Журналы в ИЛ

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Вложения 6
Аватара пользователя

Алексей85

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Алексей85 » 02 Ноябрь 2017

Коллеги, вы ведете журналы в электронной форме или бумажном виде?
Если в электронном форме, то как доказываете неизменность записей в журналах?
( к примеру, изменив дату на компьютере, всегда можно сохранить измененный журнал с нужной датой...)

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 02 Ноябрь 2017

Алексей85 писал(а):
02 Ноябрь 2017
Коллеги, вы ведете журналы в электронной форме или бумажном виде?
Если в электронном форме, то как доказываете неизменность записей в журналах?
( к примеру, изменив дату на компьютере, всегда можно сохранить измененный журнал с нужной датой...)
Мы как Кавказцы доказываем - мамой клянусь))
А так наверно у всех и в той и в другой форме журналы. И скорее всего сначала ведутся электронные, а с них оформляются бумажные.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 02 Ноябрь 2017

Я в Acsses сделал можно сказать программу, ( дата вставляется автоматом, после записи изменение невозможно порядка 1700 протоколов, записей ещё больше, плюс полная автоматизация от приёма заявки до выдачи протокола, плюс всяких фишек проверка на неправильно введенные записи, работает одновременно 5 человек и, т.д., вот с этой базой вообще экспертов не боюсь, у меня все пункты закона соблюдены)
А вот некоторые в excel ведут (это может не прокатить, мне кажется если прокатит то чудо будет).
Учите Базы данных если время и силы есть.

Отправлено спустя 12 минут 12 секунд:
Да и если уж такая пьянка пошла, у нас много работ на выезде, была у меня мысль сделать электронный журнал для выездов, по интернету связь с сервером и все данные туда непосредственно заносятся, но все в один голос нужна подпись заказчика в журнале(ну типа мы там были), в целях подстраховки конечно плюс у заказчика возникает претензия, а тут вот вы же расписались, но а в рамках аккредитации что это за требование нам навязали эксперты в толк не возьму?
Я тут уже писал, может кто захочет попробовать форум в качестве журнала, движки для сайта (Журнала) всякие рассматривал, он больше всех подходит. Ну и соответственно риски на себя берёте плюс помощь в оформлении, написании руководства, ну и доступ в журнал для только с целью улучшения продукта, актуально наверное для выездных? Я бы и специализированный сделал, но время вообще не хватает в 1-2 ночи спать ложусь.

Аватара пользователя

Anna

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Anna » 02 Ноябрь 2017

А как вы доказываете, что вы как разработчик сам не можете внести любые изменения? Я вот бы вам не верила, если б экспертом была)))

я смутно себе представляю как это должно выглядеть, но должна быть какая-то подтверждённая беспристрастность по этому вопросу.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 02 Ноябрь 2017

В Acsses? там сама теория не позволяет это сделать, например если есть организация и ей сделаны измерения, то невозможно удалить организацию так как есть связь, и измерения не могут висеть в воздухе(невозможно удалить)
Работник заходит под логином паролем когда делает запись к ней присваивается уникальный номер, и время и дата, ну и соответственно кто сделал запись, эти данные блокируются, и больше поменять невозможно.
Плюс у каждого доступ только к той части которая в его компетенции. Менеджеры не видят измерений, работники ИЛ не видят организации.
Плюс всевозможные проверки, например невозможно внести атмосферное давление 300 мм.рт.ст. так как это грубая ошибка, невозможно в строчку даты внести не дату, обязательные строчки для заполнения (температура, давление, влажность и.т.д)без них работник не может закончить измерения, и.т.д. (всё выглядит как законченный программный продукт)
Забыл добавить каждые 6 часов делается копия.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 03 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
02 Ноябрь 2017
Я в Acsses сделал можно сказать программу, ( дата вставляется автоматом, после записи изменение невозможно порядка 1700 протоколов, записей ещё больше, плюс полная автоматизация от приёма заявки до выдачи протокола, плюс всяких фишек проверка на неправильно введенные записи, работает одновременно 5 человек и, т.д., вот с этой базой вообще экспертов не боюсь, у меня все пункты закона соблюдены)
А вот некоторые в excel ведут (это может не прокатить, мне кажется если прокатит то чудо будет).
Учите Базы данных если время и силы есть.

