управление записями

рабочие процессы, спорные вопросы, консультация.
Вложения 1
Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

Здравствуйте. имеется такой вопрос. Если в РК прописать, что записи в виде предположим журналов ведутся в электронном виде (что вроде не запрещено), то как технически реализовать:
- сдал - принял приборы (именно подпись);
- сдача в архив (ведь их можно вести бесконечно долго).

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

и еще вопрос. Как НУЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ЗАПИСИ в электронном виде?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1139
Поблагодарили: 20 раз

управление записями

Сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

1.Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности (пароли, уровни доступа)
2. Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей (резервное копирование) электронных носителях.
3. А также для предупреждения несанкционированного доступа (пароли, уровни доступа)
4. или внесения изменений в них. (с этим сложнее)
Самый косяк получается с 4 пунктом, читал описание схемы, люди измеряют сохраняют в PDF кладут в папку, Руководитель ил копирует себе. и тд и тп. В общем что то так мудрёно было что я не разобрался, мне кажется и эксперты не стали сильно вникать. вроде прокатило.
Ели есть приборы данные которых идут на компьютер и сохраняются,я говорю вот журнал даты реальные измерения, делаю резервные копии, на Windows пароль, (пока прокатывало).
Рассматривал много вариантов, и с контрольными суммами, даже движок форума отдельная тема для каждого сотрудника. соответственно записей типа форум и т.д. открыл свою ветку создал тему(запись даты есть время есть) (время на редактирование можно убрать и т.д мне кажется можно сделать никто и не поймёт что форум).
Acsses отличный вариант. с выводом протоколов. У меня под одно очень частое и муторное измерении есть одна база. Причём там работают сразу несколько человек.

сдал - принял приборы (именно подпись); личный логин и пароль по идее должен являтся подтверждением) попробуйте вот это записи с датами можно блокировать (всё пытаюсь следующую версию начать разрабатывать под любые требования но руки никак не дойдут. https://vk.com/cristaleqip

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
1.Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности (пароли, уровни доступа)
2. Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей (резервное копирование) электронных носителях.
3. А также для предупреждения несанкционированного доступа (пароли, уровни доступа)
4. или внесения изменений в них. (с этим сложнее)
Самый косяк получается с 4 пунктом, читал описание схемы, люди измеряют сохраняют в PDF кладут в папку, Руководитель ил копирует себе. и тд и тп. В общем что то так мудрёно было что я не разобрался, мне кажется и эксперты не стали сильно вникать. вроде прокатило.
Ели есть приборы данные которых идут на компьютер и сохраняются,я говорю вот журнал даты реальные измерения, делаю резервные копии, на Windows пароль, (пока прокатывало).
Рассматривал много вариантов, и с контрольными суммами, даже движок форума отдельная тема для каждого сотрудника. соответственно записей типа форум и т.д. открыл свою ветку создал тему(запись даты есть время есть) (время на редактирование можно убрать и т.д мне кажется можно сделать никто и не поймёт что форум).
Acsses отличный вариант. с выводом протоколов. У меня под одно очень частое и муторное измерении есть одна база. Причём там работают сразу несколько человек.

сдал - принял приборы (именно подпись); личный логин и пароль по идее должен являтся подтверждением) попробуйте вот это записи с датами можно блокировать (всё пытаюсь следующую версию начать разрабатывать под любые требования но руки никак не дойдут. https://vk.com/cristaleqip
Я кое как прописал в ДП как происходит (вернее не происходит внесение изменений в записи). Жестоко конечно получилось. Чувствую у экспертов будут вопросы.
Я так понимаю отойти от бумаги на 100 % нельзя? И от электронных записей на 100 % нельзя? А то получается взаимоисключения...

