Архив

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 27 Апрель 2017

Уважаемые коллеги. Поделитесь кто-как прописал (ну приблизительно конечно же) в СМК Архив и ведение архива.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.

Теги:

Аватара пользователя

ГалопомПоЕвропам

Архив

Сообщение ГалопомПоЕвропам » 27 Апрель 2017

Дневной бродяга писал(а):
27 Апрель 2017
Уважаемые коллеги. Поделитесь кто-как прописал (ну приблизительно конечно же) в СМК Архив и ведение архива.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.
да правы Вы)
как пропишете у себя в РК, так и будет правильно
главное, что архив есть))

Аватара пользователя

garison
 
 
Сообщения: 60
Зарегистрирован: 23 мар 2017
Поблагодарили: 1 раз

Архив

Сообщение garison » 27 Апрель 2017

Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать

Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))


ciiz
Партнёр форума
Сообщения: 23
Зарегистрирован: 11 мар 2017
Поблагодарили: 1 раз

Архив

Сообщение ciiz » 27 Апрель 2017

на мой взгляд идеально [хорошо]

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 27 Апрель 2017

Ну если можно, то dmitrypoluhin (сoбaчкa) yandex.ru

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 27 Апрель 2017

Скажите, если я буду вести архив в эл. виде я могу прописать в СМК, что после какого - то времени (ну предположим в РК изменения), ввожу новый документ (редакция №....), а старый бумажный вариант утилизирую? Новый соответственно сканирую и по описанной процедуре в СМК вношу в электронный архив? Ну что то в этом роде.

Аватара пользователя

ГалопомПоЕвропам

Архив

Сообщение ГалопомПоЕвропам » 28 Апрель 2017

garison писал(а):
27 Апрель 2017
Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать

Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))
ну а в чем собственно заговздка, коллега?
в архиве хранится документация, которая не требует постоянного присутствия в рабочем процессе, т.е. предыдущие редакции ОА, РК, выданные протоколы давным-давно и прочее. как правило, такая информация используется для справок.
ну, допустим, был когда-то экземпляр РК в бумажном виде, с подписью генерала, с печатью организации. С течением времени ввели новую редакцию, распечатали на бумагу, пользуемся.
Старая редакция РК отсканирована и отправлена в архив в электронном виде ( + на источник резервного копирования), бумажный вариант уничтожен по акту (который, кстати, тоже можно отсканировать и уничтожить в бумажном варианте). Если процедура прописана в действующей системе менеджмента, то никаких нарушений нет. Нет прямых требований на ведение архива в бумажном виде. В данном случае электронный архив обеспечивает надлежащую сохранность документов.
Однако, на практике такой вариант очень трудозатратный: замучаешься сканировать-уничтожать документы лаборатории :недоумение , ведь, как правило, лаборатория генерирует огромное количество бумаг...

Аватара пользователя

garison
 
 
Сообщения: 60
Зарегистрирован: 23 мар 2017
Поблагодарили: 1 раз

Архив

Сообщение garison » 28 Апрель 2017

Согласен. Тут конечно многое зависит, что под словом архив подразумевать. Но мне сильно не хотелось наше электронное "хранилище" протоколов архивом называть)).

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 28 Апрель 2017

Уважаемый garison. Перешлите почитать по архиву на мою эль. почту dmitrypoluhin (сoбaчкa) yandex.ru

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1901
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 160 раз

Архив

Сообщение texadmin » 28 Апрель 2017

Некоторые эксперты спрашивают -а как вы архив уничтожаете? :профессор , а инструкция есть? :подзатыльник

Отправлено спустя 5 минут 54 секунды:
(сoбaчкa) старайтесь не указывать личные и рабочие email в сообщениях. Так же Вы можете отправлять личные сообщения пользователям через форум. [хорошо]

Аватара пользователя

ГалопомПоЕвропам

Архив

Сообщение ГалопомПоЕвропам » 29 Апрель 2017

garison писал(а):
28 Апрель 2017
Согласен. Тут конечно многое зависит, что под словом архив подразумевать. Но мне сильно не хотелось наше электронное "хранилище" протоколов архивом называть)).
А тут ничего не нужно ничего подразумевать, есть чёткое понятие. Для того, чтобы определиться, что же все-таки считать архивом, есть вот такой очень хороший документ:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Вот там и написано, что считать архивным документом. Все остальное - это документооборот лаборатории
[хорошо]

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 29 Апрель 2017

admin писал(а):
28 Апрель 2017
Некоторые эксперты спрашивают -а как вы архив уничтожаете? :профессор , а инструкция есть? :подзатыльник

Отправлено спустя 5 минут 54 секунды:
(сoбaчкa) старайтесь не указывать личные и рабочие email в сообщениях. Так же Вы можете отправлять личные сообщения пользователям через форум. [хорошо]
Инструкция есть)) Беру волванки и ломаю их пополам. Вот и все.

