Архив лаборатории
Архив лаборатории
Уважаемые коллеги. Поделитесь кто-как прописал (ну приблизительно конечно же) в СМК Архив и ведение архива.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.
Теги:
Архив
да правы Вы)Дневной бродяга писал(а): ↑27.04.2017 Уважаемые коллеги. Поделитесь кто-как прописал (ну приблизительно конечно же) в СМК Архив и ведение архива.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.
как пропишете у себя в РК, так и будет правильно
главное, что архив есть))
Архив
Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать
Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать
Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))
-
- Партнёр форума
- Сообщения: 23
- Зарегистрирован: 7 лет 10 месяцев
- Поблагодарили: 3 раза
Архив
Скажите, если я буду вести архив в эл. виде я могу прописать в СМК, что после какого - то времени (ну предположим в РК изменения), ввожу новый документ (редакция №....), а старый бумажный вариант утилизирую? Новый соответственно сканирую и по описанной процедуре в СМК вношу в электронный архив? Ну что то в этом роде.
Архив
ну а в чем собственно заговздка, коллега?garison писал(а): ↑27.04.2017 Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать
Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))
в архиве хранится документация, которая не требует постоянного присутствия в рабочем процессе, т.е. предыдущие редакции ОА, РК, выданные протоколы давным-давно и прочее. как правило, такая информация используется для справок.
ну, допустим, был когда-то экземпляр РК в бумажном виде, с подписью генерала, с печатью организации. С течением времени ввели новую редакцию, распечатали на бумагу, пользуемся.
Старая редакция РК отсканирована и отправлена в архив в электронном виде ( + на источник резервного копирования), бумажный вариант уничтожен по акту (который, кстати, тоже можно отсканировать и уничтожить в бумажном варианте). Если процедура прописана в действующей системе менеджмента, то никаких нарушений нет. Нет прямых требований на ведение архива в бумажном виде. В данном случае электронный архив обеспечивает надлежащую сохранность документов.
Однако, на практике такой вариант очень трудозатратный: замучаешься сканировать-уничтожать документы лаборатории , ведь, как правило, лаборатория генерирует огромное количество бумаг...
Архив
Согласен. Тут конечно многое зависит, что под словом архив подразумевать. Но мне сильно не хотелось наше электронное "хранилище" протоколов архивом называть)).
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
Архив
Некоторые эксперты спрашивают -а как вы архив уничтожаете? , а инструкция есть?
Отправлено спустя 5 минут 54 секунды:
старайтесь не указывать личные и рабочие email в сообщениях. Так же Вы можете отправлять личные сообщения пользователям через форум.
Отправлено спустя 5 минут 54 секунды:

Архив
А тут ничего не нужно ничего подразумевать, есть чёткое понятие. Для того, чтобы определиться, что же все-таки считать архивом, есть вот такой очень хороший документ:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Вот там и написано, что считать архивным документом. Все остальное - это документооборот лаборатории
Архив
Инструкция есть)) Беру волванки и ломаю их пополам. Вот и все.
Отправлено спустя 9 минут 54 секунды:
Хранить на бумажном носителе пусть храниться где угодно, но как только что то перестанет быть актуальным, это что то сканируется переводится в АРХИВ, а бумажный экземпляр уничтожается. Как такое написать я придумаю. Вот и все.garison писал(а): ↑27.04.2017 Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать
Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))
Архив
Коллеги, такой вопрос. В качестве хранилища сканов документов (архива) можно выбрать, и соответственно прописать в РК, например Яндекс Диск?
Архив
ограничений на этот счет никаких нет. но Вы доверяете этому ресурсу?Дневной бродяга писал(а): ↑01.05.2017 Коллеги, такой вопрос. В качестве хранилища сканов документов (архива) можно выбрать, и соответственно прописать в РК, например Яндекс Диск?
