Управление записями

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 1
Аватара пользователя

Дневной бродяга

Управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

Здравствуйте. имеется такой вопрос. Если в РК прописать, что записи в виде предположим журналов ведутся в электронном виде (что вроде не запрещено), то как технически реализовать:
- сдал - принял приборы (именно подпись);
- сдача в архив (ведь их можно вести бесконечно долго).

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

и еще вопрос. Как НУЖНО ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ ЗАПИСИ в электронном виде?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

Управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

1.Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности (пароли, уровни доступа)
2. Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей (резервное копирование) электронных носителях.
3. А также для предупреждения несанкционированного доступа (пароли, уровни доступа)
4. или внесения изменений в них. (с этим сложнее)
Самый косяк получается с 4 пунктом, читал описание схемы, люди измеряют сохраняют в PDF кладут в папку, Руководитель ил копирует себе. и тд и тп. В общем что то так мудрёно было что я не разобрался, мне кажется и эксперты не стали сильно вникать. вроде прокатило.
Ели есть приборы данные которых идут на компьютер и сохраняются,я говорю вот журнал даты реальные измерения, делаю резервные копии, на Windows пароль, (пока прокатывало).
Рассматривал много вариантов, и с контрольными суммами, даже движок форума отдельная тема для каждого сотрудника. соответственно записей типа форум и т.д. открыл свою ветку создал тему(запись даты есть время есть) (время на редактирование можно убрать и т.д мне кажется можно сделать никто и не поймёт что форум).
Acsses отличный вариант. с выводом протоколов. У меня под одно очень частое и муторное измерении есть одна база. Причём там работают сразу несколько человек.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
1.Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности (пароли, уровни доступа)
2. Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей (резервное копирование) электронных носителях.
3. А также для предупреждения несанкционированного доступа (пароли, уровни доступа)
4. или внесения изменений в них. (с этим сложнее)
Самый косяк получается с 4 пунктом, читал описание схемы, люди измеряют сохраняют в PDF кладут в папку, Руководитель ил копирует себе. и тд и тп. В общем что то так мудрёно было что я не разобрался, мне кажется и эксперты не стали сильно вникать. вроде прокатило.
Ели есть приборы данные которых идут на компьютер и сохраняются,я говорю вот журнал даты реальные измерения, делаю резервные копии, на Windows пароль, (пока прокатывало).
Рассматривал много вариантов, и с контрольными суммами, даже движок форума отдельная тема для каждого сотрудника. соответственно записей типа форум и т.д. открыл свою ветку создал тему(запись даты есть время есть) (время на редактирование можно убрать и т.д мне кажется можно сделать никто и не поймёт что форум).
Acsses отличный вариант. с выводом протоколов. У меня под одно очень частое и муторное измерении есть одна база. Причём там работают сразу несколько человек.


Я кое как прописал в ДП как происходит (вернее не происходит внесение изменений в записи). Жестоко конечно получилось. Чувствую у экспертов будут вопросы.
Я так понимаю отойти от бумаги на 100 % нельзя? И от электронных записей на 100 % нельзя? А то получается взаимоисключения...

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

Я когда начинаю объяснять как у меня происходит резервное копирование, доступ, мне кажется экспертам становится немного скучновато. не особо вникают, вероятно считают более разумно проверить степень знаний, заполненность журналов.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

1. Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности (пароли, уровни доступа)
Например журнал регистрации микроклимата. В бумаге. Какая здесь безопасность и конфиденциальность? (Сейф?)
и еще по поводу резервного копирования. Многие понимают так - правой кнопкой мыши - копировать (куда) - вставит. И все. но на самом деле не совсем корректно. Сам термин БЕКАП файлов отсылает нас к специальным программам, для этого разработанных. (Даже ГОСТ вроде про это есть). Тоже у себя прописал про такие программы.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

1. Условиях безопасности и конфиденциальности (это ограничение доступа в лабораторию), был случай была комиссия, все вышли и осталась одна уборщица (лаборатория пролетела) У нас таблички висят- посторонним вход -воспрещён где воспрещён
2 Резервного копирования. ну это однозначно бекап.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
1. Условиях безопасности и конфиденциальности (это ограничение доступа в лабораторию), был случай была комиссия, все вышли и осталась одна уборщица (лаборатория пролетела) У нас таблички висят- посторонним вход -воспрещён где воспрещён
2 Резервного копирования. ну это однозначно бекап.
2. Те.е все таки через прогу, да?

