Журнал регистрации образцов, заявок

[Вика_Химик]

По СМК у нас пока один журнал регистрации образцов (вернее 3 по каждому направлению)
В общем поступают образцы - с актами, заявками, происходит регистрация. Нумерация сквозная от образцов.
Тут задумались.
По хорошему нужно журнал регистрации заявок, так как при аккредитации был вопрос у эксперта: как вы рассматривает заявки, а вдруг сделать не сможете?
Вот как журнал заявок и образцов между собой согласовать ума не приложу, чтобы как-то отслеживать по каким заявкам образцы отобрали, а по каким нет.

[Olga_Nesterova]

Вика_Химик, не видя форм сложно понять проблему.
Как вижу: все начинается с заявки, значит в журнале регистрации надо плясать от заявки. Регистрируете заявку, потом регистрируете акт отбора, потом присваиваете номер пробы. Можно туда еще вписывать номера протоколов и обозвать это реестром проб.

[Вика_Химик]

Olga_Nesterova, У нас Журнал регистрации образцов (т.е. уже поступивших)
А как без образцов, но регестрировать заявки?

Форма журнала с шапками:

Шифр (код) пробы/ Дата поступления/ № заявки/ Заявитель/ Район/ Наименование продукции/ Номер партии/ Масса партии, ц/ Место отбора/
№ протокола/ Дата выдачи протокола/ Подпись получившего экземпляр протокола/ Сведения об объектах испытаний в случае отклонений от уставленных условий и результаты согласования с заказчиком (при условии их наличия)/ Сведения об отклонениях при отборе образцов/
Сведения об отклонениях при проведении испытаний

Получается журнал по факту уже с поступившими образцами!
В общем все в одном журнале. По мне не очень удобно.

[Гость_6402]

Вика_Химик, а где Вы берете

/ № заявки/

? если нет журнала их учета... или это вх.номер из делопроизводства?

[Вика_Химик]

Гость_6402, сами нумируем по порядку.
Просто у нас получаетя все пляшет уже от отобранных образцов!!! А не от заявок.
В нашем журнале получается заявку (без образца) зарегестрировать нельзя.

[Гость_6402]

Ну Вы сами пишете, что у Вас три журнала

регистрации образцов (вернее 3 по каждому направлению)

, тут не вариант, что у заявок сквозная нумерация... и где она зарегистрирована, или у Вас в Кажном журнале сквозная нумерация заявок от 1 и далее, тогда у Вас заявки с одинаковыми номерами есть... А это хоть со стороны СМК, хоть со стороны делопроизводства нарушение... Надо в любом случае завести хотя бы самый упрощенный журнал учета заявок.. хоть в три графы, но чтобы было видно в какой из трех журналов заявка ушла дальше... или она совсем не реализована...

[Гость_6402]

у нас получается все пляшет уже от отобранных образцов

Пляшем от Забора и до обеда... примерно так... А каким образом Вы обеспечиваете наличие Плана отбора проб на месте отбора, если не известно где сколько и когда отбирать пробы?...

[Вика_Химик]

Гость_6402, я спрашиваю у кого как данный вопрос реализован. И что значит от забора*! Я же по русски объясняю от районных отделов как правило уже поступает заявка, с актами отбора и образцами!!! А заказчики по всей видимости обращаются в районный отдел, где оформляют их заявку, те отбирают, после отбора заполняют нашу форму заявки и привозят образцы!
Что за привычка все кретиковать, форумы и создаются для того, чтобы подсказать или посоветовать, поделиться свои опытом, как будет правильно, а не критиковать, что у вас не так!
Так предложите как по вашему мнению вернее! И по хорошему зарегестриуйтесь.

[Гость_6402]

Ну вот сейчас от Вас более ясная картина вырисовалась, откуда у Вас что и куда идет... Я Вам и советую завести Журнал учета Заявок и нумеруйте их по очереди... Содержание примерно №№ п.п.; Заказчик (,,,), содержание заявки; Кому отписано или в какой Журнал ушло, чтобы у вас была прослеживаемость Технических записей... Я здесь зарегистрирован Муртаз...сейчас сижу на другом ПК... другие задачи горят...

[Вика_Химик]

Гость_6402, ясно :-)
В общем, лучше завести некий журнал по заявкам для нумерации и принятия решений по ним!

[Гость_6402]

И хотя бы строчку в РК добавьте: Заявки регистрируются в Журнале..., (форма №00 Альбома форм документов)...

[Вика_Химик]

Гость_6402, это понятно.

[EvgeniyaQA]

В общем, лучше завести некий журнал по заявкам для нумерации и принятия решений по ним!

Вам для жизни так удобно? Или это чтобы ответить на вопрос

как вы рассматривает заявки, а вдруг сделать не сможете?

Если второе, то можно прописать в СМК, что человек принимающий заявку проверяет правильность заполнения, соответствие области аккредитации и тд. В саму форму заявки добавить строчку "Заявка проверена и одобрена/отклонена ______(должность)________(подпись)_____(дата)". Подчеркнуть нужное или обвести в кружочек. Плюс еще заполняется строчка "примечания" для случая "отклонена". Если заявка одобрена и принята, то заносите в те журналы, которые ведете, если отклонена, то снимаете копию и складируете в отдельную папочку, далее эта папочка может пригодится в рассмотрении вопросов расширения области или чего-то еще.
По поводу самих колонок в журнале, у вас много колонок с различными отклонениями, как часто эти отклонения происходят? Если это формальность, то можно в одну колонку засунуть. Или в "Примечание", и в СМК прописать что все это фиксируете примечании.

[cordek]

Если заявки принимаются в удалённых подразделениях, то можно каждому дать свой журнал, а в нумерации внести индекс.
Либо каждый пусть присылает информацию от кого заявки принял, а вы ему со своего журнала заявок номера.
Ну и самый лучший вариант, вести регистрацию заявок и проб в электронном виде, вот как например в системе jdx я сделал.

[Вика_Химик]

например в системе jdx я сделал.

А где можете пример привести шапок?

[cordek]

Выглядело изначально примерно так