Отправлено спустя 12 минут 12 секунд:
Да и если уж такая пьянка пошла, у нас много работ на выезде, была у меня мысль сделать электронный журнал для выездов, по интернету связь с сервером и все данные туда непосредственно заносятся, но все в один голос нужна подпись заказчика в журнале(ну типа мы там были), в целях подстраховки конечно плюс у заказчика возникает претензия, а тут вот вы же расписались, но а в рамках аккредитации что это за требование нам навязали эксперты в толк не возьму?
Я тут уже писал, может кто захочет попробовать форум в качестве журнала, движки для сайта (Журнала) всякие рассматривал, он больше всех подходит. Ну и соответственно риски на себя берёте плюс помощь в оформлении, написании руководства, ну и доступ в журнал для только с целью улучшения продукта, актуально наверное для выездных? Я бы и специализированный сделал, но время вообще не хватает в 1-2 ночи спать ложусь.
Сколько стоит Ваша программа? уж ооочень Вы круто все делаете.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Ноябрь 2017

Она только для индивидуальной дозиметрии подходит, там смыс на квартал медикам выдаётся дозиметр через месяц квартал необходимо считать дозу и Выдать новый, вот и пришлось придумывать, само измерение не сложное, но гемору.
Вложения
Журналы в ИЛ.jpg
Журналы в ИЛ-2.jpg

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 03 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
03 Ноябрь 2017
Она только для индивидуальной дозиметрии подходит, там смыс на квартал медикам выдаётся дозиметр через месяц квартал необходимо считать дозу и Выдать новый, вот и пришлось придумывать, само измерение не сложное, но гемору.
Получается у Вас бумажных журналов нет (смысла при такой программе я в них не вижу)?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Ноябрь 2017

Именно при измерении Индивидуальной дозиметрии нет, (вообще программу пол года заполняли вместе с бумагой), параллельно. А так бумага ручка. Ну и журнал сделаю на случай вдруг электричества не будет, хотя и прибор работать не будет, плюс надо описание делать. (исходя из ГОСТа 17025), И считаем типа калькулятором

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 03 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
03 Ноябрь 2017
Именно при измерении Индивидуальной дозиметрии нет, (вообще программу пол года заполняли вместе с бумагой), параллельно. А так бумага ручка. Ну и журнал сделаю на случай вдруг электричества не будет, хотя и прибор работать не будет, плюс надо описание делать. (исходя из ГОСТа 17025)
Получается бумага Рулит?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Ноябрь 2017

Не там дело было так с этой Инд.доз вообще гемор. Менеджеры дозиметры выдают в разных офисах, им приносят, почтой приходят, измеряют тоже тоже разные люди, да плюс надо прослеживать детекторы, в общем на бумаге не как не получается, я РукИл говорю вот программа, всё круто, например организацию один раз занёс и всё, видно где какие дозиметры, кто потерял кто не принёс, мне РукИЛ делайте как хотите но в бумаге ведите, я говорю но невозможно в бумаге, меня если комиссия спросит вот покажи за год вот эту организацию я же день искать буду и зачем одну работу два раза делать? Стали вести параллельно, программа то и протоколы делает, только измерения заносишь. В итоге поняли что бумага не катит, перестали журнал измерений вести, а с нового года перестанут вести журнал приёма выдачи дозиметров.

Вот для перехода на электронные бумаги требования.
В законодательстве РФ в области обеспечения единства измерений такого понятия, как аттестация программного обеспечения не существует.
Смысл бумажки, если ваше ПО на результаты измерений не влияет то никаких аттестатов не надо,
Примечание - Записи могут храниться на любом носителе, например бумажном или электронном.
Все записи должны храниться в условиях безопасности и конфиденциальности.
Лаборатория должна иметь процедуры для защиты и восстановления записей на электронных носителях, а также для предупреждения несанкционированного доступа или внесения изменений в них.
Если записи хранятся в электронном виде, то должны быть приняты меры, что бы избежать потери или изменения первоначальных данных.
Если используют компьютеры или автоматизированное оборудование для сбора, обработки, регистрации, отчетности, хранения или поиска данных испытаний и калибровки, то лаборатория должна гарантировать, что: a) разработанное пользователем компьютерное программное обеспечение достаточно подробно задокументировано и должным образом оценено как пригодное.
для применения;
b) разработаны и внедрены процедуры защиты данных; эти процедуры должны включать в себя, но не ограничиваться этим, целостность и конфиденциальность ввода или сбора данных, хранения данных, передачи данных и обработки данных;
c) для должного функционирования обеспечен технический уход за компьютерами и автоматизированным оборудованием и для них созданы соответствующие условия окружающей среды и выполнены работы, необходимые для поддержания точности данных испытаний и калибровки.
Примечание - Коммерческое готовое программное обеспечение (например, обработка тестов, база данных и статистические программы), обычно используемое в обозначенных рамках его применения, может считаться достаточно оцененным. Однако конфигурацию/модификацию программного обеспечения, используемого в лаборатории, следует оценить (см. 5.4.7.2 перечисление а).
Вложения
YM_646.pdf
(903.42 КБ) 708 скачиваний

