭЦП.
Аватара пользователя

Гость

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Гость »

Наверное правильнее хранилище электронных документов, электронный архив.
Более часто встречаются словосочетания.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

Видимо, я не понимаю сути понятий, отсюда и проблемы.
Рабочие файлы в исходных офисных форматах, сканы, вообще все файлы, которые относятся к аккредитованному лицу, = электронные документы?
Папки на ПК с рабочими файлами = хранилище электронных документов?
Или электронный документ - это документ, созданный в ЭДО и подписанный ЭЦП?
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

Да просто в поисковике набрал и посмотрел какие названия чаще встречаются. А насчёт определений Вы сами можете написать прям в документе.
Электронное хранилище не увидел.
Электронное хранилище - ...

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

texadmin писал(а): 28.01.2022 А насчёт определений Вы сами можете написать прям в документе.
Мне надо знать, какие определения правильные. Если рабочие файлы и обычные сканы - не электронные документы, значит и хранилище электронных документов не нужно.

еленарук
 
 
Сообщения: 109
Стаж: 1 год 4 месяца
Поблагодарили: 36 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение еленарук »

Еленка писал(а): 28.01.2022 Уважаемые коллеги, в развитие темы: по итогам ПК установили несоответствие "правилами предусмотрено хранение в форме электронных документов, при этом усиленная квалифицированная подпись не применяется, правила применения ЭЦП не определены".
Мне представляется тут немаловажным вопрос - штамп или отметку о сертификате ЭЦП или УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись, хотя такого сокращения нигде не видела) на обычном документе вне рамок электронного документооборота как осуществить? Для нашего Vipneta?

ЭЦП в отсутствие полноценной системы электронного документооборота в основном требуется, в моем понимании, для создания официальных копий бумажных оригиналов.
На примере протоколов.
1. Все текущие записи в электронном виде, расчеты и журналы в Экселе, которые потом распечатываются и подписываются, соответственно и хранятся как бумажные, называются у нас Проекты. Здесь, как верно было замечено ранее, требуется только резервное копирование, которое проводится раз в месяц (можно и чаще) на внешний диск. Их не подписываем. Оформленный протокол сканируем, сохраняем в специально отведенной папке и подписываем ПРИКРЕПЛЕННОЙ ЭЦП. Для нас это важный момент, потому что исходный файл есть всегда с подписью в неизменном виде, а формат PDF позволяет его открывать и смотреть без извлечения. Все подписывается в срок, не позже, чем отправка во ФГИС. Хранится в специальном директории в течении календарного года, после чего эти файлы перемещаются в Архив. Это официальные копии бумажных оригиналов протоколов. Думаю, что уже многие, если не все, так делают.

Если же речь идет о хранении текущих документов, то тут следует определить, какого типа документ.
Есть электронный "проект", который может быть документом только при наличии подписи, т.е. он имеет бумажный оригинал, а другие, которые ведем в электронном виде и не имеет смысла распечатывать (большие реестры, например) или маленькие, но которые требуют обязательного подтверждения своей аутентичности, т.е. неизменности после создания.
Примеры:
2. Технические записи. У нас, например, навески в виде двух файлов - один PDF, другой в виде изображения, как выдает нам программа для весов AND, получаются обычно 3-4 раза в неделю. Анализ еще 2-3 дня. Поэтому решили, что подписываем в конце месяца. Архивируем также и бумажные распечатки, пока еще не решили, как лучше все оптимизировать. В любом случае на бумаге храним 3 года, а в электронном формате - 10 лет (скоро будут первые 10 лет, посмотрим, как дальше). Т.е. формально можно этого вообще не делать (3 года прошло и адью), но поскольку мы хотим компактный архив на долго, то формируем файлы в директории по месяцам сразу. Вся идентификация - максимально в названии).
3. Т.к. у нас есть локальная сеть, то есть и директорий, где выложены все текущие версии документации СМК/СМ в виде электронных копий, о чем указано в нижнем колонтитуле (вместо отметки - штампа). Подпись ЭЦП прикрепленная. Файл можно открыть и почитать с любого рабочего компа. Там же и все журналы СМК/СМ и реестры, которые ведем в электронном виде в Экселе. Изменения вносятся не так часто. Например, в объемный файл с Перечнем нормативно-методической литературой - раз в месяц при его проверке/подтверждении проверки на актуальность. Аналогично и все актуализируемые документы СМК/СМ - матрицы, программы и планы, здесь опять сканы бумажных оригиналов.
Сложность с подписью ЭЦП для "калькуляторов" (файлов для расчетов результатов), которые при распечатке и подписывании становятся страницами рабочего журнала. Тут пока не используем, получаем журнал для подшивки.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение Еленка »

