Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip52xx

Вложения 20
Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip52xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Июль 2019

1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ.
База данных Access "Учёт оборудования" :ссылка Eqip51xx разработана для учета состояния, передвижения, а так же планирования обслуживания и подтверждения соответствия оборудования в лаборатории. База данных Access "Учёт оборудования" Eqip51xx (далее БД Eqip51xx или БД) разрабатывается с учётом требований ГОСТ 17025-19 п 6.4 Оборудование.

Теги:

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 03 Июль 2019

2. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ
  • Хранение файлов(паспорта, поверки, инструкции).
  • Работать в многопользовательском режиме (возможность для нескольких пользователей одновременно работать с БД).
  • Контроль, хранение, систематизация введённых данных.
В БД имеется возможность формирования следующих видов отчётов.
1.3.1 - Отчёт о выдаче (принятии на хранение) оборудования
1.3.2 - Отчёт о выдачи оборудования в лаборатории - 2
2.2.1 - Статус (передвижение) оборудования
2.3.1 - Отчёт статусе (передвижении) в период с
3.2.1 - График проведённых ТО в ... году
3.3.1 - Отчёт о проведённых ТО в период ...
4.2.1 - График подтверждения технических характеристик (поверка, аттестация)
4.3.1 - График подтверждения технических характеристик - 2
5.2.1 - Допуск персонала к оборудованию
5.3.1 - Допуск к оборудованию персонала
6.2.1 Этикетка
6.2.2 Этикетка
6.2.3 Этикетка хранение
6.2.4 Карточка в месте использования
6.1.2 Учетная карточка оборудования
6.1.3 Соответствие заданным требованиям
Отчёты могут быть сформированы в бумажном, или электронном виде (файлы PDF). В некоторых случаях возможен экспорт в Excel

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 07 Июль 2019

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Windows (x64) или (x32)
2. Для работы программы необходим установленный Microsoft Access (Входит в состав пакета Microsoft Office.)
Если у Вас не установлен Access скачайте и установите "Среда выполнения Microsoft Access 2016" (x86), (x64), либо более новые версии. Распространяется бесплатно.
В крайнем случае скачайте по ссылке (актуальность не проверяется):
Среда выполнения Microsoft Access 2016 x64
Среда выполнения Microsoft Access 2016 x32


Дополнительно если Вы хотите расширить возможности использования БД Eqip51xx список рекомендованных программ. Список программ не является обязательным для установки, дан для обзора дополнительных возможностей использования БД Eqip51xx.
• Для просмотра PDF — Acrobat Reader DC (Бесплатное программное обеспечение Adobe Acrobat Reader DC позволяет не только просматривать, но и печатать, подписывать документы PDF и добавлять в них комментарии.) Возможность подписания ЭЦП не известно.

Для работы с ЭЦП
• Электронно цифровую подпись на руководителя лаборатории.
• Для подписания ЭЦП файлов PDF: Плагины КриптоПро или Отдельная программа КриптоАРМ (бесплатно) или Веб-сервис Контур.Крипто (бесплатно)
• Штамп [КОПИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА]

• Для формирования отчётов в Excel — Excel (Входит в состав пакета Microsoft Office).

Защита, резервное копирование.
• Антивирус (при невозможности приобрести рекомендуется Бесплатный Aнтивирус Kaspersky Free
• WinRAR — архиватор файлов. Рекомендуется скачать и установить последнюю версию с Официального сайта (платная, но работает если не платить, можно использовать бесплатно). Аналог winzip распространяется бесплатно, поддерживается всеми устройствами без исключения (меньше возможностей).

Для многопользовательского режима в пределах офиса.
• Для работы по сети необходим открытый сетевой ресурс (с общим доступом).

