Максимальный срок действия протокола

Доброго времени суток. Какой максимальный срок нахождения протокола должен быть во ФГИС Росаккредитации? Нормативным документом, по которому проводим работы, установлен срок "Не более 5 лет". В нашем случае, в реальности протокол востребован месяц, максимум два, пока объект контроля не доедет из точки А в точку Б. Во ФГИС у всех протоколов, даже тех, которые были сделаны больше 5 лет назад, статус "Действует", что ничего общего с реальностью давным давно не имеет. Имеет ли смысл заморачиваться с актуализацией сроков и статусов протоколов во ФГИС? Если да, то какой статус нужно выбирать вместо "Действует" - "Отменён" или "Исключен из реестра"?
P.S.: Вариант "Да пусть информация во ФГИС находится, места не занимает и есть не просит" не рассматриваю - либо статус протокола не меняется навеки вечные, потому что требование приказа 326 и т.п., либо его можно из реестра вывести, т.к. он не актуален и это ничему не противоречит.

Что значит срок действия?
Вы выполнили работу, получили за нее деньги, теперь результат принадлежит тому, кто ее оплатил.
У вас в лаборатории есть испытательное оборудование? Вы проводили его первичную аттетстацию? Протокол получили? Теперь он действует на весь срок эксплуатации данного ИО. Тот, кто его аттестовывал над этим протоколом не властен. Его уже может быть и не существует в природе, но протокол действует и сейчас.
Вы провели испытание объекта контроля с конкретным номером, датой выпуска и прочими идентификационными атрибутами. В своем протоколе указали, что он распространяется только на это изделие. Какой может быть срок действия у этого протокола? Он вечен. Вы фиксируете то, что такого-то числа провели такие-то работы с таким-то результатом. Все. Если вы смените статус этого протокола на "Отменен", значит вы отказались от результатов, т.е. признали, что выдали брак. Результаты ложные. Теперь поверяющий придет к заказчику, ему покажут ваш протокол, а заглянув в ФГИС он увидит, что протокол отменен, т.е. ему липу впаривают.

Максим писал(а): ↑28 авг 2020 12:50 Какой максимальный срок нахождения протокола должен быть во ФГИС Росаккредитации?

На мой взгляд, пока памяти сервера хватит. Но на этот счет должна быть инструкция РА и есть закон и ГОСТ об архивном деле. Какие документы сколько хранятся. Но в любом случае, срок хранения должен определять заказчик работ, а не исполнитель.

Я бы ещё такой момент уточнил, на некоторые объекты протоколы действуют определённый период, либо до определённого события.
Как пример: протоколы электролаборатории, протоколы лабораторий радиационного контроля, и.т.д. Тут необходимо смотреть руководящие документы.
А например протокол выданный на образец воды на определённую дату будет действовать всегда (ведь на ту дату характеристики образца уже не могут изменится).

Не стоит путать сроки хранения, которые уже возможно принять как бесконечно, и сроки действия.

Как пример свидетельство о калибровке, хранить можете сколько угодно, а срок действия закончится при получении нового, либо до поломки, либо до даты утверждённой Вами в графике калибровок.

Срок действия можете указать в протоколе в случае обоснованной необходимости

texadmin писал(а): ↑28 авг 2020 20:37 протоколы лабораторий радиационного контроля, и.т.д. Тут необходимо смотреть руководящие документы.

Как раз наш случай. В руководящих документах о сроках действия протоколов ни слова, но реалии таковы, что протокол действует с момента выдачи, до момента, когда вагон с черметом заедет на металлургический комбинат и там ему проведут входной контроль. Меня сильно смущает тот факт, что во ФГИС этот протокол всё ещё висит со статусом "Действует". Вагон давно разгружен, металлолом переплавлен и запросто мог приехать к нам ещё один раз уже в виде листа или блюма, а протокол "Действует". Не равны нулю шансы, когда этот же вагон загрузят таким же ломом и отправят туда же, только контроль мы не проведём и там всплывёт старый протокол.
К тому же я знаю, что железная дорога, перед тем как пустить на пути вагон с ломом, требует актуальный протокол, т.е. им недельной давности он уже не нужен. Выводы напрашиваются сами собой - а стоит ли во ФГИСе хранить информацию обо всём, что старше, скажем, 3-4 месяцев. Заказчик внутренний, отчасти можно сказать, что мы и есть заказчик. В руководстве по качеству сроки хранения в архиве оговорены и они больше года, поэтому у любой проверки будет куда посмотреть.

texadmin писал(а): ↑28 авг 2020 20:37 Срок действия можете указать в протоколе в случае обоснованной необходимости

В целом идея мне нравится, можно как в свидетельстве о поверке написать "Протокол действителен до [дата]". В РК соответствующие изменения внести недолго.

