НД В области аккредитации (КОПИИ И ПЕЧАТЬ НД)

Добрый день! Такая ситуация, в ОА есть МУКи которых у нас в лаборатории нет в наличии, но есть интернет и есть возможность скачать и распечатать. Вопрос в следующем, можно ли скачать МУКи или даже методики(госты), и как правильно эти копии оформить. Нужно ли какие то печати организации на них поставить, завести журнал о том что я распечатал такие то документы и у них есть такие то копии, нумерацию копий и за кем закреплены эти копии . И вообще как правильно это действие провернуть, возможно нужны приказы и распоряжения. И второй вопрос, я скопировал методики которые у нас в лаборатории есть, ну и в целом всё тоже самое, нужно ли на них ставить печать организации и заводить журналы и тд. Есть вообще что-то где можно прочитать об этом всём ? Только начинаю ориентироваться в этом всём поэтому сильно не ругайтесь, спасибо за понимание !

Marti, Добрый день. Лаборатории необходимо обеспечить актуальность используемого текста методик. Просто в интернете скачать не получится. Есть сервисы по предоставлению актуальных текстов НД, с ними подписывается договор, они предоставляют вам доступ к своему сервису, где они сами отслеживают актуальность НД и вы используете тексты методик только из их системы. Если нужна рабочая копия, то она также делается с текста НД, расположенного в системе.
Рабочая копия должна быть идентифицирована и ее идентификационные признаки занесены в какой-нибудь журнал. Нужно также обеспечить невнесение изменений в рабочую копию, например, сшить и опечатать
Чтобы каждый раз не распечатывать новые рабочие копии одного и того же НД, мы следим за актуальностью используемых НД в системе, и если в них внесено изменение, делопроизводитель отслеживает по журналу учета рабочих копий, выдавал ли он рабочие копии этих НД, потом собирает неактуальные и уничтожает

Marti, Евгений Школин, Вам разъяснил все правильно... так и надо действовать... еще актуальные версии документов например

Marti писал(а): ↑29 окт 2021 09:37МУКи

можно взять с сайта Роспотребнадзора, но к сожалению они не все там есть, или в наличии неактивная запись о том, что документ опубликован

Евгений Школин, Да у нас есть такой сервис "Гарант " , а что касается оригиналов купленных методик с которых я снял копии, нужно ли ставить печати организации и "копия №... верна". Просто хотелось бы поподробнее где то даже вычитать) Спасибо !

Marti, каждая лаборатория определяет свой порядок ведения рабочих копий. Важно соблюдать принцип идентификации копий, избежания внесения неконтролируемых изменений и обеспечения актуальности.
Мы ставим печать организации "Для копий" и копия верна и номер рабочей копии по журналу учета рабочих копий. И такой же порядок у нас описан в РК
Вряд ли где-то можно об этом почитать. Для лабораторий основными регулирующими документами являются ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 и Критерии аккредитации. Если хотите лучше разобарться в работе аккредитованной лаборатории, советую пройти обучение для лабораторий. Может называться "Внедрение ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 в деятельность лаборатории" или "Аккредитация лаборатории", или аналогично

Возможно хранить НД в электронном виде?

Отправлено спустя 7 минут 26 секунд:
Документы скачиваем из Техэксперта

Необходимо обеспечить неизменность, актуальность (как вы их заменять будите). ну и для кого предназначено доступность.

У нас в реестре НД более 200 документов: методики, документы к Росаккредитации, метрология, документы по СОУТ. Где их все хранить. У нас сетевая папка, доступ есть у всех сотрудников. Актуальность я веду в реестре. Слышала вариант, что можно подписывать электронной подписью

Отправлено спустя 3 минуты 7 секунд:
Стала проверять много обновленных, новые редакции, замененных. Бумаги не напасешься

Отправлено спустя 18 минут 3 секунды:
руководство Федеральной службы по аккредитации, составленное с целью разъяснения отдельных положений Приказа Минэкономразвития России № 707 (СМ № 04.1-1.0008 Версия 01. Ноябрь 2022 г.):
5.5.1. В соответствии с подпунктом 24.5 критериев аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, утвержденных Приказом Минэкономразвития России № 707, испытательная лаборатория должна подтвердить наличие нормативных правовых актов, документов по стандартизации, правил и методов исследований (испытаний) и измерений, в том числе правил отбора образцов (проб), и иных документов, указанных в области аккредитации в заявлении об аккредитации или в реестре аккредитованных лиц, а также соблюдение лабораторией требований данных документов.
5.5.2. Критерии аккредитации и перечень документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, утвержденные Приказом Минэкономразвития России № 707, не конкретизируют, каким образом заявитель, аккредитованное лицо могут подтвердить наличие у них нормативной документации, оставляя за заявителем, аккредитованным лицом право на самостоятельное решение по данному вопросу.
5.5.3. Заявитель, аккредитованное лицо вправе располагать нормативной документацией как на бумажных носителях, так и в электронном виде, в том числе с использованием электронных справочно-правовых систем.

ЭляХ, у нас внешние документы в электронном виде в неизменяемом формате (пдф). Если нужно кому-то, то я распечатываю, заверяю и учитываю копию. А так пользуют электронные версии в работе. Вопросов на ПК не было.

Как бы я решал задачу на коленке.
Предложу вариант для любителей на VBA (костыль), что то делал подобное на заре форума.
У Вас сетевая папка с доступом на чтение и запретом на изменение. Все папки должны быть чётко структурированы: СМК, нормативные, методики, корзина. Файлы правильно названы (разработана система обозначений)
Excel может читать и названия папок и названия файлов (VBA или power query), также может находить контрольные суммы файлов (VBA)
Получаем список файлов если отделить название папки то назначение документа, если меняется контрольная сумма проставляется история.
Старые документы оставляем там же в папке например архив с такой же структурой.
Из этого же формируем отчёты и т.д. (ведь надо ещё анализировать изменения и доводить).

texadmin писал(а): ↑24 июл 2023 15:03 ведь надо ещё анализировать изменения и доводить

В техэксперте на внешние документы можно сравнить редакции и из сравнения вычленить краткую суть. Я так делаю, когда ознакомление или уведомление о новых рассылаю.
А внутренние сама пишу в большинстве своем, делаю адаптированную выжимку изменений при ознакомлении.