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1139
Поблагодарили: 20 раз

управление записями

Сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

Я когда начинаю объяснять как у меня происходит резервное копирование, доступ, мне кажется экспертам становится немного скучновато. не особо вникают, вероятно считают более разумно проверить степень знаний, заполненность журналов.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

1. Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности (пароли, уровни доступа)
Например журнал регистрации микроклимата. В бумаге. Какая здесь безопасность и конфиденциальность? (Сейф?)
и еще по поводу резервного копирования. Многие понимают так - правой кнопкой мыши - копировать (куда) - вставит. И все. но на самом деле не совсем корректно. Сам термин БЕКАП файлов отсылает нас к специальным программам, для этого разработанных. (Даже ГОСТ вроде про это есть). Тоже у себя прописал про такие программы.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1139
Поблагодарили: 20 раз

управление записями

Сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

1. Условиях безопасности и конфиденциальности (это ограничение доступа в лабораторию), был случай была комиссия, все вышли и осталась одна уборщица (лаборатория пролетела) У нас таблички висят- посторонним вход -воспрещён где воспрещён
2 Резервного копирования. ну это однозначно бекап.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
1. Условиях безопасности и конфиденциальности (это ограничение доступа в лабораторию), был случай была комиссия, все вышли и осталась одна уборщица (лаборатория пролетела) У нас таблички висят- посторонним вход -воспрещён где воспрещён
2 Резервного копирования. ну это однозначно бекап.
2. Те.е все таки через прогу, да?

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

И еще по теме. Внутренняя инструкция это записи?
И ВИ может подписать зав.лаб? Или тоже как и РК (с ДП) - директор?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1139
Поблагодарили: 20 раз

управление записями

Сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

На отдельный носитель, флешка, CD, можно и без Проги, я настроил Acronis (требований как это должно происходить нет)

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
На отдельный носитель, флешка, CD, можно и без Проги, я настроил Acronis (требований как это должно происходить нет)
Вроде ГОСТ есть. Я дома поищу. Напишу здесь. Там именно про программы. Но, да, какие программы не прописаны, но программы - факт.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1139
Поблагодарили: 20 раз

управление записями

Сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

ПО должно быть и.т.д. 17025 есть определённый пункт но не особо жёсткий. Для сжатия Zip подойдёт. Вообще для лабораторий требований нет, а у государственных структур типа ФСБ там да, вплоть до того что платы под рентгеном смотрят, свои процы делают "Эльбрус". На государственном уровне по моему не dox, а что то из Linux может openoffice.

В Руководстве запись- Делаем резервные копии на, чего копии, периодичность, кто ответственный.
Если заморочить, то периодический резервные копии проверяем, опись копии, ну и дальше чего душа пожелает.

У нас резервные копии всех протоколов 1 раз в день, копии хранятся на отдельном диске, есть есть месячные, недельные, ежедневные,
у каждой свой срок хранения, ежедневные например две недели (ну это я Acronisом настроил) Аккредитованы уже 3 года, я думаю года через два протоколы 4, 5 летней давности на DWD запишу и в архив.
Плюс есть постоянная копия, обновляется всё время, (своего рода дубль).
Вообще думаю Raid массив сделать, больше для организации (не из-за) Росаккредитации. Вообще резервные копии действительно стоящая вещь.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
ПО должно быть и.т.д. 17025 есть определённый пункт но не особо жёсткий. Для сжатия Zip подойдёт. Вообще для лабораторий требований нет, а у государственных структур типа ФСБ там да, вплоть до того что платы под рентгеном смотрят, свои процы делают "Эльбрус". На государственном уровне по моему не dox, а что то из Linux может openoffice.

В Руководстве запись- Делаем резервные копии на, чего копии, периодичность, кто ответственный.
Если заморочить, то периодический резервные копии проверяем, опись копии, ну и дальше чего душа пожелает.

У нас резервные копии всех протоколов 1 раз в день, копии хранятся на отдельном диске, есть есть месячные, недельные, ежедневные,
у каждой свой срок хранения, ежедневные например две недели (ну это я Acronisом настроил) Аккредитованы уже 3 года, я думаю года через два протоколы 4, 5 летней давности на DWD запишу и в архив.
Плюс есть постоянная копия, обновляется всё время, (своего рода дубль).
Вообще думаю Raid массив сделать, больше для организации (не из-за) Росаккредитации. Вообще резервные копии действительно стоящая вещь.
Ну кстати проги как раз и ZIPом и архивируют