В Вашем случае не вижу смысла да и логики с Вашим металлом. Нет же никакой нормы, если гружёная машина простоит два года необходимо заново произвести измерение. Вы выдали протокол, на каком основании вы хотите снять с себя ответственность через время?
А действует, не действует, (утверждать не буду), вероятно это когда Вы аннулируете протокол, и указываете в ФГИС причину.

Максим писал(а): ↑31 авг 2020 12:31 Не равны нулю шансы, когда этот же вагон загрузят таким же ломом и отправят туда же, только контроль мы не проведём и там всплывёт старый протокол.

а как вы идентифицируете вагоны?

7.4.2 Лаборатория должна иметь четкую систему идентификации объектов испытаний или калибровки. Идентификация должна сохраняться, пока объект находится под ответственностью лаборатории. Данная система должна гарантировать, что объекты не будут перепутаны физически или при ссылке на них в записях или других документах. Система идентификации должна, если это необходимо, учитывать разделение объекта или группы объектов и их транспортировку.

Кроме номера вагона должны быть еще данные. Дата, номер накладной на груз и т.д.

P.S. Если это ваши внутренние измерения, зачем вообще аккредитация и ФГИС?

texadmin писал(а): ↑31 авг 2020 17:10 Вы выдали протокол, на каком основании вы хотите снять с себя ответственность через время?

А почему бы и да? Почему бы её не снять, когда транспортная единица благополучно прекратила своё существование как транспортная единица? Как минимум ещё одну причину я уже выше описал. А эту тему для того и затеял, чтобы уточнить, есть ли какие-то ограничения. Видимо таковых нет.

scbist писал(а): ↑31 авг 2020 21:07 а как вы идентифицируете вагоны?

В это сложно поверить, но по номерам.

scbist писал(а): ↑31 авг 2020 21:07 Дата, номер накладной на груз и т.д.

Этим другие службы занимаются. Которые кстати говорят, что вагоны в пути находятся максимум полтора месяца, соответственно 2-3 месяца оптимальный срок действия нашего протокола.

scbist писал(а): ↑31 авг 2020 21:07 P.S. Если это ваши внутренние измерения, зачем вообще аккредитация и ФГИС?

А в каком месте я говорю, что это внутренние измерения?
Повторяю ещё раз - протокол актуален и востребован с момента выхода вагона с территории до момента его поступления на металлургический комбинат, после чего вагону проводят входной контроль, он разгружается и поехал дальше по своим делам. Какой смысл протокол держать актуальным во ФГИС дольше этого срока? Метрологи тоже что ли держат все свидетельства о поверке со статусом "Действует", даже когда они перестали действовать?

Если по продукции, то она имеет свой срок хранения. Соответственно и протоколы на продукцию могут действовать исходя из срока хранения продукции на которую они сделаны. Знаю, что в ГОСТ на семеноводство есть по некоторым испытаниям срок их действия, отсюда и срок действия протокола.

Максим писал(а): ↑01 сен 2020 07:46 А в каком месте я говорю, что это внутренние измерения?

Я так понял фразу

Максим писал(а): ↑31 авг 2020 12:31 Заказчик внутренний, отчасти можно сказать, что мы и есть заказчик.

Вика_Химик писал(а): ↑01 сен 2020 10:14 Если по продукции, то она имеет свой срок хранения. Соответственно и протоколы на продукцию могут действовать исходя из срока хранения продукции на которую они сделаны. Знаю, что в ГОСТ на семеноводство есть по некоторым испытаниям срок их действия, отсюда и срок действия протокола.

Вы путаете продукцию и протокол. У протокола есть дата оформления. Срок хранения определяет не испытатель, а заказчик. Вы свою работу выполнили, протокол выдали, деньги получили. Все. Теперь хозяин протокола покупатель.

Максим писал(а): ↑01 сен 2020 07:46 Метрологи тоже что ли держат все свидетельства о поверке со статусом "Действует", даже когда они перестали действовать?

