Архив лаборатории

Уважаемые коллеги. Поделитесь кто-как прописал (ну приблизительно конечно же) в СМК Архив и ведение архива.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.

Дневной бродяга писал(а): ↑27 апр 2017 12:27 Уважаемые коллеги. Поделитесь кто-как прописал (ну приблизительно конечно же) в СМК Архив и ведение архива.
опишу свой вариант, основываясь опять же на законодательно-правовой базе. если в общих чертах, то
- В лаборатории имеется (или ведется) архив в ЭЛЕКТРОННОМ виде. Копии протоколов, все договора, и инструкции... ну короче все СМК отсканированно и находится: а) у начальника лаборатории в компьютере, б) на внешнем жестом диске и т.д. Тем самым я буду соблюдать критерии в плане резервного копирования и критерии архива.
Поправьте, если я и не прав.

да правы Вы)
как пропишете у себя в РК, так и будет правильно
главное, что архив есть))

Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать

Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))

на мой взгляд идеально

Ну если можно, то dmitrypoluhin

yandex.ru

Скажите, если я буду вести архив в эл. виде я могу прописать в СМК, что после какого - то времени (ну предположим в РК изменения), ввожу новый документ (редакция №....), а старый бумажный вариант утилизирую? Новый соответственно сканирую и по описанной процедуре в СМК вношу в электронный архив? Ну что то в этом роде.

garison писал(а): ↑27 апр 2017 16:35 Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать

Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))

ну а в чем собственно заговздка, коллега?
в архиве хранится документация, которая не требует постоянного присутствия в рабочем процессе, т.е. предыдущие редакции ОА, РК, выданные протоколы давным-давно и прочее. как правило, такая информация используется для справок.
ну, допустим, был когда-то экземпляр РК в бумажном виде, с подписью генерала, с печатью организации. С течением времени ввели новую редакцию, распечатали на бумагу, пользуемся.
Старая редакция РК отсканирована и отправлена в архив в электронном виде ( + на источник резервного копирования), бумажный вариант уничтожен по акту (который, кстати, тоже можно отсканировать и уничтожить в бумажном варианте). Если процедура прописана в действующей системе менеджмента, то никаких нарушений нет. Нет прямых требований на ведение архива в бумажном виде. В данном случае электронный архив обеспечивает надлежащую сохранность документов.
Однако, на практике такой вариант очень трудозатратный: замучаешься сканировать-уничтожать документы лаборатории , ведь, как правило, лаборатория генерирует огромное количество бумаг...

Согласен. Тут конечно многое зависит, что под словом архив подразумевать. Но мне сильно не хотелось наше электронное "хранилище" протоколов архивом называть)).

Уважаемый garison. Перешлите почитать по архиву на мою эль. почту dmitrypoluhin

yandex.ru

Некоторые эксперты спрашивают -а как вы архив уничтожаете? , а инструкция есть?

Отправлено спустя 5 минут 54 секунды:

старайтесь не указывать личные и рабочие email в сообщениях. Так же Вы можете отправлять личные сообщения пользователям через форум.

garison писал(а): ↑28 апр 2017 12:36 Согласен. Тут конечно многое зависит, что под словом архив подразумевать. Но мне сильно не хотелось наше электронное "хранилище" протоколов архивом называть)).

А тут ничего не нужно ничего подразумевать, есть чёткое понятие. Для того, чтобы определиться, что же все-таки считать архивом, есть вот такой очень хороший документ:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Вот там и написано, что считать архивным документом. Все остальное - это документооборот лаборатории

admin писал(а): ↑28 апр 2017 22:59 Некоторые эксперты спрашивают -а как вы архив уничтожаете? , а инструкция есть?

Отправлено спустя 5 минут 54 секунды:
старайтесь не указывать личные и рабочие email в сообщениях. Так же Вы можете отправлять личные сообщения пользователям через форум.

Инструкция есть)) Беру волванки и ломаю их пополам. Вот и все.