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
Архив
По вопросам хранения документации и ведению архива можно посмотреть:
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• «Основные правила работы ведомственных архивов», одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от
05.09.85 N 263;
• «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
• «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
Применять данные документы не обязательно. Здесь они приводятся для справки
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• «Основные правила работы ведомственных архивов», одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от
05.09.85 N 263;
• «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
• «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
Применять данные документы не обязательно. Здесь они приводятся для справки
Архив
Зависит от сроков действия протоколов+ запас. Если например у СОУТ, по идее лет 50. При расчёте каких то глобальных загрязнений может и больше. А так да от От двух до пяти лет
Архив
Такой вопрос. В каком нормативном документе прописано - где должен быть архив?
Иными словами допускается железный ящик с надписью архив, стоящий в маленьком помещении. Там же хотелось бы поставить весы для измерений (испытаний).
Разъясните пожалуйста.
Иными словами допускается железный ящик с надписью архив, стоящий в маленьком помещении. Там же хотелось бы поставить весы для измерений (испытаний).
Разъясните пожалуйста.
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
Архив
В дружественной лаборатории протоколов немного, архив находится в обычном деревянном шкафу, прям в рабочем кабинете (про замок не знаю).
У нас допуск имеет только РукИЛ, отдельная комната, папки на стеллажах, она же и склад и серверная(комната).
У нас допуск имеет только РукИЛ, отдельная комната, папки на стеллажах, она же и склад и серверная(комната).
Архив
Кстати спасибо за ответ. Вспомнил - на моей прошлой работе АРХИВ (железный металлический шкаф правда с замком) стоял в кабинете СОУТ. Вопросов не было.
Но мой вопрос был в другом:
Могут грубо говоря стоять рядом весы (или другие СИ) в одном маленьком помещении (не рядом)?
А слад у вас чего?
А если шкаф на замке и доступ к нему ответственное лицо утв. приказом (согласно РК) - это пойдет?
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
Архив
Пропишите- при необходимости доступа к информации архива заказчик (клиент) или работник лаборатории пишет письменное заявление в свободной форме. Если требование по предоставлению копий документов имеют законные основания (требование суда, восстановления утерянных документов, получение необходимой для работы или анализа информации) РукИЛ изымает документ, делает скан пишет копия верна и и.т.д.(запись в журнале вероятно нужна). Архивная копия возвращается на место. Если изъятие документа происходит менее чем на 2 часа запись в журналах не делается к возращённому архивному документу прикрепляется письменное заявление с пометкой о Выданной копии архивного документа. (попробуйте из наброска что нибудь соорудить, я бы так сделал)
У нас вроде в РК архивный документ передаётся на нужды а в замен делается копия.
Отправлено спустя 2 минуты 6 секунд:
У нас кстати забавная запись в РК что мы всеми силами боремся за сохранность архива
У нас вроде в РК архивный документ передаётся на нужды а в замен делается копия.
Отправлено спустя 2 минуты 6 секунд:
У нас кстати забавная запись в РК что мы всеми силами боремся за сохранность архива
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
Архив
Могут весы стоять если нет требований к Весам. Может вообще один кабинет быть на всю лабораторию.
Отправлено спустя 6 минут 11 секунд:
Письменное заявление с пометкой о Выданной копии архивного документа- не это наверное лучше в отдельную папку в архиве класть, тогда и история доступа будет.
Отправлено спустя 6 минут 11 секунд:
Письменное заявление с пометкой о Выданной копии архивного документа- не это наверное лучше в отдельную папку в архиве класть, тогда и история доступа будет.
Архив
На какой вопрос ищите ответ? Нужна ли под архив отдельная комната? Нужен ли железный ящик?
В деревянном сгорят полностью, в железном сохранятся красивые обугленные листочки, на пепле даже буковки могут остаться)))
Деревянный вскроют за 3 минуты, железный за 15.
Отдельное помещение не обязательно, достаточно просто запирающего шкафа на самый нехитрый замок.