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

И еще такой вопрос. Просто не знаю как делать. Если предположим есть запись в виде акта проверки аудита. Согласно прописанным действиям в РК, эти записи должны идентифицироваться. Хорошо. Сделано. Теперь надо произвести резервное копирование. Делаем скан, архивируем программой, производим миграцию на съемный носитель. Вопрос:
Нужно ли ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ каким - то образом этот скан (согласно процедурам - Ведения записей). Если нужно, то хотелось бы почитать варианты форумчан.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1139
Поблагодарили: 20 раз

управление записями

Сообщение texadmin » 25 Октябрь 2017

Чисто из примеров требований серьёзных организаций, Каждый файл имеет наименование, к имени есть требования Вместо пробелов _ длинна имени не более 225 символов, файлы записываются на DVD, если архивируете можно добавить установочный файл программы архивации, диск финализируется, к диску прикладывается список файлов. Кстати excel с помощью VBA может делать список файлов из Папки, в интернете есть примеры.
Я не Менеджер СМК, и не руковод Звено, не являюсь специалистом по аккредитации. На всё что пишу смотрите через призму своего понимания :хи-хи
У меня копии файлов и архивы просто на отдельный хард копируются.
Вложения
пример_резервных_копий.GIF

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

Т.е. глядя на ваше вложение - идентифицировать что это за записи (документы) нельзя...?
Я как раз про это.

И еще, если знаете где посмотреть (почитать) про организацию и ведение документов (записей) в электронном виде (с идентификацией и т.д.), а так же архива по всей букве электронного закона, так сказать, скиньте ссылку, если не трудно...


Anna
 
 
Сообщения: 49

управление записями

Сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

Здравствуйте.

Может у меня не очень в технике подкованные эксперты были, но расскажу о нашем варианте, была аккредитаци я и ПК1.

Ну, во-первых, это было образовательное учреждение со своим сервером, по уверению наших айтишников папки на севере резервно сохранялись ежедневно и хранились месяц. Наверное можно было-бы восстановить случайно измененный документ в его вчерашнем виде, но если честно не пришлось ни разу. Рабочая папка лаборатории была именно на сервере.

В РК было прописано примерно так:
Документ сохраняется в редактируемом формате (ворд, ексель) его разработчиком при создании и в нередактируемом формате (пдф) при его подписании (утверждении), записи на бумажном носителе ежемесячно сканируются (мы фото делали). Сохраняли мы все это прямо в наших рабочих папках как положено по структуре и... ежемесячно делали резервную копию всех папки лаборатории на ... яндекс диск :грёзы

В РК так и написано - облачные технологии [хихи] Придумали сами, в общем просто описали то, как и делали на самом деле.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

В РК было прописано примерно так:
Документ сохраняется в редактируемом формате (ворд, ексель) его разработчиком при создании и в нередактируемом формате (пдф) при его подписании (утверждении), записи на бумажном носителе ежемесячно сканируются (мы фото делали). Сохраняли мы все это прямо в наших рабочих папках как положено по структуре и... ежемесячно делали резервную копию всех папки лаборатории на ... яндекс диск

Выделенное можете пояснить? В редактируемой форме он сохранялся, когда он был законченным документом? Нередактированная форма создавалась какого документа - законченного или нет?

И являются ли в вашем сообщении записи на бумажных носителях - нередактированной формой?

Спасибо.


Anna
 
 
Сообщения: 49

управление записями

Сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

Ну, допустим, записи по аудиту "Оборудование".
Аудитор создает документ в ворд, сохраняет его в папке Аудит - 2017 - Протоколы.
Печатает, подписывает, чуть поднее сделает отметку о выполненных корректирующих действиях и сохраняет скан в ПДФ. Лежать ворд и ПДФ будет рядом в одной папке, в начале месяца все это копируется на яндекс диск, не только ПДФ, а вообще делается копия всех документов лаборатории на яндекс диск.