Аватара пользователя

Anna

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Anna » 05 Ноябрь 2017

Лично мое дилетантское мнение - разработчик ПО всегда может внести в ПО и данные изменения. Не соблюдаются принципы беспристрастности и независимости.
Может и не можете внести изменения на самом деле, но это надо как-то доказать. Я далека от программ и оборудования и мне технические объяснения кажутся гораздо менее надежными, чем если ПО будет от стороннего независимого (неаффилированного) разработчика.
Неужели вам так просто удаётся убедить экспертов? И и плохо.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 05 Ноябрь 2017

Вы правы конечно независимая разработка будет наголову выше, но будем говорить что базу заказали, вообще за этим должен следить менеджер СМК, всё проверить, убедится и являться гранатом. Мы внедряли не одним днём, а год, что то исправляли переделывали, пока внедряли параллельно вели журналы.
Журнал бумажный прошивается, кто его прошивает тоже может внести правки (или правки возможны с его согласия).

Отправлено спустя 3 минуты:
А если про качество говорить, то оно выросло, так как я не один участвую в измерениях, выдача и.т.д, раньше было невозможно проследить где что происходило, а сейчас мне говорят не было такого, и на друг дружку валят, теперь я историю открываю и видно кто во сколько( до секунды) что вносил.
Ещё плюс в том что надо делать всё по алгоритму. сразу кучу рамок наложилось, но порядка стало больше. Например - невозможно сегодня выдать а завтра записать. Время проставляется автоматический.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 07 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
05 Ноябрь 2017
Вы правы конечно независимая разработка будет наголову выше, но будем говорить что базу заказали, вообще за этим должен следить менеджер СМК, всё проверить, убедится и являться гранатом. Мы внедряли не одним днём, а год, что то исправляли переделывали, пока внедряли параллельно вели журналы.
Журнал бумажный прошивается, кто его прошивает тоже может внести правки (или правки возможны с его согласия).

Отправлено спустя 3 минуты:
А если про качество говорить, то оно выросло, так как я не один участвую в измерениях, выдача и.т.д, раньше было невозможно проследить где что происходило, а сейчас мне говорят не было такого, и на друг дружку валят, теперь я историю открываю и видно кто во сколько( до секунды) что вносил.
Ещё плюс в том что надо делать всё по алгоритму. сразу кучу рамок наложилось, но порядка стало больше. Например - невозможно сегодня выдать а завтра записать. Время проставляется автоматический.
Гдеб такую программу заказать?

Аватара пользователя

Anna

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Anna » 07 Ноябрь 2017

texadmin писал(а):
05 Ноябрь 2017

Журнал бумажный прошивается, кто его прошивает тоже может внести правки (или правки возможны с его согласия).
Именно поэтому журналы только самодельные и прошитые на брошюраторе. Чтоб возможности для манёвров были)))

Аватара пользователя

Алексей85

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Алексей85 » 08 Ноябрь 2017

Эксперты нормально отнеслись к самодельным журналам?
Anna писал(а):
07 Ноябрь 2017

Именно поэтому журналы только самодельные и прошитые на брошюраторе. Чтоб возможности для манёвров были)))

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 08 Ноябрь 2017

Алексей85 писал(а):
08 Ноябрь 2017
Эксперты нормально отнеслись к самодельным журналам?

А что в Вашем понятии не самодельные журналы? Заказанные в типографии?

Аватара пользователя

Алексей85

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Алексей85 » 08 Ноябрь 2017

Журналы в твердом переплете, отпечатанные в типографии.
Возможен ли такой вариант - журнал распечатан на принтере, скреплен брошюратором, и прошит нитками ?

