Система кодирования документов СМК

[James]

Добрый день!
Где прописан алгоритм кодирования документов СМК?
В разных источниках разные схемы

[Евгений Школин]

James, Добрый день. Лаборатория сама определяет алгоритм кодирования документов СМК

[Муртаз]

James, если Вы структурное подразделение организации, то у Вас должна быть номенклатура дел (она создается каждый год) первая цифра код подразделения в учреждении, вторая цифра номер дела, а далее порядковый номер по номенклатуре... это как пример, РК №1, далее ДП и т.д., а так Евгений Школин,

Лаборатория сама определяет алгоритм кодирования документов СМК

все правильно сказал. Помотрите, что написано у Вас в РК, может в организации есть Инструкция по делопроизводству...

[texadmin]

Кодируйте как удобно, единственное должно быть логично, понятно.
В код можно зашить: иерархия, год, версия, структурное подразделение, назначение документа, место хранения, и.т.д

[nebbbo]

Здравствуйте!
получается код из номенклатуры дела будет допустим номером журнала, согласно этой кодировке?

Отправлено спустя 4 минуты:
или можно журналы пронумеровать сквозной нумерацией, допустим РЖ-1, РЖ-2..., а индекс кода из номенклатуры дел где-то в углу указать? Или номенклатура дел как раз предназначена для создания нумерации всего?

[cordek]

Мы писали и номенклатуру дел и ссылку на процедуру, в которой указана форма журнала.

[nebbbo]

В номенклатуре дел графа "срок хранения" - это срок хранения в архиве?

[cordek]

Формально срок хранения общий, с даты документа.

[Муртаз]

nebbbo, чтобы у Вас человек ответственный за архив не занимался перекладыванием документов ежемесячно установите срок хранения (год, три, пять... согласно номенклатуры) с момента поступления в архив, чтобы один раз в год их отбирать и уничтожать... а в номенклатуре указан срок хранения с даты последней записи...

[cordek]

чтобы человек ответственный не занимался перекладыванием, уточните что срок в номенклатуре - это срок хранения не менее лет.
И что документы списываются с хранения раз или два в год, ну как вам удобно.