Для многопользовательского режима (несколько фактических адресов).
• Настроенный VPN объединение удалённых компьютеров в одну виртуальную сеть.
или Radmin VPN
• Как вариант работа пользователей на удалённом рабочем столе на сервере где установлена БД Eqip51xx

• Для увеличения скорости работы БД Eqip51xx можно установить на твердотельный накопители ssd

• Для обучения, и помощи TeamViewer, обязательно обновите.

• Для восстановления случайно удалённых данных Hetman Partition Recovery Portable на рутрекере ищите.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 08 Июль 2019

ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ БД EqipZYxx
Каждая версия обозначает обновление программы и/или используемых в ней технологий. Обычно (но не всегда) номер версии соответствует шаблону EqipZYxx.
Eqip - единое название для баз данных созданных для учёт оборудования в лаборатории.
• Индекс «Z» обозначает разные разработки, использование другой архитектуры, возможностей, список решаемых задач, дизайна, используемые технологии. На данный момент форумом распространяется версия Z - 5.
• Изменение индекса «Y» обозначает обновление текущей версии продукта, содержащее изменения в структуре БД. Добавление новых видов полей, изменение связей. Внешний вид сильно не меняется, функциональность может быть расширена путём добавления новых (ранее непредусмотренных) возможностей. Разные версии могут быть между собой несовместимы. На данный момент форумом распространяется Y - 2.
• Изменение индекса «xx» обозначает устранение обнаруженных ошибок, добавление новых возможностей, внесение мелких исправлений. индекс «xx» увеличивается в порядке возрастания на 1. Если произошли значительные изменения индекс может увеличится более чем на 1.
Буквенные обозначения в версиях БД EqipZYxx
После числового индекса к названию добавляется буквенные сокращения, определяющие статус скачанной версии.
a - для внутреннего пользования
Active — ведется разработка
b - момент тестирования (общественная разработка)
rc - релиз кандидат (достижение поставленных задач)
r - релиз
PL - исправление выявленных в ходе эксплуатации ошибок (Patch Level)
F - окончательный вариант (Final)
сanary - в сборках тестируются изменения (экспериментальные функции)
dev - расширенная версия
eol - работы по развитию и поддержке продукта завершены (End of life)
close - проект закрыт
stable - не содержат серьезных сбоев
ESR - версия с расширенной поддержкой
Insider - новые обновления
Active — ведется разработка новых версий;


Помимо приведённых расшифровок в названии версии может присутствовать дополнительная информация.

Пример: версия БД Eqip5104 младше чем версия БД Eqip5199
версия БД Eqip5201 старше чем версия БД Eqip5199 (для обновления версии БД Eqip5199 до версия БД Eqip5201 необходима дополнительная консультация).
версия БД Eqip401 разрабатывалась в Access в 2016 году до появления форума, и имела другой дизайн.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 10 Июль 2019

ЮРИДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БД Eqip51xx
БД Eqip51xx разрабатывается с помощью Microsoft Access — реляционная система управления базами данных (СУБД).
БД Eqip51xx не производит расчёты (за исключением подведения итогов), не влияет на результаты проводимых измерений.
С помощью БД Eqip51xx возможно хранить, систематизировать данные, об оборудовании в лаборатории, а так же составлять отчёты (в БД Eqip51xx название документы), о передвижении, состоянии и местоположении, статусе этого оборудования.
Хранимая информация в БД Eqip51xx не защищена от изменений, и не может быть представлена как достоверные сведения.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 10 Июль 2019

ВАРИАНТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БД Eqip51xx
Лаборатория, исходя из потребностей и специфики, может разработать собственный алгоритм использования. Приведённый пример не является обязательным. Подробно использование будет рассмотрено на примере работы модулей. Не все модули (поля для ввода) в БД Eqip51xx являются обязательными для использования. Некоторые модули (поля для ввода) связаны между собой, отказ от использования одного модуля может сделать невозможным работу с другим.
Пример: Оборудование без статуса (в работе) невозможно выдать на руки.
Для исключения ошибок, очерёдность добавления данных следует производить в порядке их поступления.
Например: Свидетельства о поверке необходимо добавлять в порядке получения.
Рекомендуемый вариант использования.
Перед использованием в БД Eqip51xx необходимо внести данные об оборудовании в лаборатории см ниже
Ответственный за ведение записей об оборудовании, по мере необходимости, вносит новые данные. Если в СМК предусмотрено хранение этих данных, необходимо сохранить электронный документ и подписать ЭЦП. Документы необходимо хранить в специально выделенном для этого месте, например на сервере организации. Наименование электронных документов позволяет их легко сортировать и находить нужный. Непрерывная цепь связанных между собой электронных документов с данными позволяет соблюсти все требования ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 6.4 Оборудование.
В БД Eqip51xx некоторые документы имеют гриф «Утверждаю». Эти документы связаны со значительными финансовыми тратами, например график поверки. Формирование этих документов происходит нечасто. Их можно распечатывать и подписывать вручную.
Выдача персоналу оборудования разрабатывалась с учётом ведения журнала в бумажном варианте.

Примечание:
  1. Некоторые данные дублируются разными отчётами.
  2. К БД Eqip51xx эксперты не могут предъявлять специальных требований например как к ЛИСМ. БД является способом ввода данных и формирования отчётов так же как и Microsoft World. Доказательством Вашей деятельности являются электронные документы подписанные ЭЦП, либо бумажные документы подписанные собственноручно.
  3. Если Вам необходимо предоставить электронный документ проверяющим, можно (как в повседневной практике) сформировать необходимый электронный документ в PDF, подписать ЭЦП, распечатать, поставить штамп или написать от руки «копия электронного документа», поставить подпись и печать организации (при условии, что эти данные ранее уже были сохранены в PDF и подписаны ЭЦП).
    ! Распечатать из БД документ и поставить штамп «копия электронного документа» и подпись не является правильным, фактический распечатанный документ не является копией электронного документа. (копия электронного документа — это распечатанный PDF файл).
  4. Квалифицированная электронная подпись, или КЭП — подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий. Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП, их юридическая сила признается автоматически, согласно федеральному закону No 63-ФЗ «Об электронной подписи».
  5. При использовании ЭЦП, есть возможность проставить штампы времени. Полученный штамп времени обеспечит доказательство факта существования электронного документа на момент времени, указанный в штампе. (это придаст дополнительную юридическую силу Вашим документам, не является обязательным).
  6. Необходимо обязательно предусмотреть резервное копированиее хранимых электронных документов.
  7. Использование ЭЦП не является обязательным, в БД есть возможность распечатывать отчёты.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 17 Июль 2019

УСТАНОВКА БД Eqip51xx И ОБНОВЛЕНИЕ
Для работы БД Eqip51xx необходим установленный Microsoft Access (Входит в состав пакета Microsoft Office.)

Если у Вас не установлен Access скачайте и установите "Среда выполнения Microsoft Access 2016" (x86), (x64), либо более новые версии. Распространяется бесплатно.
В крайнем случае скачайте по ссылке (актуальность не проверяется):
Среда выполнения Microsoft Access 2016 x64
Среда выполнения Microsoft Access 2016 x32


Скачайте с форума последнюю версию БД :ссылка База данных Access "Учёт оборудования" Eqip51xx - Скачать,
иконка файла установка.png
иконка файла установка.png (16.77 КБ) 2373 просмотра
файл с названием установка_eqip51xx.exe, где xx число указывающее номер версии. Устанавливайте только в папку по умолчанию C:\genezis. Если у Вас уже стоит версия Eqip51xx все Ваши ранее внесённые данные будут утеряны.


После установки скачайте и установите последнюю версию файла обновления - обновление_eqip51xx.exe
иконка файла обновление.png
иконка файла обновление.png (17.03 КБ) 2373 просмотра
Обновление произойдёт только если у Вас уже установлена БД Eqip51xx. Устанавливайте только в папку по умолчанию C:\genezis. Обновление не затронет Ваши данные.
Перед обновлением создайте резервную копию БД eqip51xx. Для этого сохраните архив или копию папки C:\genezis в надёжном месте.
Обновления выходят 2 раза в месяц, обновления являются обязательными для установки. Список изменений в новых версиях выкладывается на странице загрузки БД.