Не поверите, но раньше на нормальных предприятиях так было принято. Старое свидетельство не выбрасывалось, а переподшивалось вниз папочки. На каждое СИ заводили карточку и там тоже фиксировали поверки и ремонты. В паспорте СИ делали пометка на соответствующей станице. Как, кстати, и у ИО тоже. Свидетельство о поверке тоже говорит только о том, что на момент поверки СИ было хорошим. Оно не гарантирует, что СИ будет таковым через месяц.

scbist писал(а): ↑01 сен 2020 11:26 Не поверите, но раньше на нормальных предприятиях так было принято

Ну почему же, поверю. У меня тоже такие свидетельства лежат в отдельной папке. За 10+ лет никто даже словом не обмолвился, чтобы ему предоставили старые свидетельства о поверке, т.к. всем нужны новые. Зачем я их храню? А потому что "мало ли что". Всё жду, когда это мало ли произойдёт. И мы опять плавно перетекаем в русло "зачем нужны недействующие протоколы/свидетельства"? Какую ответственность несут поверители за свидетельство о поверке, у которого истёк любой срок действия? То что я, как заказчик, их у себя храню, так это ж моё право. Может я удовольствие получаю от их внешнего вида. Вот только для поверителя все эти свидетельства не более чем фантики, т.к. его задача не списать данные со старого свидетельства, а провести новую поверку СИ и выдать новый, действующий протокол/свидетельство. Но вот незадача, во ФГИС старое, недействующее по факту свидетельство, по-прежнему будет висеть как "Действует". Это разве логично? "Нет, но ведь во ФГИС можно внести информацию и заменить старый протокол новым!", кто-то может возразить. Конечно, если речь идёт об одном и том же ЦСМ. А если старая поверка была в Москве, а новую делают во Владивостоке? Как московский ЦСМ узнает, что его свидетельство уже не действительно, т.к. уже есть новое? Сейчас мысль уже пошла дальше развиваться, но сути это не меняет - неактуальные протоколы наверное всё-таки во ФГИС не должны фигурировать.

Срок действия свидетельства ограничен законодательно,

Гость писал(а): ↑01 сен 2020 14:20 Срок действия свидетельства ограничен законодательно,

Вы не правы.В приказе 1815 сказано

13. Результаты поверки действительны в течение межповерочного интервала.
14. Срок действия результатов поверки СИ устанавливается:
для СИ, на которые выдается свидетельство о поверке с нанесенным знаком поверки, - до даты включительно, указанной в свидетельстве о поверке в соответствии с установленным межповерочным интервалом согласно статье 12 Закона № 102-ФЗ;

Результаты имеют срок, а свидетельство - нет.

"Срок действия" а не свидетельство. Надпись на свидетельстве действует до. А вот результаты не всегда, негоден тоже результат. Впрочем простая игра слов, я думаю мы друг друга поняли. А по протоколу я так и не понял чего хотят добиться, что бы не использовали повторно? Вы напишите а я скажу как правильно.

texadmin писал(а): ↑01 сен 2020 15:38 А по протоколу я так и не понял чего хотят добиться, что бы не использовали повторно?

1) Чтобы не было злоупотреблений в виде повторного использования протокола. На одном билете на поезде больше 1 раза проехать нельзя, также и тут должно быть.
2) Привести в соответствии со здравым смыслом содержимое ФГИС нашей ИЛ - протоколы, которые потеряли всякую актуальность там по-прежнему должны быть со статусом "Действует" или их можно оставить там же, но со статусом "Не действует"?

Максим писал(а): ↑01 сен 2020 14:14 За 10+ лет никто даже словом не обмолвился, чтобы ему предоставили старые свидетельства о поверке, т.к. всем нужны новые.

Не всем, а контролирующим органам, т.к. есть прямой запрет на применение в сфере не поверенных СИ. Их интересует только правомочность применения и все.

Максим писал(а): ↑01 сен 2020 14:14 "зачем нужны недействующие протоколы/свидетельства"? Какую ответственность несут поверители за свидетельство о поверке, у которого истёк любой срок действия?

