Нумерация протоколов

[ciiz]

Сейчас в нашей лаборатории идёт нумерация по порядку, возможно ли к номеру присваивать какой нибудь индекс (по виду измерений)?
Например 1237T-температура
1244ОС-освещённость
1235Pb-содержание свинца
Слышал что можно присваивать один номер разным протоколам, например место работы в разных местах, но необходим индекс.

[garison]

п. 5.10.2, пп. с) ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009
Каждый протокол испытаний или сертификат о калибровке должен содержать, по крайней мере, следующую информацию:
c) уникальную идентификацию протокола испытаний
то есть номера можно присваивать какие угодно, лишь бы двух одинаковых не было

[Дневной бродяга]

У нас так 1-ПК/ХФ, где 1 - номер по порядку, ПК - производственный контроль, ХФ - химический фактор (а в самом протоколе куча всего - железо, марганец, СО, NO и т.д.). Но нумерация протоколов не сквозная. на каждый фактор своя сквозная нумерация.

[texadmin]

Номер протокола полностью в РА отправляете, год указываете? с начала года нумерация с 1?

[Дневной бродяга]

Номер полностью указываем. В кабинете ФГИС выбираем дату выдачи и на нее вбиваем протоколы выданные. Все.

[ГалопомПоЕвропам]

Номер полностью указываем. В кабинете ФГИС выбираем дату выдачи и на нее вбиваем протоколы выданные. Все.

о как...
а скриншоты пошагово можно? я таким функционалом не пользуюсь...
как в том анекдоте: "А что так можно было, да?"

[Дневной бродяга]

К сожалению скриншоты не смогу представить.((

[Дневной бродяга]

По крайне мере на выездной ПК Россакк вопросов не задал...

[ГалопомПоЕвропам]

Номер полностью указываем. В кабинете ФГИС выбираем дату выдачи и на нее вбиваем протоколы выданные. Все.

вот все равно непонятно, как это Вы делаете...
я пользуюсь, к примеру, пакетной загрузкой или вбиваю каждый протокол вручную в ЛК ФГИС.
ко времени загрузки протоколов у меня уже у каждого есть свой идентификационный № и дата выдачи.

где в ЛК ФГИС можно выбрать дату выдачи протокола, чтобы внести все №№ протоколов, выданные в этот день? там же кроме №№ еще кучу информации нужно внести (сведения о заказчике, в частности)
хотя бы пошагово проводите, если со скринами не получается...

[Дневной бродяга]

Вернее так. Признаюсь последний раз протоколы вносили в октябре (далее выездная остановила нам аттестат). Как делали: с помощью эл. подписи через госуслуги входили в ЛК. Далее выбирался пункт добавить протокол (или документ - честно ужу не помню). Открывалась страничка, где нужно внести номер протокола, дату и т. п. Жал на строчку ввести номер протокола - вбивал например 1-ПК/ХФ, строчкой ниже, где нужно внести дату выдачи протокола, появлялся календарь, где выбиралась дата и все. Остальные пункты были под символом "звездочка" (необязательно для заполнения), жал далее, открывалась еще страница - тоже жал далее, до тех пор пока не появлялось - сохранить, жал сохранить и номер протокола добавлялся в общий список вбитых номеров. Все. Вопросов за год, до красного света нам не было вообще. Единственное на выездной попросили журнал регистрации выданных протоколов, тупо пару дат и номеров сверили с личным кабинетом и все.
Прошу извинить, если в очередной раз ввел в блуд.

[IRMA]

Здравствуйте! хотелось бы узнать, очень нужно. Я человек новый в этой области, но когда принимала работу увидела несоответствия в передачи протоколов, бывший сотрудник передавало протоколы с другими номерами.Так как с начала года протоколы выдаются с"1" а она продолжала выдавать, как с прошлого года! Как быть? ведь нельзя изменить номер и дату протокола, только отменить протокол, заказчикам протокол выдавался, как положено, а в росаккредитацию видимо, как попало ((((

[texadmin]

Формируйте более конкретно (хотелось бы узнать, очень нужно. Я человек новый в этой области, бывший сотрудник передавало протоколы с другими, в росаккредитацию видимо, как попало.) Это всё эмоции, а не вопрос. Сто раз перечитал пока понял. Ничего страшного не произошло. 4.11 Корректирующие действия. Действуйте согласно тому как у Вас прописано. Найдите причину, устраните, перепроверьте, документально оформите.

[IRMA]

Нужно ли менять номер протоколов(отменить протокол в росаккредитации), или продолжить с правильным номером выдавать , как положено и не париться с прошлыми номерами?