Если Вы зарегистрированы на форуме подпишитесь на тему :ссылка База данных Access "Учёт оборудования" Eqip51xx - Скачать
подписка новости EQIP.png
Или подпишитесь в группе ВК https://vk.com/rosakkreditatsiya на рассылку Eqip51 база данных "Учёт оборудования"
подписка новости EQIP ВК.png

После установка на рабочем столе появится иконка для запуска БД Eqip51xx
После каждого обновления на рабочем столе будет появляться новая иконка, название будет соответствовать номеру версии БД.
иконки eqip.png
Старые версии также остаются работоспособными, изменения произошедшие в новых версиях не затрагивают старые версии.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 18 Июль 2019

РАБОТА В МНОГОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОМ РЕЖИМЕ
Вариант 1
С БД одновременно может работать 250 человек (теоретический).
Для работы в многопользовательском режиме вам необходимо установить БД Eqip51xx на компьютере где будут хранится данные (сервер).
Настроить общий доступ к папке genezis расположенной на диске C, на сервере.

Пользователи БД должны иметь разрешения на чтение, запись, создание и удаление для папки, в которой находится внешние файлы. Однако вы можете назначить другие разрешения. Например, вы можете назначить разрешения только для чтения (для запрета изменений в БД).


На клиентах (компьютерах где будут работать пользователи) скачать и установить обновление. (! Установку базы производить не надо).
На клиентах запустить установленный на рабочем столе, в процессе установки обновления ярлык eqip51xx
При запуске загрузится всплывающее окно "Потеряна связь с одной или несколькими присоединёнными таблицами" жмём [ ОК ].
Далее загрузится всплывающее окно "options"
всплывающее окно.png
всплывающее окно.png (9.82 КБ) 2294 просмотра
жмём [изменить путь к tabl]
Далее загрузится всплывающее окно "Диспетчер связанных таблиц" ( ! Не работает в access среда выполнения)
Диспечер связанных таблиц.png
В диспетчере видим записи типа:
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_dopusk
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_edenic_ehkspl
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_egedn_to
C:\genezis\eqip5\tabl\vid51.accdet_file_instruction
C:\genezis\eqip5\tabl\vid51.accdet_foto_si


1. Необходимо отметить галочками все записи где присутствует data51
Пример:
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_dopusk
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_edenic_ehkspl
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_egedn_to
C:\genezis\eqip5\tabl\data51.accdet_haracteris
Итого 20 галочек
Связать таблицы.png
Нажать [ok]
В открывшемся окне необходимо будет указать путь до нового месторасположения файла data51 (на сервере) и нажать [ ОК ]
Загрузится всплывающее окно "Все выделенные связанные таблицы были успешно обновлены"

Тоже самое необходимо будет выполнить для записей содержащие ms51, passport51, vid51, expert51

Места расположения файлов на сервере и количество таблиц которое необходимо связать.
C:\genezis\eqip5\tabl\data51 - 20 таблиц
C:\genezis\eqip5\tabl\ms51 - 2 таблицы
C:\genezis\eqip5\tabl\passport51 - 2 таблицы
C:\genezis\eqip5\tabl\vid51 - 3 таблицы
C:\genezis\expert5\tabl\expert51 - 1 таблица (обратите внимание, путь другой).

Процедура кропотливая и с первого раза не всегда получается. Закрыв всплывающее окно "options" и попробовав поработать с базой вы получите ошибку с названием таблицы которую не присоединили. Попробуйте её присоединить отдельно при следующем запуске.
не всё присоеденили.png
или перезагрузите БД если предупреждение повторяется, необходимо повторить операцию присоединения.