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

И еще по теме. Внутренняя инструкция это записи?
И ВИ может подписать зав.лаб? Или тоже как и РК (с ДП) - директор?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

На отдельный носитель, флешка, CD, можно и без Проги, я настроил Acronis (требований как это должно происходить нет)

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 24 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
На отдельный носитель, флешка, CD, можно и без Проги, я настроил Acronis (требований как это должно происходить нет)
Вроде ГОСТ есть. Я дома поищу. Напишу здесь. Там именно про программы. Но, да, какие программы не прописаны, но программы - факт.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 24 Октябрь 2017

ПО должно быть и.т.д. 17025 есть определённый пункт но не особо жёсткий. Для сжатия Zip подойдёт. Вообще для лабораторий требований нет, а у государственных структур типа ФСБ там да, вплоть до того что платы под рентгеном смотрят, свои процы делают "Эльбрус". На государственном уровне по моему не dox, а что то из Linux может openoffice.

В Руководстве запись- Делаем резервные копии на, чего копии, периодичность, кто ответственный.
Если заморочить, то периодический резервные копии проверяем, опись копии, ну и дальше чего душа пожелает.

У нас резервные копии всех протоколов 1 раз в день, копии хранятся на отдельном диске, есть есть месячные, недельные, ежедневные,
у каждой свой срок хранения, ежедневные например две недели (ну это я Acronisом настроил) Аккредитованы уже 3 года, я думаю года через два протоколы 4, 5 летней давности на DWD запишу и в архив.
Плюс есть постоянная копия, обновляется всё время, (своего рода дубль).
Вообще думаю Raid массив сделать, больше для организации (не из-за) Росаккредитации. Вообще резервные копии действительно стоящая вещь.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
24 Октябрь 2017
ПО должно быть и.т.д. 17025 есть определённый пункт но не особо жёсткий. Для сжатия Zip подойдёт. Вообще для лабораторий требований нет, а у государственных структур типа ФСБ там да, вплоть до того что платы под рентгеном смотрят, свои процы делают "Эльбрус". На государственном уровне по моему не dox, а что то из Linux может openoffice.

В Руководстве запись- Делаем резервные копии на, чего копии, периодичность, кто ответственный.
Если заморочить, то периодический резервные копии проверяем, опись копии, ну и дальше чего душа пожелает.

У нас резервные копии всех протоколов 1 раз в день, копии хранятся на отдельном диске, есть есть месячные, недельные, ежедневные,
у каждой свой срок хранения, ежедневные например две недели (ну это я Acronisом настроил) Аккредитованы уже 3 года, я думаю года через два протоколы 4, 5 летней давности на DWD запишу и в архив.
Плюс есть постоянная копия, обновляется всё время, (своего рода дубль).
Вообще думаю Raid массив сделать, больше для организации (не из-за) Росаккредитации. Вообще резервные копии действительно стоящая вещь.
Ну кстати проги как раз и ZIPом и архивируют

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

И еще такой вопрос. Просто не знаю как делать. Если предположим есть запись в виде акта проверки аудита. Согласно прописанным действиям в РК, эти записи должны идентифицироваться. Хорошо. Сделано. Теперь надо произвести резервное копирование. Делаем скан, архивируем программой, производим миграцию на съемный носитель. Вопрос:
Нужно ли ИДЕНТИФИЦИРОВАТЬ каким - то образом этот скан (согласно процедурам - Ведения записей). Если нужно, то хотелось бы почитать варианты форумчан.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 25 Октябрь 2017

Чисто из примеров требований серьёзных организаций, Каждый файл имеет наименование, к имени есть требования Вместо пробелов _ длинна имени не более 225 символов, файлы записываются на DVD, если архивируете можно добавить установочный файл программы архивации, диск финализируется, к диску прикладывается список файлов. Кстати excel с помощью VBA может делать список файлов из Папки, в интернете есть примеры.
Я не Менеджер СМК, и не руковод Звено, не являюсь специалистом по аккредитации. На всё что пишу смотрите через призму своего понимания
У меня копии файлов и архивы просто на отдельный хард копируются.
Вложения
пример_резервных_копий.GIF

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

Т.е. глядя на ваше вложение - идентифицировать что это за записи (документы) нельзя...?
Я как раз про это.

