Электронные копии протоколов

Мы печатаем копию протокола для архива, а кто нибудь хранит в электронном виде? нам эксперт сказал второй экземпляр и только бумага? Но это же ни где не прописано, и вот опять упоминание про электронный носитель (законы почитал, правила хранения электронных документов почитал, ни где не нашел запрета???
но предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью, по месту (местам) осуществления деятельности в области аккредитации архива документов, в том числе документов, представленных в лабораторию заявителями на проведение исследований (испытаний) и измерений, в течение трех лет со дня выдачи соответствующего документа о результатах исследований (испытаний) и измерений или принятия решения об отказе в его выдаче;";

Я тоже не где не видел что архив протоколов должен быть в бумажном виде, но некоторые эксперты категоричны. Проблема наверное в том что не все эксперты являются специалистами в IT технологиях, и не могут проверить правду ли им говорят что протокол хранится так то и так, подтасовать никак резервирование происходит так. Вообще печать это 80 е годы, сейчас её подделать не проблема было бы желание. Вот заставь бухгалтеров на бумагу обратно с 1С перейти . Время пройдёт перейдём на электронный вид, не мы так наши внуки.

Мы тоже храним протоколы в электронном виде, это вполне допустимо. Другой вопрос в каком именно электронном виде. Проверяющих из Росаккредитации просто pdf файлы протоколов не удовлетворили, сказали что это должны быть именно сканированные протоколы. В итоге сошлись на том, что надо сканировать те листы где есть подписи, у нас это первый и последний лист и хранить их вместе с pdf файлом протокола. Ну лучше конечно, что бы это был единый файл. У кого есть возможность подписывать протоколы электронной подписью, то в этом случае вообще не важно в каком формате хранится электронная версия протокола.

Мне абсолютно понятно что допустимо, и квалификация позволяет настроить любые варианты хранения данных но с одной стороны я наталкиваюсь на сопротивление сотрудников (начинаются рассуждения а можно так или нет, а это неудобно и мы не осилим т.д ., с другой консерватизм системы (ну должна быть бумага, бумага это бумага, РУССКИЕ ХАКЕРЫ)

сейчас по закону документ с печатью, можно заменить на электронный документ с усиленной цифровой подписью(это я к слову)

Я собираюсь хранить копию протоколов. В СМК напишу, что протоколы в одном экземпляре выдаются заказчику. а копии этих протоколов в эл. виде храню на компе. Требований по копиям ни где нет. Как то так.

Дневной бродяга писал(а): ↑29 апр 2017 23:37 Я собираюсь хранить копию протоколов. В СМК напишу, что протоколы в одном экземпляре выдаются заказчику. а копии этих протоколов в эл. виде храню на компе. Требований по копиям ни где нет. Как то так.

Предусмотреть процедуру архивирования. . Файлы должны быть или .pdf или скан

Точнее PDF/A. Вроде так в международном госте. А чем скан в PDF будет отличаться от .PDF? Да и сразу позволю спросить тогда - Если через год придет ко мне заказчик и попросит продублировать протокол, который я ему выдавал год назад (скажет потерял, испортился и т.п.)? Каковы будут мои действия, если копии у меня отсканированы в архиве?

В каждом слове ГОСТ 17025 я вижу только добрые намерения, и моё виденье как всё должно быть организовано даёт только преимущество организации. Соответственно архив как раз и нужен если заказчик придёт к Вам через 5 лет и говорит так и так потерял, и Вы с улыбкой на лице восстанавливаете протокол, на нём пишите копия верна.
Для меня PDF быстрее делать.
Для справки: Видел быстрые сканенры в банках выглядят как принтеры, кладёшь с верху стопку бумаги и наслаждаешься " протяжной сканер функцией двустороннего сканирования".

admin писал(а): ↑30 апр 2017 11:56 В каждом слове ГОСТ 17025 я вижу только добрые намерения, и моё виденье как всё должно быть организовано даёт только преимущество организации. Соответственно архив как раз и нужен если заказчик придёт к Вам через 5 лет и говорит так и так потерял, и Вы с улыбкой на лице восстанавливаете протокол, на нём пишите копия верна.
Для меня PDF быстрее делать.
Для справки: Видел быстрые сканенры в банках выглядят как принтеры, кладёшь с верху стопку бумаги и наслаждаешься " протяжной сканер функцией двустороннего сканирования".

Дико плюсую! Но я добрых намерений ни в одном законодательном и подзаконном документе не вижу))) Все против народа

Чем плох пункт что должен быть архив и должно быть резервное копирование? (резервное копирование можно сделать автоматическое)

Так нет же. Пункт хороший. И в принципе если изловчиться, то можно выдать одно за другое и наоборот)))

Так можно хранить протоколы в Ворде в электронном виде подписанные квалифицированной подписью?

Я считаю что PDF подписанный ЭЦП где роспись в месте где утверждаю (где то в законах есть как правильно применять ЭЦП), если необходимо измерение провёл, протокол составил, то можно просто фамилии.

Можно и в ворде, законодательство не запрещает.
Но в PDF удобнее и проще.
Честно говоря, с подписанием в ворде до конца не разобрался, там от версии к версии различается, а учитывая какой зоопарк версий может быть на компьютерах, я даже разбираться не хочу.

Мне кажется ворлд не гарантирует исходного форматирования. На другом компе протокол может выглядеть иначе.

texadmin писал(а): ↑24 июл 2023 07:56 На другом компе протокол может выглядеть иначе.

Да в другой версии будет выглядеть по другому, а наличие подписи вообще может не отразить.