Протоколы без заявки

[1want2believe]

Добрый день!
В общем, такое дело. У нас некоторые заказчики ни в какую не хотят заключать договор и писать заявку на проведение испытаний и единственным "бумажным следом" нашего с ними взаимодействия являются счета на оплату и собственно протоколы измерений/испытаний.
Начальство дало мне указание прописать всё это в РК, а я вот и не знаю можно ли? То есть буду писать, что мы с заказчиками взаимодействуем на основании Заявки, которую составляют после заключения договора, но иногда мы вообще ничего не заключаем и по устной заявке работаем.
Как думаете, коллеги, как на это посмотрят эксперты и не нарушаются ли при этом положения ГОСТ 17025? А то такое чувство, что как раз нарушаются(

[texadmin]

1. Оплата как, после выполнения работ? (так нельзя, Вас смогут шантажировать денежку за результат)
2. Заказчик выбирает метод испытания, при необходимости Вы его консультируете, без заявки Вы не сможете оценить сможете Вы выполнить данный вид работы или нет.

17025-09 4.4 Анализ запросов, заявок на подряд и контрактов
Лаборатория должна установить и поддерживать процедуры анализа запросов, заявок на подряд и контрактов. Политика и процедуры анализа, ведущего к заключению контракта на испытания и/или калибровки, должны гарантировать, что:

[1want2believe]

texadmin, вот так я примерно и думала

[cordek]

А пробы как вы у них берете?

[1want2believe]

А пробы как вы у них берете?

Приезжаем и берем. По устной заявке, эксперт выезжает условия труда оценивает, замеры делает. Потом протоколы итоговые оформляет и выставляет счет на оплату

[эколаб]

В общем, такое дело. У нас некоторые заказчики ни в какую не хотят заключать договор и писать заявку на проведение испытаний и единственным "бумажным следом" нашего с ними взаимодействия являются счета на оплату и собственно протоколы измерений/испытаний.

Когда я была на семинаре нам, нам читала лекции эксперт по аккредитации. Так она говорила, что заявки можно принимать и в устной форме (например по телефону, но вы это должны описать в руководстве, и обозначить четко процедуру.Например, что заказчик говорит, а вы потом ему все повторяете., при этом заявку фиксируете у себя в журнале

[cordek]

Пропишите у себя бланк опроса заказчика.
"в случае, если заказчик не указал в письменной заявке (или подал заявку через другие средства связи) продукцию, требуемые методы испытаний и другую значимую информацию, необходимую для проведения работ, специалист принимающий заявку заполняет опросный лист с указанием необходимой информации.

[scbist]

ГК РФ Статья 158. Форма сделок

1. Сделки совершаются устно или в письменной форме (простой или нотариальной).
2. Сделка, которая может быть совершена устно, считается совершённой и в том случае, когда из поведения лица явствует его воля совершить сделку.
3. Молчание признаётся выражением воли совершить сделку в случаях, предусмотренных законом или соглашением сторон.
и Офе́рта (лат. offero — предлагаю) — предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определённому лицу, ограниченному или неограниченному кругу лиц. Если получатель (адресат) принимает оферту (выражает согласие, акцептует её), это означает заключение между сторонами предложенного договора на оговорённых в оферте условиях. Оферта может быть письменной или устной.
тот же ГК РФ Статья 435. Оферта

1. Офертой признаётся адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определённо и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.
Оферта должна содержать существенные условия договора.
2. Оферта связывает направившее её лицо с момента её получения адресатом.
Если извещение об отзыве оферты поступило ранее или одновременно с самой офертой, оферта считается не полученной.