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 08 Ноябрь 2017

Алексей85 писал(а):
08 Ноябрь 2017
Журналы в твердом переплете, отпечатанные в типографии.
Возможен ли такой вариант - журнал распечатан на принтере, скреплен брошюратором, и прошит нитками ?
Да собственно так все и делают.

Аватара пользователя

ГалопомПоЕвропам

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение ГалопомПоЕвропам » 08 Ноябрь 2017

Алексей85 писал(а):
08 Ноябрь 2017
Журналы в твердом переплете, отпечатанные в типографии.
Возможен ли такой вариант - журнал распечатан на принтере, скреплен брошюратором, и прошит нитками ?
Конечно!
Никто, насколько мне известно, в типографии журналы не печатает... Сейчас в распоряжении лабораторий отличная орг.техника!

Аватара пользователя

garison

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение garison » 08 Ноябрь 2017

Вас послушать, то и обычный журнал регистрации заявок в электронном виде вести нельзя. Нашей лаборатории замечаний по этому поводу не написали.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 08 Ноябрь 2017

Как говориться "Можно, но осторожно".
Или "Нельзя, но если очень хочется, то можно"

Аватара пользователя

garison

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение garison » 08 Ноябрь 2017

Если электронные журналы хранятся на сервере организации, можно разграничить доступ к документам, что бы исправления мог вносить только один человек, который несет ответственность за журнал. И этого должно быть вполне достаточно. А если предполагать, что ответственный за журнал будет вносить записи задним числом или что там пот делывать, то это все можно и на бумажном носителе проделать. Кстати скреплять печатью организации есть требование только у Руководства по качеству, все остальное прошивать не обязательно.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 09 Ноябрь 2017

"Журналы можно (нужно) вести так, КАК будет написано в Руководстве по качеству Вашей ИЛ. Напишете, что их можно вести в электронном виде - значит можно будет вести в электронном виде. Напишете, что их нужно периодически распечатывать с указанием этой периодичности - значит нужно будет распечатывать. Не напишете, что нужно распечатывать - значит распечатывать не нужно будет.
Главное - не вид ведения документации (электронный или бумажный). Главное, чтобы при выбранном ВАМИ САМИМИ виде ведения документации и сама документация и процедуры её ведения соответствовали тому, что записано про это в Критериях аккредитации ИЛ по приказу 326."
Как относитесь к такому высказыванию?

Аватара пользователя

Anna

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Anna » 09 Ноябрь 2017

Алексей85 писал(а):
08 Ноябрь 2017
Эксперты нормально отнеслись к самодельным журналам?
Нормально, журналы как журналы.

Делаем все журналы только сами, они прошиты, в номенклатуре учтены. Есть инфа о допущенных до ведения.

Вообще, если честно, у нас есть "журналы" с первичными записями, которые вообще не прошиты.
Это называется листы измерений.

Например, мы контролируем прочтность бетона.
1. Образцы привезли в ИЛ. Все стандартно - прошитый журнал, испытываем, записываем, оформляем протокол.
2. Нам надо выехать на объект для проведения неразрушающего контроля. Мы не можем брать с собой журнал - есть требования к сохранности записей, а какая сохранность на стройке? Сдует верном с 25 этажа и усе.
У нас такие испытания ведутся на листах. Один лист типа титульный, там общая инфа - объект, условия, оборудование и прочее, а потом несколько листов записей "конструкция - показания". Никогда точно не известно сколько листов будет в итоге.
Когда исполнитель возвращается в ИЛ, он в этом "журнале", который не прошит в описи документов дела делает запись, например, в табличной форме "запись #1 от 01.01.18 на 3 листах, номера листов дела 1-3". Каждый лист его записей имеет идентификацию.
Нормально, претензий нет. Мы такие не одни, как минимум по шуму так коллеги делают (не соут, когда со стройки шум замеряют для ГАСН)

Для ГТС у водолазов похожая система.

Так что типографские журналы - это не священная корова.
Журнал от типографии тоже можно поддержать и переписать, если очень надо.

Аватара пользователя

Дневной бродяга

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Дневной бродяга » 10 Ноябрь 2017

Anna писал(а):
09 Ноябрь 2017


Нормально, журналы как журналы.

