Изменения к протоколам испытаний

[Sibkra]

Добрый день!
Поделитесь опытом и если можно примером по внесению изменений в протокол испытаний. Разрабатываем правила внесения изменений в протокол в соответствии с п. 5.10.9 ГОСТ ИСО/МЭК 17025 и возникли вопросы:
1. Подлежит ли регистрации во ФГИС Дополнение к протоколу?
2. Содержание Дополнения к протоколу должно соотвсетствовать п. 5.10.2 ГОСТ ИСО/МЭК 17025 (такое же как у протокола испытаний) или в него вносим ссылку на протокол к которуму оформляем Дополнение и изменяющую и дополняющую информацию?

С большой благодарностью!

[texadmin]

Подлежит ли регистрации во ФГИС Дополнение к протоколу?

В ФГИС подобного не предусмотрено. Есть мнения что обо всех изменениях в протоколах необходимо сообщать в Росаккредитацию.

Возьмите за пример из КоАП РФ например:
Допускаются изменения в протоколе в виде отдельного документа ....наименование - Дополнение к протоколу № 1 к протоколу испытаний № XXX, по причинам исправления описок, опечаток и арифметических ошибок.
В дополнении необходимо указать причину исправления.
Необходимо четко и правильно применять термины, указанные в процедуре.
Под термином "описка", как правило, понимается техническая ошибка, допущенная при подготовке рукописного текста постановления, определения, рукописного заполнения бланка постановления, определения.
Под термином "опечатка", как правило, понимается неправильное написание слова, названия, цифры или неверная постановка знака препинания, допущенные при изготовлении постановления, определения с помощью технических средств.
Арифметические ошибки, как правило, могут быть связаны с неправильным совершением арифметического действия при сложении, вычитании, умножении, делении цифр, носят явный характер и обнаруживаются при повторном подсчете при тех же исходных данных.
Не считается арифметической ошибкой, если расчет, по существу, произведен неверно, т.е. когда избран совершенно другой принцип расчета.
Если в дополнении будет ссылка на аттестат, необходимо соблюсти все требования предъявляемые ГОСТ 17025.
Если без ссылки (в процедурах не упоминайте), делайте что хотите. В архив не сдавайте.

[Муртаз]

Но если эти дополнения к протоколу без ссылки на аттестат всплывут при подтверждении компетентности лаборатории или проверки со стороны Росаккредитации то это грозит хорошим штрафом или закрытием аттестата, сам побывал в этой шкуре выбор был "штраф 2 млн.руб" или аттестат, мое руководство выбрало аттестат, поэтому лучше соблюсти все процедуры РК и выписать новый протокол (со ссылкой на старый), а старый аннулировать. При ПК в том числе будут в этом вопросе проверять как Вы оповестили заказчика, нашли-ли виновных в этих опечатках (описка)..., провели-ли корректирующие мероприятия и т.д.

[1want2believe]

При ПК в том числе будут в этом вопросе проверять как Вы оповестили заказчика

С нас в таком же случае просили письма от заказчиков, что они получили новый протокол, заменили и уничтожили старый

[Муртаз]

Именно письмо и просят, переписка в почте сказали как доказательство не годится...

[Жесткова]

Здравствуйте, была у нас в лаборатории попытка выдавать "Изменения к протоколу", но это не удовлетворяло заказчиков. Поэтому было решено протоколы с техническими ошибками (не требующими повторного проведения испытаний) оформлять полным новым протоколом, за тем же номером, текущей датой, с указанием в особых отметках: «протокол выдан взамен ранее выданного номер и дата протокола". Действие предыдущего протокола отменяется (в том числе и во ФГИС, естественно), старый протокол подлежит отзыву, с заказчика берется официальное письмо, что претензий он не имеет, новый протокол отправляется во ФГИС. В лаборатории создается отчет о несоответствии, инициируются корректирующие действия при необходимости. Как-то так)

[oxsana]

Коллеги, поделитесь письмами от заказчиков, о том что к вашей лаборатории нет претензий.