И еще, если знаете где посмотреть (почитать) про организацию и ведение документов (записей) в электронном виде (с идентификацией и т.д.), а так же архива по всей букве электронного закона, так сказать, скиньте ссылку, если не трудно...

Аватара пользователя

Anna

управление записями

Непрочитанное сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

Здравствуйте.

Может у меня не очень в технике подкованные эксперты были, но расскажу о нашем варианте, была аккредитаци я и ПК1.

Ну, во-первых, это было образовательное учреждение со своим сервером, по уверению наших айтишников папки на севере резервно сохранялись ежедневно и хранились месяц. Наверное можно было-бы восстановить случайно измененный документ в его вчерашнем виде, но если честно не пришлось ни разу. Рабочая папка лаборатории была именно на сервере.

В РК было прописано примерно так:
Документ сохраняется в редактируемом формате (ворд, ексель) его разработчиком при создании и в нередактируемом формате (пдф) при его подписании (утверждении), записи на бумажном носителе ежемесячно сканируются (мы фото делали). Сохраняли мы все это прямо в наших рабочих папках как положено по структуре и... ежемесячно делали резервную копию всех папки лаборатории на ... яндекс диск

В РК так и написано - облачные технологии Придумали сами, в общем просто описали то, как и делали на самом деле.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

В РК было прописано примерно так:
Документ сохраняется в редактируемом формате (ворд, ексель) его разработчиком при создании и в нередактируемом формате (пдф) при его подписании (утверждении), записи на бумажном носителе ежемесячно сканируются (мы фото делали). Сохраняли мы все это прямо в наших рабочих папках как положено по структуре и... ежемесячно делали резервную копию всех папки лаборатории на ... яндекс диск

Выделенное можете пояснить? В редактируемой форме он сохранялся, когда он был законченным документом? Нередактированная форма создавалась какого документа - законченного или нет?

И являются ли в вашем сообщении записи на бумажных носителях - нередактированной формой?

Спасибо.

Аватара пользователя

Anna

управление записями

Непрочитанное сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

Ну, допустим, записи по аудиту "Оборудование".
Аудитор создает документ в ворд, сохраняет его в папке Аудит - 2017 - Протоколы.
Печатает, подписывает, чуть поднее сделает отметку о выполненных корректирующих действиях и сохраняет скан в ПДФ. Лежать ворд и ПДФ будет рядом в одной папке, в начале месяца все это копируется на яндекс диск, не только ПДФ, а вообще делается копия всех документов лаборатории на яндекс диск.

Записи на бумажных носителях - это рабочие журналы, журнали регистрации и журналы по СМК, делаем фото новых заполненных страниц, фото добавляем в соответствующие папки. Фото делаем на смартфоны, через программу скан, на троечку качество, строки бывают кривыми, но зато быстро.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

Anna писал(а):
25 Октябрь 2017
Ну, допустим, записи по аудиту "Оборудование".
Аудитор создает документ в ворд, сохраняет его в папке Аудит - 2017 - Протоколы.
Печатает, подписывает, чуть поднее сделает отметку о выполненных корректирующих действиях и сохраняет скан в ПДФ. Лежать ворд и ПДФ будет рядом в одной папке, в начале месяца все это копируется на яндекс диск, не только ПДФ, а вообще делается копия всех документов лаборатории на яндекс диск.

Записи на бумажных носителях - это рабочие журналы, журнали регистрации и журналы по СМК, делаем фото новых заполненных страниц, фото добавляем в соответствующие папки. Фото делаем на смартфоны, через программу скан, на троечку качество, строки бывают кривыми, но зато быстро.
По первому ясно. Спасибо. Но объясните пожалуйста (хотя ответ, как мне кажется, я знаю) - зачем Вы храните законченный документ в PDF/A (подписанный акт) и не в PDF/A (ВОРДовский файл) в месте? Вообще зачем хранить Изначальный документ (протоколы и первичку не имею ввиду)?