[texadmin]

Моё мнение: Я против того что бы какие либо работы по измерению начинались без росписи заказчика, и на это есть 3 причины.
1. Лаборатория должна уметь защищать себя, эту возможность нам даёт ГОСТ 17025:
Вспомните фразы: не допускается полная или частичная распечатка протокола, протокол распространяется на объект исследования, конец протокола, пункт про рабочие записи. Любая дискредитация одной лаборатории, например заказчик смог устно договорится о каких либо привилегиях для себя, дискредитирует всю систему, он будет этого ожидать и от других аккредитованных лабораторий.
2. Роспись она и есть роспись, я например два раза хорошо нарывался (и не потому что заказчик плохой и пытался меня обмануть), один раз когда записывал данные со слов заказчика (персонала) о проходимости кабинета, в итоге когда данные не сошлись ищи свищи кто мне там надиктовал.
3. На форуме периодический всплывают темы, заказчик требует рабочие записи, ещё пять копий протоколов. Мой ответ всегда читайте договор.
4. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Примечание 2 — Для внутренних или постоянных заказчиков рассмотрение запросов, тендеров и договоров может быть выполнено в упрощенном виде.

ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий 7 Требования к процессу
7.1 Рассмотрение запросов, тендеров и договоров
7.1.1 Лаборатория должна иметь процедуру для рассмотрения запросов, тендеров и договоров. Процедура должна обеспечивать, что:
a) требования надлежащим образом определены, документированы и правильно понимаются;
b) лаборатория располагает возможностями и ресурсами для выполнения требований;
c) в случае привлечения внешних поставщиков выполняются требования 6.6 и лаборатория предлагает заказчику, чтобы конкретная лабораторная деятельность была выполнена внешним поставщиком, и получает одобрение заказчика.
Примечание 1 — Принято, что лабораторная деятельность может осуществляться внешним поставщиком в тех случаях, когда:
— лаборатория располагает ресурсами и компетентностью для осуществления деятельности, однако в силу непредвиденных обстоятельств она не в состоянии выполнить ее частично или полностью;
— лаборатория не располагает ресурсами или компетентностью для осуществления деятельности.
d) выбраны соответствующие методы или методики и они способны удовлетворить требования заказчиков.
Примечание 2 — Для внутренних или постоянных заказчиков рассмотрение запросов, тендеров и договоров может быть выполнено в упрощенном виде.

7.1.2 Лаборатория должна информировать заказчика, когда метод, запрашиваемый заказчиком, является неприменимым или устаревшим.
7.1.3 Когда заказчик запрашивает заключение о соответствии спецификации или стандарту на испытания или калибровку (например, годен/не годен, в пределах допуска/за пределами допуска), то спецификация или стандарт и правила принятия решений должны быть четко определены. Если правило принятия решения не определено в спецификации или стандарте, то оно должно быть сообщено заказчику и согласовано с ним.
Примечание — Дополнительную информацию о заявлениях о соответствии см. в ISO/IEC Guide 98-4.
7.1.4 Любые разногласия между запросом или тендером и договором должны быть устранены до начала лабораторной деятельности. Каждый договор должен быть приемлемым как для лаборатории, так и для заказчика. Отклонения от положений договора по запросу заказчика не должны влиять на объективность лаборатории или достоверность ее результатов.
7.1.5 Заказчик должен быть проинформирован о любом отклонении от условий договора.
7.1.6 Если в договор вносятся изменения после того, как работа началась, анализ договора должен быть проведен повторно и любые изменения должны быть доведены до сведения всех сотрудников, на деятельность которых влияют данные изменения.
7.1.7 Лаборатория должна сотрудничать с заказчиками или их представителями для уточнения запросов заказчика и наблюдения за деятельностью лаборатории, выполняющей работу.
Примечание — Такое сотрудничество может включать:
a) обеспечение приемлемого доступа к соответствующим зонам лаборатории для наблюдения за лабораторной деятельностью, выполняемой для конкретного заказчика;
b) подготовку, упаковку и отправку объектов, необходимые заказчику с целью проверки.

7.1.8 Записи по анализу, включая любые значительные изменения, должны сохраняться. Также должны сохраняться записи соответствующих переговоров с заказчиком, касающиеся требований заказчика или результатов лабораторной деятельности.