Записи на бумажных носителях - это рабочие журналы, журнали регистрации и журналы по СМК, делаем фото новых заполненных страниц, фото добавляем в соответствующие папки. Фото делаем на смартфоны, через программу скан, на троечку качество, строки бывают кривыми, но зато быстро.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

Anna писал(а):
25 Октябрь 2017
Ну, допустим, записи по аудиту "Оборудование".
Аудитор создает документ в ворд, сохраняет его в папке Аудит - 2017 - Протоколы.
Печатает, подписывает, чуть поднее сделает отметку о выполненных корректирующих действиях и сохраняет скан в ПДФ. Лежать ворд и ПДФ будет рядом в одной папке, в начале месяца все это копируется на яндекс диск, не только ПДФ, а вообще делается копия всех документов лаборатории на яндекс диск.

Записи на бумажных носителях - это рабочие журналы, журнали регистрации и журналы по СМК, делаем фото новых заполненных страниц, фото добавляем в соответствующие папки. Фото делаем на смартфоны, через программу скан, на троечку качество, строки бывают кривыми, но зато быстро.
По первому ясно. Спасибо. Но объясните пожалуйста (хотя ответ, как мне кажется, я знаю) - зачем Вы храните законченный документ в PDF/A (подписанный акт) и не в PDF/A (ВОРДовский файл) в месте? Вообще зачем хранить Изначальный документ (протоколы и первичку не имею ввиду)?

Процедура фотографирования - это тоже как я понимаю ежемесячное резервное копирование?


Anna
 
 
Сообщения: 49

управление записями

Сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

А как это не хранить нигде изначальный документ? Любой документ когда-то станет шаблоном для нового, они не менее важны. Тот же аудит, часть текста с протокола пойдет в корректирующие мероприятия, и может еще в "анализ со стороны руководства", не заново же набирать. И на следующий год пригодится.
Ну и вдруг создатель создавал-создавал и приболел, любой сотрудник за ним закончит, если при утверждении что-то поросят поправить - любой сможет подготовить новую редакцию.

Насколько я поняла, у многих в резерное копирование идут только нередактируемые записи, но это значит изначально нужно создавать место для хранения отдельно только ПДФ и отдельно только редактируемых файлов, даже если тема у них общая. У нас как-то все вместе было, довольно убодно. Общий каталог и хранение рядом документов с общим содержимым в разных форматах.
При резерном копировании мы просто копировали все-все данные из сервера на яндекс диск, все что есть, в три клика и пол часа ожидания.

Фотографирование - да, это тоже ежемесячное копирование, о нем и речь.

Но, я не знаю, насколько вообще это приемлемо - хранить на стороннем сервере. По идее нашим айтишникам личные данные студентов хранить на сторонних серверах было нельзя. Хотя, если сводить дебет с кредитом, так было дешевле, чем купить и содержать свой сервер, да и надежнее, если честно, но у них свои законы, там не просто конфиденциальность.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

Под редактируемыми записями я скорее имею ввиду протокол. Поясню. после проведения измерений (испытаний) результаты заносятся (записываются) в личные журналы (первичку - у кого как...). Далее на основание этих записей вбивается в шаблон протокола цифры, характеризующие результаты измерений (это, по моему, не законченный документ). Далее этот протокол распечатывается, ставятся подписи, печати. Это законченный документ. Законченный документ (сканируется - если в одном экземпляре), выдается заказчику (лично, по эль. почте).
Далее сканированный документ либо переносится в архив, либо резервно копируется.
Суть архива и резервного копирования - воссоздать документ в первоначальном виде (в нашем случае - протокол).
У нас имеется скан протокола - конечного документа. Его распечатываем, пишем копия и т.д. у кого как - выдаем заказчику.
Вот и спрашивал - зачем хранить незаконченный документ, если есть ЗАПИСИ результатов измерений и законченный документ в виде скана?

p.s. А как это не хранить нигде изначальный документ?
Изначальный документ это у Вас записи (Вы же не можете в поле вести записи в электронном виде? Или можете?). Первичка если хотите... а она потом подшивается и сдается в архив. Тем самым восстановить документ вы сможете.

Если я не прав, поправьте.
С уважением.


Anna
 
 
Сообщения: 49

управление записями

Сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

У вас какая область? у меня строительство.