Отправлено спустя 9 минут 54 секунды:

garison писал(а): ↑27 апр 2017 16:35 Руководство по качеству в любом случае должно быть на бумажном носителе. Потому что в п. 23 Критериев аккредитации написано, что оно скрепляется печатью юридического лица. Приказы по лаборатории тоже не получится хранить только в электронном виде. Потому что сотрудники должны ставить отметку об ознакомлении с приказом, а всем сотрудникам делать электронную подпись это как то сложно получится. Область аккредитации и аттестат опять на бумажном носителе, их тоже где то надо хранить, естественно это будет архив. Так что от бумажного архива избавится архисложно)), а следовательно в РК придется прописывать:
1. Система хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования документов (23.7.и Критериев)
2. Правила систематизации и ведения архива документов (23.7.к Критериев)
Как у нас прописано, это слишком много писать, если надо могу куда нибудь переслать

Отправлено спустя 2 минуты:
Хотя некоторые ухитряются назвать то, где хранятся все бумаги "Местом хранения документов" и тем самым это место под критерии не попадает, а архивом называют место на компьютере где хранятся электронные копии протоколов. Но эти выкрутасы могут взбесить проверяющие органы )))

Хранить на бумажном носителе пусть храниться где угодно, но как только что то перестанет быть актуальным, это что то сканируется переводится в АРХИВ, а бумажный экземпляр уничтожается. Как такое написать я придумаю. Вот и все.

Коллеги, такой вопрос. В качестве хранилища сканов документов (архива) можно выбрать, и соответственно прописать в РК, например Яндекс Диск?

Дневной бродяга писал(а): ↑01 май 2017 15:41 Коллеги, такой вопрос. В качестве хранилища сканов документов (архива) можно выбрать, и соответственно прописать в РК, например Яндекс Диск?

ограничений на этот счет никаких нет. но Вы доверяете этому ресурсу?

Я уже себе не доверяю)) А если серьезно, то все это может перерости в параною.

По вопросам хранения документации и ведению архива можно посмотреть:
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• «Основные правила работы ведомственных архивов», одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от
05.09.85 N 263;
• «Основные правила работы архивов организаций», одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
• «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76.
Применять данные документы не обязательно. Здесь они приводятся для справки

Коллеги, какие сроки хранения документов в архиве у вас прописаны в РК?

От двух до пяти лет. Да вообще как напишите так и будет.

Зависит от сроков действия протоколов+ запас. Если например у СОУТ, по идее лет 50. При расчёте каких то глобальных загрязнений может и больше. А так да от От двух до пяти лет

Такой вопрос. В каком нормативном документе прописано - где должен быть архив?
Иными словами допускается железный ящик с надписью архив, стоящий в маленьком помещении. Там же хотелось бы поставить весы для измерений (испытаний).
Разъясните пожалуйста.

В дружественной лаборатории протоколов немного, архив находится в обычном деревянном шкафу, прям в рабочем кабинете (про замок не знаю).
У нас допуск имеет только РукИЛ, отдельная комната, папки на стеллажах, она же и склад и серверная(комната).

texadmin писал(а): ↑31 окт 2017 10:28 В дружественной лаборатории протоколов немного, архив находится в обычном деревянном шкафу, прям в рабочем кабинете (про замок не знаю).
У нас допуск имеет только РукИЛ, отдельная комната, папки на стеллажах, она же и склад и серверная(комната).

Кстати спасибо за ответ. Вспомнил - на моей прошлой работе АРХИВ (железный металлический шкаф правда с замком) стоял в кабинете СОУТ. Вопросов не было.
Но мой вопрос был в другом:
Могут грубо говоря стоять рядом весы (или другие СИ) в одном маленьком помещении (не рядом)?

А слад у вас чего?
А если шкаф на замке и доступ к нему ответственное лицо утв. приказом (согласно РК) - это пойдет?

Пропишите- при необходимости доступа к информации архива заказчик (клиент) или работник лаборатории пишет письменное заявление в свободной форме. Если требование по предоставлению копий документов имеют законные основания (требование суда, восстановления утерянных документов, получение необходимой для работы или анализа информации) РукИЛ изымает документ, делает скан пишет копия верна и и.т.д.(запись в журнале вероятно нужна). Архивная копия возвращается на место. Если изъятие документа происходит менее чем на 2 часа запись в журналах не делается к возращённому архивному документу прикрепляется письменное заявление с пометкой о Выданной копии архивного документа. (попробуйте из наброска что нибудь соорудить, я бы так сделал)
У нас вроде в РК архивный документ передаётся на нужды а в замен делается копия.