Вариант 2
Вариант 2 является менее предпочтителен.
Необходимо открыть доступ на сетевом ресурсе (сервере) к файлу C:\genezis\eqip5\eqip51xx.accde
Запуск файла eqip51xx.accde на сервере с удалённых компьютеров возможен одновременно нескольким пользователями.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 19 Июль 2019

РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ БД Eqip51xx

Варианты потери информации, негативные факторы:
  • Случайный, ошибочный ввод данных или случайное удаление данных, неправильное использование.
  • Действия вирусов. (шифровальщиков).
  • Случайное удаление файлов содержащих информацию, в том числе при неправильном обновлении.
  • Поломка оборудования, физическое уничтожение.
  • Преднамеренное искажение, уничтожение информации.
  • Ошибки программного обеспечения, в том числе, ошибки БД
(при планировании вариантов восстановления необходимо обеспечить стойкость к воздействию одновременно двух любых негативных фактора, в том числе и на места хранения резервных копий).

Резервному копированию подлежит папка genezis на диске C
Рекомендуется делать ежедневные резервные копии БД, перед тем как вы собираетесь вносить, изменять данные, а также перед обновлением БД.
Резервные копии следует хранить в отдельном месте (не на компьютере где находятся БД).

Идеальным решением будет автоматическое создание резервных копий с помощью специально разработанного для этого ПО, например AOMEI Backupper, 3 раза в неделю в отдельном месте, и ручное создание резервных копий на флешку с помощью WinRar, перед изменениями, добавлением данных.

Одновременное количество сохранённых резервных копий (исключая полугодовые) должно быть не менее 10.
Вариант хранения резервных копий.
3 ежедневных (за последнюю неделю), одна недельной давности, одна двухнедельной давности, одна трёхнедельной давности, по одной каждый месяц, в течении прошедшего полугода. Полугодовые должны хранится постоянно.
Если количество оборудования в БД более 500, или используется многопользовательский режим, количество мест хранения резервных копий должно быть два.

Следует исключить варианты одновременной потери данных в БД Eqip51xx, и сформированных документов базой данных (будь они бумажные или электронные).

Рекомендации по использованию WinRaR
Скачайте и установите последнюю версию WinRaR.
По четным дням выбирайте формат архива RAR, по нечётным ZIP
К названию архива следует добавлять год, месяц, день.Например, genezis20190719.rar
При архивировании в программе WinRaR есть возможность оставлять комментарии.

Если возможно, отметьте флажки.
  • Создать непрерывный архив
  • Добавить данные для восстановления
  • Протестировать архив
  • Заблокировать архив
архивирование.png

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 22 Июль 2019

ИЗМЕНЕНИЕ: ЗАПОЛНЕНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ, УДАЛЕНИЕ ДАННЫХ.
В большинстве случаев формы для заполнения заблокированы от случайного изменения.
Для разблокировании записей внизу формы необходимо нажать кнопку [ ! изменить]

При заполнении:
Ярко жёлтые поля являются обязательными для заполнения. Проверить правильность внесённых данных (что все поля заполнены) можно кнопкой [проверить, обновить]
проверить.jpg
проверить.jpg (3.09 КБ) 2269 просмотров
Если не все обязательные поля в одной форме заполнены, поле невозможно удалить, форму невозможно покинуть, выскакивает ошибка (Необходимо ввести значение в поле .....). Если начали заполнять, и решили удалить, заполните всё до конца, а потом удаляйте и переходите на другую форму.
можно вносить данные.jpg
можно вносить данные.jpg (1.36 КБ) 2269 просмотров
В форме могут быть несколько формы, обведены границей.

Сохранение данных происходит после того как вы ушли с поля.