Поверители вообще не несут ответственности за ваши СИ. Их ответственность заканчивается в момент передачи СИ заказчику. Они отвечают только за свою работу - правильность проведения поверки. Свидетельством они утверждают только то, что такого-то числа у них в руках было СИ с указанными в протоколе характеристиками. Ничего больше.
А вот зачем нужны старые свидетельства, это вопрос интересный. Кроме слова "годен" у них на оборотной стороне должны быть указаны реальные МХ СИ. Очень мало кто пользуется оборотной стороной, а это может быть очень полезно.
1. СМК требует, в случае получения извещения о непригодности, принятия решения о судьбе продукции выпущенной с момента предыдущей поверки. История помогает провести анализ МХ и сказать что-то о моменте входа СИ за рамки допустимого, если это не какой-то формажор.
2. История помогает не доводить СИ до извещения, если виден дрейф МХ.
3. С поверкой это сложно, а с калибровкой можно откорректировать интервал на основании статистической обработки результатов проверки МХ.
Ну это уже все не в этой теме.

Максим писал(а): ↑28 авг 2020 12:50 Если да, то какой статус нужно выбирать вместо "Действует" - "Отменён" или "Исключен из реестра"?

1. Чем исключение из реестра отличается от отмены?
Протокол исключается из реестра в том случае, если техническая ошибка присутствует в его дате или номере.
Во всех остальных случаях используется возможность отмены. Разъяснение РА

2. Про срок действия протокола, в ГОСТ есть набор минимальных требований. к ним и требования.
Срок действия я уже писал в каких случаях я считал писать допустимым, например если у Вас в методике прописано, необходимо измерять раз в пол года. Но и для Вашего варианта я не нахожу нарушений, если заказчик не имел претензий. Тут наверное дата и время измерений придаст больше значимости.

3. Наиболее правильный вариант, (возможно невыполнимый), Вы выдаёте протокол на объект, полностью груженую машин (не убавить не прибавить), и делаете заявление в протоколе что протокол распространяется на объект, в данном случае если что то с него убрали, или подложили (а подложить нельзя, так как полностью гружённая) то данные протокола не будут объективны. А описывать объект необходимо однозначно, есть же у водителя накладная, или что сейчас там?
Объект: партия металлолома гружённая в машину номер, перевозящая по накладной, наряду номер.... (эти тонкости мне уже неизвестны).

texadmin писал(а): ↑01 сен 2020 21:04 Во всех остальных случаях используется возможность отмены. Разъяснение РА

Интересно. Ссылкой на разъяснение не поделитесь?

texadmin писал(а): ↑01 сен 2020 21:04 если что то с него убрали, или подложили

вагон/кузов можно опечатать, а срок действия протокола поставить (фантазирую) - до повреждения пломбы...

Отправлено спустя 4 минуты:

scbist писал(а): ↑01 сен 2020 15:53 это может быть очень полезно

я так однажды выяснил, что эталон поверителя не позволяет провести поверку по мощности дозы во всем диапазоне измерений СИ. Вот только мне эта информация ни к чему - это ответственность поверителя, а не моя. Просто для себя отметил, что не стоит доверять показаниям прибора от такого-то уровня и выше...

DigitalError писал(а): ↑01 сен 2020 21:28 Интересно. Ссылкой на разъяснение не поделитесь?

Реестр протоколов испытаний

Вы в протоколе пишете, что результат изменений распространяется на партию?

cordek писал(а): ↑05 сен 2020 07:05 Вы в протоколе пишете, что результат изменений распространяется на партию?

Да, в протоколе есть номер вагона, указана марка металлолома (их несколько существует). Но других способов идентифицировать партию лома, насколько я знаю, нет. Надо будет уточнить, есть ли на вагоне пломба, при наличии можно её указывать будет. Но пока что всё это не спасает от самого главного - от двойного использования протокола. Никаких гарантий нет, что кто-то втихаря не погрузит вагон точно такой же маркой лома и отправит туда же. Думаю вы понимаете о какой гипотетической ситуации речь идёт.

Максим писал(а): ↑10 сен 2020 15:35 маю вы понимаете о какой гипотетической ситуации речь идёт.

Вопрос насколько это часто. И как бы цель ИЛ провести измерение, защитить себя, а не искать преступников. Если в вагоне что то найдут, я думаю по накладным будет видно что протокол относиться к другой партии. + можно делать фото самого металлолома, я практический всегда имею фото своих объектов, правда неофициально (видно время, особенности, заказчику какие то нюансы демонстрирую). Официально надо фотоаппарат в ИЛ приобретать, вести учёт снимков (конфиденциальность).

Максим писал(а): ↑10 сен 2020 15:35 Да, в протоколе есть номер вагона, указана марка металлолома (их несколько существует).

вы же указываете дату измерения?