[texadmin]

По требованиям каждый протокол должен быть однозначно идентифицирован. то есть у Вас могут быть протоколы 7/а , 7/б, и 7, но не может быть протоколы номер 7, 7, 7 от разных лет. Вы нумеруете согласно своим правилам (у Вас же есть такие?), Если заказчику выдали правильно, и в архиве правильно, по критериям к Вам не придерешься. Вероятно (не уверен) скрыть разную нумерацию не получится. Поэтому делаете корректирующие действия, и далее пишите Росакам что с такого то по такое то число при заполнении личного кабинета произошла ошибка, по причине сбоя программного обеспечения (нумерация для отправки в ФГИС присваивалась автоматический). При этом номера выданные заказчикам присваивались согласно руководству по качеству и ошибок допущено не было. Корректирующие действия выполнили в соответствии с документированной процедурой. Просим Вас разъяснить порядок действий по замене ранее предоставленных данных. Или наших дальнейших действий. Если ответа не будет отправите заказное письмо с печатями и подписями. Копию оставьте себе и забудет как страшный сон. Не забудьте указать диапазоны номеров. Подождите может кто еще что путное напишет, но корректирующие действия сделайте.

[Nadezda]

По требованиям каждый протокол должен быть однозначно идентифицирован. то есть у Вас могут быть протоколы 7/а , 7/б, и 7, но не может быть протоколы номер 7, 7, 7 от разных лет.



Почему Вы считаете, что не может быть 7,7, от разных лет.? Если в СМК лаборатории прописано , что идентификация протокола - это номер и дата, то вполне возможно один и тот же номер от разных дат(года). А там, как кому удобно.

и так же в личном кабинете ФГИС при регистрации протокола система пропускает один и тот же номер, но с разными датами.

[texadmin]

Однозначно- это уникально, 7,7,7 от разных годов не уникально. 7/16; 7/17; 7/18 уникально. Я не думаю что эксперту больно заморачиваются над пониманием этого пункта и замечание вряд ли кто сделает. Но если взять теорию хранения данных, каждый набор данных (у нас получается протокол) должен иметь собственное уникальное обозначение, это исключает ошибки.
Как пример на форуме у каждого есть уникальный логин (это позволяет форуму работать).
А как там у кабинет принимает это другой вопрос, мы должны соблюдать законы, и делать как нам удобно, а не подстраиваться под Росаккредитацию.

[Nadezda]

мы должны соблюдать законы, и делать как нам удобно, а не подстраиваться под Росаккредитацию.

Совершенно точно. Подскажите тогда закон/НД,где написано про то, что один и тот же номер от разных дат, это не уникальная идентификация. Я буду очень признательна!

[texadmin]

Я не про закон, про правильно. Посмотрите например теория нормализации базы данных.

[Метролог]

Никем не запрещается использовать один номер в разные года. Протокол имеет два идентификатора номер и дату. Типа протокол #123 от 01.01.2018

[texadmin]

По требованиям каждый протокол должен быть однозначно идентифицирован. Извините технаря практика, по идее протокол #1 от 01.01.2018 и протокол #1 от 02.01.2018, по факту тоже имеют уникальные значения.
А представляете одинаковые номера аттестатов, но от разных лет. К нумерации никто не будет особо придраться, но лучше что бы номер можно было легко записать в название файла, легко сортировать, был понятен и однозначно читался. например 1-18; 1-17; 3-18-ВЛК.

Вот ещё рекомендации для хранения информации навека (правда нам не особо подходят)
Название файлов не должно начинаться и заканчиваться знаком "Пробел" (space), "Точка" (period), "Дефис" (hyphen) или "Подчеркивание" (underline); Вообще точки в названиях не рекомендую
1.Не присваивать файлам слишком длинные названия, постараться не превышать 31 символ;
2.По возможности всегда использовать только маленькие буквы, некоторые операционные системы чувствительны к регистру;
3.Избегайте использование знака "Пробел" и "Подчеркивание", если название файла состоит из нескольких слов. В этом случае лучше используйте знак "Дефис".
4.Не используйте отличные от латиницы буквы для названий файлов и папок (русские, китайские, немецкие с умляут и др.). Не смотря на широкие возможности современных кодировок типа UTF-8, у некоторых пользователей могут возникнуть трудности с файлами, имеющими такие экзотические символы в названии.