Делаем все журналы только сами, они прошиты, в номенклатуре учтены. Есть инфа о допущенных до ведения.

Вообще, если честно, у нас есть "журналы" с первичными записями, которые вообще не прошиты.
Это называется листы измерений.

Например, мы контролируем прочтность бетона.
1. Образцы привезли в ИЛ. Все стандартно - прошитый журнал, испытываем, записываем, оформляем протокол.
2. Нам надо выехать на объект для проведения неразрушающего контроля. Мы не можем брать с собой журнал - есть требования к сохранности записей, а какая сохранность на стройке? Сдует верном с 25 этажа и усе.
У нас такие испытания ведутся на листах. Один лист типа титульный, там общая инфа - объект, условия, оборудование и прочее, а потом несколько листов записей "конструкция - показания". Никогда точно не известно сколько листов будет в итоге.
Когда исполнитель возвращается в ИЛ, он в этом "журнале", который не прошит в описи документов дела делает запись, например, в табличной форме "запись #1 от 01.01.18 на 3 листах, номера листов дела 1-3". Каждый лист его записей имеет идентификацию.
Нормально, претензий нет. Мы такие не одни, как минимум по шуму так коллеги делают (не соут, когда со стройки шум замеряют для ГАСН)

Для ГТС у водолазов похожая система.

Так что типографские журналы - это не священная корова.
Журнал от типографии тоже можно поддержать и переписать, если очень надо.
Т.е. Титульный лист у ваших записей установленного в вашей лаборатории образца, а дальше пустые листы для писанины?

Аватара пользователя

Anna

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Anna » 10 Ноябрь 2017

Не совсем пустые. Сейчас покажу))) я научилась файлы приклеплять.
Листов в результатами испытаний в одной записи может быть сколько угодно.
Вложения
IMG_3542.PNG
IMG_3541.PNG


OlgaUK
 
 
Сообщения: 5
Зарегистрирован: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 4 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение OlgaUK » 21 Август 2019

Добрый день!
Мы в нашей лаборатории ведем журналы по качеству (входной контроль, перечни оборудования,и др.) в электронном виде (Эксель), а технические записи в бумажном.
Начинаем готовиться к ПК и "как обычно сомневаться" в некоторых своих рабочих моментах.

На недавней учебе услышала мнение эксперта, что каждая запись в электронном журнале должна подписываться ЭЦП. Ранее я полагала, что это требование только для архива.
Обоснование п. 23,7 и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.

Кто-нибудь так работает?
Как это выглядит на деле? (я понимаю что ради каждой записи - подписывается весь журнал и количество таких файлов за год может быть огромным...)

Аватара пользователя

1want2be
 
 
Сообщения: 154
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 34 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение 1want2be » 21 Август 2019

У нас раньше был просто офигенный журнал для регистрации заявок в Экселе, туда и №№ протоколов вносили, и даты отчета во ФГИС РА и СОУТ. А потом на ПК, в прошлом году, приехали эксперты и сказали, что это всё очень конечно удобно, но п. 23.7 з) Критериев мы не соответствуем, написали это в акт. И пришлось нам в качестве устранения несоответствия завести старый добрый бумажный журнал. Вот)

Вот этот пункт:
23.7 з) правила, предусматривающие фиксацию в системе управления документацией даты внесения в документы соответствующих изменений и конкретного работника, внесшего соответствующие изменения;

Отправлено спустя 4 минуты:
OlgaUK писал(а):
21 Август 2019
понимаю что ради каждой записи - подписывается весь журнал и количество таких файлов за год может быть огромным
Даа, количество файлов будет огого. Кроме того, каждому, кто с этим журналом работает нужна будет эл.подпись.


OlgaUK
 
 
Сообщения: 5
Зарегистрирован: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 4 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение OlgaUK » 21 Август 2019

Честно говоря, этот пункт я думала прикрыть демонстрацией Журнала исправлений в Экселе.