Отправлено спустя 9 минут 54 секунды:
garison писал(а):
27 Апрель 2017
Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать

Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))
Хранить на бумажном носителе пусть храниться где угодно, но как только что то перестанет быть актуальным, это что то сканируется переводится в АРХИВ, а бумажный экземпляр уничтожается. Как такое написать я придумаю. Вот и все.

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 01 Май 2017

Коллеги, такой вопрос. В качестве хранилища сканов документов (архива) можно выбрать, и соответственно прописать в РК, например Яндекс Диск?

Аватара пользователя

ГалопомПоЕвропам

Архив

Сообщение ГалопомПоЕвропам » 02 Май 2017

Дневной бродяга писал(а):
01 Май 2017
Коллеги, такой вопрос. В качестве хранилища сканов документов (архива) можно выбрать, и соответственно прописать в РК, например Яндекс Диск?
ограничений на этот счет никаких нет. но Вы доверяете этому ресурсу?

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 02 Май 2017

Я уже себе не доверяю)) А если серьезно, то все это может перерости в параною.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1901
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 160 раз

Архив

Сообщение texadmin » 05 Май 2017

По вопросам хранения документации и ведению архива можно посмотреть:
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• «Основные правила работы ведомственных архивов», одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от
05.09.85 N 263;
• «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
• «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
Применять данные документы не обязательно. Здесь они приводятся для справки


Liftman
 
 
Сообщения: 32
Зарегистрирован: 05 апр 2017
Поблагодарили: 6 раз

Архив

Сообщение Liftman » 12 Май 2017

Коллеги, какие сроки хранения документов в архиве у вас прописаны в РК?

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 12 Май 2017

От двух до пяти лет. Да вообще как напишите так и будет.

Аватара пользователя

rentgen

Архив

Сообщение rentgen » 13 Май 2017

Зависит от сроков действия протоколов+ запас. Если например у СОУТ, по идее лет 50. При расчёте каких то глобальных загрязнений может и больше. А так да от От двух до пяти лет

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 31 Октябрь 2017

Такой вопрос. В каком нормативном документе прописано - где должен быть архив?
Иными словами допускается железный ящик с надписью архив, стоящий в маленьком помещении. Там же хотелось бы поставить весы для измерений (испытаний).
Разъясните пожалуйста.

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1901
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 160 раз

Архив

Сообщение texadmin » 31 Октябрь 2017

В дружественной лаборатории протоколов немного, архив находится в обычном деревянном шкафу, прям в рабочем кабинете (про замок не знаю).
У нас допуск имеет только РукИЛ, отдельная комната, папки на стеллажах, она же и склад и серверная(комната).

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 31 Октябрь 2017

texadmin писал(а):
31 Октябрь 2017
В дружественной лаборатории протоколов немного, архив находится в обычном деревянном шкафу, прям в рабочем кабинете (про замок не знаю).
У нас допуск имеет только РукИЛ, отдельная комната, папки на стеллажах, она же и склад и серверная(комната).
Кстати спасибо за ответ. Вспомнил - на моей прошлой работе АРХИВ (железный металлический шкаф правда с замком) стоял в кабинете СОУТ. Вопросов не было.
Но мой вопрос был в другом:
Могут грубо говоря стоять рядом весы (или другие СИ) в одном маленьком помещении (не рядом)?

А слад у вас чего?
А если шкаф на замке и доступ к нему ответственное лицо утв. приказом (согласно РК) - это пойдет?

Аватара пользователя

texadmin
Администратор
Сообщения: 1901
Зарегистрирован: 19 янв 2017
Поблагодарили: 160 раз

Архив

Сообщение texadmin » 31 Октябрь 2017

Пропишите- при необходимости доступа к информации архива заказчик (клиент) или работник лаборатории пишет письменное заявление в свободной форме. Если требование по предоставлению копий документов имеют законные основания (требование суда, восстановления утерянных документов, получение необходимой для работы или анализа информации) РукИЛ изымает документ, делает скан пишет копия верна и и.т.д.(запись в журнале вероятно нужна). Архивная копия возвращается на место. Если изъятие документа происходит менее чем на 2 часа запись в журналах не делается к возращённому архивному документу прикрепляется письменное заявление с пометкой о Выданной копии архивного документа. (попробуйте из наброска что нибудь соорудить, я бы так сделал)
У нас вроде в РК архивный документ передаётся на нужды а в замен делается копия.

Отправлено спустя 2 минуты 6 секунд:
У нас кстати забавная запись в РК что мы всеми силами боремся за сохранность архива :счастливый

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 31 Октябрь 2017

Ружья Вам дают для несения круглосуточной охраны архива?)))

Аватара пользователя

Автор темы
Дневной бродяга
 
 
Сообщения: 712
Зарегистрирован: 08 апр 2017
Поблагодарили: 23 раза

Архив

Сообщение Дневной бродяга » 31 Октябрь 2017

Доступ я прописал - жестко но жизнь такова)))
Ладно буду рыть ответ на свой вопрос дальше.

Вернуться в «Система менеджмента качества»