Процедура фотографирования - это тоже как я понимаю ежемесячное резервное копирование?

Аватара пользователя

Anna

управление записями

Непрочитанное сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

А как это не хранить нигде изначальный документ? Любой документ когда-то станет шаблоном для нового, они не менее важны. Тот же аудит, часть текста с протокола пойдет в корректирующие мероприятия, и может еще в "анализ со стороны руководства", не заново же набирать. И на следующий год пригодится.
Ну и вдруг создатель создавал-создавал и приболел, любой сотрудник за ним закончит, если при утверждении что-то поросят поправить - любой сможет подготовить новую редакцию.

Насколько я поняла, у многих в резерное копирование идут только нередактируемые записи, но это значит изначально нужно создавать место для хранения отдельно только ПДФ и отдельно только редактируемых файлов, даже если тема у них общая. У нас как-то все вместе было, довольно убодно. Общий каталог и хранение рядом документов с общим содержимым в разных форматах.
При резерном копировании мы просто копировали все-все данные из сервера на яндекс диск, все что есть, в три клика и пол часа ожидания.

Фотографирование - да, это тоже ежемесячное копирование, о нем и речь.

Но, я не знаю, насколько вообще это приемлемо - хранить на стороннем сервере. По идее нашим айтишникам личные данные студентов хранить на сторонних серверах было нельзя. Хотя, если сводить дебет с кредитом, так было дешевле, чем купить и содержать свой сервер, да и надежнее, если честно, но у них свои законы, там не просто конфиденциальность.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 25 Октябрь 2017

Под редактируемыми записями я скорее имею ввиду протокол. Поясню. после проведения измерений (испытаний) результаты заносятся (записываются) в личные журналы (первичку - у кого как...). Далее на основание этих записей вбивается в шаблон протокола цифры, характеризующие результаты измерений (это, по моему, не законченный документ). Далее этот протокол распечатывается, ставятся подписи, печати. Это законченный документ. Законченный документ (сканируется - если в одном экземпляре), выдается заказчику (лично, по эль. почте).
Далее сканированный документ либо переносится в архив, либо резервно копируется.
Суть архива и резервного копирования - воссоздать документ в первоначальном виде (в нашем случае - протокол).
У нас имеется скан протокола - конечного документа. Его распечатываем, пишем копия и т.д. у кого как - выдаем заказчику.
Вот и спрашивал - зачем хранить незаконченный документ, если есть ЗАПИСИ результатов измерений и законченный документ в виде скана?

p.s. А как это не хранить нигде изначальный документ?
Изначальный документ это у Вас записи (Вы же не можете в поле вести записи в электронном виде? Или можете?). Первичка если хотите... а она потом подшивается и сдается в архив. Тем самым восстановить документ вы сможете.

Если я не прав, поправьте.
С уважением.

Аватара пользователя

Anna

управление записями

Непрочитанное сообщение Anna » 25 Октябрь 2017

У вас какая область? у меня строительство.

Протоколы обязательно сохраняю в редактируемом формате, я их потом, если звезды сойдутся за основу для новых беру.
Или заключение (вывод) оттуда может пригодиться или целые таблицы или листы с формулами, или если заказчик/материал тот же, то не нужно заново данные заполнять о заказчике и материале, или формулы в экселе посмотреть/проверить/скопировать.

Может у вас унифицированная форма и не имеет ценности, а у меня редко бывает 2 одинаковых протокола, каждый новый - шедевр, почему-бы и не хранить.

И я повторяю - копирую на яндекс диск ВСЮ папку лаборатории, просто всю, не смотрю отдельно, что там новенького за месяц, а просто делаю копию. 01.01.17, 01.02.17 2-3 месяца храню и заменяю новой.
Архив электронный отдельно. В него попадают только папки с предыдущем годом, чтобы место не занимали, он тоже на яндексе лежит.

