Система кодирования документов СМК

James
Сообщения: 1
Стаж: 6 месяцев
Пол:

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение James »

Добрый день!
Где прописан алгоритм кодирования документов СМК?
В разных источниках разные схемы
Евгений Школин
 
 
Сообщения: 119
Стаж: 11 месяцев
Поблагодарили: 40 раз
Пол:

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение Евгений Школин »

James, Добрый день. Лаборатория сама определяет алгоритм кодирования документов СМК
Муртаз
 
 
Сообщения: 244
Стаж: 4 года
Поблагодарили: 50 раз

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение Муртаз »

James, если Вы структурное подразделение организации, то у Вас должна быть номенклатура дел (она создается каждый год) первая цифра код подразделения в учреждении, вторая цифра номер дела, а далее порядковый номер по номенклатуре... это как пример, РК №1, далее ДП и т.д., а так Евгений Школин,
Евгений Школин писал(а): 07.12.2021 Лаборатория сама определяет алгоритм кодирования документов СМК
все правильно сказал. Помотрите, что написано у Вас в РК, может в организации есть Инструкция по делопроизводству...
Аватара пользователя
texadmin
Администратор
Сообщения: 3970
Стаж: 5 лет 5 месяцев
Поблагодарили: 503 раза
Пол:

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение texadmin »

Кодируйте как удобно, единственное должно быть логично, понятно.
В код можно зашить: иерархия, год, версия, структурное подразделение, назначение документа, место хранения, и.т.д
nebbbo
 
 
Сообщения: 40
Стаж: 10 месяцев

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение nebbbo »

Здравствуйте!
получается код из номенклатуры дела будет допустим номером журнала, согласно этой кодировке?

Отправлено спустя 4 минуты:
или можно журналы пронумеровать сквозной нумерацией, допустим РЖ-1, РЖ-2..., а индекс кода из номенклатуры дел где-то в углу указать? Или номенклатура дел как раз предназначена для создания нумерации всего?
Аватара пользователя
cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1671
Стаж: 5 лет 2 месяца
Поблагодарили: 574 раза

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение cordek »

Мы писали и номенклатуру дел и ссылку на процедуру, в которой указана форма журнала.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
nebbbo
 
 
Сообщения: 40
Стаж: 10 месяцев

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение nebbbo »

В номенклатуре дел графа "срок хранения" - это срок хранения в архиве?
Аватара пользователя
cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1671
Стаж: 5 лет 2 месяца
Поблагодарили: 574 раза

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение cordek »

Формально срок хранения общий, с даты документа.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
Муртаз
 
 
Сообщения: 244
Стаж: 4 года
Поблагодарили: 50 раз

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение Муртаз »

nebbbo, чтобы у Вас человек ответственный за архив не занимался перекладыванием документов ежемесячно установите срок хранения (год, три, пять... согласно номенклатуры) с момента поступления в архив, чтобы один раз в год их отбирать и уничтожать... а в номенклатуре указан срок хранения с даты последней записи...
Аватара пользователя
cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1671
Стаж: 5 лет 2 месяца
Поблагодарили: 574 раза

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение cordek »

чтобы человек ответственный не занимался перекладыванием, уточните что срок в номенклатуре - это срок хранения не менее лет.
И что документы списываются с хранения раз или два в год, ну как вам удобно.
Аудиты, подготовка к аккредитации, тестирование и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru

Вернуться в «Органы инспекции»