Отправлено спустя 1 час 40 минут:
Неужели никто не ведет эл.журналы?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 21 Август 2019

Нужна электронная подпись (ЭЦП), и ряд мероприятий.


cordek
Партнёр форума
Сообщения: 793
Зарегистрирован: 3 года 6 месяцев
Поблагодарили: 267 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение cordek » 21 Август 2019

1) в смк разделите понятие документ и технические записи. Понятие документ относится к документам смк или протоколу испытаний, который вы отдаёте заказчику.
Регистрация заявок это техническая запись. Технические записи можете вести в электронном виде, но вы должны обеспечить их сохранность и неизменность, к сожалению средств экселя на это не хватит, надо внедрять базу данных.
Аудиты, подготовка к аккредитации, внедрение базы данных по лабораторной деятельности
email:cek-ufa@ya.ru


OlgaUK
 
 
Сообщения: 5
Зарегистрирован: 1 год 3 месяца
Поблагодарили: 4 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение OlgaUK » 22 Август 2019

Спасибо, буду думать.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 22 Август 2019

К слову:
17025-19
7.8 Представление отчетов о результатах
7.8.1 Общие положения
7.8.1.1 Результаты должны быть рассмотрены и утверждены до их выдачи.
7.8.1.2 Результаты должны быть представлены точно, четко, недвусмысленно и объективно, как правило, в форме отчета (например, отчет об испытаниях, свидетельство (сертификат) о калибровке или акт отбора образцов) и должны включать в себя всю информацию, согласованную с заказчиком и необходимую для интерпретации результатов, а также всю информацию, требуемую в соответствии с применяемым методом. Все оформленные отчеты должны быть сохранены в качестве технических записей.

Аватара пользователя

Гость

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Гость » 18 Февраль 2020

Добрый день, подскажите в каких документах указываются что журналы должны быть прошиты?!?

Аватара пользователя

Lenore
Партнёр форума
Сообщения: 321
Зарегистрирован: 1 год 1 месяц
Поблагодарили: 133 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Lenore » 18 Февраль 2020

Гость писал(а):
18 Февраль 2020
в каких документах указываются что журналы должны быть прошиты
конкретного требования прошивать журналы нет, но смотрим 17025
7.11.3 Системы управления информацией лаборатории должны быть
b) защищены от искажения и потери данных
d) поддерживаться в таком состоянии, которое обеспечивает целостность данных и информации

Как раз-таки "прошито, пронумеровано и скреплено печатью и подписью" как-никак спасает от утери данных и их несанкционированного изменения.


silber
 
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 8 месяцев

Журналы в Экселе

Непрочитанное сообщение silber » 03 Март 2020

Добрый день уважаемые химики! Встал такой вопрос, хотим внедрить журналы в лаборатории в Экселе, но незнаем как прописать это в документации. Может подскажите как можно прописать правильно?


silber
 
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 8 месяцев

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение silber » 03 Март 2020

Здравствуйте, кто ведет записи в электроном виде? Это только через специальную программу, или же есть какие-либо мини программы для ведения? Хотя бы приготовление реактивов


Locker
 
 
Сообщения: 54
Зарегистрирован: 1 год 2 месяца
Поблагодарили: 10 раз

Журналы в Экселе

Непрочитанное сообщение Locker » 03 Март 2020

У меня встречный вопрос, а как вы хотите это сделать технически? Как вы будете использовать электронную подпись для подписывания журналов? Мы, например, пока не нашли приемлемого решения, хотя у меня все журналы генерируются автоматически.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Март 2020

silber писал(а):
03 Март 2020
Здравствуйте, кто ведет записи в электроном виде
Специальных программ не требуется, решите как подписываете электронно, храните, обеспечиваете конфиденциальность, архивируете.


DigitalError
 
 
Сообщения: 375
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 66 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение DigitalError » 03 Март 2020

silber писал(а):
03 Март 2020
Может подскажите как можно прописать правильно?
Апеллируйте к ФЗ об электронной подписи и ГОСТ 17025-2019, перечень электронных журналов можете оформить отдельным приложением к руководству по качеству, определите ответственных (уполномоченных) за ведение журналов и опишите техническую процедуру, включая используемое вами программное обеспечение. Пропишите процедуру закупки ПО/ЭЦП - как правило, у него срок годности год. Пропишите в РК правила хранения документов, подписанных ЭЦП.