[DigitalError]

oxsana, мне кажется, это не совсем корректно - просить такие письма от заказчиков. Заказчику вдруг не придет в голову мысль написать вам письмо, что у него нет к вам претензий, если вы хорошо работаете. Просить заказчика ответить на ваш официальный запрос есть ли к вам претензии тоже как-то не красиво. Может попросить заказчика ответить на вопрос "Что вы вам хотелось улучшить в нашей работе" в виде анкеты? А потом обработать анкету в соответствии с вашими правилами претензионной работы.

[texadmin]

мне кажется, это не совсем корректно - просить такие письма от заказчиков.

Мне кажется речь идёт об отзыве протокола.

[oxsana]

Мне кажется речь идёт об отзыве протокола.
Да, речь идет об отзыве протокола. Такое письмо нужно для экспертов РА, что заказчик к нам претензий не имеет о технической ошибке в протоколе.

Отправлено спустя 1 минуту:
Да, речь идет об отзыве протокола. Такое письмо нужно для экспертов РА, что заказчик к нам претензий не имеет о технической ошибке в протоколе.

[Муртаз]

Может лучше Заказчику написать сопроводительное письмо к протоколу и в нем проинформировать, что протокол взамен № и дата протокола, роспись о получении или дата получения заказного письма и есть, что Вы проинформировали заказчика... а удовлетворенность заказчика оставьте на анкетирование его право заполнять ее или нет и отправлять... а так сидит заказчик тут к нему приходит письмо имеете ли Вы ко мне претензии вот Вам новый протокол дайте ответ... надо затратить время на написание письма, потом его согласовать и утвердить у руководителя... тот еще геморрой...а какова реакция руководителя на составленный ответ Вам будет еще не известно...

[1want2believe]

У нас так:
1. Заказчику отправляем протокол и письмо, что в связи с тем и этим замените протокол и направьте нам замененный
2. Заказчик отправляет протокол и пишет письмо, что заменили, спасибо.

А то, что он претензий не имеет, это лишнее.

[1want2believe]

Коллеги! В ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 в п. 7.8.8.1 сказано "любое изменение информации должно быть чётко обозначено"
Поделитесь, пожалуйста, кто как обозначает изменения?
Как это понять вообще? То есть у нас, например, ошибка в протоколе. Мы делаем новый протокол с ссылкой на старый и в нем пишем, что изменено то-то и то-то?

[Lenore]

1want2be, у меня написано так:

Утверждённый отчет об измерениях (или его часть) не может быть подвергнут корректировке в случае необходимости проведения повторного измерения. В этом случае непосредственный исполнитель, допустивший ошибку или лицо, назначенное руководителем ИЛ, после проведения повторного измерения оформляет новый отчет. А старый, ошибочный отчет, изымается у Заказчика путем отправки соответствующего письменного запроса по электронной почте и заказным почтовым отправлением по месту нахождения Заказчика, и, по факту получения ИЛ, уничтожается. В электронном виде (в архиве) отчет сохраняется с пометкой «ошибочный, уничтожен». При необходимости в архив с файлом добавляется пояснительная записка с описанием произведённых корректировок, обстоятельств и причин допущения ошибки.
В случае, если корректировки, требующие повторного измерения, необходимы только для части указанных в отчете данных, оставшаяся часть отчета не требует корректировок и изъятие ошибочной части не нарушит целостность отчета об измерениях, допускается переиздание отчета в части, не подвергшейся корректировкам, с сохранением номера и даты измерений. В отношении части отчета, требующей повторного измерения, после его проведения, оформляется новый отчет. Вариант отчета до изъятия ошибочной части архивируется в той же папке. В имени файла добавляется «ошибочный, скорректирован». При необходимости в архив с файлом добавляется пояснительная записка с описанием внесённых корректировок, причин внесения и иной необходимой информацией.
Во всех остальных случаях для внесения корректировок все утверждённые экземпляры отчета об измерениях/испытаниях изымаются и возвращаются в ИЛ. Непосредственный исполнитель, либо лицо, назначенное руководителем ИЛ, вносит в электронную версию документа необходимые корректировки. Вариант отчета до внесения корректировок архивируется в той же папке. В имени файла добавляется «ошибочный, скорректирован». При необходимости в архив с файлом добавляется пояснительная записка с описанием внесённых корректировок, причин внесения и иной необходимой информацией.
Отчету, выданному взамен ошибочного, присваивается, дополнительно к первоначальному номеру отчета, шифр «/Испр.NN» в конце номера, где N – порядковый номер исправления в формате 01, 02, 03 и т.д.

