Консультация эксперта перед подачей заявления

Подскажите, пожалуйста, у кого есть опыт в прохождении аккредитации испытательной лаборатории и подтверждение компетентности ИЛ, имеет ли смысл заключать договор с экспертом для консультации по подготовки документов на документарную проверку (имеется ввиду помощь в подготовки до подачи заявления)?

Вам документы с нуля приготовить или проверить готовые?

Мы сами готовим документы, поэтому, скорее, проверить готовые.

Смысла нет. Мнения экспертов могут сильно различаться, поэтому можете деньги на ветер выбросить

Я очень разочаровался, заключали договор (очень дорого было) причём с действующим экспертом (по сути они этим не должны заниматься,) мало того что всё равно все бумаги сами делали, так ещё и неправильно, причём из-за его замечаний (например по ВЛК). Толком ничего не объяснял. надо типа и всё. По сути вся его работа заключалась в том что он примеры процедур дал, и руководств. Хотя дело в сумме, если дёшево то взгляд со стороны не помешает. Мне суть идей внешнего аудита понравилась. У Вас профиль какой?
Я просто заметил тут чисто психологический страх, после прохождения уже сами с усами будете, да и Росаккредитация немного запарила, всё время правила игры меняет, скачем семимильными шагами к качеству, а нормального первоисточника нет.

У нас профиль - доклинические испытания (виварий). Если Росаккредитация возвращает документы, все равно же придется платить за повторное рассмотрение документов, а с предварительной экспертизой, возможно, получится без возвратов. Это не так?

Ошибки найдут Вам по любому. Дадут время исправить. Вот тогда и стоит отдать на проверку.

Спасибо! Получается до подачи заявления, особого смысла в консультации эксперта нет.

Сами берете Критерии и каждый пункт ищете в РК.
Ну и по возможности реализовывает их в работе

Отправлено спустя 1 минуту:

Дневной бродяга писал(а): ↑29 янв 2018 12:00 Ошибки найдут Вам по любому. Дадут время исправить. Вот тогда и стоит отдать на проверку.

Это будут даже не ошибки, а хотелки эксперта. Будете удивлены, когда через год другой эксперт скажет вернуть обратно

Метролог писал(а): ↑29 янв 2018 13:19 Сами берете Критерии и каждый пункт ищете в РК.
Ну и по возможности реализовывает их в работе

Отправлено спустя 1 минуту:

Это будут даже не ошибки, а хотелки эксперта. Будете удивлены, когда через год другой эксперт скажет вернуть обратно

Согласен. Но я имел ввиду, что сразу на 100 % не будет все идеально)). Будут найдены замечания, которые так или иначе должны будут устранены к приезду экспертов.

Дневной бродяга писал(а): ↑29 янв 2018 12:00 Ошибки найдут Вам по любому. Дадут время исправить. Вот тогда и стоит отдать на проверку.

А какой смысл в проверке документов после документарной проверке экспертов? Будут уже конкретные замечания, берете и исправляете все своими силами

logia писал(а): ↑29 янв 2018 13:23
А какой смысл в проверке документов после документарной проверке экспертов? Будут уже конкретные замечания, берете и исправляете все своими силами

Тогда смысла тратить деньги на эксперта?

Дневной бродяга писал(а): ↑29 янв 2018 13:23
Согласен. Но я имел ввиду, что сразу на 100 % не будет все идеально)). Будут найдены замечания, которые так или иначе должны будут устранены к приезду экспертов.

Знаем конкретные случае, что после документарной, было пару несущественных замечаний и быстро устранимых

Отправлено спустя 1 минуту:

Дневной бродяга писал(а): ↑29 янв 2018 13:24
Тогда смысла тратить деньги на эксперта?

про то и речь, что смысла нет, только деньги на ветер

Мне кажется, что привлекать эксперта целесообразно в том случае, когда поджимает время, а вариантов решения проблемы нет. В остальном, можно наверное и самим .

Вопрос как раз и возник после общения с человеком, который проходил аккредитацию (НО! аккредитация образовательного учреждения. Возможно, там без предварительной консультации труднее). Вот я и задумалась, а вдруг, в нашем случаи тоже так надо делать... По отзывам человека из образовательного учреждения, выходит дешевле и легче взять консультанта до подачи заявления, и с заявлением и, фактически, теми же самыми документами идти к нему уже на экспертизу.

Olgus писал(а): ↑29 янв 2018 13:35 Вопрос как раз и возник после общения с человеком, который проходил аккредитацию (НО! аккредитация образовательного учреждения. Возможно, там без предварительной консультации труднее). Вот я и задумалась, а вдруг, в нашем случаи тоже так надо делать... По отзывам человека из образовательного учреждения, выходит дешевле и легче взять консультанта до подачи заявления, и с заявлением и, фактически, теми же самыми документами идти к нему уже на экспертизу.