Отправлено спустя 2 минуты:
silber писал(а):
03 Март 2020
хотим внедрить журналы в лаборатории в Экселе
Занимаюсь сейчас тем же самым - руководство дало добро в отношении всех журналов кроме тех, в которых требуется живая подпись заказчика. Если заказчиков у вас один-два - договоритесь с ними и используйте строго ЭЦП, ей можно подписывать и протоколы.


silber
 
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 8 месяцев

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение silber » 03 Март 2020

Да мы внутренние журналы хотим перевести, то есть что бы ответственный расписывался электронной подписью


DigitalError
 
 
Сообщения: 375
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 66 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение DigitalError » 03 Март 2020

Locker писал(а):
03 Март 2020
как вы хотите это сделать технически?
Расскажу как у меня:
1. Windows 7 + MS Office 2013 (или 2016 - не суть, но не помню точно)
2. Усиленная квалифицированная ЭЦП
3. ПО КриптоПро CSP https://www.cryptopro.ru/downloads
4. Плагин для офиса КриптоПро Office Signature https://www.cryptopro.ru/products/offic ... /downloads
5. Корневой сертификат ПАК "Минкомсвязь России" (ГОСТ 2012), поместить его в папку "доверенные корневые" (точное название не помню - примерно так эта группа сертификатов называется) хранилища сертификатов http://pravo.gov.ru/uc/resourses_uc.html
Еще из скромного опыта - после устранения ошибок сертификатов пришлось переустановить CSP, без этого не заработало (а может перезагрузка ПК помогла?). Вроде бы всё - если что вдруг забыл, коллеги поправят.
Создаете документ в ворде/экселе и "вставляете" в него ЭЦП. Экспертам демонстрируете электронный журнал на этом же компьютере - без настроенного ПО ЭЦП не видна.
Пока не разобрался как внедрять в электронный журнал ворд/эксель 2 разных ЭЦП (2 исполнителя), но думаю гугл и майкрософт мне помогут. А если не помогут - буду пробовать в Adobe Acrobat DC Pro (пока руки не дошли), но адобу ежегодно платить надо (пусть и немного), а это не есть хорошо https://acrobat.adobe.com/ru/ru/acrobat ... t-pro.html

Отправлено спустя 5 минут:
silber писал(а):
03 Март 2020
что бы ответственный расписывался
подумайте над тем (и пропишите в РК соответствующую процедуру), кто будет подписывать журнал в отсутствие ответственного и проверьте техническую возможность (возможность подписания одного документа двумя и более разными ЭЦП) для этого.


silber
 
 
Сообщения: 4
Зарегистрирован: 8 месяцев

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение silber » 03 Март 2020

DigitalError писал(а):
03 Март 2020
подумайте над тем (и пропишите в РК соответствующую процедуру), кто будет подписывать журнал в отсутствие ответственного и проверьте техническую возможность (возможность подписания одного документа двумя и более разными ЭЦП) для этого.
спасибо, будем думать


DigitalError
 
 
Сообщения: 375
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 66 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение DigitalError » 03 Март 2020

silber, еще важно соблюсти то, о чем выше написала Lenore

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 3076
Зарегистрирован: 3 года 10 месяцев
Поблагодарили: 352 раза

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Март 2020

Lenore писал(а):
18 Февраль 2020
7.11.3 Системы управления информацией лаборатории должны быть
b) защищены от искажения и потери данных
(ЭЦП, архив)
Lenore писал(а):
18 Февраль 2020
d) поддерживаться в таком состоянии, которое обеспечивает целостность данных и информации
(тут могут быть особые инструкции например к файлу эксель)

Вообще эта запись применима к БД, оно и понятно, цивилизация, но в наших реалиях как то всё перевернулось. Вспомните новый 17025 уделяет внимание компьютеризированным системам.
Так то Вы правы выписываете все требования к техническим записям, и примеряете на файлы. Я так и делал.

Аватара пользователя

Itanium
 
 
Сообщения: 382
Зарегистрирован: 2 года 8 месяцев
Поблагодарили: 57 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Itanium » 06 Март 2020

DigitalError писал(а):
03 Март 2020
2. Усиленная квалифицированная ЭЦП
Кстати, было уже обсуждение - /viewtopic.php?f=10&t=558&start=25

В обычной усиленной квалифицированной оба ключа имели срок действия 1 год. Соответственно при ПК через 2 года не получается показать экспертам достоверность подписи. По новому ГОСТ 2012 года для ЭЦП срок действия открытого ключа (а именно он используется для проверки подписи) - 3 года.