Запрещённые символы Windows (в различных версиях):

\ — разделитель подкаталогов
/ — разделитель ключей командного интерпретатора
: — отделяет букву диска или имя альтернативного потока данных
* — заменяющий символ (маска «любое количество любых символов»)
? — заменяющий символ (маска «один любой символ»)
" — используется для указания путей, содержащих пробелы
< — перенаправление ввода
> — перенаправление вывода
| — обозначает конвейер
+ — (в различных версиях) конкатенация
Частично запрещённые символы Windows:

пробел — не допускается в конце имени файла;
. — не допускается в конце имени файла кроме имён каталогов, состоящих из точек и доступа с префиксом «\\?\».
Символы, вызывающие проблемы в широко распространённых компонентах:

% — в Windows используется для подстановки переменных окружения в интерпретаторе команд, вызывает проблемы при открытии файла через стандартный диалог открытия файла;
! — в Windows используется для подстановки переменных окружения в интерпретаторе команд, в bash используется для доступа к истории[1];
@ — в интерпретаторах команд вызывает срабатывание функций, предназначенных для почты.

[Метролог]

Так будет нарушена уникальность номера в течении года.
Зайдите в бухгалтерию. Каждый год номера счетов. И ни чего. Налоговая проблем неивидит

[cordek]

Кстати да, общепринятая практика ведения нумерации по порядку в течение года. Естественно можно каждый день с нуля начинать, но это не очень удобно. А я решил привязывать год к номеру, примерно так 18-хххх, где хххх начинаются заново с начала года. теперь номера уникальны, и никто не придётся.

[texadmin]

У нас наоборот xxxx-18

[cordek]

Но когда файлы сортируешь, мой вариант лучше.

[Гость]

Всем доброго дня! Сегодня обнаружила у себя ошибку. По невнимательности номера проколам присвоила не по порядку. Старый журнал регистрации протоколов истёк решила проверить себя. Вот и результат. Можно ли это исправить? Что делать в подобной ситуации. Большое спасибо.

[scbist]

По невнимательности номера проколам присвоила не по порядку.

Пропустили какие-то номера, или есть протоколы с одинаковыми?

[Гость]

Пропустила.

[texadmin]

Требования гласят "Уникальную идентификацию", т.е. здесь Вы требований не нарушили.
Если у Вас в руководстве написано нумеровать в порядке возрастания, значит Вы нарушили требования своей СМК. Проведите корректирующие действия. (рассмотрите причину почему так случилось), что нибудь придумайте что бы такого больше не повторялось, через какое то время проверьте не повторяется ли нарушение, или реализован ли новый способ контроля нумераций, который позволит не ошибаться.
Вообще ничего страшного, рабочий момент.

[scbist]

Пропустила.

Ну это меньшее из зол. Я бы лично и заморачиваться не стал. Но на всякий случай, можно провести внутренний аудит, обнаружить отсутствие протоколов, зафиксировать факт, сделать анализ, сказать самой себе ай-яй-яй. Написать план по предотвращению подобного в будущем. Т.е. отработать бумажный минимум по предупреждению и успокоиться.

[Гость]

Подскажите пожалуйста, как именно можно зафиксировать факт? Что представляет из себя план по предотвращению подобного? Не очень поняла. Спасибо.

[scbist]

как именно можно зафиксировать факт?

Вы провели у себя внутренний аудит. На это у вас есть какое-то СТО или положение. Составили отчет, акт о несоответствии и т.д., что у вас по внутренним документам положено? Все участники подписали. В мероприятиях можно написать - провести внеплановую учебу. Внести в НД фразу, что при окончании одного журнала перенести последние номера протоколов (за последний день или месяц, смотря какие у вас объемы) в новый, чтобы журнал не был пустой. При этом в примечаниях указать, что это перенесено из старого журнала. Вообще вы сами можете еще что-то придумать по своим местным условиям.
Можно на обложке журнала зафиксировать когда и с какого номера начат, когда и каким номером окончен.

[Гость]

Ошибка была обнаружена 25 сентября. Заведующая сказала,что когда приедет проверка с Росаккредитации они станут проверять реестр, в частности правильность и порядок предоставления уникальных номеров зарегистрированным протоколам. Если по отчету они увидят отсутствие порядка ( вместо 4298, я присвоила номер 4398), в лучшем случае ИЛЦ получит штраф в размере 300 тысяч, в худшем закрытые ИЛЦ.
Предложила вариант,в новом журнале начать присваивать номера протоколом с недостающих номеров. Заведующая сказала,что лучше ничего не делать. Все шишки переведут на меня, т.к. работаю недавно.

[Гость]

scbist, посоветуйте что делать. Может сразу написать заявление по собственному,чтобы потом не чувствовать себя виноватой во всем и за всех. Согласна,что ошибку допустила я. Ну а кто все делает идеально? Я хотя бы пытаюсь найти варианты решения проблемы,хотя бы тем,что ищу нужную информацию и интересующие меня ответы на вопросы здесь.