При аккредитации в РА так не получится, вы отправляете документы и заявление, после регистрации вам РА назначает экспертную группу, т.е. сами вы не можете выбрать экспертов. Ну а если вы не уверены в документах, то наверное лучше отдать на проверку их до подачи в РА.

logia писал(а): ↑29 янв 2018 13:42
При аккредитации в РА так не получится, вы отправляете документы и заявление, после регистрации вам РА назначает экспертную группу, т.е. сами вы не можете выбрать экспертов. Ну а если вы не уверены в документах, то наверное лучше отдать на проверку их до подачи в РА.

Отдать на проверку куда?

Надежность писал(а): ↑30 янв 2018 09:27 [
Отдать на проверку куда?

Не куда, а к кому

Надежность писал(а): ↑30 янв 2018 09:27
Отдать на проверку куда?

В интернете поищите, можно действующим экспертам, которые оказывают данные услугами, есть даже фирмы, которое как говориться "под ключ" делают документы, они же и проверить готовые могут вам. Но не знаю, стоит ли доверять таким канторам.

Моя первая лаборатория была в образовательном учреждении. Просто в образовательных учреждениях об СМК ничего, как правило, не знают. Например, какой аудит??? я же профессор!!! Конечно, им без консультации сложно.
Мое РК тоже руководство по знакомству давало оценить эксперту, он осмотрел бегло и написал, что там половины критериев нет. Если честно, мне эта проверка только нервы попортила. Все оставила как есть и прошла без замечаний вообще! Это же руководство легло в основу многих других и другими экспертами встречалось по разному. Кому-то нравилось, кто-то придерался к заголовкам, из последних новостей - хреновое руководство

Но я так понимаю, зависит от силы аргументов при его отстаивании.

Anna писал(а): ↑30 янв 2018 23:22 Моя первая лаборатория была в образовательном учреждении. Просто в образовательных учреждениях об СМК ничего, как правило, не знают. Например, какой аудит??? я же профессор!!! Конечно, им без консультации сложно.
Мое РК тоже руководство по знакомству давало оценить эксперту, он осмотрел бегло и написал, что там половины критериев нет. Если честно, мне эта проверка только нервы попортила. Все оставила как есть и прошла без замечаний вообще! Это же руководство легло в основу многих других и другими экспертами встречалось по разному. Кому-то нравилось, кто-то придерался к заголовкам, из последних новостей - хреновое руководство Но я так понимаю, зависит от силы аргументов при его отстаивании.

Сейчас так не пройдет, если РК не соответствует критериям на 100%, аккредитацию не пройдете. Эксперты проверяют все, вплоть до запятой. Ни один эксперт себя подставлять не будет, т.к. на подтверждение через год к вам приедет другой эксперт и по мимо ваших замечаний, накатает письмо на того эксперта,который пропустил у вас такое РК.

А что эксперты могут на друг друга замечания катать, я думал что у них что то типа братства должно быть?
И как система может сама себя дискредитировать, у них же тоже свои корректирующие, предупреждающие действия. Если такое происходит значит система аккредитации в России не правильно построена.

logia писал(а): ↑31 янв 2018 10:47
Сейчас так не пройдет, если РК не соответствует критериям на 100%, аккредитацию не пройдете. Эксперты проверяют все, вплоть до запятой. Ни один эксперт себя подставлять не будет, т.к. на подтверждение через год к вам приедет другой эксперт и по мимо ваших замечаний, накатает письмо на того эксперта,который пропустил у вас такое РК.

Ну, вообще-то я считаю руководство очень хорошим))) не знаю, какой опыт у вас. У меня такой:
Я первое своё руководство составила по гост 17025, вообще-то гост ИСО, а не хухры мухры и дополнила критериями, ещё первыми, не помню номер постановления. Знакомый эксперт директора поленился прочитать 100 страниц. Просто написал, что половины нет.
На аккредитации я эксперту, все показала, рассказала - вопросов нет.

В течение первого года, помогла аккредитоваться нескольким коллегам. Было по-разному, где экспертам было лень сопоставлять критерии и руководство написаное по 17025, там аккредитация шла с боем. А опытным экспертам, которые, видимо, привыкли работать "по старой" форме оно нравилось. Минимум 3 коллег прошли документарную проверку без замечаний вообще.

Потом к первой ПК я переписала РК под критерии. Хотя в глубине души я противник этого и хотела бы соответствовать только гост ИСО, типа "необходимо и достаточно".

