Система кодирования документов СМК


Автор темы
James
Сообщения: 1
Стаж: 1 год
Пол:

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение James »

Добрый день!
Где прописан алгоритм кодирования документов СМК?
В разных источниках разные схемы

Евгений Школин
 
 
Сообщения: 130
Стаж: 1 год 4 месяца
Поблагодарили: 46 раз
Пол:

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение Евгений Школин »

James, Добрый день. Лаборатория сама определяет алгоритм кодирования документов СМК

Муртаз
 
 
Сообщения: 276
Стаж: 4 года 5 месяцев
Поблагодарили: 56 раз

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение Муртаз »

James, если Вы структурное подразделение организации, то у Вас должна быть номенклатура дел (она создается каждый год) первая цифра код подразделения в учреждении, вторая цифра номер дела, а далее порядковый номер по номенклатуре... это как пример, РК №1, далее ДП и т.д., а так Евгений Школин,
Евгений Школин писал(а): 07.12.2021 Лаборатория сама определяет алгоритм кодирования документов СМК
все правильно сказал. Помотрите, что написано у Вас в РК, может в организации есть Инструкция по делопроизводству...
Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 4075
Стаж: 5 лет 10 месяцев
Поблагодарили: 516 раз
Пол:

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение texadmin »

Кодируйте как удобно, единственное должно быть логично, понятно.
В код можно зашить: иерархия, год, версия, структурное подразделение, назначение документа, место хранения, и.т.д

nebbbo
 
 
Сообщения: 42
Стаж: 1 год 3 месяца

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение nebbbo »

Здравствуйте!
получается код из номенклатуры дела будет допустим номером журнала, согласно этой кодировке?

Отправлено спустя 4 минуты:
или можно журналы пронумеровать сквозной нумерацией, допустим РЖ-1, РЖ-2..., а индекс кода из номенклатуры дел где-то в углу указать? Или номенклатура дел как раз предназначена для создания нумерации всего?
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1878
Стаж: 5 лет 7 месяцев
Поблагодарили: 623 раза

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение cordek »

Мы писали и номенклатуру дел и ссылку на процедуру, в которой указана форма журнала.
Валидация и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation

nebbbo
 
 
Сообщения: 42
Стаж: 1 год 3 месяца

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение nebbbo »

В номенклатуре дел графа "срок хранения" - это срок хранения в архиве?
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1878
Стаж: 5 лет 7 месяцев
Поблагодарили: 623 раза

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение cordek »

Формально срок хранения общий, с даты документа.
Валидация и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation

Муртаз
 
 
Сообщения: 276
Стаж: 4 года 5 месяцев
Поблагодарили: 56 раз

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение Муртаз »

nebbbo, чтобы у Вас человек ответственный за архив не занимался перекладыванием документов ежемесячно установите срок хранения (год, три, пять... согласно номенклатуры) с момента поступления в архив, чтобы один раз в год их отбирать и уничтожать... а в номенклатуре указан срок хранения с даты последней записи...
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 1878
Стаж: 5 лет 7 месяцев
Поблагодарили: 623 раза

Система кодирования документов СМК

Непрочитанное сообщение cordek »

чтобы человек ответственный не занимался перекладыванием, уточните что срок в номенклатуре - это срок хранения не менее лет.
И что документы списываются с хранения раз или два в год, ну как вам удобно.
Валидация и внедрение ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation

Вернуться в «Органы инспекции»