[scbist]

Если по отчету они увидят отсутствие порядка ( вместо 4298, я присвоила номер 4398), в лучшем случае ИЛЦ получит штраф в размере 300 тысяч, в худшем закрытые ИЛЦ.

Это Вас просто пугают.

Требования гласят "Уникальную идентификацию", т.е. здесь Вы требований не нарушили.

Предложила вариант,в новом журнале начать присваивать номера протоколом с недостающих номеров.

Нет это худший вариант. Могут возникнуть подозрения в подлоге и т.д. Лучше оставить все как есть. Тем более, что уже прошло много времени. У вас наверное уже достаточно много протоколов было оформлено за это время.

Может сразу написать заявление по собственному,

Ну это слишком. Напишите докладную записку на имя своей начальницы, что в результате технической ошибки протоколы с номерами с 4298 по 4397 отсутствуют. Пусть подошьет в папочку (и себе копию оставьте). В журнале тоже хорошо бы отметить, что номера отсутствуют и поставить подпись свою и начальницы. Сами говорите, что от ошибок никто не застрахован. Данная ошибка не привела к катастрофическим последствиям.

Отправлено спустя 29 минут:
Вынужден был отвлечься по работе. Но это и к лучшему. Вы своим паническим постом меня перевозбудили:-)
Ничего страшного не произошло. Ошибку обнаружили вы, а не аудиторы. Это уже плюс. Значит система работает. Это тоже плюс. Осталось только эту ошибку грамотно отработать. Почитайте еще раз свои документы (СТО, РК...). Что там говорится про корректирующие и предупреждающие действия? Что там говорится про действия при обнаружении несоответствий? Посмотрите материалы по внешним и внутренним аудитам, как отрабатывались несоответствия?
Не паникуйте и не раздувайте из мухи слона.

[texadmin]

Да, лаборатории так затерроризировали, что то и у меня уже нервы сдают. Правильно пишут Вам только плюсом, мы вон сидим и замечания сами себе придумываем...
и что бы замечание было, и что бы ни чего не нарушать.

[TTay4uXa]

поставить подпись свою и начальницы

Спасибо большое за поддержку. Не могу ставить свою подпись, т.к работаю 4 месяц.

[Оля Птенчик]

scbist, посоветуйте что делать. Может сразу написать заявление по собственному,чтобы потом не чувствовать себя виноватой во всем и за всех. Согласна,что ошибку допустила я. Ну а кто все делает идеально? Я хотя бы пытаюсь найти варианты решения проблемы,хотя бы тем,что ищу нужную информацию и интересующие меня ответы на вопросы здесь.

Вы паникуете попусту. В том, что просто пропущен порядковый номер, нет ничего криминального. За это никто не казнит лаборатории. Главное, чтоб не было протоколов с одинаковыми номерами. А по пропуску порядковых номеров действительно хороший вариант это при очередном внутреннем аудите у себя вдруг обнаружили вот такое несоответствие (не криминальное абсолютно) и предупреждающие мероприятия, например, круглый стол с сотрудниками на эту тему, что мол внимательно заполнять нужно журналы и т.п. Не загоняйте себя в угол!

[Гость]

Здравствуйте.
Подскажите пожалуйста может ли Протокол иметь нумерацию - №4955, 4957-4961?
Или это считается нарушением, ведь при загрузке на сайт ФГИС Росаккредитации необходимо внести каждый номер протокола отдельно и грузить к нему скан копию протокола, а тут получится на 6 номеров протокола будет одна и та же скан копия.

[texadmin]

Нумеруйте согласно Вашего СМК, слово номер как бы подразумевает что есть порядок.

[Olga_Nesterova]

Гость, требования к номеру протокола есть в ГОСТ Р 58973, п 5.11.
Если это у вас один протокол, то и вносите его во ФГИС как один протокол, а не как 6 разных. Именно с этим номером.

[Serezhka777]

Добрый день! Подскажите пожалуйста, не будет ли считаться ошибкой, если в качестве порядкового номера протокола испытаний, я указываю дату"протокол испытаний No 29.12.2023"?

[texadmin]

А как два протокола выдадите? Не стоит так делать, нумерация это номер, а у вас номер это дата, лишние вопросы в том числе со стороны заказчика, если так удобнее то почему бы не 291223?

[Serezhka777]

Спасибо вам за отличный совет!

[Наташа]

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, имеет ли смысл вести сквозную нумерацию протоколов, не начиная каждый год с единицы?

[cordek]

имеет ли смысл вести сквозную нумерацию протоколов, не начиная каждый год с единицы?

Каждый решает как ему удобно.
У меня было до 10000 протоколов в год, поэтому не начинать с единицы было бы не удобно.