Отправлено спустя 2 минуты 6 секунд:
У нас кстати забавная запись в РК что мы всеми силами боремся за сохранность архива

Ружья Вам дают для несения круглосуточной охраны архива?)))

Доступ я прописал - жестко но жизнь такова)))
Ладно буду рыть ответ на свой вопрос дальше.

Могут весы стоять если нет требований к Весам. Может вообще один кабинет быть на всю лабораторию.

Отправлено спустя 6 минут 11 секунд:
Письменное заявление с пометкой о Выданной копии архивного документа- не это наверное лучше в отдельную папку в архиве класть, тогда и история доступа будет.

На какой вопрос ищите ответ? Нужна ли под архив отдельная комната? Нужен ли железный ящик?

В деревянном сгорят полностью, в железном сохранятся красивые обугленные листочки, на пепле даже буковки могут остаться)))

Деревянный вскроют за 3 минуты, железный за 15.

Отдельное помещение не обязательно, достаточно просто запирающего шкафа на самый нехитрый замок.

Не придумывайте только слишком сложную процедуру. У нас, например, директор недоступная персона, поэтому все допуски по архиву лаборатории по СМК решал только руководитель ИЛ. Вам нужны журнал архивации, книга выдачи документов из архива и форма двухстороннего акта приёма/передачи документа, если изымают не свои сотрудники для работы.

Anna писал(а): ↑01 ноя 2017 00:01 На какой вопрос ищите ответ? Нужна ли под архив отдельная комната? Нужен ли железный ящик?

В деревянном сгорят полностью, в железном сохранятся красивые обугленные листочки, на пепле даже буковки могут остаться)))

Деревянный вскроют за 3 минуты, железный за 15.

Отдельное помещение не обязательно, достаточно просто запирающего шкафа на самый нехитрый замок.

Не придумывайте только слишком сложную процедуру. У нас, например, директор недоступная персона, поэтому все допуски по архиву лаборатории по СМК решал только руководитель ИЛ. Вам нужны журнал архивации, книга выдачи документов из архива и форма двухстороннего акта приёма/передачи документа, если изымают не свои сотрудники для работы.

Я хочу поставить в маленькой комнатушке весы и шкаф под архив. Регламент это допускает если требований таких к весам и мви нет?

Дневной бродяга писал(а): ↑01 ноя 2017 10:28
Я хочу поставить в маленькой комнатушке весы и шкаф под архив. Регламент это допускает если требований таких к весам и мви нет?

А почему нет? Только не понятно при чем тут МВИ (кстати сейчас термин МВИ не употребляется, а МИ) если Вы пишите про весы и архив? Вы же испытания проводите в лаборатории а не там, где стоят весы

Ну так то я и думал. Спасибо за пояснения. А почему МВИ уже не пишут? Год назад эксперт выкатил замечание, что в РК МИ вместо МВИ.

Дневной бродяга писал(а): ↑01 ноя 2017 10:56 Ну так то я и думал. Спасибо за пояснения. А почему МВИ уже не пишут? Год назад эксперт выкатил замечание, что в РК МИ вместо МВИ.

Не знаю, нам на обучении говорили, что сейчас нужно использовать МИ

Простите - когда было обучение? и можете объяснить принципиальную глубинную разницу в этих абревиатурах (ну как Вам объясняли на обучении)

Дневной бродяга писал(а): ↑01 ноя 2017 16:08 Простите - когда было обучение? и можете объяснить принципиальную глубинную разницу в этих абревиатурах (ну как Вам объясняли на обучении)

Примерно год назад, разницу не объяснили, лишь сказали, что сейчас нужно использовать сокращение МИ

logia писал(а): ↑01 ноя 2017 16:11
Примерно год назад, разницу не объяснили, лишь сказали, что сейчас нужно использовать сокращение МИ

Вон оно че. другими словами в СМК писать МИ? правильно понимаю?

Дневной бродяга писал(а): ↑01 ноя 2017 16:19
Вон оно че. другими словами в СМК писать МИ? правильно понимаю?

Не могу рекомендовать Вам как писать в Ваших документах, я лишь написала, как было у нас.

logia писал(а): ↑03 ноя 2017 15:25
Не могу рекомендовать Вам как писать в Ваших документах, я лишь написала, как было у нас.

