Обслуживание заказчиков и соблюдение конфиденциальности
Лаборатория сотрудничает с заказчиками или их представителями при заключении договоров, для уточнения запроса заказчика и в процессе выполнения работ. Предоставляет заказчику или его представителю необходимый доступ к соответствующим участкам Лаборатории и нормативным документам (НД).
Для проведения измерений физических и химических факторов производственной среды (воздуха рабочей зоны), заказчик предоставляет заведующему лаборатории заявку (в электрон-ном виде, в произвольной форме). Заведующим лаборатории проводится анализ заявки в соот-ветствии с процедурой анализа, прописанной в п. 4.5 и принимается решение о возможности выполнения работы (проведения измерений) в соответствии с требованиями заказчика. Главный бухгалтер ООО оформляет договор в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Договора в Лаборатории визируются в журнале регистрации договоров. Альбом форм журналов Лаборатории приведен в приложении 10.
При обслуживании заказчика Лаборатория руководствуется следующими принципами:
- информирование заказчика о процессе выполнения работ по его требованию, согласование любых отклонений от документированных процедур проведения испытаний;
- конфиденциальность по отношению к другим заказчикам (клиентам);
- совместное обсуждение технических вопросов по выполняемой работе;
- доверие к информации и исходным данным заказчика;
- совместное обсуждение результатов работы (интерпретация полученных результатов, выводы по результатам КХА) и их дальнейшее использование;
- информирование со стороны Лаборатории о задержках и отклонениях в работе;
- обратная связь с заказчиком для совершенствования измерений и улучшения системы качества Лаборатории, обслуживания клиентов (заказчиков).
Система конфиденциальности информации в Лаборатории предусматривает:
- определение состава конфиденциальной информации;
- включение в договор с заказчиком обязательств по сохранению конфиденциальности информации;
- определение круга сотрудников, принимающих участие в подготовке и проведении измерений и экспертиз;
- ограничение доступа к результатам проведенной работы;
- установление и контроль порядка выдачи результатов измерений;
- закрепление разрешения на доступ к конфиденциальной информации за заведующим лаборатории;
- обеспечение возможности доступа заказчика в помещения Лаборатории для контроля за проводимым для него экспериментом, при сохранении конфиденциальности по отношению к другим заказчикам;
- установление правил передачи конфиденциальной документации сторонним организациям только с письменного разрешения заказчика;
- проведение инструктажа сотрудников Лаборатории об установленных правилах защиты от разглашения конфиденциальной информации и об ответственности за их нарушение.
Заведующий лаборатории обеспечивает конфиденциальность полученной информации, составляющей служебную или коммерческую тайну. В случае получения результатов, указывающих на наличие экстремально высокого количества одного или нескольких вредных и опасных факторов в воздухе рабочей зоны, значительного превышения установленных нормативов или другого неблагоприятного воздействия, представляющего угрозу жизни и здоровью людей, незамедлительно ставят в известность руководство предприятия и соответствующие органы Государственного надзора.