Протоколы обязательно сохраняю в редактируемом формате, я их потом, если звезды сойдутся за основу для новых беру.
Или заключение (вывод) оттуда может пригодиться или целые таблицы или листы с формулами, или если заказчик/материал тот же, то не нужно заново данные заполнять о заказчике и материале, или формулы в экселе посмотреть/проверить/скопировать.

Может у вас унифицированная форма и не имеет ценности, а у меня редко бывает 2 одинаковых протокола, каждый новый - шедевр, почему-бы и не хранить.

И я повторяю - копирую на яндекс диск ВСЮ папку лаборатории, просто всю, не смотрю отдельно, что там новенького за месяц, а просто делаю копию. 01.01.17, 01.02.17 2-3 месяца храню и заменяю новой.
Архив электронный отдельно. В него попадают только папки с предыдущем годом, чтобы место не занимали, он тоже на яндексе лежит.

Отправлено спустя 8 минут 46 секунд:
Записи - это не только результаты испытаний, по СМК тоже много записей, например, аудит, или протоколы собраний, я их с аудио/видео-записи потом в текст превращаю.
Искренне не понимаю, почему для вас не важны документы в редактируемой форме, это же такой труд, а если вы потеряете все и нигде копии с редактируемыми записями не останется, это же столько сначала создавать.

Я немного перфекционист, да я в экселе могу бесконечно ширину высоту столбиков корректировать, для даже с этой точки знения было бы жалко потерять все, что годами делала. Лежат себе и лежат, никому не мешают и мы ими реально пользуемся периодически.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 26 Октябрь 2017

Anna писал(а):
25 Октябрь 2017
У вас какая область? у меня строительство.

Протоколы обязательно сохраняю в редактируемом формате, я их потом, если звезды сойдутся за основу для новых беру.
Или заключение (вывод) оттуда может пригодиться или целые таблицы или листы с формулами, или если заказчик/материал тот же, то не нужно заново данные заполнять о заказчике и материале, или формулы в экселе посмотреть/проверить/скопировать.


Может у вас унифицированная форма и не имеет ценности, а у меня редко бывает 2 одинаковых протокола, каждый новый - шедевр, почему-бы и не хранить.

И я повторяю - копирую на яндекс диск ВСЮ папку лаборатории, просто всю, не смотрю отдельно, что там новенького за месяц, а просто делаю копию. 01.01.17, 01.02.17 2-3 месяца храню и заменяю новой.
Архив электронный отдельно. В него попадают только папки с предыдущем годом, чтобы место не занимали, он тоже на яндексе лежит.

Отправлено спустя 8 минут 46 секунд:
Записи - это не только результаты испытаний, по СМК тоже много записей, например, аудит, или протоколы собраний, я их с аудио/видео-записи потом в текст превращаю.
Искренне не понимаю, почему для вас не важны документы в редактируемой форме, это же такой труд, а если вы потеряете все и нигде копии с редактируемыми записями не останется, это же столько сначала создавать.

Я немного перфекционист, да я в экселе могу бесконечно ширину высоту столбиков корректировать, для даже с этой точки знения было бы жалко потерять все, что годами делала. Лежат себе и лежат, никому не мешают и мы ими реально пользуемся периодически.
Анна, выделенное жирным шрифтом в принципе не нужно показывать комиссии. Пусть это будет лежать у Вас (если это делаете Вы) где - нибудь. А формуляры тех же протоколов (чистых в ВОРДе приложены к РК). Взял - вбил цифры, распечатал, отдал заказчику. Образцы протоколов в свободном доступе. Все. А там сотрудники как хотят. Хотят заново вбивают, хотят корректируют готовые. считаю это действие не нужно нигде учитывать. А для комиссии - вот пожалуйста съемный диск с резервными копиями, где в свою очередь сканы первички и протоколов с печатями.
Кстати резервные копии по хорошему должны быть защищены от изменений. конфиденциальность и безопасность и все такое. По этому сохранять промежуточные файлы в ворде не вижу смысла. И путаницы будет меньше.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 554
Поблагодарили: 6 раз

управление записями

Сообщение Дневной бродяга » 26 Октябрь 2017

У нас лаборатория под специальную оценку условий труда заточена.

Вложения 1

Вернуться в «Будни лаборатории»