еленарук писал(а): 28.01.2022 Хранится в специальном директории в течении календарного года, после чего эти файлы перемещаются в Архив.
Т.е. архив у Вас электронный, заверенный ЭЦП?
еленарук писал(а): 28.01.2022 все текущие версии документации СМК/СМ в виде электронных копий, о чем указано в нижнем колонтитуле (вместо отметки - штампа). Подпись ЭЦП прикрепленная.
Как я поняла, это сканы для сотрудников. А зачем подписывать их ЭЦП?
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

Проект, кстати хорошее название для файлов, из которых распечатываете документ.
Электронный документ - это документ, который выпущен в электронном виде, соответственно должен быть заверен УКЭП (допускается использование простой ЭП, если использовать внутри предприятия).
Все файлы, из которых вы распечатываете документы, которые потом подписываете собственной подписью, это не документы, а черновики или заготовки или проекты.
Все файлы отсканированных документов - это копии, можете из заверять УКЭП, если отдаёте на сторону.
Соответственно хранение именно электронных документов - это электронный архив, со всеми вытекающими требованиями, как к архиву: контроль целостности, неизменности, ограничение доступа.
Заготовки, проекты, черновики документов, а также электронные копии - резервное копирование, тут основное требование - сохранности при работе.
Если документы передали в архив, то резервные копии уже и не нужны.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 28.01.2022 Если документы передали в архив, то резервные копии уже и не нужны.
Здесь не согласен. Почему у электронного архива резервные копии не нужны? Мне кажется это уже должно быть рассмотрено в рисках.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение cordek »

Резервные копии архива и резервные копии документов, переданных в архив - это разные вещи.
Если есть потребность (риск), то конечно делайте резервные копии электронного архива.
Резервные копии документов, переданных в архив можно оставить, но только для себя, как бы справочная информация, если обращаются к вам за архивным документом, необходимо его доставать именно из архива.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

еленарук
 
 
Сообщения: 109
Стаж: 1 год 4 месяца
Поблагодарили: 36 раз
Пол:

Электронный архив - нужен или нет

Непрочитанное сообщение еленарук »

Разговор очень интересный, простите, что выпала, омикрон отключает голову на неделю-10 дней.
К сожалению, итоговую логичную картину еще не выстроили до конца, т.к. пока она еще не сделана полностью в ИЛ.
Но смысл основной такой - вся документация в ИЛ должна иметь подтверждение неизменности после создания или подтверждение легитимности внесения изменений (исходный и новый документ). Т.е. главное требование - подтвержденная аутентичность документа.
Понятно, что введение отметки времени решило бы этот вопрос, но этого пока нет и хорошо. Иначе работать совсем стало бы невозможно, как вы понимаете, в итоге требовали бы ежеминутный отчет.
Поэтому все сводится к логично выстроенному механизму обеспечения этой аутентичности.
Можно сразу же разделить все документы по внутреннему обороту информации в рамках СМК/СМ и рабочие записи по проведению испытаний, включая протоколы.
Внутри записей надо выделить те, которые являются проектом, далее оригиналом и и наконец копией, а также где обязательно необходима живая подпись или ее электронный аналог, а где просто отметка даты.

Насчет резервного копирования жизнь показывает, что также лучше иметь копию электронного архива на сервере компании в другом месте и еще свою собственную, на отдельном устройстве. Был случай в одной ИЛ, когда только наличие распечаток из прибора спасло от коллапса, когда грохнулись два независимых сервера в разных местах. Так что каждый решает, какие риски в реальности у него есть и что он принимает как риск, а на что можно не обращать внимание.