"Усовершенствованная ЭП содержит данные о времени создания визирования (TSP) и статусе сертификата (OCSP) в момент его изменения (отозван он или находится в действующем состоянии).
Время подписи синхронизируется с сервером точного времени, который расположен в УЦ. Для того, чтобы это было возможно, в момент подписания документа посылается сигнал на сервер и формируется метка точного времени, которая фиксируется в подписи.
Для чего применяют усовершенствованную цифровую подпись?
Благодаря ЭП можно подтвердить юридический статус документа при возникновении различных споров. Такие ситуации чаще всего возникают, к примеру, для доказательства авторства или целостности файла. В таких случаях очень важно знать точное время подписания.

Подлинность усовершенствованной ЭП можно проверить даже спустя долгий период времени, кроме того, она действительна и по истечению срока действия сертификата.
В современном цифровом документообороте применение подписи с меткой времени считается необходимым условием для государственных служб, к примеру, для таможенного контроля Федерального значения."
DigitalError писал(а):
03 Март 2020
Пока не разобрался как внедрять в электронный журнал ворд/эксель 2 разных ЭЦП
Так там вроде все просто было, ЭЦП бывает двух видов - согласующая и утверждающая. После второй еще одну подпись поставить уже нельзя. После первой можно.
https://www.cryptopro.ru/sites/default/ ... 0Guide.pdf
стр. 11


DigitalError
 
 
Сообщения: 375
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 66 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение DigitalError » 06 Март 2020

Itanium, спасибо. Проверил с двумя ЭЦП - работает (причем обе ЭЦП мои собственные - думал, не получится).
При использовании ЭЦП о подписании чего-либо "задним числом" придется забыть. Как можно понять - усовершенствованная у меня ЭЦП или нет? Или с 2012 года они все "обязаны" быть усовершенствованными?

Аватара пользователя

Itanium
 
 
Сообщения: 382
Зарегистрирован: 2 года 8 месяцев
Поблагодарили: 57 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение Itanium » 06 Март 2020

DigitalError писал(а):
06 Март 2020
Проверил с двумя ЭЦП - работает
У нас засада в другом месте была. При всяких манипуляциях с файлом - сохранение в облако, отправка по электронной почте и всяких разных коммуникациях подпись становилась невалидной.
Думаю дело в том, что например при отправке по электронной почте офис создает временную копию файла. При простом открытии файла офис тоже может перезаписывать файл при этом он может изменяться, например таблица Excel с формулами, макросами и т.д.
Нужно перед подписанием (это именно для использования Office plugin) запретить изменение файла.

НУ и конечно нужно попробовать все это "живьем", т.е. с коммуникациями. Чтобы подписанный файл корректно открывался на разных компьютерах, пересылался и подписывался.

Если Лаборатория распределенная - то тут крепко думать нужно. Вообще есть провайдеры электронного документооборота - все подписывать и хранить (включая архивирование и резервное копирование) можно делать в их системе.
Но в этом случае все участники должны быть подключены к этой системе, ну и денег немного стоит, причем регулярно и за каждую подпись.
Есть еще пару проблем - экспорт подписанного документа из этой системы. Т.е. просто извлечь подписанный файл и отправить его какому-либо адресату не получится. Например запросит у Вас протоколы прокуратура, а Вы им представить их не сможете :)
Ну и еще - как интегрировать регламенты (хранение, архивирование, резервное копирование и архивирование, конфиденциальность) в свое руководство по качеству не вполне понятно, ибо не факт, что они Вам их дадут.


DigitalError
 
 
Сообщения: 375
Зарегистрирован: 1 год 9 месяцев
Поблагодарили: 66 раз

Журналы в ИЛ

Непрочитанное сообщение DigitalError » 06 Март 2020

Itanium писал(а):
06 Март 2020
После второй еще одну подпись поставить уже нельзя. После первой можно... Время подписи синхронизируется с сервером точного времени, который расположен в УЦ
Я изначально думал сделать так (только чтоб исполнители были разные):
Электронный журнал.jpg
Но для этого каждый раз придется переподписывать всеми предыдущими ЭЦП, а это не вариант. Буду думать дальше

Отправлено спустя 11 минут:
Сохранять каждую запись отдельным файлом хлопотно наверное. Ну типа диск D, на нем папка "Журнал" а в ней файлы "число.месяц.год"

Вложения 6

Вернуться в «Система менеджмента качества»