Для удаления строчки нажмите кнопку [ ! изменить]
Выберите строчку которую собираетесь удалить нажав мышкой на стрелочку (треугольник), и нажмите клавишу [delete] на клавиатуре
выбор.jpg
выбор.jpg (5.63 КБ) 2269 просмотров

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 06 Август 2019

Виды полей:
Примечание: Описанные виды полей относятся к формам.
В БД, есть несколько видов полей: обязательные для заполнения, выбираются из списка (справочников), присваиваются автоматический, расчётные, вложения (поля для хранения файлов).

Ключевое поле КД — это одно поле, значение которго однозначно определяет каждую запись в базе.
В базе данных Eqip для каждой группе данных или событию автоматический присваивается код (поле зелёного цвета с названием КД xx, не изменяется вручную). Код присваивается в порядке возрастания. Код для одной группы данных или событий не может повторятся. Некоторые документы фильтруются или сортируются по коду. Например в сформированном документе "ГРАФИК ПОДТВЕРЖДЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ УСТАНОВЛЕННЫМ ТРЕБОВАНИЯМ" отобразятся (отфильтруются) данные с наибольшим кодом.
● если в форме в наименовании поля имеет чёрную точку [●КД СООТ], то в данном документе данные отфильтрованы по наибольшему значению этого поля
Код позволяет быстро и точно находить нужную Вам информацию. Например названия приборов могут иметь одинаковое наименование, но разные номера, но могут встретится и разные приборы с одинаковыми номерами. КД ОБ всегда будет уникальным. Так же код решает ряд неочевидных проблем.
Практика показала что пользователи подобных систем быстро привыкают к кодировке. Согласитесь намного проще отбирать данные не по нескольким критериям, а просто найти код оборудования в списке. Последовательность присвоения кода позволяет восстановить хронологию событий. Записи с [КД СООТ 10]., была раньше чем запись с [КД СООТ 20].

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 22 Август 2019

Поля "обязательные для заполнения", поле жёлтого цвета.
Если вы уже начали заполнять форму, то сможете покинуть её пока не заполните все поля "обязательные для заполнения". Так гарантируется целостность данных. Если не все поля "обязательные для заполнения" были заполнены, а вы принудительно завершили работу, например выключили компьютер, данные вводимые в форму на тот момент не сохранятся.
Чтобы удалить не до конца введённые данные, необходимо сначала заполнить все поля"обязательные для заполнения, а потом удалять.
обязательное поле.jpg
Карандашик обозначает что в данный момент Вы редактируете строчку с КД 14, данное поле не получится удалить, или сохранить прежде чем не будут заполнены все поля "обязательные для заполнения".

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 22 Август 2019

Расчётные поля, курсив
Расчётные поля не хранятся в БД, а формируются путём расчёта, и обозначаются в формах курсивом. Например: итого записей 5

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 22 Август 2019

Поля для хранения файлов- поля обведённые зелёным цветом.
вложения.jpg
В поля можно вставлять фотографии, документы. В одно поле можно вставить несколько документов.
Общий размер файлов поверки, калибровки не может превышать 2 гигабайта
Общий размер файлов фото оборудования и инструкции, не может превышать 2 гигабайта
Общий размер файлов выписок из госреестра и паспортов, не может превышать 2 гигабайта
Старайтесь без необходимости не добавлять файлы больше 2 мегабайта (1000 файлов =2 гигабайта)
размеры файлов.jpg
Размеры файлов в Access не могут быть более 2 гигабайт. Хранимый на данный момент объём можно посмотреть в папке C:\genezis\eqip5\tabl

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 22 Август 2019

Поля из справочников, Вкладка 7, Кнопки серого цвета.
Примечание 1: После ознакомления с БД рекомендуется начинать работать именно с заполнения справочников вкладка 7, потом переходить на оборудование вкладка 6, и.т.д. по мере уменьшения численного значения вкладок.
Примечание 2: Про уникальные поля

В БД есть справочники, это позволяет исключить опечатки, заранее ввести необходимую информацию, сортировать данные по определённому признаку, быстро поменять названия полей в всей базе.
Некоторые справочники заранее заполнены предварительными данными. Нет необходимости пользоваться именно этими значениями, Вы можете внести свои.