Просто не хочется, что бы прилетело замечание и все быстро исправлять. А так к рекомендациям я отношусь вполне позитивно. С уважением.

Вряд ли это серьёзный проступок.

Согласен)

Вообще у нас адекватные эксперты были, говорили как правильно надо, в дружественной лаборатории тоже адекватные приезжали, сказали вот так надо работать, области у нас одинаковые, подходы экспертов вообще разнятся, даже к оформлению области. Вообще если лаборатория первый раз аккредитуется, многие эксперты помогают. Вы же фактический ещё не работали, наказывать не за что.

texadmin писал(а): ↑03 ноя 2017 16:38 Вообще у нас адекватные эксперты были, говорили как правильно надо, в дружественной лаборатории тоже адекватные приезжали, сказали вот так надо работать, области у нас одинаковые, подходы экспертов вообще разнятся, даже к оформлению области. Вообще если лаборатория первый раз аккредитуется, многие эксперты помогают. Вы же фактический ещё не работали, наказывать не за что.

Ну как сказать.... больше года без аккредитации. Но до этого аккредитация в СААЛе была. Приехали оттянули уехали. П 17 Критериев и точка.

Адрес ящика с документами (он же архив) какой должен быть прописан - юридический (где фирма) или фактический (где этот ящик)?

Доброго времени суток, коллеги!

По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.

МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.

Отправлено спустя 3 минуты:

Дневной бродяга писал(а): ↑08 ноя 2017 14:31 Адрес ящика с документами (он же архив) какой должен быть прописан - юридический (где фирма) или фактический (где этот ящик)?

а зачем Вам адрес ящика с документами (архивом) прописывать?
напишите, к примеру, так:
"хранение архивных документов осуществляется в помещении лаборатории, в кабинете №1, в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (документы хранятся в металлическом шкафу под замком, ключ хранится ....) и т.д.

По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
Ссылку пожалуйста.

МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Тоже если не затруднит сошлитесь на законный документ.

ГалопомПоЕвропам писал(а): ↑08 ноя 2017 14:46 Доброго времени суток, коллеги!

По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.

МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.

Отправлено спустя 3 минуты:

а зачем Вам адрес ящика с документами (архивом) прописывать?
напишите, к примеру, так:
"хранение архивных документов осуществляется в помещении лаборатории, в кабинете №1, в условиях, исключающих доступ посторонних лиц (документы хранятся в металлическом шкафу под замком, ключ хранится ....) и т.д.

Рядом с весами может стоять:
- компьютер
- кулер с водой
- шкаф с халатами
- будка с собакой
????

Дневной бродяга писал(а): ↑08 ноя 2017 15:13 По весовым комнатам есть требования - ничего лишнего в весовых располагаться не должно.
Ссылку пожалуйста.

МВИ - методика выполнения измерений
МИ - методика измерений
Аббревиатуру МВИ вывели из оборота, теперь используют только аббревиатуру МИ.
Тоже если не затруднит сошлитесь на законный документ.

ГОСТ Р 8.563- 2009 - раздел термины и определения
МИ 3342-11 (правда уже есть свежая актуальная редакция). Этот документ для нефтяных лабораторий, там прописано что может располагаться в весовой.

у МИ вообще какой статус - ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ( как в определениях 9001-2015) или рекомендательный? если не первое, то про про будку с собакой, клетка с попугаями и т.д. актуально?

Простите за тупой юмор.

Сейчас архив в электронном виде можно иметь, если только все документы в нем подписаны усиленной квалифицированной подписью. п 23.7 Критериев. и) систему хранения и архивирования документов, в том числе правила хранения и архивирования, предусматривающие хранение на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью

Отправлено спустя 1 минуту:
А вооБще можно хоть на тумбочку табличку "Архив" приклеить и это будет архив, главное чтобы в нее все протоколы влазили

Дневной бродяга писал(а): ↑08 ноя 2017 15:49 у МИ вообще какой статус - ОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ( как в определениях 9001-2015) или рекомендательный? если не первое, то про про будку с собакой, клетка с попугаями и т.д. актуально?

для нефтяных лабораторий - добровольно-принудительный)

Самое главное, что бы Архив находился по месту осуществления деятельности

Отправлено спустя 56 секунд:
Вот если мест осуществления несколько, тут вопрос спорный надо ли иметь несколько архивов