Никто не ответил на мой вопрос про штамп с данными о сертификате ЭЦП. Кто-то решил этот вопрос?
Просто для Вип-нета я не знаю таких плагинов и т.д. Может, уже появились?

Отправлено спустя 25 минут:
Электронный архив
Да, забыла написать - главное удобство в подписании документов ЭЦП, но без фанатизма - в электронный архив они попадают готовыми. Не надо подписывать всю папку, очень удобно проверять через проверку подлинности подписи их даты и т.д., что все соответствует.
Причем настолько привыкаешь к этому, что уже четко знаешь, что работа закончена только тогда, когда у меня в директории отдельно лежит подписанная УКЭП копия отсканированного бумажного протокола. Подписывать можно, выделив весь массив файлов, а не каждый в отдельности, программа делает это гораздо быстрее для пачки документов, чем если подписывать каждый в отдельности.

С другой стороны, стараясь избежать бардака в компе, пусть только на физическом столе остается творческий беспорядок, у нас все разложено по директориям, которые идут про процессам СМК/СМ или группе процессов. Внутри директория - по годам. Каждый год один старый год переносится в архив, т.к. все-таки в Архив не так просто попасть и т.д., а для работы необходимы данные как минимум за прошлый год.
В итоге мы получили два раздела жесткого диска, имеющих совершенно одинаковую структуру - один действующий, второй для архивного хранения. При этом есть и бардачок в каждом директории, который назван ИНФО и который содержит все текущие записи, носящие неофициальный характер, но которые проще искать именно в данном директории в привязке к этому процессу. Там также стараемся поддерживать порядок, делаем отдельные папки по вопросам, но их не регистрируем в Номенклатуре папок и дел. А так - все записи имеют свою идентификацию.
Поверьте, даже просто надписать файл или папку полностью - "процесс СМ - вопрос - год" для многих сотрудников является проблемой, особенно для мужчин. Мне то с моей склонностью к упорядочиванию и систематизацией всего и вся это просто праздник души, для многих других - выработка нудной привычки. В итоге имеем кучу папок в компе, где все название состоит просто из года, а это приводит всю систему просто к бесполезности. Так что труд хорошего секретаря неоценим и тут. Но очень удобно, поиск занимает минимум времени. А, главное, есть уверенность, что ничего не потеряно и все на местах.
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение texadmin »

еленарук писал(а): 02.02.2022 Никто не ответил на мой вопрос про штамп с данными о сертификате ЭЦП. Кто-то решил этот вопрос?
Может вопроса не понял, устанавливаете бесплатный ридер, и криптопропдф, После того как установите в ридере дополнительные инструменты => сертификаты, квадратиком выбираете место ЭП
При платном ридере можно подписывать пакетно.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение Еленка »

еленарук, вижу, что Вы очень продвинутый специалист (без иронии, честно). Мне такую систему не реализовать - я одна занимаюсь всей СМК и вообще всеми вопросами/проблемами, связанными с нашим АЛ, что называется от и до. :sad
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение texadmin »

Ну каждый в чём то лучше, я уверен Вы в десять раз меня аккуратнее. Ещё я одну вещь на форуме понял что сказать как сделать, намного легче чем сделать.

Автор темы
Еленка
 
 
Сообщения: 274
Стаж: 2 года 9 месяцев
Поблагодарили: 46 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение Еленка »

texadmin, возможно, Вы правы - ляпов я делаю просто не счесть, но делаю их предельно аккуратно! :biggrin
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение cordek »