Примеры и варианты использования заранее заполненных полей из справочников.
ZZZ(сокращенное наименование поля) - тоже что и прочерк, как правило это значение присваивается "обязательным полям" по умолчанию. По сокращению вы сможете понять из какого значение справочника, например: ZZZТИП - из справочника Тип оборудования. Надпись выглядит непривычно. Если вас это не устраивает, внесите в справочник прочерк (-).
ИНОЕ - Для данных которых нет в справочнике, можно выставлять предварительно во время заполнения форм.
НеПРИМЕНИМ - для "обязательных полей" которые не нужны в процессе эксплуатации БД вашей лаборатории.
✓ - При распечатке отчётов данное поле необходимо заполнить ручкой.

Примечание. Если в справочнике поменять название поля, оно поменяется во всей БД
Если какому либо объекту присвоили значение из справочника, этот пункт из справочника невозможно будет удалить (Ошибка, невозможно удалить. В таблице имеются связанные записи). Например внесено оборудование, полю Тип оборудования присвоено [Уникальное], в справочнике невозможно будет удалить, но можно переименовать поле [Уникальное]
.

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 23 Август 2019

Условное форматирование полей в формах(на данный момент не всё описание соблюдено)
В БД в зависимости от значения некоторых полей применяется условное форматирование (визуальное выделение)
Цвет поля жёлтый - обязательно для заполнения
Цвет поля оранжевый - необходимо обратить внимание, возможно но не обязательно ошибочные данные, .
Цвет поля серый - запрещено редактирование этого поля
Цвет поля мятный - для выделения полей которые тоже можно редактировать (визуально они похоже на наименование полей), как пример таблица в форме 6.1.1 "Метрологические характеристики"
Цвет поля зелёный - КД XX (код) не редактируется.
Полужирный шрифт - значение даты не позже 10 дней от текущей.
Красный шрифт - явная ошибка, например введена дата события позже чем текущая дата.
виды форматирования полей.jpg

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 10 Сентябрь 2019

Наименование полей в формах.
полужирный шрифт - поле отображается в сопутствующих форме отчётах. (Некоторые поля никогда не отображаются в отчётах, например примечания)
С заглавной буквы - Уникальные значения, например справочники, или уникальные поля. Например Вы не сможете присвоить одинаковый инвентарный номер разному оборудованию (Ошибка не удалось внести изменения из-за повторяющихся значений в индексе....)
"В начале наименования стоит кавычка - поле из справочника
Поле со звёздочкой* - имеет подсказку
Поле курсивом - - расчётное, самих данных нет в БД Eqip
Поле со знаком равно= - будет присвоено другому(им) полю(лям). Самих данных нет в БД Eqip
Наименование полей.jpg

Аватара пользователя

Автор темы
texadmin
Администратор
Сообщения: 3024
Стаж: 3 года 9 месяцев
Поблагодарили: 343 раза

Руководство пользователя "Учёт оборудования" Eqip51xx

Непрочитанное сообщение texadmin » 16 Октябрь 2019

Отчёты.
По мере возможности все отчёты унифицируются к единому виду.
Помимо стандартных полей отчёты имеют некоторые особенности.
По предназначению:
Документ - в основном формируется для хранения статичных данных, наименований, заводских номеров.
График - для планирования
Отчёт (тавтология я знаю) - для отчётов по произошедшим событиям.
Журнал - распечатанный журнал можно заполнять вручную.
В большинстве случаев отчёты имеют зелёный цвет. Отчёты можно распечатать, или сохранить в файле PDF
виды отчётов.png
виды отчётов.png (912 байт) 1685 просмотров
виды отчётов2.png
виды отчётов2.png (2.42 КБ) 1688 просмотров

Вложения 20

Вернуться в «База данных Access "Учёт оборудования" Eqip52xx»