[MaryMorriss]

7.8.5.1 В случае обнаружения ошибки в выданном протоколе лабораторных испытаний изменения вносятся в виде отдельного документа.
7.8.5.2 Исправления в протоколах лабораторных испытаний после их выдачи осуществляется только после письменной заявки на имя руководителя ИЛЦ (заместителя) о внесении изменений с указанием причины изменения протокола, даты и подписи лица, от которого исходит данная заявка. Осуществляется отзыв путём направления писем заявителям о возврате выданного ранее протокола и получении протокола с внесёнными изменениями, который сохраняет тот же номер с добавлением буквенного обозначения «К» и содержит текущую дату. В нижнем колонтитуле также указывается ссылка «Выдан взамен протокола лабораторных испытаний №_____ от ______».

несоответствие: "Когда необходимо выдать новый отчет о результатах, он должен быть уникальным образом идентифицирован и содержать ссылку на отчет о результатах, который он заменяет".

Объясните, пожалуйста, в чем несоответствие, если уникальная идентификация есть и ссылка на отмененный протокол тоже. Что посоветуете дописать?

[Гость]

Мне кажется до формулировки докапывались

который сохраняет тот же номер

Не буду вдаваться в рассуждение, лучше присвоить номер согласно вашей стандартной процедуре присвоения, можно с индексом.

[MaryMorriss]

Гость, у нас нумерация протокола привязана к пробам. Взять код без пробы мы не можем - запрещается использовать несколько кодов для одной пробы.

[Муртаз]

MaryMorriss, а в разделе РК где прописано про нумерацию протоколов про букву "К" у Вас прописано? может они от этого танцуют в несоответствие про "уникальную идентификацию"...

[MaryMorriss]

Муртаз, в руководстве есть пункт «изменения к протоколам лабораторных испытаний», в нем прописано, что добавляется буква к. Может, эта система не учитывает, что мы можем внести изменения не один раз. То есть нужно хххх-К/1, хххх-К/2... но у нас таких ситуаций не было, как-то не рассматривали

[DaRiya_Ri]

Добрый день, коллеги. Поделитесь опытом. Сделала ошибку в протоколе, неверно записала данные исполнителя (опечатка). Протоколы уже выгрузили во ФГИС, но заказчику не отдали. Как правильно внести изменения в личном кабинете: статус протокола указать "отменен" или "исключен из реестра"?

[Гость]

Добрый день, необходимо внести изменения в протокол испытаний указали марку товара с заглавной буквы, а необходимо поменять на маленькую.
возможно ли внести путем дополнения изменения или необходимо проводить новые испытания по товару?

[cordek]

Добрый день, необходимо внести изменения в протокол испытаний указали марку товара с заглавной буквы, а необходимо поменять на маленькую.
возможно ли внести путем дополнения изменения или необходимо проводить новые испытания по товару?

делайте изменение протокола.

[Dory]

Здравствуйте. Внесла изменения в протокол испытаний бетона. Протокол был подгружен во ФГИС, но не выдан заказчику, так как он не смог оплатить работы. Платить будет заказчик заказчика - с этим и связаны внесённые изменения: реквизиты заказчика и ревизиты договора. Соответственно, пришлось изменить и дату протокола.
Вопрос. Можно ли оставить во ФГИС всё как есть, а невыданный протокол с собственным объяснением сохранить для истории?
Или проще выпустить новый протокол, не меняя содержания, чтобы он выглядел во ФГИС как совершенно новый протокол , без всяких там "взамен"?