Отправлено спустя 8 минут 46 секунд:
Записи - это не только результаты испытаний, по СМК тоже много записей, например, аудит, или протоколы собраний, я их с аудио/видео-записи потом в текст превращаю.
Искренне не понимаю, почему для вас не важны документы в редактируемой форме, это же такой труд, а если вы потеряете все и нигде копии с редактируемыми записями не останется, это же столько сначала создавать.

Я немного перфекционист, да я в экселе могу бесконечно ширину высоту столбиков корректировать, для даже с этой точки знения было бы жалко потерять все, что годами делала. Лежат себе и лежат, никому не мешают и мы ими реально пользуемся периодически.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 26 Октябрь 2017

Anna писал(а):
25 Октябрь 2017
У вас какая область? у меня строительство.

Протоколы обязательно сохраняю в редактируемом формате, я их потом, если звезды сойдутся за основу для новых беру.
Или заключение (вывод) оттуда может пригодиться или целые таблицы или листы с формулами, или если заказчик/материал тот же, то не нужно заново данные заполнять о заказчике и материале, или формулы в экселе посмотреть/проверить/скопировать.


Может у вас унифицированная форма и не имеет ценности, а у меня редко бывает 2 одинаковых протокола, каждый новый - шедевр, почему-бы и не хранить.

И я повторяю - копирую на яндекс диск ВСЮ папку лаборатории, просто всю, не смотрю отдельно, что там новенького за месяц, а просто делаю копию. 01.01.17, 01.02.17 2-3 месяца храню и заменяю новой.
Архив электронный отдельно. В него попадают только папки с предыдущем годом, чтобы место не занимали, он тоже на яндексе лежит.

Отправлено спустя 8 минут 46 секунд:
Записи - это не только результаты испытаний, по СМК тоже много записей, например, аудит, или протоколы собраний, я их с аудио/видео-записи потом в текст превращаю.
Искренне не понимаю, почему для вас не важны документы в редактируемой форме, это же такой труд, а если вы потеряете все и нигде копии с редактируемыми записями не останется, это же столько сначала создавать.

Я немного перфекционист, да я в экселе могу бесконечно ширину высоту столбиков корректировать, для даже с этой точки знения было бы жалко потерять все, что годами делала. Лежат себе и лежат, никому не мешают и мы ими реально пользуемся периодически.
Анна, выделенное жирным шрифтом в принципе не нужно показывать комиссии. Пусть это будет лежать у Вас (если это делаете Вы) где - нибудь. А формуляры тех же протоколов (чистых в ВОРДе приложены к РК). Взял - вбил цифры, распечатал, отдал заказчику. Образцы протоколов в свободном доступе. Все. А там сотрудники как хотят. Хотят заново вбивают, хотят корректируют готовые. считаю это действие не нужно нигде учитывать. А для комиссии - вот пожалуйста съемный диск с резервными копиями, где в свою очередь сканы первички и протоколов с печатями.
Кстати резервные копии по хорошему должны быть защищены от изменений. конфиденциальность и безопасность и все такое. По этому сохранять промежуточные файлы в ворде не вижу смысла. И путаницы будет меньше.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 26 Октябрь 2017

У нас лаборатория под специальную оценку условий труда заточена.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 26 Октябрь 2017

А можете про архив электронный в двух словах? очень интересно Ваше виденье.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 28 Октябрь 2017

Что то Вы маленько мудрите
Архив это документы которые скорее всего больше не понадобятся и убирается под замок.
Резервная копия это дубликат информации (чаще всего той с которой работаете в данный момент, для быстрого и беспроблемного восстановления.
Я просто про то что архив и резервная копия разные вещи.
Надо ли делать резервную копию архива, скорее всего да, это наверное будет относится к предупреждающим действиям (вдруг архив в чёрную дыру засосёт). Больше оснований я найти не могу.

Резервная копия не обязательно должна сжиматься архиватором можете просто файлы скидывать, про Zip писал потому что он бесплатный и стоит практический везде. Rar платный хоть и везде работает. В архивах(zip,rar) файлы видно, если специально не скрывать имена файлов.

Объясните чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?

Вообще у нас с архивом тоже много волокиты, и тоже не как не придумаю как сделать всё быстро и чётко.