Не придумывайте только слишком сложную процедуру. У нас, например, директор недоступная персона, поэтому все допуски по архиву лаборатории по СМК решал только руководитель ИЛ. Вам нужны журнал архивации, книга выдачи документов из архива и форма двухстороннего акта приёма/передачи документа, если изымают не свои сотрудники для работы.
В деревянном сгорят полностью, в железном сохранятся красивые обугленные листочки, на пепле даже буковки могут остаться)))
Деревянный вскроют за 3 минуты, железный за 15.
Отдельное помещение не обязательно, достаточно просто запирающего шкафа на самый нехитрый замок.
Не придумывайте только слишком сложную процедуру. У нас, например, директор недоступная персона, поэтому все допуски по архиву лаборатории по СМК решал только руководитель ИЛ. Вам нужны журнал архивации, книга выдачи документов из архива и форма двухстороннего акта приёма/передачи документа, если изымают не свои сотрудники для работы.
Архив
Я хочу поставить в маленькой комнатушке весы и шкаф под архив. Регламент это допускает если требований таких к весам и мви нет?Anna писал(а): ↑01.11.2017 На какой вопрос ищите ответ? Нужна ли под архив отдельная комната? Нужен ли железный ящик?
В деревянном сгорят полностью, в железном сохранятся красивые обугленные листочки, на пепле даже буковки могут остаться)))
Деревянный вскроют за 3 минуты, железный за 15.
Отдельное помещение не обязательно, достаточно просто запирающего шкафа на самый нехитрый замок.
Не придумывайте только слишком сложную процедуру. У нас, например, директор недоступная персона, поэтому все допуски по архиву лаборатории по СМК решал только руководитель ИЛ. Вам нужны журнал архивации, книга выдачи документов из архива и форма двухстороннего акта приёма/передачи документа, если изымают не свои сотрудники для работы.
Архив
А почему нет? Только не понятно при чем тут МВИ (кстати сейчас термин МВИ не употребляется, а МИ) если Вы пишите про весы и архив? Вы же испытания проводите в лаборатории а не там, где стоят весыДневной бродяга писал(а): ↑01.11.2017
Я хочу поставить в маленькой комнатушке весы и шкаф под архив. Регламент это допускает если требований таких к весам и мви нет?
Архив
Ну так то я и думал. Спасибо за пояснения. А почему МВИ уже не пишут? Год назад эксперт выкатил замечание, что в РК МИ вместо МВИ.
Архив
Не знаю, нам на обучении говорили, что сейчас нужно использовать МИДневной бродяга писал(а): ↑01.11.2017 Ну так то я и думал. Спасибо за пояснения. А почему МВИ уже не пишут? Год назад эксперт выкатил замечание, что в РК МИ вместо МВИ.
Архив
Простите - когда было обучение? и можете объяснить принципиальную глубинную разницу в этих абревиатурах (ну как Вам объясняли на обучении)
Архив
Примерно год назад, разницу не объяснили, лишь сказали, что сейчас нужно использовать сокращение МИДневной бродяга писал(а): ↑01.11.2017 Простите - когда было обучение? и можете объяснить принципиальную глубинную разницу в этих абревиатурах (ну как Вам объясняли на обучении)
Архив
Не могу рекомендовать Вам как писать в Ваших документах, я лишь написала, как было у нас.Дневной бродяга писал(а): ↑01.11.2017
Вон оно че. другими словами в СМК писать МИ? правильно понимаю?
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
-
- Администратор
- Сообщения: 4219
- Зарегистрирован: 8 лет
- Поблагодарили: 579 раз
- Пол:
Архив
Вообще у нас адекватные эксперты были, говорили как правильно надо, в дружественной лаборатории тоже адекватные приезжали, сказали вот так надо работать, области у нас одинаковые, подходы экспертов вообще разнятся, даже к оформлению области. Вообще если лаборатория первый раз аккредитуется, многие эксперты помогают. Вы же фактический ещё не работали, наказывать не за что.