[cordek]

Или проще выпустить новый протокол, не меняя содержания, чтобы он выглядел во ФГИС как совершенно новый протокол , без всяких там "взамен

Проще выдать новый.

[Гость]

Здравствуйте, была у нас в лаборатории попытка выдавать "Изменения к протоколу", но это не удовлетворяло заказчиков. Поэтому было решено протоколы с техническими ошибками (не требующими повторного проведения испытаний) оформлять полным новым протоколом, за тем же номером, текущей датой, с указанием в особых отметках: «протокол выдан взамен ранее выданного номер и дата протокола". Действие предыдущего протокола отменяется (в том числе и во ФГИС, естественно), старый протокол подлежит отзыву, с заказчика берется официальное письмо, что претензий он не имеет, новый протокол отправляется во ФГИС. В лаборатории создается отчет о несоответствии, инициируются корректирующие действия при необходимости. Как-то так)

[КЕА71]

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас при загрузке во ФГИС вместо протоколов по ошибке загрузились скан копии актов отбора вместо протоколов испытаний! Протоколы по факту у нас без ошибок, то есть корректны. Сажали в последний день (в течении 5 рабочих дней надо посадить). Теперь не знаем как поступить. Надо ли отзывать эти ошибочные сканы и менять ли нумерацию и дату выдачи наших протоколов, нумерацию протокола, которые не успели загрузить?

[КЕА71]

Как нам правильнее поступить?

[texadmin]

Из интерактивного помощника РА
Что делать, если в отчётности о протоколе ошибка и как его теперь отменить?
Необходимо признать запись недействительной по решению испытательной лаборатории на основании ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, раздел 7.8.8.3.
Номер протокола в скан копии может отличаться от номера отчётности о протоколе. Номер нового отчёта может содержать в конце дополнительные символы, например /1,/2.

Хочу исключить протокол из реестра. Как это сделать?
Функция исключения из реестра упразднена. Теперь протокол необходимо делать недействительным.

[КЕА71]

В реестре ошибочные сканы уже сидят 30.06.2022 ( последним днем от даты выдачи протоколов).
Можно ли загрузить вместо них актуальные протоколы с дополнительными символами, /1, /2 ... , но дата загрузки уже будет позже?
Будет ли это нарушением? Или всё-таки выдать новые протоколы с новой датой выдачи и со следующей новой нумерацией? А, которые не загрузили по технической ошибке отозвать, соблюдая РК?
Как лучше поступить?

[texadmin]

Как удобнее, что бы устранить замечание нарушении сроков отправки, необходимо загрузить протоколы. Так что загрузка является устранением нарушения (я так считаю).

[Гость_1442]

Добрый день. Подскажите пожалуйста, если выпускаем протокол взамен, то согласно п.7.8.8.1. ГОСТ 17025 "любое изменение информации должно быть четко обозначено и, если необходимо, причина внесения изменения должна быть включена в отчет". Поделитесь опытом: где в протоколе лучше указывать причину изменения? В строке особые сведения или дополнительные сведения. Как вы поступаете на практике? Прописываете ли вы причину изменения???Спасибо

[Olga_Nesterova]

Гость_1442, мы причины не пишем, но если очень надо, то можно написать в допсведения или в скобках после измененной информации. Зависит от объема буков и раздела.

[Гость_1442]

Гость_1442, мы причины не пишем, но если очень надо, то можно написать в допсведения или в скобках после измененной информации. Зависит от объема буков и раздела.

Спасибо! А где вы указываете причину внесения изменений? какой-то журнал ведете?

[Olga_Nesterova]

Гость_1442, у нас есть журнал регистрации протоколов, там есть графа "примечания" для всякой такой всячины.

[Гость_1442]

Гость_1442, у нас есть журнал регистрации протоколов, там есть графа "примечания" для всякой такой всячины.

спасибо!