Если коллегам интересно могу пару безумных идей описать.
p.s. Путин года три тому назад заявлял что печать и подпись это 80 года. Вот бы он разок с экспертами съездил, охерел бы от количества бумаги и ручных записей.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 30 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
28 Октябрь 2017
Что то Вы маленько мудрите
Архив это документы которые скорее всего больше не понадобятся и убирается под замок.
Резервная копия это дубликат информации (чаще всего той с которой работаете в данный момент, для быстрого и беспроблемного восстановления.
Я просто про то что архив и резервная копия разные вещи.
Надо ли делать резервную копию архива, скорее всего да, это наверное будет относится к предупреждающим действиям (вдруг архив в чёрную дыру засосёт). Больше оснований я найти не могу.

Резервная копия не обязательно должна сжиматься архиватором можете просто файлы скидывать, про Zip писал потому что он бесплатный и стоит практический везде. Rar платный хоть и везде работает. В архивах(zip,rar) файлы видно, если специально не скрывать имена файлов.

Объясните чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?

Вообще у нас с архивом тоже много волокиты, и тоже не как не придумаю как сделать всё быстро и чётко.

Если коллегам интересно могу пару безумных идей описать.
p.s. Путин года три тому назад заявлял что печать и подпись это 80 года. Вот бы он разок с экспертами съездил, охерел бы от количества бумаги и ручных записей.
Нет, то что архив и резервные копии разные вещи - не спорю. Я просто имел ввиду, может кто от бумажного архива перешел на электронный (в качестве экономии бумаги и помещений). У меня идеи есть, но времени и желания воплощать в жизнь нет.

чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?
Гемморойно мне кажеться в ВОРД вставлять цветную печать. А так отсканировал и все.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 30 Октябрь 2017

Нет, вставлять печать не дольше чем слово напечатать, и намного быстрее чем отсканировать, причём печать под буквами будет. Дольше подготовка печать с подписью предварительно надо сканировать и задний план вырезать (белый цвет). У нас так договора делают, больше не сканируют, вставляют печать и в PDF.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 30 Октябрь 2017

А электронной подписью усиливают?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 30 Октябрь 2017

нет. Это вместо сканов договора для email

Аватара пользователя

Anna

управление записями

Непрочитанное сообщение Anna » 31 Октябрь 2017

Дневной бродяга писал(а):
26 Октябрь 2017
А можете про архив электронный в двух словах? очень интересно Ваше виденье.
Какой электронный архив?
Я пытаюсь ответить на ваши вопросы, но вы все больше тянете в дебри)))) на самом деле все просто.

У меня нет записей в электронном виде и никаких электронных архивов я не веду. Никаких архивов, которые надо экспертам показывать в электронном виде нет.
Но у меня есть документы в электронном виде, которые я храню, и которые нет смысла постоянно держать в тех папках, с которыми мы работаем и которые я ежемесячно копирую.

Ну, например, служебки за 13,14,15 и 16 год. Они у меня в ворде или если с резолюцией, то в Пдф давно хранятся в Архиве на Яндекс диске. Под ежемесячное резервное копирование не попадают.
Это тоже архив, но не тот, что в СМК описан.
Только не спрашивайте зачем. Затем, что так надежно и удобно нам.

Или, например, протоколы в редактируемом виде которые, за 16 и 17 год протоколы ещё лежат в рабочих папках, а за предыдущие годы в архивной.
В пдф я протоколы вообще не храню, кстати, если не пришлось по почте пересылать, то специально протоколы не копируем.

Отправлено спустя 23 минуты 42 секунды:
texadmin писал(а):
28 Октябрь 2017
Что то Вы маленько мудрите
Архив это документы которые скорее всего больше не понадобятся и убирается под замок.
Резервная копия это дубликат информации (чаще всего той с которой работаете в данный момент, для быстрого и беспроблемного восстановления.
Я просто про то что архив и резервная копия разные вещи.
Надо ли делать резервную копию архива, скорее всего да, это наверное будет относится к предупреждающим действиям (вдруг архив в чёрную дыру засосёт). Больше оснований я найти не могу.
Я нигде вроде не писала, что делаю резервные копии архива.
Не делаю.
У меня хранящиеся в электронном виде документы делятся на текущие и архив.
Текущие ежемесячно копирую без разбора просто заменяя предыдущую копию на новую (месяца по 3 копию храню, то есть всегда есть минимум три копии всех документов) А чтобы этот объём был поменьше отдельно храню документы за предыдущие года.
texadmin писал(а):
28 Октябрь 2017
Объясните чем фотография документа с печатью отличается от ворлд докумета в который вставлена фотография печати подпись, и сохранено в PDF без возможности редактирования. В принципе с Ваших слов я понял, фотография подтверждает что документ в теории был, но и photohop тоже есть?
Кому подтверждает?
Какие печати?