еленарук писал(а): 02.02.2022 Никто не ответил на мой вопрос про штамп с данными о сертификате ЭЦП. Кто-то решил этот вопрос?
Просто для Вип-нета я не знаю таких плагинов и т.д. Может, уже появились?
Штамп дело не обязательное. Отметка об электронной подписи в законе не регламентируется.
Поэтому можете бесплатно подписывать отсоединённой или присоединённой подписью .sig (.sgn).
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4005
Стаж: 5 лет 6 месяцев
Поблагодарили: 507 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение texadmin »

cordek писал(а): 02.02.2022 Отметка об электронной подписи в законе не регламентируется.
Его форма, вид регламентируется. Некоторых заказчиков предварительно иногда сканы устраивают, так с видимой ЭЦП как то посолиднее, чем файл с файликом.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение cordek »

texadmin писал(а): 02.02.2022 Его форма, вид регламентируется. Некоторых заказчиков предварительно иногда сканы устраивают, так с видимой ЭЦП как то посолиднее, чем файл с файликом.
вы имеете в виду Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны РФ от 27 мая 2015 г. № 186/258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде"?
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

еленарук
 
 
Сообщения: 109
Стаж: 1 год 4 месяца
Поблагодарили: 36 раз
Пол:

Электронный архив

Непрочитанное сообщение еленарук »

texadmin писал(а): 02.02.2022 Может вопроса не понял, устанавливаете бесплатный ридер, и криптопропдф, После того как установите в ридере дополнительные инструменты => сертификаты, квадратиком выбираете место ЭП
Спасибо, с этой стороны не заходила, т.к. знаю, что есть отдельные маленькие плагины или что-то еще.
cordek писал(а): 02.02.2022 Штамп дело не обязательное. Отметка об электронной подписи в законе не регламентируется.
Поэтому можете бесплатно подписывать отсоединённой или присоединённой подписью .sig (.sgn).
Конечно. Но если есть такая возможность, то надо понять, как ее использовать с пользой.
Для официальных документов считаю наличие штампа обязательным реквизитом. Как вы помните в ГОСТ ГОСТ Р 58973-2020 этот штамп надо сконструировать таким образом, чтобы он гармонично вписался в место для собственноручной подписи. Для всех обычных протоколов. что я видела, место подписи, даже площадь этого кусочка листа всегда небольшое, а в штампе как минимум 3-4 строчки и должны быть отчетливо видны цифры при дальнейшем сканировании. Т.е. здесь это уже обязаловка.
Для других случаев - по желанию, но думаю, что пора уже привыкать к этому. Тратить время также планирую минимальное, т.е. по одному клику, максимум двум. В этом и вопрос - в автоматизации данного действия.

Про присоединенную, т.е. прикрепленную и отсоединенную подпись не устану повторять, чтобы пользователи могли избежать проблем в будущем.
Моя идея - внутри лаборатории только прикрепленная подпись и у вас всегда есть исходный файл, никакое случайное изменение ему не грозит, а на сторону все файлы кроме формата ПДФ - можно и отсоединенную.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1719
Стаж: 5 лет 3 месяца
Поблагодарили: 591 раз

Электронный архив

Непрочитанное сообщение cordek »

еленарук писал(а): 03.02.2022 Моя идея - внутри лаборатории только прикрепленная подпись и у вас всегда есть исходный файл, никакое случайное изменение ему не грозит, а на сторону все файлы кроме формата ПДФ - можно и отсоединенную
Если хранить документы в неизменяемом архиве (откуда нельзя удалить), то проблемы с открепленной подписью не возникают.

Отправлено спустя :
еленарук писал(а): 03.02.2022 Как вы помните в ГОСТ ГОСТ Р 58973-2020 этот штамп надо сконструировать таким образом, чтобы он гармонично вписался в место для собственноручной подписи
Там идёт ссылка на закон, в котором наличие и вид штампа (отметки) никак не регламентируется.

Отправлено спустя 4 минуты:
еленарук писал(а): 03.02.2022 Спасибо, с этой стороны не заходила, т.к. знаю, что есть отдельные маленькие плагины или что-то еще.
Именно для PDF основное решение это КриптоПро ПДФ и адобе акробат, без проблем можно делать отметку о подписи внутри файла в каком хотите месте.
Если приобретёте адобе акробат про, сможете подписывать из командной строки, получается совсем быстро.
Мы в ЛИС сделали такое подписание протокола, руководитель лаборатории может утвердить и подписать одной кнопкой.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

Вернуться в «Система менеджмента качества»