Архив
Ну как сказать.... больше года без аккредитации. Но до этого аккредитация в СААЛе была. Приехали оттянули уехали. П 17 Критериев и точка.texadmin писал(а): ↑03.11.2017 Вообще у нас адекватные эксперты были, говорили как правильно надо, в дружественной лаборатории тоже адекватные приезжали, сказали вот так надо работать, области у нас одинаковые, подходы экспертов вообще разнятся, даже к оформлению области. Вообще если лаборатория первый раз аккредитуется, многие эксперты помогают. Вы же фактический ещё не работали, наказывать не за что.
Архив
Адрес ящика с документами (он же архив) какой должен быть прописан - юридический (где фирма) или фактический (где этот ящик)?
Архив
Доброго времени суток, коллеги!
По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Отправлено спустя 3 минуты:
напишите, к примеру, так:
"хранение архивных документов осуществляется в помещении лаборатории, в кабинете №1, в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (документы хранятся в металлическом шкафу под замком, ключ хранится ....) и т.д.
По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Отправлено спустя 3 минуты:
а зачем Вам адрес ящика с документами (архивом) прописывать?Дневной бродяга писал(а): ↑08.11.2017 Адрес ящика с документами (он же архив) какой должен быть прописан - юридический (где фирма) или фактический (где этот ящик)?
напишите, к примеру, так:
"хранение архивных документов осуществляется в помещении лаборатории, в кабинете №1, в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (документы хранятся в металлическом шкафу под замком, ключ хранится ....) и т.д.
Архив
По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
Ссылку пожалуйста.
МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Тоже если не затруднит сошлитесь на законный документ.
Ссылку пожалуйста.
МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Тоже если не затруднит сошлитесь на законный документ.
Архив
Рядом с весами может стоять:ГалопомПоЕвропам писал(а): ↑08.11.2017 Доброго времени суток, коллеги!
По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Отправлено спустя 3 минуты:
а зачем Вам адрес ящика с документами (архивом) прописывать?
напишите, к примеру, так:
"хранение архивных документов осуществляется в помещении лаборатории, в кабинете №1, в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (документы хранятся в металлическом шкафу под замком, ключ хранится ....) и т.д.
- компьютер
- кулер с водой
- шкаф с халатами
- будка с собакой
????
Архив
ГОСТ Р 8.563- 2009 - раздел термины и определенияДневной бродяга писал(а): ↑08.11.2017 По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
Ссылку пожалуйста.
МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Тоже если не затруднит сошлитесь на законный документ.
МИ 3342-11 (правда уже есть свежая актуальная редакция). Этот документ для нефтяных лабораторий, там прописано что может располагаться в весовой.
Архив
у МИ вообще какой статус - ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ( как в определениях 9001-2015) или рекомендательный? если не первое, то про про будку с собакой, клетка с попугаями и т.д. актуально?
Архив
Сейчас архив в электронном виде можно иметь, если только все документы в нем подписаны усиленной квалифицированной подписью. п 23.7 Критериев. и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью
Отправлено спустя 1 минуту:
А вооБще можно хоть на тумбочку табличку "Архив" приклеить и это будет архив, главное чтобы в нее все протоколы влазили
Отправлено спустя 1 минуту:
А вооБще можно хоть на тумбочку табличку "Архив" приклеить и это будет архив, главное чтобы в нее все протоколы влазили
Архив
для нефтяных лабораторий - добровольно-принудительный)Дневной бродяга писал(а): ↑08.11.2017 у МИ вообще какой статус - ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ( как в определениях 9001-2015) или рекомендательный? если не первое, то про про будку с собакой, клетка с попугаями и т.д. актуально?
Архив
Самое главное, что бы Архив находился по месту осуществления деятельности
Отправлено спустя 56 секунд:
Вот если мест осуществления несколько, тут вопрос спорный надо ли иметь несколько архивов
Отправлено спустя 56 секунд:
Вот если мест осуществления несколько, тут вопрос спорный надо ли иметь несколько архивов