Фото мы делаем рабочих журналов и журналов регистрации. Им-то тоже нужно резервное копирование. Ну, если журнал мышка стащит.

Допустим журнал регистрации образцов (проб), там никаких печатей, только записи от руки. Делаем фото (это типа Скан вообще-то)))) и сохраняем. Описала это потому, что многие сканируют по старинке, а пользоваться программами на мобильных типа СканерПро быстрее, качество нормальное, читаемое.
Это и есть резервное копирование для целей восстановление записей в случае форс-мажера, именно восстановления, а не доказывания, что записи были подлинными. Об этом речь не идёт.

Про фотошоп.
У нас в стране презумпция невиновности.
Тогда любой документ выдаваемый лабораторией должен иметь заключение, что он не фотошоп и заключение на заключение тоже))))
Вообще-то в принципе любой письменный журнал можно подделать, любую программу для электронных записей можно взломать. Поэтому аккредитовавывать вообще никого нельзя, если забыть о презумпции.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 31 Октябрь 2017

Если я правильно понял Дневной бродяга хочет найти способ создать электронный архив, в ГОСТе написано что можно, а реализация хромает, у нас бумагу любят.

Аватара пользователя

Anna

управление записями

Непрочитанное сообщение Anna » 01 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
31 Октябрь 2017
Если я правильно понял Дневной бродяга хочет найти способ создать электронный архив, в ГОСТе написано что можно, а реализация хромает, у нас бумагу любят.
Нужны разработчики ПО.

Я немного общалась на тему электронного ведения записей и следовательно архива.
Нужно ПО, которое позволит вести записи в электронном виде, но таким образом, чтобы была четкая идентификация кто, когда и какие правки вносит.
Такие электронные записи служат основой для создаваемого протокола или других документов, которые могут быть подписаны ЭЦП или распечатаны и подписаны вживую. И такой документ в электронном виде и будет сохранен в электронный архив.
Я профан, сори, если что-то путаю, но я примерно так поняла.
ПО должно быть с лицензией. Простой эксель для электронного ведения документации и архива не подойдёт.
Для Химиков и СОУТ есть такое программки стоят дорого. Я думаю это удобно очень для однотипных испытаний, но в свою область не вижу перспектив внедрения, потому что методик сотни, разоримся на ПО.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 01 Ноябрь 2017

ПО должно быть с лицензией. А с лицензией на что?

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 01 Ноябрь 2017

Да, я хочу в перспективе уйти вообще от бумаги.
А может архив и весовая быть в одном помещении (архив- сейф с замком)?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 01 Ноябрь 2017

Если к весам определённого требования нет, то да.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 01 Ноябрь 2017

требования я так понимаю в паспорте на весы и на крайняк в мви?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 01 Ноябрь 2017

Я с такими вещами не сталкивался, весы до 0,001 гр. Уже на пределе как начинают люди шарахаться так фиг откалибруешь, стол кг 100. При каких то массах специальные столы покупают, бывают отдельные комнаты для взвешивания.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

управление записями

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 01 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
01 Ноябрь 2017
Я с такими вещами не сталкивался, весы до 0,001 гр. Уже на пределе как начинают люди шарахаться так фиг откалибруешь, стол кг 100. При каких то массах специальные столы покупают, бывают отдельные комнаты для взвешивания.
Я вас понял. Про весы в другой ветке. Спасибо.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 2938
Зарегистрирован: 3 года 8 месяцев
Поблагодарили: 326 раз

Re: Управление записями

Непрочитанное сообщение texadmin » 13 Июль 2020


Вложения 1

Вернуться в «Система менеджмента качества»