Так вот, мое ПК прошло без замечаний. Я даже ночами не сидела, как положено на выездных)))
Но! Первая же аккредитация коллеги по моему РК - половины критериев нет... например, в замечаниях "отсуьсвуют правила управления документацией"... я даже дар речи потеряла. Оказалось, если заголовок раздела называется "управление документацией", а не "правила управления документацией", то эксперт его не видит. Если внутри раздела идёт сплошной текст, и нет выделенных подпунктов "правила утверждения", "правила резервного копирования" и прочее, то эксперт этого не видит и в акте пишет "правила отсутствуют".

Вот такой опыт.

Отправлено спустя 11 минут:
Последний раз, по моему РК аккредитовывалась лаборатория ГТС (гидротехнические сооружения). Я не знаю всех подробностей. Но говорят именно к РК придерались. Возможно наложилась специфика, там водолазы, даже не хочу погружаться в дебри что может быть не так... может по МСИ план не составили

Или внутрилабораторный контроль не смогли придумать как водолазу провести. А может, что записи под водой делать не удобно. Не знаю

Так вот, мое ПК прошло без замечаний. Я даже ночами не сидела, как положено на выездных)))
Но! Первая же аккредитация коллеги по моему РК - половины критериев нет... например, в замечаниях "отсуьсвуют правила управления документацией"... я даже дар речи потеряла. Оказалось, если заголовок раздела называется "управление документацией", а не "правила управления документацией", то эксперт его не видит. Если внутри раздела идёт сплошной текст, и нет выделенных подпунктов "правила утверждения", "правила резервного копирования" и прочее, то эксперт этого не видит и в акте пишет "правила отсутствуют".

Сейчас у эксперта так не прокатит.
Утвержденной формы РК нет и быть не может. Если в тексте все описанное Вами есть, а заголовок не такой, то вряд ли эксперт напишет не соответствие. Тем более нормативного документа нет выделенного пункта, то нет регламента, как писать документы, сплошником или нет. По этому если эти замечания дела эксперт РА, то на них распространяется ФЗ о Госслужащих, там все серьезно, в плоть до коррупционной составляющей.

Мой руководитель консультировал экспертов во время подтверждения. Он рассказывал, эксперт Руководителю лаборатории говорит, мне не нравится как у Вас вот эти пункты в РК прописаны, а они а у нас так, мы так хотим. И всё на этом разошлись, вопросов больше не было.

Вот и я говорю.

Очень советую перед отправкой руководства в РА, а также для себя, написать шпоргалку, или чек-лист (кому как нравится назовите) взять критерии аккредитации и по каждому пункту и подпункту из критериев написать пункты из своего руководства. Во-первых, вы будете сами знать, что все требования критериев описаны в РК, во-вторых при проверке четко будете отвечать эксперту, что данное требование критериев у Вас вот оно, в РК, пункт такой-то. У нас эксперт еще на стадии документарной проверки попросил мою шпоргалку.
И еще, учтите все замечания экспертов при пересмотре РК

Lida писал(а): ↑06 фев 2018 16:55 У нас эксперт еще на стадии документарной проверки попросил мою шпоргалку.

Потому как некогда ему читать ваше РК. Лишнее это

Да нет, помимо нашей шпоргалки эксперт нашел еще много чего и правильного и неправильного. У меня было такое ощущение, что он наше РК выучил наизусть и знает его лучше нас.

Olgus, как Вы прошли аккредитацию по виварию?

Lida писал(а): ↑06 фев 2018 16:55 Очень советую перед отправкой руководства в РА, а также для себя, написать шпоргалку, или чек-лист (кому как нравится назовите) взять критерии аккредитации и по каждому пункту и подпункту из критериев написать пункты из своего руководства. Во-первых, вы будете сами знать, что все требования критериев описаны в РК, во-вторых при проверке четко будете отвечать эксперту, что данное требование критериев у Вас вот оно, в РК, пункт такой-то. У нас эксперт еще на стадии документарной проверки попросил мою шпоргалку.

Сейчас есть анкета самообследования, так всем рекомендую заполнять и предоставлять экспертам.
Кроме того при проведении внутреннего аудита полезно проверять по пунктам ИСО 17025 и критериям с выписыванием пунктов СМК в вопросник.

В лабораторной среде часто обсуждают соответствие ГОСТ, критериям аккредитации и требованиям Росаккредитации. Но если смотреть на лабораторию как на бизнес-единицу, задача меняется: не просто «сдать ПК без замечаний», а минимизировать издержки и максимизировать прибыль.
Сегодня разберём один из самых частых вопросов владельцев и руководителей лабораторий: когда действительно стоит привлекать внешнего консультанта, а когда это превращается в неоптимизированную статью расходов.

Консультант по аккредитации: когда его подключать выгодно, а когда — излишняя статья расходов?
Лаборатория это бизнес, зарабатывающий деньги. Цель не в том, чтобы проходить ПК без приостановок, а в том, чтобы лаборатория могла продолжать работать.