[Aleksey1985]

если выпускаем протокол взамен

Вы выпускаете протокол взамен или вносите изменения, дополнения в выданный отчет?
Если взамен, то еще не забывайте 7.8.8.3 Когда необходимо выдать новый отчет о результатах, он должен быть уникальным образом идентифицирован и содержать ссылку на отчет о результатах, который он заменяет

[Гость_4741]

Ольга, добрый день! Удалось ли вам провести отмену протокола испытаний? Если удалось, подскажите какой документ вы прикрепили, на основании которого предшествующий протокол признан недействительным?

[АлексейБС]

При занесении протокола во ФГИС перепутали цифры и использовали неверный номер в самой программе (должен был быть 59, добавили как 95). Сам протокол без ошибок, но номер в системе некорректный. обнаружилось это, через 2 недели, когда попытались добавить протокол с номером 95.
Подскажите, пожалуйста, можно ли как-то изменить номер протокола в системе без сложных манипуляций?
Или необходимо отменить действие протокола, тогда какое основание для принятия решения выбрать? "Аннулирование при обнаружении несоответствия ПИ" - правильно я понимаю что данная ситуация входит в этот пункт?

[cordek]

Или необходимо отменить действие протокола, тогда какое основание для принятия решения выбрать? "Аннулирование при обнаружении несоответствия ПИ" - правильно я понимаю что данная ситуация входит в этот пункт

Правильно понимаете, надо отменить, и загрузить заново.

[АлексейБС]

Правильно понимаете, надо отменить, и загрузить заново.

Спасибо за ответ!

Немного противоречий из интерактивного помощника и "Разъяснения о порядке предоставления сведений ...":
"Номер протокола в скан копии может отличаться от номера отчётности о протоколе. Номер нового отчёта может содержать в конце дополнительные символы, например /1,/2."
Получается что не обязательно соблюдать нумерацию в системе.
Но читая "Разъяснения о порядке предоставления сведений ...":
"поле «Номер протокола» - индивидуальный номер протокола, сформированный в соответствии с правилами нумерации, предусмотренными руководством по качеству аккредитованного лица;"
номер в системе должен соответствовать фактическому номеру протокола.
Хотя может в интерактивном помощнике речь только о доп.символах.

И в том же интерактивном помощнике сказано, "если в отчётности о протоколе ошибка и как его теперь отменить?"
"-Необходимо признать запись недействительной по решению испытательной лаборатории на основании ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, раздел 7.8.8.3.", но в этом пункте "Когда необходимо выдать новый отчет о результатах, он должен быть уникальным образом идентифицирован и содержать ссылку на отчет о результатах, который он заменяет.", а мы новый протокол не выпускаем.

В целом всё согласуется с Вашим ответом, хотя нигде не нашел разъяснений что именно входит в "несоответствия ПИ".

[ElenaNed]

Добрый день.
Помогите пожалуйста: были сформированы протоколы и из-за моей невнимательности в протоколы были внесены неправильные условия отбора проб. Заказчику для ознакомления были отправлены скан-копии протоколов и он, сравнивая с актами отбора написал нам об этом эл. письмо. Я выдаю новые протоколы с новыми номерами с правильными условиями отбора проб, в журнале регистрации делаю запись о внесенных изменениях, заказчику отправляю скан-копии новых протоколов и сопроводительное письмо о внесенных изменениях. Неправильные протоколы еще не внесены во ФГИС. Во ФГИС вносить только новые протоколы, в журнале регистрации протоколов сделать запись об уничтожении некорректных протоколов?
Этого достаточно для корректирующих действий?

[Гость_6402]

ElenaNed,

Во ФГИС вносить только новые протоколы,

в журнале регистрации протоколов сделать запись об уничтожении некорректных протоколов

Об отзыве да, уничтожение ни в коем случае, если они у Вас уже зарегистрированы... Да...

Этого достаточно

[Гость_4919]

Поделитесь опытом, дополнения (ие) к протоколам нужно выгружать во фгис? точно также отчитываться?