Журнал регистрации образцов, заявок

Помощь при разработке системы менеджмента качества, документированных процедур. Руководящие документы, требования
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

По СМК у нас пока один журнал регистрации образцов (вернее 3 по каждому направлению)
В общем поступают образцы - с актами, заявками, происходит регистрация. Нумерация сквозная от образцов.
Тут задумались.
По хорошему нужно журнал регистрации заявок, так как при аккредитации был вопрос у эксперта: как вы рассматривает заявки, а вдруг сделать не сможете?
Вот как журнал заявок и образцов между собой согласовать ума не приложу, чтобы как-то отслеживать по каким заявкам образцы отобрали, а по каким нет.

Olga_Nesterova
 
 
Сообщения: 1386
Стаж: 4 года 3 месяца
Поблагодарили: 341 раз

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Olga_Nesterova »

Вика_Химик, не видя форм сложно понять проблему.
Как вижу: все начинается с заявки, значит в журнале регистрации надо плясать от заявки. Регистрируете заявку, потом регистрируете акт отбора, потом присваиваете номер пробы. Можно туда еще вписывать номера протоколов и обозвать это реестром проб.
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

Olga_Nesterova, У нас Журнал регистрации образцов (т.е. уже поступивших)
А как без образцов, но регестрировать заявки?

Форма журнала с шапками:

Шифр (код) пробы/ Дата поступления/ № заявки/ Заявитель/ Район/ Наименование продукции/ Номер партии/ Масса партии, ц/ Место отбора/
№ протокола/ Дата выдачи протокола/ Подпись получившего экземпляр протокола/ Сведения об объектах испытаний в случае отклонений от уставленных условий и результаты согласования с заказчиком (при условии их наличия)/ Сведения об отклонениях при отборе образцов/
Сведения об отклонениях при проведении испытаний


Получается журнал по факту уже с поступившими образцами!
В общем все в одном журнале. По мне не очень удобно.
Аватара пользователя

Гость_6402

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Гость_6402 »

Вика_Химик, а где Вы берете
Вика_Химик писал(а): 21.02.2023/ № заявки/
? если нет журнала их учета... или это вх.номер из делопроизводства?
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

Гость_6402, сами нумируем по порядку.
Просто у нас получаетя все пляшет уже от отобранных образцов!!! А не от заявок.
В нашем журнале получается заявку (без образца) зарегестрировать нельзя.
Аватара пользователя

Гость_6402

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Гость_6402 »

Ну Вы сами пишете, что у Вас три журнала
Вика_Химик писал(а): 21.02.2023 регистрации образцов (вернее 3 по каждому направлению)
, тут не вариант, что у заявок сквозная нумерация... и где она зарегистрирована, или у Вас в Кажном журнале сквозная нумерация заявок от 1 и далее, тогда у Вас заявки с одинаковыми номерами есть... А это хоть со стороны СМК, хоть со стороны делопроизводства нарушение... Надо в любом случае завести хотя бы самый упрощенный журнал учета заявок.. хоть в три графы, но чтобы было видно в какой из трех журналов заявка ушла дальше... или она совсем не реализована...
Аватара пользователя

Гость_6402

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Гость_6402 »

Вика_Химик писал(а): 21.02.2023 у нас получается все пляшет уже от отобранных образцов
Пляшем от Забора и до обеда... примерно так... А каким образом Вы обеспечиваете наличие Плана отбора проб на месте отбора, если не известно где сколько и когда отбирать пробы?...
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

Гость_6402, я спрашиваю у кого как данный вопрос реализован. И что значит от забора*! Я же по русски объясняю от районных отделов как правило уже поступает заявка, с актами отбора и образцами!!! А заказчики по всей видимости обращаются в районный отдел, где оформляют их заявку, те отбирают, после отбора заполняют нашу форму заявки и привозят образцы!
Что за привычка все кретиковать, форумы и создаются для того, чтобы подсказать или посоветовать, поделиться свои опытом, как будет правильно, а не критиковать, что у вас не так!
Так предложите как по вашему мнению вернее! И по хорошему зарегестриуйтесь.
Аватара пользователя

Гость_6402

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Гость_6402 »

Ну вот сейчас от Вас более ясная картина вырисовалась, откуда у Вас что и куда идет... Я Вам и советую завести Журнал учета Заявок и нумеруйте их по очереди... Содержание примерно №№ п.п.; Заказчик (,,,), содержание заявки; Кому отписано или в какой Журнал ушло, чтобы у вас была прослеживаемость Технических записей... Я здесь зарегистрирован Муртаз...сейчас сижу на другом ПК... другие задачи горят...
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

Гость_6402, ясно :-)
В общем, лучше завести некий журнал по заявкам для нумерации и принятия решений по ним!
Аватара пользователя

Гость_6402

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Гость_6402 »

И хотя бы строчку в РК добавьте: Заявки регистрируются в Журнале..., (форма №00 Альбома форм документов)...
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

Гость_6402, это понятно.

EvgeniyaQA
 
 
Сообщения: 48
Стаж: 1 год 2 месяца
Поблагодарили: 9 раз
Пол:

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение EvgeniyaQA »

Вика_Химик писал(а): 21.02.2023 В общем, лучше завести некий журнал по заявкам для нумерации и принятия решений по ним!
Вам для жизни так удобно? Или это чтобы ответить на вопрос
Вика_Химик писал(а): 21.02.2023 как вы рассматривает заявки, а вдруг сделать не сможете?
Если второе, то можно прописать в СМК, что человек принимающий заявку проверяет правильность заполнения, соответствие области аккредитации и тд. В саму форму заявки добавить строчку "Заявка проверена и одобрена/отклонена ______(должность)________(подпись)_____(дата)". Подчеркнуть нужное или обвести в кружочек. Плюс еще заполняется строчка "примечания" для случая "отклонена". Если заявка одобрена и принята, то заносите в те журналы, которые ведете, если отклонена, то снимаете копию и складируете в отдельную папочку, далее эта папочка может пригодится в рассмотрении вопросов расширения области или чего-то еще.
По поводу самих колонок в журнале, у вас много колонок с различными отклонениями, как часто эти отклонения происходят? Если это формальность, то можно в одну колонку засунуть. Или в "Примечание", и в СМК прописать что все это фиксируете примечании.
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 2228
Стаж: 6 лет 7 месяцев
Поблагодарили: 680 раз

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение cordek »

Если заявки принимаются в удалённых подразделениях, то можно каждому дать свой журнал, а в нумерации внести индекс.
Либо каждый пусть присылает информацию от кого заявки принял, а вы ему со своего журнала заявок номера.
Ну и самый лучший вариант, вести регистрацию заявок и проб в электронном виде, вот как например в системе jdx я сделал.
Валидация ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation
https://dzen.ru/limsaccreditation
Аватара пользователя

Автор темы
Вика_Химик
 
 
Сообщения: 611
Стаж: 3 года 5 месяцев
Поблагодарили: 22 раза

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение Вика_Химик »

cordek писал(а): 21.02.2023 например в системе jdx я сделал.
А где можете пример привести шапок?
Аватара пользователя

cordek
Партнёр форума
Сообщения: 2228
Стаж: 6 лет 7 месяцев
Поблагодарили: 680 раз

Журнал регистрации образцов, заявок

Непрочитанное сообщение cordek »

Выглядело изначально примерно так
Вложения
Журнал заявок.xlsx
(121.21 КБ) 74 скачивания
Валидация ПО для лабораторий.
email:cordek @ yandex .ru
https://t.me/limsaccreditation
https://dzen.ru/limsaccreditation

Вернуться в «Система менеджмента качества»