Жизненный цикл лаборатории: норма или неэффективность?
Условно работу можно разделить на этапы: создание → первичная аккредитация → плановый/внеплановый контроль → возможные приостановки → повторные проверки. Многие лаборатории работают в цикле ПК → приостановка → отчёт по КД → снова работаем. За годы это стало восприниматься как норма.
Но норма не всегда означает экономическую эффективность. Главный управленческий принцип, который подтверждается практикой зрелых руководителей: важно не то, нарушаете ли вы что-то формально, а то, во сколько это обойдётся бизнесу. Суммируем штрафы, простои, доработки, потерю репутации и сравниваем с затратами на выстраивание работающей системы.

Три фактора для принятия решения
Чтобы понять, нужен ли консультант сейчас, позже или не нужен вовсе, достаточно оценить три параметра:
1. Стоимость сопровождения консультанта.
Раннее подключение (с нуля или за полгода до ПК) всегда дороже. Это аудиты, доработка СМК, обучение персонала, контроль внедрения правок. Реактивная помощь (в момент приостановки или при подготовке отчёта по корректирующим действиям) обходится дешевле: задача узкая, срок обычно 1–4 недели.
2. Постоянные издержки лаборатории во время приостановки.
Зарплаты, аренда, коммунальные платежи, поверки, обслуживание оборудования. Эти расходы никуда не исчезают, даже если лаборатория временно не принимает заявки.
3. Вероятность приостановки (риск).
Ключевой множитель. Приостановка - не обязательна. Иногда замечания формальны, иногда территориальные органы действуют мягче, а иногда СМК уже выстроена так, что риска практически нет.
Математика баланса: почему «дешевле заранее» не всегда работает
На первый взгляд логика проста: «Заплатим консультанту 400–500 тыс. ₽ сейчас - избежим простоя на 2 месяца и сэкономим 2 млн ₽». Но в реальности расчёт сложнее.
Допустим, постоянные расходы лаборатории в месяц приостановки - 1 млн ₽. За 2 месяца это 2 млн руб.. Но если вероятность приостановки, по вашей оценке, всего 20%, то ожидаемые потери = 2 млн × 0,2 = 400 тыс. руб. Сравниваем со стоимостью раннего сопровождения (те же 400–500 тыс. руб). Цифры сопоставимы.
А если риск ещё ниже, или у вас есть сезонность, или сотрудники могут уйти в накопленный отпуск, или отдел контроля качества устраняет несоответствия в фоновом режиме без остановки потока заявок - фактические потери стремятся к нулю. Именно поэтому многие лаборатории сознательно выбирают стратегию «управляемого реагирования» и привлекают эксперта только при необходимости.

Когда консультант - необходим
Есть сценарии, где экономия на раннем сопровождении обходится дороже:
Лаборатория создаётся с нуля, нет внутренних компетенций по СМК.
Планируется масштабное расширение области аккредитации или вхождение в крупные тендеры/госзаказы, где репутация и отсутствие приостановок критичны.
Повторяющиеся грубые несоответствия, ведущие не к приостановке, а к прекращению аккредитации.
Внедрение информационных систем (LIMS, ERP, автоматизация учёта), требующее «чистой» и понятной СМК как основы. Консультант здесь работает как архитектор процессов, а не как «пожарный».

Алгоритм для руководителя
Оцените ежемесячные постоянные затраты лаборатории.
Честно оцените вероятность приостановки на ближайший ПК (0–100%). Учитывайте историю замечаний, зрелость СМК, практику вашего территориального управления.
Умножьте затраты на вероятность. Получите ожидаемый риск в деньгах.
Сравните с коммерческим предложением консультанта на сопровождение.
Добавьте «скрытые» факторы: сезонность, возможность отпуска, загрузку персонала, стоимость восстановления клиентского потока после простоя.
- Если ожидаемый риск + скрытые издержки > стоимости раннего сопровождения → подключайте консультанта заранее.
- Если меньше → допустимо работать в режиме управляемого риска с реактивным привлечением экспертизы.

Выводы:
Аккредитация и СМК — это не про идеальное соответствие каждой букве нормативного документа. Это про управление рисками и оптимизацию ресурсов. Консультант нужен не для того, чтобы «сдать проверку», а для того, чтобы выстроить систему, которая будет работать автономно. Но если ваша бизнес-модель допускает цикличность, а затраты на простои нивелируются внутренней логистикой, агрессивное привлечение консультанта может быть экономически нецелесообразным.
Главное — считать. Баланс между стоимостью сопровождения, издержками простоя и вероятностью риска — вот ваш реальный способ подсчета.

Аккредитация в Росаккредитации